Χρήση Access ή Excel για τη διαχείριση των δεδομένων σας

Επίπεδα και σχεσιακά δεδομένα    Για να αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα είναι το καλύτερο για την αποθήκευση των δεδομένων σας, θέστε στον εαυτό σας την ακόλουθη ερώτηση: είναι σχεσιακά τα δεδομένα ή όχι; Τα δεδομένα που μπορούν να περιέχονται αποτελεσματικά σε έναν μόνο πίνακα ή φύλλο εργασίας ονομάζονται επίπεδα ή μη εταιρικά δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια απλή λίστα πελατών, με μία μόνο διεύθυνση και ένα άτομο επικοινωνίας για κάθε πελάτη, το Excel μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή. Ωστόσο, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μια πιο σύνθετη λίστα πελατών που περιέχει διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής για κάθε πελάτη ή πολλά άτομα επικοινωνίας για κάθε πελάτη, η Access είναι η καλύτερη λύση.

Σε ένα σχεσιακή βάση δεδομένων, οργανώνετε τις πληροφορίες σας σε πολλούς πίνακες. Σε μια καλοσχεδιασμένη σχεσιακή βάση δεδομένων, κάθε πίνακας είναι επίπεδος και περιέχει πληροφορίες σχετικά με μόνο έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων πελατών, τα ονόματα των πελατών θα πρέπει να αποθηκεύονται σε έναν πίνακα, ενώ οι διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής αυτών των πελατών θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ξεχωριστό πίνακα. Η αποθήκευση διευθύνσεων ξεχωριστά από τα ονόματα είναι μια καλή ιδέα, επειδή κάθε πελάτης μπορεί να έχει περισσότερες από μία διευθύνσεις και θέλετε να μπορείτε να εισαγάγετε πολλές διευθύνσεις για κάθε πελάτη, χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά το όνομα πελάτη για κάθε διεύθυνση.

Τοπικά ή εξωτερικά δεδομένα    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να συνδεθείτε με δεδομένα από διάφορες εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, ώστε να μπορείτε να προβάλετε, να υποβάλετε ερωτήματα και να επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να τα εισαγάγετε. Για παράδειγμα, η Access παρέχει εντολές για σύνδεση με υπάρχοντα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server, σε ένα αρχείο dBASE ή σε ένα φάκελο του Outlook, μαζί με πολλές άλλες προελεύσεις δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να συνδεθείτε με μια μεγάλη ποικιλία προελεύσεων δεδομένων, όπως η Access, ο SQL Server και οι υπηρεσίες ανάλυσης, αρχεία κειμένου και XML, καθώς και προελεύσεις δεδομένων ODBC και OLE DB. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα για να αλλάξετε τα δεδομένα προέλευσης μέσω του περιβάλλοντος εργασίας χρήστη του Excel.

Τόσο η Access όσο και το Excel παρέχουν εντολές για σύνδεση με δεδομένα σε λίστες Windows SharePoint Services. Ωστόσο, το Excel παρέχει μόνο μια σύνδεση μόνο για ανάγνωση σε λίστες του SharePoint. ενώ η Access σάς επιτρέπει να διαβάζετε και να γράφετε δεδομένα σε λίστες του SharePoint.

Ακεραιότητα δεδομένων έναντι ευελιξίας    Τα μοναδικά αναγνωριστικά συμβάλλουν στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων σας και εξασφαλίζουν ότι δεν υπάρχουν δύο γραμμές (ή εγγραφές) που να περιέχουν ακριβώς τα ίδια δεδομένα. Τα μοναδικά αναγνωριστικά παρέχουν επίσης τον γρηγορότερο τρόπο ανάκτησης δεδομένων κατά την αναζήτηση ή την ταξινόμηση των δεδομένων σας. Στην Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση" για να δημιουργήσετε αυτόματα ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε εγγραφή. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα αναγνωριστικά για να συσχετίσετε εγγραφές ενός πίνακα με μία ή περισσότερες εγγραφές σε έναν άλλο πίνακα.

Η δομή που εφαρμόζει η Access στα δεδομένα σας βοηθά στη διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων. Η Access μπορεί να απαιτεί οι νέες εγγραφές σε έναν πίνακα να έχουν μια υπάρχουσα αντίστοιχη τιμή σε διαφορετικό πίνακα, έτσι ώστε να μην μπορείτε να δημιουργήσετε "ορφανές" εγγραφές. Για παράδειγμα, δεν θέλετε να έχετε μια παραγγελία που να μην περιλαμβάνει στοιχεία πελατών. Η Access μπορεί να απαιτεί κάθε νέα εγγραφή στον πίνακα "Παραγγελίες" να έχει μια αντίστοιχη τιμή πελάτη στον πίνακα "Πελάτες". Αυτή η απαιτούμενη αντιστοίχιση τιμών ονομάζεται ακεραιότητα αναφορών.

