Δημιουργία απλού ερωτήματος επιλογής

Πλεονεκτήματα της χρήσης ενός ερωτήματος

Ένα ερώτημα, σας επιτρέπει:

• Να προβάλετε δεδομένα μόνο από τα πεδία που σας ενδιαφέρουν. Όταν ανοίγετε έναν πίνακα, μπορείτε να δείτε όλα τα πεδία. Ένα ερώτημα είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να αποθηκεύσετε μια επιλογή πεδίων.

  Σημείωση: Ένα ερώτημα μόνο αναφέρεται σε δεδομένα, δεν αποθηκεύει δεδομένα. Όταν αποθηκεύετε ένα ερώτημα, δεν αποθηκεύετε ένα αντίγραφο των δεδομένων.

• Να συνδυάσετε δεδομένα από πολλές προελεύσεις δεδομένων. Ένας πίνακας συνήθως εμφανίζει μόνο τα δεδομένα που αποθηκεύει. Ένα ερώτημα σας επιτρέπει να επιλέξετε πεδία από διάφορες προελεύσεις και να καθορίσετε τον τρόπο συνδυασμού των πληροφοριών.

• Να χρησιμοποιήστε παραστάσεις ως πεδία. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Date ως πεδίο ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Format με ένα πεδίο για να ελέγξετε τον τρόπο μορφοποίησης των δεδομένων του πεδίου στα αποτελέσματα του ερωτήματος.

• Να προβάλετε εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια που καθορίζετε. Όταν ανοίγετε έναν πίνακα, μπορείτε να δείτε όλες τις εγγραφές. Ένα ερώτημα είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να αποθηκεύσετε μια επιλογή εγγραφών.

Βασικά βήματα για τη δημιουργία ενός ερωτήματος επιλογής

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό ερωτημάτων" ή με την προβολή σχεδίασης. Ορισμένα στοιχεία σχεδίασης δεν είναι διαθέσιμα όταν χρησιμοποιείτε τον οδηγό, αλλά μπορείτε να προσθέσετε αυτά τα στοιχεία αργότερα, χρησιμοποιώντας την προβολή σχεδίασης. Παρόλο που οι δύο μέθοδοι διαφέρουν λίγο μεταξύ τους, τα βασικά βήματα είναι ουσιαστικά τα ίδια:

1. Επιλέξτε τους πίνακες ή τα ερωτήματα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως προελεύσεις δεδομένων.

2. Καθορίστε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε από τις προελεύσεις δεδομένων.

3. Προαιρετικά, καθορίστε κριτήρια για να περιορίσετε τις εγγραφές που επιστρέφει το ερώτημα.

Αφού δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής, εκτελέστε το για να δείτε τα αποτελέσματα. Για να εκτελέσετε ένα ερώτημα επιλογής, ανοίξτε το σε προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν αποθηκεύσετε το ερώτημα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όποτε χρειάζεται, για παράδειγμα, ως προέλευση δεδομένων για μια φόρμα, αναφορά ή άλλο ερώτημα.

Πριν ξεκινήσετε

Εάν χρησιμοποιείτε πεδία από προελεύσεις δεδομένων που δεν σχετίζονται μεταξύ τους, ο "Οδηγός ερωτημάτων" σας ρωτά εάν θέλετε να δημιουργήσετε σχέσεις. Ο οδηγός ανοίγει το παράθυρο "Σχέσεις" για εσάς, αλλά, εάν επεξεργαστείτε κάποιες σχέσεις, πρέπει να επανεκκινήσετε τον οδηγό. Επομένως, πριν από την εκτέλεση του οδηγού, μπορείτε να δημιουργήσετε τις σχέσεις που χρειάζεται το ερώτημά σας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία σχέσεων πινάκων, ανατρέξτε στο άρθρο Οδηγίες για τις σχέσεις πίνακα.

Χρήση του "Οδηγού ερωτημάτων"

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός ερωτημάτων. 

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός απλών ερωτημάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

3. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε πεδία. Μπορείτε να προσθέσετε έως 255 πεδία από έως και 32 πίνακες ή ερωτήματα.

   Για κάθε πεδίο, εκτελέστε αυτά τα δύο βήματα:

   1. Στην περιοχή Πίνακες/Ερωτήματα, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει το πεδίο.

   2. Στην περιοχή Διαθέσιμα πεδία, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο για να το προσθέσετε στη λίστα Επιλεγμένα πεδία. Εάν θέλετε να προσθέσετε όλα τα πεδία στο ερώτημά σας, κάντε κλικ στο κουμπί με το διπλό δεξιό βέλος (>>).

   3. Όταν έχετε προσθέσει όλα τα πεδία που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      

4. Εάν δεν έχετε προσθέσει αριθμητικά πεδία (πεδία που περιέχουν αριθμητικά δεδομένα), προχωρήστε στο βήμα 9. Εάν έχετε προσθέσει αριθμητικά πεδία, ο οδηγός σας ρωτά εάν θέλετε το ερώτημα να επιστρέφει λεπτομέρειες ή συνοπτικά δεδομένα.

