El uso compartido en Outlook depende de lo que quiera compartir y del tipo de acceso que quiera proporcionar a las personas con las que está compartiendo.
Por ejemplo, puede compartir un único buzón entre varias personas en el que todo el correo entrante y saliente procede de ese buzón. O bien, puede compartir una o más carpetas, o todo el buzón de correo con otras personas. Incluso puede permitir que otros usuarios puedan administrar su calendario o buzón de correo.
Cuando concede a alguien permiso para administrar su buzón, le concede permisos de delegado. Esto va más allá de los privilegios de edición y es lo que permite a alguien enviar o responder a elementos de correo o calendario en su nombre. En casos especiales, incluso puede permitir la administración completa del buzón y del calendario en el que el delegado tenga permisos para actuar como usted al crear o responder a mensajes o eventos. Para obtener más información sobre los delegados, vea Acerca de los delegados: Permitir que otra persona administre su correo y calendario en Outlook.
Si y cómo puede acceder a estas diversas opciones de uso compartido en Outlook también depende del tipo de cuenta que esté usando. Por ejemplo, algunas opciones de uso compartido están limitadas a las cuentas profesionales o educativas que se usan en una organización. Otras opciones, como el uso compartido de calendarios, tienen un acceso más amplio y también se pueden realizar con una cuenta personal, como una cuenta de Outlook.com o Hotmail.com.
: Para obtener más información sobre las cuentas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de Microsoft y una cuenta profesional o educativa?
Diferentes formas de compartir en Outlook
En la tabla siguiente se describen las diferentes formas de compartir en Outlook, el tipo de cuenta necesaria y si necesita o no que el administrador de TI de su organización lo configure.
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Tipo de uso compartido |
Descripción |
Escenarios de ejemplo |
Tipo de cuenta |
Requiere la configuración del administrador de TI |
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Buzón compartido |
Un buzón compartido proporciona acceso individual o de grupo a todo el buzón. Esto incluye el contenido del buzón, como carpetas, calendarios y contactos. Cuando una persona del grupo responde a un mensaje enviado al buzón compartido, el correo electrónico parece ser de la dirección compartida, no de un usuario individual. Los permisos de los buzones compartidos pueden diferir entre los miembros. |
Un equipo de atención al cliente quiere un único buzón en el que todo el correo electrónico entrante y saliente vaya a info@contoso.com. Cualquier miembro del equipo de atención al cliente con acceso al buzón compartido puede recibir y responder mensajes. Las respuestas siempre se envían desde info@contoso.com independientemente de quién del grupo responda al mensaje. |
Cuentas profesionales o educativas |
Sí, requiere configuración de administrador.El administrador asignará permisos a todos los usuarios que necesiten acceso al buzón compartido. |
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Calendarios compartidos |
Los calendarios compartidos se limitan a la carpeta de calendarios de su buzón. Puede elegir compartir el calendario con una o varias personas. Los permisos pueden diferir entre las personas con las que comparte el calendario y también dependen de la cuenta que use para compartir el calendario. Algunos aspectos del uso compartido de calendarios están limitados solo a las cuentas profesionales o educativas. |
Es posible que desee compartir calendarios con programadores, administradores ejecutivos, compañeros de trabajo, amigos, familiares u otras personas de confianza. |
Cuentas profesionales o educativas y personales |
No se requiere configuración de administrador. En la mayoría de los casos, puede seleccionar el calendario que desea compartir y asignar permisos desde Outlook. Si usa una cuenta profesional o educativa, puede conceder privilegios de delegado que permiten a un delegado enviar y responder a invitaciones de reunión en su nombre. |
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Carpetas compartidas |
Elija compartir una o más carpetas de su buzón con otras personas de su organización. Puede establecer el nivel de acceso a cada persona con la que está compartiendo concedendo privilegios de solo lectura, edición o delegación.Hay dos tipos de privilegios de delegación. Puede elegir que los usuarios envíen mensajes en su nombre o enviarlos como usted. |
Escenario 1: Quieres compartir una carpeta con privilegios de solo vista. Por ejemplo, está administrando un proyecto y desea conceder a alguien de su equipo acceso a todos los correos electrónicos de esa carpeta. Puede permitir que esta persona pueda responder a los mensajes, pero solo puede responder como ellos mismos, no en su nombre.Escenario 2: Un administrador asigna privilegios de delegado a su asistente, para que el asistente pueda supervisar y responder a correos electrónicos en su nombre. O bien, quieren que el asistente tenga una administración completa de su buzón y les conceda permisos Enviar como. En ambos casos, el administrador puede elegir compartir todo el buzón (incluido el calendario) o compartir solo las carpetas seleccionadas. |
Cuentas profesionales o educativas |
En función de cómo quiera que otros usuarios tengan acceso, es posible que sea necesario configurar el administrador. Puede compartir carpetas con otras personas de su organización. Esto incluye agregar a alguien como delegado y concederle Enviar en nombre de privilegios. Sin embargo, para conceder privilegios enviar como privilegios a alguien, debe ponerse en contacto con el administrador de TI responsable de administrar Outlook en su organización para configurarlo en su lugar. |
¿Está listo para empezar a compartir?
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