Μπορείτε επίσης να επιβάλετε τους δικούς σας περιορισμούς και κανόνες για να εξασφαλίσετε περαιτέρω ότι τα δεδομένα εισάγονται σωστά. Το Excel σάς επιτρέπει να εισαγάγετε δεδομένα με πιο ελεύθερο τρόπο, αλλά επειδή το Excel δεν υποστηρίζει σχεσιακά δεδομένα, δεν μπορεί να υποστηρίξει ακεραιότητα αναφορών. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Επικύρωση δεδομένων για να ελέγξετε την καταχώρηση δεδομένων στο Excel.

Υποβολή ερωτημάτων    Εάν συχνά πρέπει να προβάλετε τα δεδομένα σας με διάφορους τρόπους, ανάλογα με την αλλαγή συνθηκών ή συμβάντων, η Access ενδέχεται να είναι η καλύτερη επιλογή για την αποθήκευση και την εργασία με τα δεδομένα σας. Η Access σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα Structured Query Language (SQL) για να ανακτήσετε γρήγορα μόνο τις γραμμές και τις στήλες δεδομένων που θέλετε, είτε τα δεδομένα περιέχονται σε έναν πίνακα είτε σε πολλούς πίνακες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις σε ερωτήματα για να δημιουργήσετε πεδία υπολογισμού. Η χρήση μιας παράστασης στην Access είναι παρόμοια με τη διαδικασία χρήσης τύπων στο Excel για τον υπολογισμό τιμών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα της Access για να συνοψίσετε δεδομένα και να παρουσιάσετε συγκεντρωτικές τιμές, όπως αθροίσματα, μέσους όρους και καταμετρήσεις.

Μοντελοποίηση    Στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ανάλυση what-if για να προβλέψετε το αποτέλεσμα ενός μοντέλου φύλλου εργασίας. Η ανάλυση what-if σάς επιτρέπει να εκτελείτε διαφορετικά σενάρια στα δεδομένα σας, όπως σενάρια καλύτερης περίπτωσης και χειρότερης περίπτωσης και να συγκρίνετε τα δεδομένα που προκύπτουν από πολλά σενάρια σε μια αναφορά σύνοψης. Δεν υπάρχει διαθέσιμη παρόμοια δυνατότητα στην Access.

Συγκεντρωτικά γραφήματα και γραφήματα    Και στα δύο προγράμματα, μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και γραφήματα Συγκεντρωτικού Πίνακα. Ωστόσο, το Excel παρέχει πιο σύνθετες δυνατότητες αναφοράς και γραφημάτων Συγκεντρωτικού Πίνακα από ό,τι η Access. Εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε εκτεταμένες αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα ή να παρέχετε γραφήματα επαγγελματικής εμφάνισης τακτικά, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τη δημιουργία αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα ή τη δημιουργία γραφημάτων Συγκεντρωτικού Πίνακα στο Excel αντί για τις ίδιες δυνατότητες στην Access.

Τόσο η Access όσο και το Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περιβάλλοντα συνεργασίας, όπως οι υπηρεσίες Windows SharePoint Services και τα κοινόχρηστα στοιχεία αρχείων δικτύου, αλλά υπάρχουν διαφορές στον τρόπο πρόσβασης στα δεδομένα από πολλούς χρήστες.

Πρόσβαση πολλών χρηστών σε δεδομένα    Υπό κανονική λειτουργία, η Access επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να ανοίγουν ταυτόχρονα μια μεμονωμένη βάση δεδομένων. αυτό έχει καλά αποτελέσματα, επειδή η Access κλειδώνει μόνο τα δεδομένα που επεξεργάζονται. Ως αποτέλεσμα, οι άλλοι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν διαφορετικές εγγραφές χωρίς διενέξεις. Στο Excel, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με άλλους χρήστες, αλλά η συνεργασία πολλών χρηστών λειτουργεί καλύτερα όταν οι χρήστες εργάζονται στα δεδομένα σε αυτό το βιβλίο εργασίας σε διαφορετικές χρονικές στιγμές αντί ταυτόχρονα. Στην πραγματικότητα, οι χρήστες μιας βάσης δεδομένων της Access συνεργάζονται σε ένα σύνολο δεδομένων και οι χρήστες ενός βιβλίου εργασίας του Excel συνεργάζονται σε ένα έγγραφο.

Χρήση των υπηρεσιών Windows SharePoint Services για συνεργασία    Και τα δύο προγράμματα ενοποιούνται με τεχνολογίες Microsoft Windows SharePoint Services, όπως λίστες και βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint.