   Κάντε ένα από τα εξής:

   1. Εάν θέλετε να δείτε μεμονωμένες εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Λεπτομέρειες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Προχωρήστε στο βήμα 9.

   2. Εάν θέλετε να δείτε συνοπτικά αριθμητικά δεδομένα, όπως μέσους όρους, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνοψη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές σύνοψης.

      

5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύνοψης, καθορίστε ποια πεδία θέλετε να συνοψίσετε και πώς θέλετε να συνοψίσετε τα δεδομένα. Παρατίθενται μόνο αριθμητικά πεδία.

   Για κάθε αριθμητικό πεδίο, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες συναρτήσεις:

   1. Sum    Το ερώτημα επιστρέφει το άθροισμα όλων των τιμών του πεδίου.

   2. Avg    Το ερώτημα επιστρέφει τον μέσο όρο όλων των τιμών του πεδίου.

   3. Min    Το ερώτημα επιστρέφει την μικρότερη τιμή του πεδίου.

   4. Max    Το ερώτημα επιστρέφει την μεγαλύτερη τιμή του πεδίου.

   

6. Εάν θέλετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος να περιλαμβάνουν ένα πλήθος των εγγραφών σε μια προέλευση δεδομένων, επιλέξτε το κατάλληλο πλαίσιο ελέγχου Πλήθος εγγραφών στο "όνομα προέλευσης δεδομένων".

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύνοψης.

8. Εάν δεν έχετε προσθέσει ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας στο ερώτημα, προχωρήστε στο βήμα 9. Εάν έχετε προσθέσει ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας στο ερώτημα, ο "Οδηγός ερωτημάτων" σας ρωτά πώς θέλετε να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι προσθέσατε το αριθμητικό πεδίο ("Τιμή") και ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας ("Ώρα_συναλλαγής") στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, καθορίσατε στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύνοψης ότι θέλετε να δείτε τον μέσο όρο του αριθμητικού πεδίου "Τιμή". Επειδή έχετε συμπεριλάβει ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, θα μπορούσατε να υπολογίσετε συνοπτικές τιμές για κάθε μοναδική τιμή ημερομηνίας/ώρας, για κάθε ημέρα, για κάθε μήνα, για κάθε τρίμηνο ή για κάθε έτος.

   

   Επιλέξτε το χρονικό διάστημα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας/ώρας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Σημείωση: Στην προβολή σχεδίασης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση για να ομαδοποιήσετε ανά οποιοδήποτε χρονικό διάστημα θέλετε, όμως, ο οδηγός παρέχει μόνο αυτές τις επιλογές.

9. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, δώστε στο ερώτημα έναν τίτλο, καθορίστε εάν θέλετε να ανοίξετε ή να τροποποιήσετε το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος.

   Εάν επιλέξετε να ανοίξετε το ερώτημα, το ερώτημα εμφανίζει τα επιλεγμένα δεδομένα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν επιλέξετε να τροποποιήσετε το ερώτημα, το ερώτημα ανοίγει σε προβολή σχεδίασης.

Αρχή της σελίδας

Αυτόματοι σύνδεσμοι

Όταν προσθέτετε προελεύσεις δεδομένων, εάν έχουν ήδη οριστεί σχέσεις μεταξύ των προελεύσεων, οι σχέσεις αυτές προστίθενται αυτόματα στο ερώτημα ως σύνδεσμοι. Οι σύνδεσμοι καθορίζουν πώς θα πρέπει να συνδυάζονται τα δεδομένα από συσχετισμένες προελεύσεις. Η Access δημιουργεί επίσης αυτόματα έναν σύνδεσμο μεταξύ δύο πινάκων, όταν αυτοί περιέχουν πεδία που έχουν συμβατούς τύπους δεδομένων και το ένα πεδίο είναι ένα πρωτεύον κλειδί.

Μπορεί να θέλετε να προσαρμόσετε τους συνδέσμους που δημιουργεί η Access. Η Access προσδιορίζει τον τύπο συνδέσμου που θα δημιουργήσει βάσει της σχέσης που αντιπροσωπεύει ο σύνδεσμος. Εάν η Access δημιουργήσει έναν σύνδεσμο, αλλά δεν υπάρχει καθορισμένη σύνδεση, δημιουργείται από την Access ένας εσωτερικός σύνδεσμος.

Εάν η Access δημιουργήσει αυτόματα τους σωστούς συνδέσμους κατά την προσθήκη των αρχείων προέλευσης δεδομένων, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο Βήμα 3: Προσθήκη πεδίων εξόδου.

Χρήση της ίδιας προέλευσης δεδομένων πολλές φορές

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θέλετε να συνδέσετε δύο αντίγραφα του ίδιου πίνακα ή ερωτήματος, πράγμα που ονομάζεται ιδιο-σύνδεσμος, ο οποίος συνδυάζει εγγραφές από τον ίδιο πίνακα, όταν υπάρχουν τιμές που ταιριάζουν στα συνδεδεμένα πεδία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε τον πίνακα "Υπάλληλοι" στον οποίο το πεδίο "Προϊστάμενος" της καρτέλας κάθε υπαλλήλου εμφανίζει το αναγνωριστικό του προϊσταμένου του αντί για το όνομά του. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν ιδιο-σύνδεσμο για να εμφανίσετε το όνομα του διευθυντή στην καρτέλα κάθε υπαλλήλου.

