Αποτροπή και διόρθωση προβλημάτων σε αρχεία βάσεων δεδομένων με την εντολή συμπύκνωσης και επιδιόρθωσης

Πριν ξεκινήσετε

Κάντε τις ακόλουθες ενέργειες προτού ξεκινήσετε μια λειτουργία συμπύκνωσης και επιδιόρθωσης:

• Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων    Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επιδιόρθωσης, η Access μπορεί να περικόψει ορισμένα δεδομένα από πίνακες που έχουν υποστεί βλάβη. Μερικές φορές, είναι δυνατή η επαναφορά αυτών των δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας. Εκτός από την τακτική στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας αμέσως πριν χρησιμοποιήσετε την εντολή Συμπύκνωση και επιδιόρθωση βάσης δεδομένων . Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία των δεδομένων σας με διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς.

• Αποκτήστε αποκλειστική πρόσβαση στη βάση δεδομένων     Μια λειτουργία συμπύκνωσης και επιδιόρθωσης απαιτεί αποκλειστική πρόσβαση στο αρχείο βάσης δεδομένων, επειδή η λειτουργία μπορεί να διακόψει άλλους χρήστες. Όταν σχεδιάζετε να εκτελέσετε μια λειτουργία συμπύκνωσης και επιδιόρθωσης, θα πρέπει να ειδοποιήσετε τους άλλους χρήστες ώστε να αποφύγουν τη χρήση της βάσης δεδομένων αυτό το χρονικό διάστημα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Άνοιγμα υπάρχουσας βάσης δεδομένων της Access.

  Ενημερώστε τους χρήστες για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο πρέπει να αποφύγουν τη χρήση της βάσης δεδομένων. Εάν εκτελείτε λειτουργίες συμπύκνωσης και επιδιόρθωσης σε τακτική βάση, σημειώστε το χρόνο διάρκειας αυτής της διαδικασίας. Τότε θα μπορείτε να κάνετε πιο ακριβείς εκτιμήσεις, οι οποίες δίνουν στους άλλους χρήστες οδηγίες σχετικά με το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα πρέπει να αποφύγουν τη χρήση της βάσης δεδομένων.

• Λήψη επαρκούς δικαιώματος αρχείου για τη βάση δεδομένων    Εάν δεν έχετε επαρκή δικαιώματα και πρέπει να συμπυκνώσετε και να επιδιορθώσετε μια βάση δεδομένων, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματός σας για βοήθεια. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγές στην κοινή χρήση αρχείων μέσω δικτύου στα Windows.

Αρχή της σελίδας

Αυτόματη συμπύκνωση και επιδιόρθωση μιας βάσης δεδομένων κατά το κλείσιμο

Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή βάσης δεδομένων Συμπύκνωση κατά το κλείσιμο, εάν θέλετε μια βάση δεδομένων να συμπυκνώνεται και να επιδιορθώνεται αυτόματα κατά το κλείσιμό της. Ο ορισμός αυτής της επιλογής επηρεάζει μόνο τη βάση δεδομένων που είναι ανοιχτή τη συγκεκριμένη στιγμή. Ορίστε αυτή την επιλογή ξεχωριστά για κάθε βάση δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώνει και να επιδιορθώνει αυτόματα. Σε βάσεις δεδομένων πολλών χρηστών, ίσως δεν θέλετε να ορίσετε αυτήν την επιλογή, καθώς μπορεί να διακόψει στιγμιαία τη διαθεσιμότητα της βάσης δεδομένων.

1. Επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access , επιλέξτε Τρέχουσα βάση δεδομένων.

3. Στην περιοχή Επιλογές εφαρμογής, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπύκνωση κατά το κλείσιμο.

4. Επιλέξτε OK.

5. Κλείστε και ανοίξτε ξανά τη βάση δεδομένων για να τεθεί σε ισχύ η επιλογή.

Αρχή της σελίδας

Συμπύκνωση και επιδιόρθωση μιας ανοιχτής βάσης δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο

• Επιλέξτε Πληροφορίες > αρχείου>Συμπύκνωση βάσης δεδομένων επιδιόρθωσης &.

  Η Access δημιουργεί ένα αντίγραφο της συμπυκνωμένης και επιδιορθωμένης βάσης δεδομένων στην ίδια θέση.

Αρχή της σελίδας

Συμπύκνωση και επιδιόρθωση με μη αυτόματο τρόπο μιας βάσης δεδομένων που δεν είναι ανοιχτή

Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία όταν δεν μπορείτε να ανοίξετε απευθείας μια βάση δεδομένων της Access.

1. Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιούν άλλοι χρήστες τη συγκεκριμένη στιγμή το αρχείο βάσης δεδομένων.

2. Ξεκινήστε την Access.

3. Στη σελίδα προτύπων, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

4. Επιλέξτε Αρχείο > Κλείσιμο.

5. Επιλέξτε Εργαλεία βάσης δεδομένων > Συμπύκνωση και επιδιόρθωση βάσης δεδομένων.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Βάση δεδομένων από την οποία θα γίνει συμπύκνωση, μεταβείτε και κάντε διπλό κλικ στη βάση δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και να επιδιορθώσετε.

Η Access δημιουργεί ένα αντίγραφο της συμπυκνωμένης και επιδιορθωμένης βάσης δεδομένων στην ίδια θέση.

