Microsoft Places es una nueva plataforma de trabajo conectada que rediseña el trabajo híbrido, en persona y remoto. Le ayuda a coordinar dónde se produce el trabajo, modernizar la oficina con tecnología inteligente y optimizar el lugar de trabajo en función de las cambiantes necesidades de los empleados.
Coordinar dónde sucede el trabajo para lograr los resultados adecuados
Microsoft Places programación híbrida usará las señales de datos comunes de Outlook y Teams para permitirle ver la semana que viene y ver cuándo sus compañeros de trabajo y colaboradores cercanos planean estar en la oficina. Comprenderá los días con mayor asistencia en la oficina, lo que le permitirá ajustar su programación para aprovechar las valiosas conexiones en persona. La reserva inteligente le ayudará a descubrir los espacios disponibles con la tecnología adecuada para que coincidan con el propósito de la reunión y la mezcla de participantes remotos o en persona.
Modernizar la oficina con tecnología inteligente
Con la búsqueda de formas, ya no perderá el tiempo buscando la sala de conferencias adecuada o siguiendo señales de edificio obsoletos; en su lugar, podrá acceder a un mapa en su dispositivo móvil que le guiará hasta el lugar adecuado. La reserva de escritorio le permitirá ver dónde están sentados sus colegas más cercanos y elegir su escritorio en consecuencia. Y una vez que llegues a la habitación adecuada, Salas de Microsoft Teams permite a todos participar independientemente de la ubicación, gracias a sus funciones reflexivas e inclusivas. Con el objetivo de reconstruir y fortalecer los lazos, Microsoft Places también facilitará reuniones serendiantes, permitiendo a sus compañeros crear reuniones imprevistas y compartirlas fácilmente con otros en la oficina.
Optimizar el espacio y los costos para necesidades cambiantes
Para una gestión eficaz del espacio físico, los líderes y los gestores de carteras inmobiliarias necesitan información sobre el espacio, como datos de reservas y tendencias de ocupación, para descubrir oportunidades de optimización. Estas perspectivas facilitan ajustes de espacio dinámico, como convertir el exceso de salas de reunión en espacios de colaboración para satisfacer las necesidades de colaboración en evolución. Además, con un conocimiento avanzado de los patrones de ocupación, los responsables de la toma de decisiones pueden ir más allá con su optimización de espacio, reduciendo los pisos disponibles en días más ligeros, ahorrando gastos de energía y mejorando la experiencia en el lugar de trabajo. Al agregar tendencias en toda la cartera, las organizaciones pueden crear entornos de trabajo flexibles y sostenibles que se adapten a nuevas formas de trabajar.
Importante: Places requiere un plan comercial de Microsoft 365. Para obtener más información sobre los planes de Microsoft 365 necesarios o sobre cualquier otro requisito previo, consulte aquí.
¿Listo para probar? Los administradores pueden registrarse en el programa Places Preview
Para empezar, ve a la página principal de Places para obtener más información sobre Microsoft Places y qué puede hacer con tu organización. Cuando estés listo para participar, pide al administrador de TI que visite la Guía de aceptación para obtener Places Vista previa.
Obtenga información sobre cómo usar las características de la vista previa de Places
Una vez que el administrador de TI haya completado el proceso de aceptación de Places Preview, puede empezar a usar las características de Places.
Importante: Places es actualmente un producto de acceso anticipado y versión preliminar. Es posible que no todas las características estén disponibles en su organización, en función de dónde se encuentre y de las características específicas en las que haya optado el administrador. Si no ve una característica de Places a continuación, póngase en contacto con su administrador de TI para confirmar si está disponible para su organización.
Empezar con la aplicación web de Places en Outlook & Teams
Para obtener acceso a nuestra aplicación Places en Outlook y Teams, el administrador tendrá que registrarse en nuestra versión preliminar (según las instrucciones anteriores). Una vez que obtenga acceso a nuestra aplicación, siga estas instrucciones: Administrar las aplicaciones en el Centro de administración de Microsoft Teams.
Una vez que el administrador haya habilitado la experiencia de la aplicación web, puede acceder a Places web a través de outlook.office.com/places.