Όταν προσθέτετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων για δεύτερη φορά, η Access τοποθετεί το επίθημα _1 στο όνομα της δεύτερης εμφάνισης. Για παράδειγμα, εάν έχετε προσθέσει δύο φορές τον πίνακα "Υπάλληλοι", η δεύτερη εμφάνιση του πίνακα ονομάζεται "Υπάλληλοι_1".

Προσθήκη συνδέσμου

• Για να προσθέσετε έναν σύνδεσμο, σύρετε ένα πεδίο από μια προέλευση δεδομένων στο αντίστοιχο πεδίο μιας άλλης προέλευσης δεδομένων.

  Η Access εμφανίζει μια γραμμή μεταξύ των δύο πεδίων για να υποδείξει ότι έχει δημιουργηθεί ένας σύνδεσμος.

  

Αλλαγή συνδέσμου

1. Κάντε διπλό κλικ στον σύνδεσμο που θέλετε να αλλάξετε.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου εξετάστε τις τρεις επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή που επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Όταν οι σύνδεσμοι είναι έτοιμοι, προσθέστε πεδία εξόδου, δηλαδή πεδία που περιέχουν δεδομένα που θέλετε στα αποτελέσματα του ερωτήματος.

Χρήση παράστασης ως πεδίο εξόδου

Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε υπολογισμούς ή να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση για να προκύψει το αποτέλεσμα του ερωτήματος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση ως πεδίο εξόδου. Μια παράσταση μπορεί να χρησιμοποιήσει δεδομένα από προελεύσεις δεδομένων ερωτήματος, καθώς και συναρτήσεις, όπως Format ή InStr και μπορεί να περιέχει επίσης σταθερές και αριθμητικούς τελεστές.

1. Σε μια κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή Πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ζουμ στο μενού συντόμευσης.

2. Στο πλαίσιο Ζουμ, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε την παράστασή σας. Ξεκινήστε την παράστασή σας με το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το αποτέλεσμα της παράστασης, ακολουθούμενο από μια άνω και κάτω τελεία. Για παράδειγμα, εάν θέλετε η παράσταση να φέρει την ετικέτα "Τελευταία ενημέρωση", θα πρέπει να ξεκινήσετε την παράσταση με τη φράση Τελευταία ενημέρωση:.

   Σημείωση: Μπορείτε να εκτελέσετε μια μεγάλη ποικιλία ενεργειών χρησιμοποιώντας παραστάσεις. Η λεπτομερής επεξήγηση των παραστάσεων δεν εμπίπτει στους σκοπούς αυτού του άρθρου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία μιας παράστασης, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία παράστασης.

Καθορισμός κριτηρίων για ένα πεδίο εξόδου

1. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Κριτήρια του πεδίου που περιέχει τις τιμές που θέλετε να περιορίσετε, πληκτρολογήστε μια παράσταση που πρέπει να ικανοποιούν οι τιμές πεδίων που θα συμπεριληφθούν στα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να περιορίσετε ένα ερώτημα, ώστε να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές όπου η τιμή από το πεδίο "Πόλη" είναι "Αθήνα", πληκτρολογήστε Αθήνα στη γραμμή Κριτήρια κάτω από αυτό το πεδίο.

   Για πολλά παραδείγματα σχετικά με τη χρήση κριτηρίων για διάφορους τύπους δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

2. Καθορίστε οποιαδήποτε εναλλακτικά κριτήρια στη γραμμή Ή, κάτω από τη γραμμή Κριτήρια.

   Εάν καθορίσετε εναλλακτικά κριτήρια, μια τιμή πεδίου μπορεί να ικανοποιεί οποιοδήποτε από τα κριτήρια που παρατίθενται και θα συμπεριληφθεί στο αποτέλεσμα του ερωτήματος.

Κριτήρια πολλαπλών πεδίων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια με πολλά πεδία. Όταν το κάνετε, όλα τα κριτήρια στη δεδομένη γραμμή Κριτήρια και Ή πρέπει να είναι αληθή για να συμπεριληφθεί η συγκεκριμένη εγγραφή.

Καθορισμός κριτηρίων με τη χρήση ενός πεδίου που δεν θέλετε να συμπεριλαμβάνεται στα αποτελέσματα

Μπορείτε να προσθέσετε ένα πεδίο στη σχεδίαση ερωτήματος και να μην συμπεριλάβετε τα δεδομένα του πεδίου στο αποτέλεσμα του ερωτήματος. Αυτό το κάνετε όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις τιμές του πεδίου για να περιορίσετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, αλλά δεν θέλετε να δείτε τις τιμές του πεδίου.

1. Προσθέστε το πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης.

2. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου στη γραμμή Εμφάνιση για το πεδίο.

3. Καθορίστε τα κριτήρια όπως θα κάνατε για ένα πεδίο εξόδου.