Αρχή της σελίδας

Συμπύκνωση και επιδιόρθωση κατεστραμμένης βάσης δεδομένων όταν σας ζητηθεί από την Access

Όταν προσπαθείτε να ανοίξετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων που είναι κατεστραμμένο, εάν σας ζητηθεί από την Access να συμπυκνώσετε και να επιδιορθώσετε τη βάση δεδομένων, επιλέξτε Ναι. Δύο πράγματα μπορούν να συμβούν:

• Εάν η Access επιδιορθώσει πλήρως ένα κατεστραμμένο αρχείο, εμφανίζει ένα μήνυμα που δηλώνει ότι η επιδιόρθωση ολοκληρώθηκε με επιτυχία και ότι θα πρέπει να ελέγξετε τα περιεχόμενα της βάσης δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα στοιχεία είναι εκεί που πρέπει να είναι.

• Εάν η Access είναι μόνο μερικώς επιτυχής, παρακολουθεί τα αντικείμενα βάσης δεδομένων που δεν μπόρεσε να επιδιορθώσει σε έναν πίνακα συστήματος με το όνομα MSysCompactErrors. Η Access ανοίγει τον πίνακα MSysCompactErrors σε προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν έχετε ένα προηγούμενο αντίγραφο ασφαλείας πριν από την καταστροφή της βάσης δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα MSysCompactErrors για να αποφασίσετε ποια αντικείμενα θα εισαγάγετε στην επιδιορθωμένη βάση δεδομένων σας. Για να εμφανίσετε πίνακες συστήματος, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή τίτλου περιήγησης και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιήγησης , επιλέξτε Εμφάνιση αντικειμένων συστήματος.

Αρχή της σελίδας

Τα αρχεία βάσης δεδομένων μεγαλώνουν με τη χρήση

Καθώς προσθέτετε και ενημερώνετε τα δεδομένα και αλλάζετε τη σχεδίασή του, το αρχείο βάσης δεδομένων γίνεται μεγαλύτερο. Ένα μέρος αυτής της μεγέθυνσης προκαλείται από νέα δεδομένα, ενώ κάποιο άλλο μέρος προέρχεται από άλλες προελεύσεις:

• Η Access δημιουργεί προσωρινά, κρυφά αντικείμενα για να εκτελέσει διάφορες εργασίες. Ορισμένες φορές, αυτά τα προσωρινά αντικείμενα παραμένουν στη βάση δεδομένων όταν η Access δεν τα χρειάζεται πλέον.

• Όταν διαγράφετε ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων, ο χώρος στο δίσκο που καταλαμβάνει το αντικείμενο δεν ανακτάται αυτόματα—το αρχείο βάσης δεδομένων εξακολουθεί να χρησιμοποιεί αυτόν το χώρο στο δίσκο, παρόλο που το αντικείμενο έχει διαγραφεί.

Καθώς το αρχείο βάσης δεδομένων γεμίζει με υπολείμματα προσωρινών και διαγραμμένων αντικειμένων, οι επιδόσεις του μπορεί να μειωθούν. Τα αντικείμενα μπορεί να ανοίγουν πιο αργά, τα ερωτήματα μπορεί να χρειάζονται περισσότερο χρόνο από το φυσιολογικό για να εκτελεστούν και οι τυπικές λειτουργίες γενικά φαίνεται να διαρκούν περισσότερο.

Αρχή της σελίδας

Τα αρχεία βάσης δεδομένων μπορεί να καταστραφούν

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα αρχείο βάσης δεδομένων μπορεί να καταστραφεί. Εάν ένα αρχείο βάσης δεδομένων έχει τεθεί σε κοινή χρήση μέσω δικτύου και πολλοί χρήστες εργάζονται απευθείας με το αρχείο ταυτόχρονα, το αρχείο αυτό υπάρχει μικρή πιθανότητα να καταστραφεί. Ο κίνδυνος καταστροφής είναι κάπως μεγαλύτερος εάν οι χρήστες επεξεργάζονται συχνά δεδομένα σε πεδία μεγάλου κειμένου και ο κίνδυνος αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου. Μπορείτε να μετριάσετε αυτόν τον κίνδυνο, χρησιμοποιώντας την εντολή Συμπύκνωση και επιδιόρθωση βάσης δεδομένων.

Συχνά, αυτός ο τύπος καταστροφής οφείλεται σε ένα πρόβλημα με μια λειτουργική μονάδα VBA (Visual Basic for Applications) και δεν συνιστά κίνδυνο απώλειας δεδομένων. Ωστόσο, αυτός ο τύπος καταστροφής συνιστά κίνδυνο καταστροφής της σχεδίασης της βάσης δεδομένων, όπως η απώλεια κώδικα VBA ή φόρμες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν.

Σε σπάνιες περιπτώσεις, η καταστροφής αρχείων βάσης δεδομένων έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια δεδομένων. Συνήθως, αυτή η απώλεια περιορίζεται στην τελευταία ενέργεια ενός χρήστη, δηλαδή, σε μία αλλαγή στα δεδομένα. Όταν ένας χρήστης ξεκινήσει να αλλάζει τα δεδομένα και η αλλαγή διακοπεί—για παράδειγμα, λόγω απώλειας της υπηρεσίας δικτύου—η Access επισημαίνει το αρχείο βάσης δεδομένων ως κατεστραμμένο. Το αρχείο μπορεί να επιδιορθωθεί, αλλά ορισμένα δεδομένα μπορεί να έχουν χαθεί μετά την ολοκλήρωση της επιδιόρθωσης.