Η Access παρέχει διάφορους τρόπους συνεργασίας με πολλούς χρήστες σε μια τοποθεσία του SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστείλετε μια πλήρη βάση δεδομένων σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων των υπηρεσιών Windows SharePoint Services, να κάνετε τις φόρμες και τις αναφορές διαθέσιμες ως προβολές των υπηρεσιών Windows SharePoint Services και να συνδέσετε μια βάση δεδομένων με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε λίστες του SharePoint.

Το Excel παρέχει μόνο έναν τρόπο συνεργασίας με πολλούς χρήστες σε μια τοποθεσία των υπηρεσιών SharePoint Services. Μπορείτε να αποστείλετε ένα βιβλίο εργασίας σε βιβλιοθήκες εγγράφων των υπηρεσιών Windows SharePoint Services, όπου μεμονωμένοι χρήστες μπορούν να κάνουν ανάληψη ελέγχου του βιβλίου εργασίας για να κάνουν αλλαγές, αποτρέποντας την ταυτόχρονη τροποποίηση του βιβλίου εργασίας από άλλους χρήστες. Οι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν ένα βιβλίο εργασίας χωρίς να κάνουν ανάληψη ελέγχου από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, οπότε πρέπει να συντονίζονται με άλλους χρήστες για να αποφύγουν διενέξεις δεδομένων.

Χρήση φακέλων δικτύου για συνεργασία    Εάν αποθηκεύσετε μια βάση δεδομένων της Access σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, πολλοί χρήστες μπορούν να ανοίξουν τη βάση δεδομένων και να εργαστούν ταυτόχρονα με τα δεδομένα της. Οι μεμονωμένες εγγραφές κλειδώνονται όταν ένας χρήστης τις επεξεργάζεται. Εάν αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, μόνο ένας χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το βιβλίο εργασίας κάθε φορά. Για σκοπούς προβολής, πολλοί χρήστες μπορούν να ανοίξουν το βιβλίο εργασίας ενώ κάποιος άλλος χρήστης το επεξεργάζεται, αλλά αυτοί οι χρήστες δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στα δεδομένα μέχρι να το κλείσει ο χρήστης που επεξεργάζεται το βιβλίο εργασίας.

Και τα δύο προγράμματα παρέχουν παρόμοιες δυνατότητες — κωδικούς πρόσβασης και κρυπτογράφηση — που μπορούν να σας βοηθήσουν να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων και να προστατεύσετε τα δεδομένα σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες διαφορές μεταξύ της Access και του Excel στον τρόπο λειτουργίας της προστασίας δεδομένων σε επίπεδο χρήστη.

Αποτροπή απώλειας δεδομένων    Στην Access, η εργασία σας αποθηκεύεται συνεχώς, έτσι ώστε, σε περίπτωση μη αναμενόμενης αποτυχίας, είναι απίθανο να χάσετε πολλή εργασία (εάν υπάρχει). Ωστόσο, επειδή η Access αποθηκεύει συνεχώς την εργασία σας, μπορείτε επίσης να κάνετε αλλαγές που αργότερα αποφασίζετε ότι δεν θέλετε να πραγματοποιήσετε. Για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να επαναφέρετε τη βάση δεδομένων με τον τρόπο που θέλετε, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου βάσης δεδομένων με βάση ένα χρονοδιάγραμμα που να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Μπορείτε να ανακτήσετε μια ολόκληρη βάση δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας ή μπορείτε να επαναφέρετε μόνο τον πίνακα ή άλλο αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρειάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα βοηθητικό πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας συστήματος αρχείων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα αντίγραφο της βάσης δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας συστήματος αρχείων για να επαναφέρετε τα δεδομένα σας. Στο Excel, μπορείτε να αποθηκεύετε πληροφορίες Αυτόματης Ανάκτησης σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα κατά την ενημέρωση των δεδομένων σας.

Προστασία δεδομένων σε επίπεδο χρήστη    Στο Excel, μπορείτε να καταργήσετε κρίσιμα ή ιδιωτικά δεδομένα από την προβολή, αποκρύπτοντας στήλες και γραμμές δεδομένων και, στη συνέχεια, προστατεύοντας ολόκληρο το φύλλο εργασίας για τον έλεγχο της πρόσβασης των χρηστών στα κρυφά δεδομένα. Εκτός από την προστασία ενός φύλλου εργασίας και των στοιχείων του, μπορείτε επίσης να κλειδώσετε και να ξεκλειδώσετε κελιά σε ένα φύλλο εργασίας για να αποτρέψετε την ακούσια τροποποίηση σημαντικών δεδομένων από άλλους χρήστες.

