|
|
Εάν σκοπεύετε να παρακολουθείτε πληροφορίες κόστους, έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Μάθετε πώς και πού μπορείτε να εισαγάγετε διάφορες λεπτομέρειες κόστους, ώστε να μπορείτε να προβάλετε και να αναλύσετε το συνολικό κόστος σας από καιρό σε καιρό καθώς το έργο σας εξελίσσεται. Γνωρίζοντας πού πηγαίνουν τα χρήματά σας θα σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις για να ολοκληρώσετε το έργο σας εντός προϋπολογισμού. |
Συμβουλές διαχείρισης κόστους πριν ξεκινήσετε
Αυτό το άρθρο είναι ένας από τους πολλούς στόχους διαχείρισης έργων στον χάρτη διαχείρισης έργου.
-
Εκτίμηση κόστους έργουΟι ιστορίες κόστους έργων που είναι παρόμοια με το έργο που σχεδιάζετε μπορεί να είναι χρήσιμες όταν ξεκινήσετε. Συμβάλλει στην αποτροπή δαπανηρών λαθών. Εάν η εταιρεία σας διαθέτει ειδικούς του Office διαχείρισης έργων (PMO), μπορείτε επίσης να συζητήσετε μαζί τους για τα σχέδια κόστους και προϋπολογισμού ή να ζητήσετε από ένα έμπειρο και γνώστες μέλος της ομάδας να εξετάσει τις εκτιμήσεις κόστους εργασίας και πόρων. Οι εκτιμήσεις κόστους είναι δύσκολες— οι μεγαλύτεροι οργανισμοί ακολουθούν τις οδηγίες του PMO ή προσλαμβάνουν επαγγελματίες εκτιμητές κόστους.
-
Γνωρίζοντας ποιους τύπους κόστους υπάρχουν στο Project Το μεγαλύτερο μέρος του κόστους του έργου προέρχεται από πόρους εργασίας— από τα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί εργασίες ή από τα υλικά και τον εξοπλισμό που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Το κόστος πόρων συνήθως βασίζεται σε ωριαίες χρεώσεις ή χρεώσεις μονάδας, αλλά μπορεί επίσης να είναι εφάπαξ κόστος, όπως αμοιβές συμβούλων, κόστος προμηθευτή ή έξοδα ταξιδιού. Το κόστος που δεν συσχετίζεται με πόρους καταχωρείται συνήθως ως σταθερό κόστος για συγκεκριμένες εργασίες ή ολόκληρο το έργο.
-
Εισαγωγή κόστους Το κόστος πόρων καταχωρείται στην προβολή φύλλου πόρου για τους ωριαίους εργαζόμενους, τους μισθωτούς, τους εργολάβους, το κόστος υλικού ή άλλο εφάπαξ κόστος πόρων, όπως το κόστος για ασφάλιση ή ομόλογα. Το κόστος εργασίας καταχωρείται σε έναν πίνακα κόστους που μπορείτε να προσθέσετε σε οποιοδήποτε φύλλο εργασιών.
-
Λήψη συνόλων κόστους Το Project υπολογίζει σύνολα κόστους για το κόστος που καταχωρείτε, ώστε να μπορείτε να δείτε γρήγορα πώς το κόστος του έργου σας αυξήθηκε. Κοινοποιήστε αυτές τις πληροφορίες κόστους στους ενδιαφερόμενους για το έργο σας, οι οποίοι μπορεί να τις αναζητούν.
-
Ρύθμιση του προϋπολογισμού σας Όταν τα σύνολα κόστους μοιάζουν με τον προϋπολογισμό που εσείς και οι ενδιαφερόμενοι είχατε υπόψη σας για το έργο, η εξοικονόμηση μιας γραμμής βάσης καθορίζει αυτά τα σύνολα κόστους ως προϋπολογισμό του έργου σας. Αυτό συνήθως γίνεται αφού εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται το έργο σας και πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε εργασία. Απαιτείται προϋπολογισμός γραμμής βάσης εάν σκοπεύετε να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε το κόστος, ειδικά εάν πρόκειται να κάνετε οποιαδήποτε ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας για να αναλύσετε διακυμάνσεις κόστους σε όλο το έργο σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ορισμός και αποθήκευση γραμμής βάσης.
