Hay muchas maneras de personalizar el acceso a un elemento para compartirlo de forma segura y solo con las personas con las que desea compartirlo. Las dos formas principales de compartir el elemento son enviar por correo electrónico una invitación o copiar un vínculo al elemento.
En este artículo:
Email una invitación a un elemento
Copiar un vínculo a un elemento
Introducción a uso compartido
Hay dos formas de compartir un elemento desde una biblioteca de SharePoint o su OneDrive:
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En la vista Lista, mantenga el mouse sobre una fila de elementos o seleccione la casilla situada junto a un elemento y, a continuación, seleccione
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En la vista Lista o Mosaicos, seleccione una fila o mosaico de un elemento. A continuación, selecciona
Nota: Esta opción no está disponible en la vista Principal de OneDrive.
Para compartir un archivo de Microsoft 365 desde la aplicación, como un archivo de PowerPoint, Word o Excel:
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En la esquina superior derecha, selecciona
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Seleccione
Nota: Seleccionar y compartir varios elementos al mismo tiempo no está disponible en SharePoint ni en OneDrive para el trabajo o la escuela. En su lugar, agregue los elementos a una carpeta y comparta la carpeta.
Una vez que haya seleccionado
Notas:
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Si aún no has compartido el elemento, habrá un icono de candado de
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Si el elemento ya se ha compartido, las imágenes de perfil o las iniciales de los usuarios y grupos con los que se comparte aparecerán en la esquina inferior izquierda. Puede seleccionar uno de los iconos para abrir Administrar acceso, donde puede revisar y administrar los usuarios con acceso existente.
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Si copia un vínculo a un elemento que aún no se ha compartido, el icono de candado se reemplazará por su imagen de perfil, incluso si nadie ha abierto el vínculo todavía.
Elegir permisos
Seleccione el icono de permiso situado junto al área Agregar un nombre, grupo o correo electrónico para abrir una lista desplegable de opciones para los niveles de permisos. El permiso que seleccione se aplicará a la invitación que puede enviar seleccionando Invitar y el vínculo que puede copiar seleccionando Copiar vínculo.
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Puede editar permite a los usuarios realizar cambios en el elemento. También podrán compartir el elemento con otros usuarios.
Nota: Si comparte una carpeta, los usuarios con permisos de edición pueden copiar, mover, editar, cambiar el nombre, compartir y eliminar cualquier elemento de la carpeta a la que puedan acceder.
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Puede ver permite que los usuarios solo vean el elemento. Personas no podrá editarlo.
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Puede revisar permite a los usuarios ver el elemento, dejar comentarios y hacer sugerencias, pero no pueden editarlo.
Notas:
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Esta opción solo está disponible para documentos de Word.
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Si alguien ya tiene permisos de edición para el documento, seleccionar Puede revisar no evitará que realicen modificaciones, y el archivo se seguirá abriendo en modo de edición. Puede cambiar los permisos en Administrar acceso.
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No se puede descargar permite a los usuarios ver el elemento, pero no pueden descargarlo en su dispositivo.
Notas:
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Esta opción solo está disponible para OneDrive profesional o educativo.
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Personas pueden seguir descargando el elemento si tienen un permiso de edición existente para el elemento. Puede ver y administrar permisos y vínculos en Administrar acceso.
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Los administradores pueden controlar qué tipos de archivos pueden tener la configuración de "bloquear descarga".
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Email una invitación a un elemento
Invitar a personas es una forma sencilla de dar acceso a un elemento solo a las personas que seleccione.
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Agregue personas en el área Agregar un nombre, un grupo o un correo electrónico .
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Revise o actualice el permiso que desea conceder seleccionando el icono de permisos.
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Si lo desea, puede agregar una nota en el cuadro de mensaje.
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Seleccione Invitar.
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Las personas que agregó recibirán un correo electrónico automatizado en el que se les invita a acceder al archivo.
Notas:
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Solo los usuarios que haya agregado o aquellos con acceso existente podrán acceder a esta invitación.
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Una vez que se les haya invitado, puede actualizar o quitar fácilmente el acceso individual en Administrar acceso.
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Invitar a personas es la misma que la experiencia anteriormente conocida como Conceder acceso.
Copiar un vínculo a un elemento
Los vínculos son otra forma de compartir un elemento con la audiencia que elija.
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Revise o actualice el permiso que desea conceder seleccionando el icono de permisos.
