Περιγραφή της διαχείρισης συνδέσεων βιβλίου εργασίας και του χώρου αποθήκευσης στο Excel

Όταν το Excel ανοίγει ένα βιβλίο εργασίας προορισμού που περιέχει συνδέσεις βιβλίου εργασίας, συνδυάζει δυναμικά τα τμήματα των συνδέσεων βιβλίου εργασίας που είναι αποθηκευμένα στο βιβλίο εργασίας με τα απαραίτητα τμήματα της τρέχουσας διαδρομής του βιβλίου εργασίας προέλευσης για να δημιουργήσει μια απόλυτη διαδρομή.

Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτό που εμφανίζεται στη γραμμή τύπων δεν είναι απαραίτητα αυτό που αποθηκεύεται. Για παράδειγμα, εάν το βιβλίο εργασίας προέλευσης είναι κλειστό, βλέπετε μια πλήρη διαδρομή προς το αρχείο, παρόλο που μπορεί να είναι αποθηκευμένο μόνο το όνομα του αρχείου.

Οι συνδέσεις βιβλίων εργασίας προς βιβλία εργασίας προέλευσης δημιουργούνται με σχετικό τρόπο όποτε είναι δυνατό. Αυτό σημαίνει ότι η πλήρης διαδρομή προς το βιβλίο εργασίας προέλευσης δεν καταγράφεται, αλλά μάλλον το τμήμα της διαδρομής, όπως σχετίζεται με το βιβλίο εργασίας προορισμού. Με αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να μετακινήσετε τα βιβλία εργασίας χωρίς να σπάσετε τις συνδέσεις μεταξύ τους. Ωστόσο, οι συνδέσεις του βιβλίου εργασίας παραμένουν ανέπαφες, μόνο εάν τα βιβλία εργασίας παραμένουν στην ίδια θέση το ένα με το άλλο. Για παράδειγμα, εάν το βιβλίο εργασίας προορισμού είναι C:\Mydir\Destination.xlsx και το βιβλίο εργασίας προέλευσης είναι C:\Mydir\Files\Source.xlsx, μπορείτε να μετακινήσετε τα αρχεία στη μονάδα δίσκου D, εφόσον το βιβλίο εργασίας προέλευσης εξακολουθεί να βρίσκεται σε έναν υποφάκελο που ονομάζεται "Αρχεία".

Οι σχετικές συνδέσεις μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα εάν μετακινήσετε το βιβλίο εργασίας προορισμού σε διαφορετικούς υπολογιστές και το βιβλίο εργασίας προέλευσης βρίσκεται σε μια κεντρική θέση.

Ο τρόπος με τον οποίο είναι ενσωματωμένες οι συνδέσεις βιβλίου εργασίας διαφέρει ανάλογα με τους εξής τρόπους:

Τύπος χώρου αποθήκευσης 1: Ίδια μονάδα δίσκου με τον ίδιο φάκελο ή θυγατρικό φάκελο

Το βιβλίο εργασίας προέλευσης βρίσκεται είτε στον ίδιο φάκελο είτε σε έναν θυγατρικό φάκελο με το βιβλίο εργασίας προορισμού. Σε αυτή την περίπτωση, αποθηκεύουμε τη σχετική διαδρομή αρχείου, για παράδειγμα, υποφάκελο/source.xlsx και destination.xlsx.

Αυτός ο τύπος λειτουργεί καλύτερα για βιβλία εργασίας που βασίζονται στο cloud και όταν μετακινούνται και τα δύο βιβλία εργασίας.

Χώρος αποθήκευσης τύπου 2: Ίδια μονάδα δίσκου, αλλά με διαφορετικούς ομοειδείς φακέλους

Τα βιβλία εργασίας προέλευσης και προορισμού βρίσκονται στην ίδια μονάδα δίσκου, αλλά σε διαφορετικούς συγγενείς φακέλους. Σε αυτή την περίπτωση, αποθηκεύουμε μια διαδρομή σχετική με το διακομιστή, για παράδειγμα, /root/parent/sibling1/source.xlsx και /root/parent/sibling2/destination.xlsx.

Αυτός ο τύπος λειτουργεί καλύτερα εάν το βιβλίο εργασίας προορισμού μετακινηθεί μέσα στην ίδια μονάδα δίσκου, αλλά το βιβλίο εργασίας προέλευσης παραμένει στην ίδια θέση.

