|
Η κοινοποίηση πληροφοριών έργου είναι συχνά δύσκολη, είτε πρόκειται για λήψη πληροφοριών κατάστασης από την ομάδα σας είτε για την κοινοποίηση της κατάστασης του έργου στα διοικητικά στελέχη. Μάθετε πότε και πώς μπορείτε να κοινοποιήσετε και να αναφέρετε πληροφορίες έργου. Διαφορετικά, η αποτελεσματική συνεργασία πλήττεται και η επιτυχία του έργου σας ενδέχεται να βρίσκεται σε κίνδυνο. Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου. |
Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε . . .
-
Λίστα με τους ενδιαφερόμενους Προτού ξεκινήσει ένα έργο, μάθετε ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι. Ένας σίγουρος τρόπος για να καθυστερήσετε ένα έργο είναι να ξεχάσετε έναν κρίσιμο ενδιαφερόμενο που έχει αντίκτυπο στο έργο σας.
-
Ξεκινήστε νωρίς ένα σχέδιο επικοινωνίας Σχεδιάστε στρατηγικές επικοινωνίας και διαδικασίες στο έργο σας πριν από την έναρξη του έργου. Ακόμα καλύτερα, οι διαδικασίες επικοινωνίας εμφανίζονται ως εργασία στις πρώτες γραμμές του έργου σας, έτσι ώστε αυτό το κρίσιμο μέρος της συνεργασίας να γίνει η δέσμευση όλων των χρηστών.
-
Επικοινωνείτε συχνά Η συλλογή πληροφοριών κατάστασης εργασίας μία φορά την εβδομάδα είναι σωστό να αντιμετωπίζει προβλήματα πριν κλιμακωθούν. Εάν επικοινωνείτε πιο συχνά, τα μέλη της ομάδας ενδέχεται να σταματήσουν να στέλνουν ενημερώσεις λόγω του επιπλέον χρόνου προετοιμασίας τους.
-
Αναζήτηση για προβλήματα Αν όλα φαίνονται να πηγαίνουν καλά επειδή δεν έχετε ακούσει τίποτα αρνητικό, πιθανότατα κατευθύνεστε προς το πρόβλημα. Ακόμα και τα καλύτερα έργα που εκτελούνται έχουν προβλήματα. Η δουλειά σου είναι να πας να τους βρεις πριν γίνουν μεγαλύτερα προβλήματα.
-
Χρήση κατάλληλης τεχνολογίας Κατανοήστε τις ανάγκες επικοινωνίας των μελών της ομάδας σας και των ενδιαφερομένων. Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας που υποβάλλουν αναφορές σχετικά με την κατάσταση εργασίας μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή Project Online, ενώ ένα στέλεχος μπορεί να προτιμά ένα γράφημα ή Συγκεντρωτικό Πίνακα που παρουσιάζει σωστά. Ακολουθεί μια λίστα με τα προγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βοηθήσετε στην επικοινωνία.
Εφαρμογή |
Πλεονεκτήματα |
Μειονεκτήματα |
---|---|---|
Project |
|
|
Project Online |
|
|
Excel |
|
|
Word |
|
|
SharePoint |
|
|
PowerPoint |
|
|
Visio |
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Κοινοποίηση πληροφοριών έργου
Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί Project Online, κάντε λήψη ενημερώσεων κατάστασης εργασιών από το διακομιστή πριν να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας σχετικά με την πρόοδο του έργου. |
|
Παρακολουθήστε την πρόοδο του χρονοδιαγράμματός σας, από απλό σε ειδικό |
Υπάρχουν απλοί τρόποι για να παρακολουθείτε την πρόοδο και υπάρχουν πιο σύνθετοι τρόποι. Βρείτε τον τρόπο που λειτουργεί καλύτερα για το έργο και την ομάδα σας. |
Η καταγραφή πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας είναι ένα πιο προηγμένο, αλλά πολύ ισχυρό βήμα προς την ανακάλυψη του καλού και του κακού των επιδόσεων του έργου. Τα στοιχεία υψηλού επιπέδου που αποκτάτε από αυτό είναι αυτά που θέλουν να δουν οι ενδιαφερόμενοι. |
|
Με το Project, μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε εντυπωσιακές αναφορές με γραφικά για οποιαδήποτε δεδομένα έργου θέλετε, χωρίς να χρησιμοποιήσετε άλλο λογισμικό. Καθώς εργάζεστε στο έργο, οι αναφορές αλλάζουν ώστε να αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες — δεν απαιτούνται μη αυτόματες ενημερώσεις! |
|
Τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν το χρονοδιάγραμμα και να ενημερώσουν την εργασία τους στο SharePoint και θα δείτε τις αλλαγές στο Project. Και το αντίστροφο. |
|
Κοινοποιήστε πληροφορίες έργου χρησιμοποιώντας Microsoft 365. Εφόσον εργάζεστε σε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Internet, μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας πλήρεις εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote — κατ' απαίτηση, από οπουδήποτε. |
|
Όταν κάνετε αλλαγές σε εργασίες, δημοσιεύστε αυτές τις αλλαγές στο Project Online, ώστε όλοι οι χρήστες να έχουν τις κατάλληλες πληροφορίες για να συνεχίσουν την εργασία τους. |
|
Εάν οι χρήστες δεν μπορούν να έρθουν σε μια σύσκεψη, χρησιμοποιήστε το Teams για να μοιραστείτε πληροφορίες έργου. Κάντε κοινή χρήση διαφανειών του PowerPoint, φύλλων του Excel ή ενός σημειωματαρίου του OneNote για κοινή χρήση σχεδίων έργου. Άτομα μπορούν να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις στο γραφείο τους, στο σπίτι ή χρησιμοποιώντας την κινητή συσκευή τους. |
Επιστροφή στο θέμα Χάρτης διαχείρισης έργου