Planes de trabajo
Para obtener más información sobre cómo configurar y cambiar su plan de trabajo, ver la ubicación del trabajo de otros usuarios y administrar los controles de uso compartido, consulte este artículo de soporte técnico: Más información sobre el horario laboral en Outlook.
Programación
Los organizadores pueden solicitar a los invitados que asistan a la reunión en persona, y los asistentes pueden responder confirmando si podrán participar en persona o si solo pueden asistir de forma virtual. Para obtener más información sobre la programación de eventos en persona, consulta este artículo de soporte técnico: Programación de eventos en persona.
Establecer y ver la ubicación del edificio
Informe a los usuarios de si está trabajando desde la oficina o de forma remota configurando su ubicación de trabajo para el día. Ahora sabrán qué días estará en la oficina o trabajando desde casa, lo que facilita la coordinación de reuniones en persona. Cuando se le ocurra algo, actualice sus planes en Outlook o Teams para reflejar su ubicación en ambos. Puede agregar detalles de la ubicación del edificio al configurar los días de la oficina.
Nota: Configurar los detalles de compilación requiere que un administrador agregue detalles del directorio de compilación. Una vez agregado, podrá establecer el edificio de la ubicación del trabajo para el día. Vea cómo agregar detalles del directorio de compilación en Places.
Ver la ubicación del trabajo de otros usuarios
Comprender la ubicación en la que trabajan otros usuarios puede ser esencial para una colaboración eficaz. Puede ver las ubicaciones de otros usuarios en Teams al ver su información de perfil.
Importante: Al configurar las ubicaciones de trabajo, los usuarios permiten a cualquier persona de la organización ver esta información.
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Ver la ubicación de los detalles de la tarjeta de perfil.
Nota: Si no puede ver información relacionada con la ubicación en la tarjeta de perfil, puede deberse a la configuración de privacidad establecida por esa persona.
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Ver la lista de personas desde el chat grupal.
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Seleccione un chat grupal existente que incluya personas cuya ubicación quiera obtener información.
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Seleccione Ver y agregue participantes debajo de su imagen de perfil en la esquina superior derecha de Teams.
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Mueva el puntero sobre las personas de esa lista. Personas que expresaron su ubicación de trabajo ese día tendrían esa información debajo de su nombre.
Nota: Un chat grupal está limitado a 250 personas, la lista está ordenada alfabéticamente de forma predeterminada y es posible que no pueda ver la información de ubicación de personas de diferentes organizaciones.
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Ver quién está cerca de usted desde la ventana de chat 1:1
Mientras mantiene una conversación en una ventana de chat uno a uno, Teams mostrará indicaciones en proximidad en la parte superior de la ventana de chat si están cerca de usted. Esta información solo aparece cuando el remitente y el receptor están en el mismo edificio de oficinas en ese momento.
Empezar con Places en dispositivos móviles
Para obtener acceso a nuestra aplicación de Places para iOS, el administrador tendrá que registrarse en nuestra versión preliminar (según las instrucciones anteriores). Descarga la aplicación TestFlight de Apple desde el App Store: TestFlight en el App Store. Una vez que el administrador haya completado los pasos de incorporación, le proporcionará una dirección URL de Apple para descargar la aplicación a través de la aplicación TestFlight de Apple. Abra ese vínculo en el explorador web de su iPhone. Siga las instrucciones para instalar la aplicación Places iOS.
Reserva de escritorio (área de trabajo)
Con Places, las organizaciones pueden configurar clústeres de escritorios individuales para los empleados, conocidos como grupos de escritorio (también denominados a veces áreas de trabajo). Los empleados pueden reservar un espacio dedicado en una piscina de escritorio para trabajar desde cuando visiten la oficina.
Reservar un área de trabajo es lo mismo que reservar una habitación. Puede reservar un área de trabajo a través de Outlook (Outlook para Windows, Outlook para iOS y Android, Outlook en la Web y Outlook para Mac). La diferencia clave es elegir "área de trabajo" en lugar de "sala de conferencias" en la lista desplegable Tipo de buscador de salas.
