Microsoft Teams και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, σε αρμονία
Ένας οδηγός παραγωγικότητας γεμάτος συμβουλές και κόλπα για τη χρήση του Microsoft Teams, από τους ανθρώπους που δημιουργούν και χρησιμοποιούν το Teams στην εργασία τους, καθημερινά.
Το Teams αλλάζει τη σχέση σας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Όταν ολόκληρη η ομάδα σας εργάζεται στο Teams, αυτό σημαίνει ότι όλοι θα λαμβάνετε λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συνεπώς, θα ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στα Εισερχόμενά σας, καθώς θα χρησιμοποιείτε το Teams για τις περισσότερες από τις συνομιλίες σας.
Ωστόσο, θα εξακολουθείτε να λαμβάνετε (αλλά και θα χρειάζεστε) μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ορισμένα πράγματα. Σε τι βαθμό θα συμβαίνει αυτό, θα εξαρτηθεί από το πόσο συχνά αλληλεπιδράτε με άτομα που δεν χρησιμοποιούν το Teams καθώς επίσης και από τις προτιμήσεις σας. (Υπάρχουν χρήστες που ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους μία φορά την ημέρα, και άλλοι που το έχουν ανοιχτό μαζί με το Teams όλη την ημέρα.) Οι περισσότεροι χρειάζονται το Teams και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να κάνουν τις δουλειές τους.
Εδώ θα βρείτε κάποιες πρακτικές που ακολουθούμε:
1. Χρησιμοποιήστε τις συνομιλίες και τα κανάλια στο Teams για την καθημερινή εργασία με τους συναδέλφους με τους οποίους εργάζεστε πιο στενά.
Η καθημερινή ροή επικοινωνίας κυλά με τον καλύτερο τρόπο στο Teams. Οι συνομιλίες και τα κανάλια προορίζονται για συζητήσεις σχετικά με τον εφοδιασμό εκδηλώσεων, για τη σύγκριση των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων των νέων δυνατοτήτων και για την αποστολή ενημερώσεων σχετικά με την πρόοδό μας.
Με αυτά τα είδη μηνυμάτων να βρίσκονται εκτός των εισερχομένων, έχουμε αλλάξει τον όγκο και τους τύπους της δραστηριότητας που διεξάγεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (δείτε τις επόμενες ενότητες για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό).
Για να παρακολουθείτε τις συνομιλίες που βρίσκονται σε εξέλιξη, ονομάστε και καρφιτσώστε τις συνομιλίες της ομάδας σας.
2. Αποφασίστε από πού προτιμάτε να απαντάτε σε προσκλήσεις σε σύσκεψη.
Ορισμένοι θέλουμε να βλέπουμε τις προσκλήσεις σε σύσκεψη σε στυλ ουράς στο Outlook. Άλλοι θέλουν να το κάνουν αυτό από την περιοχή Ημερολόγιο στο Teams. Και τα δύο είναι ιδανικά, συνεπώς κάντε αυτό που σας εξυπηρετεί περισσότερο.
Θα εξακολουθείτε να λαμβάνετε (αλλά και θα χρειάζεστε) μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ορισμένα πράγματα. Σε τι βαθμό θα συμβαίνει αυτό, θα εξαρτηθεί από το πόσο συχνά αλληλεπιδράτε με άτομα που δεν χρησιμοποιούν το Teams καθώς επίσης και από τις προτιμήσεις σας.
3. Παρακολουθήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για γενικές ανακοινώσεις και ενημερωτικά δελτία.
Σε γενικές γραμμές, παρακολουθείτε επίσημες ανακοινώσεις για ολόκληρη την εταιρεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως μια μεταβολή για ένα τμήμα, το ξεκίνημα για την ετήσια φιλανθρωπική εκστρατεία, ένα μήνυμα από τη Ράνια, ένα ενημερωτικό δελτίο από την υποστήριξη πελατών και άλλα παρόμοια. Τέτοιες ανακοινώσεις συνήθως είναι προσεκτικά μορφοποιημένες και προορίζονται για να αποσταλούν σε πάρα πολλά άτομα. Παρακολουθούμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τέτοια πράγματα. Μερικές φορές, αυτά τα είδη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα διαβιβαστούν σε ένα από τα κανάλια μας για να διασφαλιστεί ότι θα τα δουν ακόμη και όσοι μετά βίας βλέπουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο για να μάθετε με ποιον τρόπο να προωθείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα κανάλια.
4. Επιλέξτε άτομα εκτός ομάδας για να τα προσθέσετε ως επισκέπτες στο Teams.
Εάν πρόκειται να εργαστούμε σε κάποιο έργο με άτομα εκτός Microsoft, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια συγκεκριμένη ομάδα στο Teams για το έργο και, στη συνέχεια, να τους προσκαλέσουμε ως επισκέπτες. Με αυτόν τον τρόπο, η επικοινωνία για το έργο γίνεται με τον τρόπο που προτιμάμε στο Teams και οι ειδοποιήσεις σχετικά με το έργο βρίσκονται στο Teams. Εφόσον στο Teams παρακολουθούμε και όλα τα άλλα έργα, είναι πιο πιθανό να δούμε έγκαιρα σημαντικές συνομιλίες και αρχεία.
Για άτομα εκτός Microsoft με τα οποία συνεργαζόμαστε μόνο περιστασιακά, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια χαρά.
Έχετε περιέργεια να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε έναν επισκέπτη; Δείτε την επιλογή Προσθήκη επισκεπτών σε μια ομάδα.
Επόμενο: Επιμεληθείτε τις ειδοποιήσεις σας
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