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Revise o actualice la configuración de vínculos seleccionando el icono de configuración
Sugerencia: Para ver rápidamente el tipo de vínculo antes de copiar el vínculo, mantenga el puntero sobre Copiar vínculo.
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Selecciona Copiar vínculo.
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Pegue el vínculo donde quiera enviarlo (por ejemplo, en un mensaje de Teams o un correo electrónico).
Configuración de vínculos
Hay diferentes opciones de vínculo entre las que elegir.
Nota: Si algunas opciones no están disponibles, es posible que el administrador de su organización o sitio de SharePoint lo haya restringido. Por ejemplo, pueden optar por quitar la opción Cualquiera para impedir el reenvío de vínculos fuera de su organización.
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Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba el vínculo, tanto si lo recibe directamente de usted como si lo reenvía otra persona. Esto incluye personas de fuera de su organización.
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Personas de su organización con el vínculo da acceso a cualquier persona que tenga una cuenta de su organización y el vínculo, tanto si lo recibe directamente de usted como si lo reenvía otra persona. Deben haber iniciado sesión en su cuenta profesional o educativa, como "someone@contoso.com".
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Personas con acceso existente da acceso a personas que ya tienen acceso al documento o carpeta. El vínculo solo funciona para ellos. No cambia ningún permiso. Esto resulta útil al volver a enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso.
Nota: Si el elemento ya se ha compartido, las imágenes de perfil o las iniciales de las personas y grupos con los que se comparte aparecerán aquí. Puede seleccionar uno de los iconos para abrir Administrar acceso, donde puede revisar y administrar a las personas con acceso existente.
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Personas elige, solo se concederá acceso a las personas que especifique por nombre, grupo o correo electrónico. Si alguien reenvía el vínculo, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.
Nota: Si selecciona esta opción, seleccione Aplicar y agregue nombres al área Agregar un nombre, un grupo o un correo electrónico. A continuación, seleccione Copiar vínculo.
Según el tipo de vínculo seleccionado, es posible que haya opciones de configuración opcionales disponibles.
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Establecer la fecha de expiración permite establecer una fecha para que expire el vínculo. Después de la fecha establecida, el vínculo no funcionará y tendrá que crear un nuevo vínculo o volver a compartirlo con los usuarios para que puedan seguir teniendo acceso al archivo.
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Establecer contraseña le permite establecer una contraseña para acceder al archivo. Cuando un usuario haga clic en el vínculo, se le pedirá que ingrese la contraseña para poder acceder al archivo. Deberá proporcionar esta contraseña por separado a cualquier persona con la que quiera compartir el archivo.
Después de seleccionar la configuración, seleccione Aplicar para actualizar el vínculo.
Copiar rápidamente un vínculo
Hay dos métodos abreviados para copiar un vínculo a un elemento desde una biblioteca de SharePoint o su OneDrive:
En la vista de lista o mosaicos:
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Seleccione una fila o mosaico de un elemento.
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Seleccione Copiar vínculo en la barra de comandos situada encima de la vista de archivos.
En la vista de lista:
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Mueva el puntero o seleccione una fila de elemento.
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Seleccione el icono de más acciones .
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Seleccione Copiar vínculo en el menú de acciones.
Si está dentro de un archivo abierto de Microsoft 365 (por ejemplo, un documento de PowerPoint, Word o Excel):
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Seleccione
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A continuación, seleccione Copiar vínculo.
Al seleccionar Copiar vínculo, se copiará automáticamente el vínculo en el portapapeles con la configuración de uso compartido predeterminada seleccionada. Si desea realizar cambios en el vínculo, vaya a
Nota: Si selecciona Personas elige, debe seleccionar las personas para las que desea que el vínculo funcione directamente en la configuración de vínculo de
Etiquetado de confidencialidad
Después de seleccionar
Compartir fuera de la organización
Si su organización le permite compartir un elemento con personas de fuera de la organización, hay dos formas de hacerlo después de seleccionar
Invitar
Agregue los correos electrónicos al área Agregar un nombre, un grupo o un correo electrónico y seleccione Continuar.
Copiar vínculo
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Abra
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Seleccione Personas elija o Cualquiera.
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Selecciona Copiar vínculo.
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Pegue el vínculo en algún lugar para que la persona de fuera de su organización lo use, como en un mensaje o correo electrónico de Teams.
Si selecciona Personas elija, agregue los correos electrónicos al área Agregar un nombre, grupo o correo electrónico antes de copiar el vínculo.
Nota: No puede compartir con personas fuera de su organización si Personas de la organización está seleccionado en la configuración de uso compartido.
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