-
Εκτέλεση ανάλυσης κόστους Κάντε εξαγωγή των δεδομένων κόστους στο Excel για λεπτομερή ανάλυση δεδομένων, χρησιμοποιώντας Συγκεντρωτικούς Πίνακες του Excel, γραφήματα και άλλες δυνατότητες, όπως η μορφοποίηση υπό όρους και τα γραφήματα sparkline (όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα).
Εισαγωγή κόστους στο έργο σας
|
Πρώτα απ' όλα, ξεκινάτε εισάγοντας χρεώσεις αμοιβής για τα άτομα που θα εκτελέσουν τις χρεώσεις εργασίας και μονάδας για τα υλικά που θα χρειαστείτε για να ολοκληρώσετε το έργο σας. Στη συνέχεια, θα εισαγάγετε το "σταθερό" κόστος πόρων για εξοπλισμό, μαζί με το εφάπαξ κόστος πόρων που θέλετε να παρακολουθήσετε στο έργο σας. Το Project υπολογίζει αυτόματα το πραγματικό κόστος με βάση την πραγματική εργασία που έχει συσσωρευτεί ή τα υλικά που καταναλώνονται στις εργασίες, αλλά, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να εισαγάγετε το πραγματικό κόστος για τυχόν εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί. |
|
|
Αφού εισαγάγετε το κόστος για πόρους, εργασίες ή και τα δύο, εξετάστε τα σύνολα κόστους για να δείτε εάν πρέπει να προσαρμοστούν για να ανταποκριθούν στο στόχο σας για το κόστος. |
|
|
Κάποια στιγμή, θα θέλετε να αναφέρετε πληροφορίες κόστους έργου σε άλλα άτομα στην εταιρεία σας. Χρησιμοποιήστε μια προκαθορισμένη αναφορά κόστους, όπως μια αναφορά ταμειακών ροών ή εκτελεσθείσας αξίας, ή προβάλετε αμέσως τα δεδομένα κόστους σας σε μια οπτική αναφορά, όπως ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα του Excel ή ένα Συγκεντρωτικό Διάγραμμα του Visio. |
Διαχείριση του κόστους του έργου σας
|
Μετά την εισαγωγή των εκτιμήσεων κόστους, αποθηκεύστε τις με το σχέδιο γραμμής βάσης για να καθορίσετε τον προϋπολογισμό σας. Αυτό σας επιτρέπει να συγκρίνετε το προγραμματισμένο κόστος με το πραγματικό κόστος που συνεπάγεται το έργο σας καθώς εξελίσσεται και προβλέπει εάν το κόστος του έργου σας θα παραμείνει εντός προϋπολογισμού ή όχι. |
|
|
Παρακολουθήστε την πρόοδο του χρονοδιαγράμματός σας, από απλό σε ειδικό |
Παρακολουθήστε την πρόοδο της εργασίας στις εργασίες και τον τρόπο με τον οποίο προστίθενται οι πραγματικές δαπάνες για να προσδιορίσετε εάν το έργο σας θα παραμείνει εντός προϋπολογισμού ή κινδυνεύει να ξεπεράσει τον προϋπολογισμό. |
|
Εκτελέστε ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια του έργου για να διαπιστώσετε εάν τα χρήματα που έχουν δαπανηθεί μέχρι στιγμής είναι σύμφωνα με την εργασία που έχει ολοκληρωθεί και συμφωνεί με το κόστος γραμμής βάσης που έχετε ορίσει για εργασίες, πόρους και αναθέσεις. |
