Compartir archivos, carpetas y elementos de lista

En este artículo: 

Introducción al uso compartido

Elegir permisos 

Enviar por correo electrónico una invitación a un elemento 

Copiar un vínculo a un elemento 

Configuración de vínculos

Copiar rápidamente un vínculo 

Etiquetas de confidencialidad

Uso compartido fuera de su organización 

Introducción al uso compartido 

Hay dos formas de compartir un elemento desde una biblioteca de SharePoint o su OneDrive:  

• En la vista Lista, mantenga el mouse sobre una fila de elementos o seleccione la casilla situada junto a un elemento y, a continuación, seleccione Compartir.
  
  

• En la vista Lista o Mosaicos, seleccione una fila o mosaico de un elemento. A continuación, selecciona Compartir en la barra de comandos situada encima de la vista de archivos.
  
  

  Nota: Esta opción no está disponible en la vista Principal de OneDrive. 

Para compartir un archivo de Microsoft 365 desde la aplicación, como un archivo de PowerPoint, Word o Excel:   

1. En la esquina superior derecha, selecciona Compartir.

2. Seleccione Compartir de nuevo.

Una vez que haya seleccionado Compartir, puede agregar correos electrónicos de las personas para enviarles una invitación al elemento, o bien puede copiar un vínculo al elemento y pegarlo donde quiera enviarlo (como en un mensaje de Teams o un correo electrónico). 

Elegir permisos

Seleccione el icono de permiso situado junto al área Agregar un nombre, grupo o correo electrónico para abrir una lista desplegable de opciones para los niveles de permisos. El permiso que seleccione se aplicará a la invitación que puede enviar seleccionando Invitar y el vínculo que puede copiar seleccionando Copiar vínculo. 

• Puede editar permite a los usuarios realizar cambios en el elemento. También se les permitirá compartir el elemento con otros usuarios.

  Nota: Si comparte una carpeta, los usuarios con permisos de edición pueden copiar, mover, editar, cambiar el nombre, compartir y eliminar cualquier elemento de la carpeta a la que puedan acceder. 

• Puede ver permite que los usuarios solo vean el elemento. Los usuarios no podrán editarlo.

• Puede revisar permite a los usuarios ver el elemento, dejar comentarios y hacer sugerencias, pero no pueden editarlo. 

  Notas: 

  • Esta opción solo está disponible para documentos de Word.

  • Si alguien ya tiene permisos de edición para el documento, al seleccionar Puede revisar no se evitará que realicen modificaciones y el archivo se seguirá abriendo en modo de edición. Puede cambiar los permisos en Administrar acceso. 

• No se puede descargar permite a los usuarios ver el elemento, pero no pueden descargarlo en su dispositivo. 

  Notas: 

  • Esta opción solo está disponible para OneDrive profesional o educativo.

  • Los usuarios aún pueden descargar el elemento si tienen un permiso de edición existente para el elemento. Puede ver y administrar permisos y vínculos en Administrar acceso.

  • Los administradores pueden controlar qué tipos de archivos pueden tener la configuración de "bloquear descarga".

Enviar por correo electrónico una invitación a un elemento

Invitar a personas es una forma sencilla de dar acceso a un elemento solo a las personas que seleccione. 

1. Agregue personas en el área Agregar un nombre, un grupo o un correo electrónico .

2. Revise o actualice el permiso que desea conceder seleccionando el icono de permisos.

3. Si lo desea, puede agregar una nota en el cuadro de mensaje.

4. Seleccione Invitar.

5. Las personas que agregó recibirán un correo electrónico automatizado en el que se les invita a acceder al archivo.

Copiar un vínculo a un elemento

Los vínculos son otra forma de compartir un elemento con la audiencia que elija. 

1. Revise o actualice el permiso que desea conceder seleccionando el icono de permisos.

2. Revise o actualice la configuración de vínculos seleccionando el icono de configuración vínculo situado junto a Copiar vínculo. Después de realizar los cambios, seleccione Aplicar.

   Sugerencia: Para ver rápidamente el tipo de vínculo antes de copiar el vínculo, mantenga el puntero sobre Copiar vínculo.

3. Selecciona Copiar vínculo.

4. Pegue el vínculo en cualquier lugar donde quiera enviarlo (por ejemplo, en un mensaje de Teams o un correo electrónico).

Configuración de vínculos

Hay diferentes opciones de vínculo entre las que elegir.

• Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba el vínculo, tanto si lo recibe directamente de usted como si lo reenvía otra persona. Esto puede incluir personas de fuera de su organización.

• Las personas de su organización con el vínculo proporcionan acceso a cualquier persona que tenga una cuenta de su organización y el vínculo, tanto si la reciben directamente de usted como si las reenvía otra persona. Deben haber iniciado sesión en su cuenta profesional o educativa, como "someone@contoso.com". 

• Personas con acceso existente da acceso a personas que ya tienen acceso al documento o carpeta. El vínculo solo funciona para ellos. No cambia ningún permiso. Esto resulta útil al volver a enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso. 

  Nota: Si el elemento ya se ha compartido, las imágenes de perfil o las iniciales de las personas y grupos con los que se comparte aparecerán aquí. Puede seleccionar uno de los iconos para abrir Administrar acceso, donde puede revisar y administrar a las personas con acceso existente. 

• Las personas que elija solo concederán acceso a las personas que especifique por nombre, grupo o correo electrónico. Si alguien reenvía el vínculo, solo los usuarios que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo. 

  Nota: Si selecciona esta opción, seleccione Aplicar y agregue nombres al área Agregar un nombre, un grupo o un correo electrónico. A continuación, selecciona Copiar vínculo. ​​​​​​​

• Establecer fecha de expiración te permite establecer una fecha para que expire cualquier vínculo para compartir. Después de que un usuario establezca una fecha y el vínculo expire, el vínculo ya no funcionará y tendrá que crear un nuevo vínculo o volver a compartir con los usuarios para que puedan seguir teniendo acceso al archivo.

Según el tipo de vínculo seleccionado, es posible que haya opciones de configuración opcionales disponibles. 

• Establecer contraseña le permite establecer una contraseña para acceder al archivo. Cuando un usuario haga clic en el vínculo, se le pedirá que escriba una contraseña para poder acceder al archivo. Tendrá que proporcionar esta contraseña por separado a todos los usuarios con los que quiera compartir el archivo.

Después de seleccionar la configuración, seleccione Aplicar para actualizar el vínculo. 

Copiar rápidamente un vínculo

Hay dos métodos abreviados para copiar un vínculo a un elemento desde una biblioteca de SharePoint o su OneDrive:  

Etiquetas de confidencialidad 

Después de seleccionar Compartir, las etiquetas de confidencialidad aparecen debajo del nombre del elemento para informarte del nivel de seguridad del elemento. Mantenga el puntero sobre una etiqueta de confidencialidad para obtener más información sobre ella o sobre las etiquetas de confidencialidad y cómo cambiarlas. 

Uso compartido fuera de su organización

Si su organización le permite compartir un elemento con personas de fuera de la organización, hay dos formas de hacerlo después de seleccionar Compartir. Revise las siguientes opciones o obtenga más información sobre el uso compartido externo. 

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