Nota: Las directivas que se aplican a un salón también se pueden aplicar para un área de trabajo. Sin embargo, varias personas pueden reservar áreas de trabajo simultáneamente en función de una capacidad determinada. Las áreas de trabajo tienen un requisito de duración de reserva mínima.
Estos son los pasos para reservar un área de trabajo:
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Abra el calendario de Outlook y seleccione Nueva reunión (le recomendamos que use la configuración Todo el día).
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Establezca el estado Mostrar como: en Libre para que la reserva del área de trabajo no bloquee el calendario.
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En el panel Buscador de salas, seleccione un edificio de la lista desplegable Edificio y, después, seleccione Áreas de trabajo en la lista desplegable Tipo, de la siguiente manera:
Nota: Si no ve la lista Tipo o la opción Áreas de trabajo, es posible que el edificio (lista de salas) no incluya áreas de trabajo. La lista Edificio se rellena en función de las listas de salones en lugar del atributo Building, que un administrador de inquilinos debe haber rellenado previamente.
Guía de equipo
Hoy en día, los líderes luchan por establecer expectativas y normas claras sobre dónde, cuándo y cómo trabaja su equipo. Esto lleva a la falta de alineación y problemas relacionados con la conexión, la productividad y el compromiso de los empleados, especialmente frente al trabajo híbrido. Creemos que este problema se puede resolver para nuestros clientes proporcionando herramientas integrales para Team Rhythm of Business, un conjunto de capacidades que ayudará a los líderes a impulsar la alineación dentro de sus equipos y comunicar normas en todas sus organizaciones. La guía de equipo ofrece a los líderes la capacidad de crear sin problemas directivas híbridas para sus equipos.
Nota: La guía de equipo solo está disponible para los usuarios con licencia de Teams Premium. Los administradores pueden configurar quién tiene acceso a la característica.
Crear un grupo de trabajo
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Cree un grupo de trabajo haciendo clic en + nuevo grupo de trabajo en la barra izquierda de la página Places Personas.
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Asigne un nombre y una foto al grupo de trabajo, y agregue propietarios y miembros.
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Cuando se guarda el grupo de trabajo, se agrega a la barra izquierda de la página de Places Personas para todos los propietarios y miembros. Un grupo de trabajo es una vista compartida de los planes de trabajo de otros; puede ver dónde los propietarios y miembros planean trabajar. También se pueden crear instrucciones en persona para el grupo de trabajo.
Crear y editar instrucciones para un grupo de trabajo
Los propietarios pueden crear y editar instrucciones para un grupo de trabajo.
Para crear instrucciones:
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Seleccione el grupo de trabajo para el que desea crear una guía.
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En la vista de grupo de trabajo, haga clic en + Instrucciones para el día de la semana para la que es la guía.
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Asigne un título a la guía, la fecha de finalización, la ubicación y la descripción (opcional). Las instrucciones se repetirán semanalmente hasta la fecha de finalización especificada.
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Haga clic en Enviar para guardar las instrucciones y notificar a los propietarios y miembros del grupo de trabajo. Los propietarios y miembros recibirán una invitación de calendario de todo el día para obtener las instrucciones.
Para editar las instrucciones:
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En la vista grupo de trabajo de la página Places Personas, seleccione las instrucciones.
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Haga clic en el botón Editar para abrir el cuadro de diálogo de edición de instrucciones. Hay opciones para editar y enviar instrucciones actualizadas a todos los propietarios y miembros, o eliminarlas.
Alinear con las instrucciones
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Los miembros recibirán una invitación de calendario de todo el día para recibir las instrucciones.
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Desde la invitación, los miembros ven detalles sobre la guía y actualizan su ubicación de trabajo para alinearla con la orientación. Al hacer clic en la "ubicación de actualización" de la invitación, se abre la página de Places Personas con el grupo de trabajo seleccionado. Desde allí, los miembros pueden actualizar su ubicación de trabajo periódica para alinearse con la ubicación de orientación.
Explorar Places
Una vez que el administrador de TI haya incorporado edificios a su inquilino, estará disponible la página Explorar Places.