Τύπος χώρου αποθήκευσης 3: Διαφορετικές μονάδες δίσκου

Το βιβλίο εργασίας προέλευσης βρίσκεται σε διαφορετική μονάδα δίσκου από το βιβλίο εργασίας προορισμού. Για παράδειγμα, ο φάκελος του βιβλίου εργασίας προορισμού βρίσκεται στη μονάδα δίσκου C και ο φάκελος του βιβλίου εργασίας προέλευσης βρίσκεται στη μονάδα δίσκου H. Σε αυτή την περίπτωση, αποθηκεύουμε την απόλυτη διαδρομή, για παράδειγμα, H:\folder\source.xlsx ή https://tenant.sharepoint.com/teams/site/folder/source.xlsx.

Αυτός ο τύπος λειτουργεί καλύτερα εάν μετακινηθεί το βιβλίο εργασίας προορισμού, αλλά το βιβλίο εργασίας προέλευσης παραμένει στην ίδια θέση. Αυτό προϋποθέτει ότι το βιβλίο εργασίας προορισμού εξακολουθεί να έχει πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας προέλευσης.

Εάν το βιβλίο εργασίας προέλευσης βρίσκεται στο φάκελο XLStart, Εναλλακτική θέση αρχείου εκκίνησης ή Βιβλιοθήκη , μια ιδιότητα εγγράφεται για να υποδείξει έναν από αυτούς τους φακέλους και αποθηκεύεται μόνο το όνομα του αρχείου.

Το Excel αναγνωρίζει δύο προεπιλεγμένους φακέλους XLStart από τους οποίους μπορείτε να ανοίγετε αυτόματα αρχεία κατά την εκκίνηση. Οι δύο φάκελοι είναι οι εξής:

Ο φάκελος XLStart που βρίσκεται στο προφίλ του χρήστη είναι ο φάκελος XLStart που είναι αποθηκευμένος ως ιδιότητα για τη σύνδεση του βιβλίου εργασίας. Εάν χρησιμοποιείτε το φάκελο XLStart που βρίσκεται στο φάκελο εγκατάστασης του Office, αυτός ο φάκελος XLStart αντιμετωπίζεται όπως κάθε άλλος φάκελος στον σκληρό δίσκο.

Το όνομα φακέλου του Office αλλάζει μεταξύ των εκδόσεων του Office. Για παράδειγμα, το όνομα του φακέλου του Office μπορεί να είναι Office14, Office15 ή Office16, ανάλογα με την έκδοση του Office που χρησιμοποιείτε. Αυτή η αλλαγή ονόματος φακέλου προκαλεί σφάλμα στις συνδέσεις του βιβλίου εργασίας εάν μετακινηθείτε σε έναν υπολογιστή που εκτελεί μια διαφορετική έκδοση του Excel από την έκδοση στην οποία δημιουργήθηκε η σύνδεση.

• Ο φάκελος XLStart που βρίσκεται στο φάκελο εγκατάστασης του Office, όπως C:\Program Files\Microsoft Office\<φάκελο του Office>\XLStart

• Ο φάκελος XLStart που βρίσκεται στο προφίλ του χρήστη, όπως C:\Έγγραφα και Ρυθμίσεις\<όνομα χρήστη>\Δεδομένα Εφαρμογών\Microsoft\Excel\XLStart

Όταν ένα βιβλίο εργασίας προέλευσης είναι συνδεδεμένο, η σύνδεση του βιβλίου εργασίας καθορίζεται με βάση τον τρόπο που άνοιξε το βιβλίο εργασίας προέλευσης. Εάν το βιβλίο εργασίας ανοίχτηκε επάνω από μια αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου, η σύνδεση του βιβλίου εργασίας δημιουργείται χρησιμοποιώντας μια αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου. Η σύνδεση βιβλίου εργασίας παραμένει με αυτόν τον τρόπο ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο ανοίγει το βιβλίο εργασίας προέλευσης στο μέλλον. Εάν το βιβλίο εργασίας προέλευσης ανοιχτεί με μια διαδρομή UNC, η σύνδεση του βιβλίου εργασίας δεν επανέρχονται σε μια αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου, ακόμα και αν είναι διαθέσιμη μια αντίστοιχη μονάδα δίσκου. Εάν έχετε συνδέσεις βιβλίου εργασίας UNC και αντιστοιχισμένων μονάδων δίσκου στο ίδιο αρχείο και τα βιβλία εργασίας προέλευσης είναι ανοιχτά ταυτόχρονα με το βιβλίο εργασίας προορισμού, θα αντιδράσουν ως υπερ-σύνδεση μόνο οι συνδέσεις που ταιριάζουν με τον τρόπο ανοίγματος του βιβλίου εργασίας προέλευσης. Συγκεκριμένα, εάν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας προέλευσης μέσω μιας αντιστοιχισμένης μονάδας δίσκου και αλλάξετε τις τιμές στο βιβλίο εργασίας προέλευσης, μόνο οι συνδέσεις που έχουν δημιουργηθεί με την αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου θα ενημερωθούν αμέσως.