Mapas
Los administradores pueden agregar la experiencia de mapas para mejorar Places, dar a los empleados la posibilidad de ver los diseños de edificios y pisos, comprender qué puntos de interés hay cerca y visualizar la ubicación de las piscinas de escritorio y las salas de conferencias. Se accede a los mapas en varias partes de la experiencia de Places cuando los usuarios van a reservar habitaciones o escritorios, incluido Places Finder.
Los mapas son una experiencia opcional y es posible que no estén disponibles para todos los edificios. Si no ves los mapas habilitados para tu ubicación en Places, ponte en contacto con el administrador.
Análisis de espacio
Places análisis está diseñado para administradores y administradores inmobiliarios que buscan información basada en datos para una gestión eficaz del espacio. Ahora tiene acceso a una perspectiva unificada de los espacios administrados, cubriendo piscinas de escritorio, salas de conferencias y edificios enteros, todo ello presentado en un único panel. A través de una perfecta integración de los datos de programación/reserva con información sobre sensor y ocupación, nuestra plataforma le permite descubrir la infrautilización, identificar ineficiencias e implementar estrategias basadas en datos para optimizar la eficiencia del espacio. Las sólidas capacidades de creación de informes de la plataforma permiten a los usuarios identificar desequilibrios de la oferta y asignar recursos de forma eficaz. Microsoft Places ofrece a los profesionales inmobiliarios datos útiles para optimizar el uso del espacio e impulsar decisiones informadas, marcando una nueva forma de gestionar la inmobiliaria.
Introducción a Places Analytics
El primer paso es obtener acceso a análisis de Places. Para obtener acceso, debe ponerse en contacto con su Administración de TI administrar Microsoft Places. Podrán agregarle a los grupos de acceso necesarios y concederle permiso para ver Analytics.Una vez que se proporciona el acceso, puede ver análisis a través de la aplicación web de Places, Outlook y Teams.
Puede acceder a Places en outlook.office.com/places.
Conozca y realice un seguimiento de las tendencias de uso
Una vez que obtiene acceso y se posiciona en Places Analytics, puede seleccionar el edificio de su interés en la barra de búsqueda del edificio. Una vez seleccionado, podrá conocer la información incorporada sobre el edificio y las habitaciones, las piscinas de escritorio asociadas con el edificio. Estos datos le ayudan a obtener una visión general de los diferentes espacios, sus capacidades y las comodidades relacionadas con el espacio.
Una vez que comprenda la cobertura del espacio, puede navegar aún más para comprender el uso de los espacios. Cubrimos las métricas de utilización de edificios, habitaciones y trabajos de escritorio. Cada uno de estos espacios tiene métricas de utilización basadas en intenciones y métricas de utilización real. El uso basado en intenciones está condicionado por la intención del usuario de hacer uso del espacio y el uso real se basa en el uso real del espacio.
Al comparar la intención y los datos reales de estos diferentes tipos de espacio, podrá comprender el comportamiento del usuario y las áreas de oportunidad para optimizarlas. Con la ayuda de los datos de intención, podrá comprender las preferencias de usuario sobre planes híbridos y reservas de espacio. Al combinarla con los datos reales, podrá comprender la adhesión de la intención del usuario a los comportamientos reales y realizar acciones de administración y optimización de cambios para mejorar la experiencia de los empleados y reducir los costos.
La intención del usuario para los edificios se deriva de los planes de trabajo establecidos por los empleados y de la intención de los salones, los trabajos compartidos de escritorio se basan en las reservas realizadas por los empleados. Los datos reales se calculan en función de las señales del sensor de ocupación, las señales de insignia y las señales de red.
Nota: Si no puede encontrar el edificio en la lista de búsqueda, póngase en contacto con su Administración para incorporar los edificios necesarios.
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Durante esta versión preliminar queremos conocer su opinión para ayudarnos a mejorar su experiencia, así que envíenos sus comentarios en la aplicación para ayudarnos a dar forma al recorrido. En la aplicación Places, vaya al icono Configuración & Más (...) junto a su nombre en la esquina derecha y elija comentarios.
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