Επίσης, η σύνδεση βιβλίου εργασίας που εμφανίζεται στο Excel ενδέχεται να εμφανίζεται με διαφορετικό τρόπο ανάλογα με τον τρόπο που άνοιξε το βιβλίο εργασίας. Η σύνδεση του βιβλίου εργασίας μπορεί να φαίνεται ότι συμφωνεί είτε με το ριζικό κοινόχρηστο στοιχείο UNC είτε με το ριζικό γράμμα μονάδας δίσκου που χρησιμοποιήθηκε για το άνοιγμα του αρχείου.

Υπάρχουν διάφορες περιπτώσεις στις οποίες οι συνδέσεις βιβλίου εργασίας μεταξύ βιβλίων εργασίας μπορούν να γίνουν κατά λάθος ώστε να οδηγούν σε εσφαλμένες θέσεις. Ακολουθούν δύο από τα πιο συνηθισμένα σενάρια.

Σενάριο 1

1. Αντιστοιχίζετε μια μονάδα δίσκου κάτω από τη ρίζα ενός κοινόχρηστου στοιχείου. Για παράδειγμα, αντιστοιχίζετε τη μονάδα δίσκου Z στη διαδρομή \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. Μπορείτε να δημιουργήσετε συνδέσεις βιβλίου εργασίας προς ένα βιβλίο εργασίας προέλευσης που είναι αποθηκευμένο στην αντιστοιχισμένη θέση αφού ανοίξετε το βιβλίο εργασίας προορισμού μέσω της αντιστοιχισμένης μονάδας δίσκου.

3. Ανοίγετε το βιβλίο εργασίας προορισμού με μια διαδρομή UNC.

4. Κατά συνέπεια, η σύνδεση του βιβλίου εργασίας θα διακοπεί.

Εάν κλείσετε το βιβλίο εργασίας προορισμού χωρίς να το αποθηκεύσετε, οι συνδέσεις του βιβλίου εργασίας δεν θα αλλάξουν. Ωστόσο, εάν αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας προορισμού πριν το κλείσετε, θα αποθηκεύσετε τις συνδέσεις του βιβλίου εργασίας με την τρέχουσα κατεστραμμένη διαδρομή. Οι φάκελοι μεταξύ της ρίζας του κοινόχρηστου στοιχείου και του αντιστοιχισμένου φακέλου θα μείνουν εκτός της διαδρομής. Στο παραπάνω παράδειγμα, η σύνδεση θα αλλάξει σε \\MyServer\MyFolder1. Με άλλα λόγια, το Όνομα κοινής χρήσης καταργείται από τη διαδρομή του αρχείου.

Σενάριο 2

1. Αντιστοιχίζετε μια μονάδα δίσκου κάτω από τη ρίζα ενός κοινόχρηστου στοιχείου. Για παράδειγμα, αντιστοιχίζετε τη μονάδα δίσκου Z στη διαδρομή \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. Ανοίγετε το αρχείο με μια διαδρομή UNC ή μια αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου που έχει αντιστοιχιστεί σε διαφορετικό φάκελο στο κοινόχρηστο στοιχείο, όπως \\MyServer\MyShare\MyFolder2.

3. Κατά συνέπεια, η σύνδεση του βιβλίου εργασίας θα διακοπεί.

Εάν κλείσετε το βιβλίο εργασίας προορισμού χωρίς να το αποθηκεύσετε, οι συνδέσεις του βιβλίου εργασίας δεν θα αλλάξουν. Ωστόσο, εάν αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας προορισμού πριν το κλείσετε, θα αποθηκεύσετε τις συνδέσεις του βιβλίου εργασίας με την τρέχουσα κατεστραμμένη διαδρομή. Οι φάκελοι μεταξύ της ρίζας του κοινόχρηστου στοιχείου και του αντιστοιχισμένου φακέλου θα μείνουν εκτός της διαδρομής. Στο παραπάνω παράδειγμα, η σύνδεση θα αλλάξει σε \\MyServer\MyFolder1. Με άλλα λόγια, το Όνομα κοινής χρήσης καταργείται από τη διαδρομή του αρχείου.