Ασφάλεια σε επίπεδο αρχείου    Σε επίπεδο αρχείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κρυπτογράφηση και στα δύο προγράμματα για να αποτρέψετε την προβολή των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Μπορείτε επίσης να απαιτήσετε την εισαγωγή ενός κωδικός πρόσβασης για το άνοιγμα ενός αρχείου βάσης δεδομένων ή ενός βιβλίου εργασίας. Επιπλέον, μπορείτε να συμβάλετε στην ασφάλεια ενός αρχείου ή βιβλίου εργασίας βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα ψηφιακή υπογραφή.

Περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα    Στο Excel, μπορείτε να καθορίσετε δικαιώματα βάσει χρήστη για πρόσβαση στα δεδομένα ή να ορίσετε δικαιώματα μόνο για ανάγνωση που εμποδίζουν άλλους χρήστες να κάνουν αλλαγές στα δεδομένα στα οποία έχουν πρόσβαση. Η Access δεν παρέχει δυνατότητες ασφαλείας σε επίπεδο χρήστη, αλλά η Access υποστηρίζει το μοντέλο ασφαλείας χρήστη οποιουδήποτε διακομιστή βάσης δεδομένων στον οποίο συνδέεται. Για παράδειγμα, εάν συνδεθείτε σε μια λίστα του SharePoint, η Access εντοπίζει τα δικαιώματα χρήστη για τη λίστα του SharePoint. Εάν θέλετε να κρατήσετε τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες μακριά από τα δεδομένα της Access, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε τη βάση δεδομένων σας ορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης. Οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν τον κωδικό πρόσβασης για την ανάγνωση δεδομένων από τη βάση δεδομένων, ακόμα και αν έχουν πρόσβαση σε αυτά χρησιμοποιώντας ένα άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προστασίας των δεδομένων σας, ανατρέξτε στα θέματα Ορισμός ή αλλαγή της ασφάλειας σε επίπεδο χρήστη της Access 2003 στην Access 2007 ή νεότερη έκδοση και Προστασία και ασφάλεια στο Excel.

• Διαχείριση επαφών    Μπορείτε να διαχειριστείτε τις επαφές και τις διευθύνσεις αλληλογραφίας σας και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε αναφορές στην Access ή να συγχωνεύσετε τα δεδομένα με το Microsoft Office Word για να εκτυπώσετε επιστολές, φακέλους ή ετικέτες αλληλογραφίας.

• Παρακολούθηση αποθέματος και περιουσιακών στοιχείων    Μπορείτε να δημιουργήσετε μια απογραφή των στοιχείων του σπιτιού ή της επιχείρησής σας και να αποθηκεύσετε φωτογραφίες ή άλλα σχετικά έγγραφα μαζί με τα δεδομένα.

• Παρακολούθηση παραγγελιών    Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε αναφορές που εμφανίζουν πωλήσεις ανά εργαζόμενο, περιοχή, χρονική περίοδο ή κάποια άλλη τιμή.

• Παρακολούθηση εργασιών    Μπορείτε να παρακολουθείτε τις εργασίες για μια ομάδα ατόμων και να εισαγάγετε νέες εργασίες την ίδια στιγμή που άλλοι χρήστες ενημερώνουν τις υπάρχουσες εργασίες τους στην ίδια βάση δεδομένων.

• Οργάνωση βιβλιοθηκών δανεισμού    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να αποθηκεύετε δεδομένα σχετικά με τα βιβλία και τα CD σας και να παρακολουθείτε σε ποιον τα έχετε δανείσει.

• Σχεδιασμός εκδηλώσεων    Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με ημερομηνίες, θέσεις και συμμετέχοντες σε συμβάντα και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε χρονοδιαγράμματα ή συνόψεις σχετικά με τα συμβάντα.

• Παρακολούθηση διατροφής    Παρακολουθώ συνταγών και καταγραφή δραστηριοτήτων διατροφής και άσκησης.

• Λογιστική    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ισχυρές δυνατότητες υπολογισμού του Excel σε πολλές οικονομικές καταστάσεις λογιστικής — για παράδειγμα, μια κατάσταση ταμειακών ροών, μια κατάσταση εισοδήματος ή μια κατάσταση κέρδους και ζημίας.

• Χρηματοδότηση    Εάν οι ανάγκες σας είναι προσωπικές ή επαγγελματικές, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιονδήποτε τύπο προϋπολογισμού στο Excel — για παράδειγμα, ένα σχέδιο προϋπολογισμού μάρκετινγκ, έναν προϋπολογισμό εκδήλωσης ή έναν προϋπολογισμό συνταξιοδότησης.

• Χρέωση και πωλήσεις    Το Excel είναι επίσης χρήσιμο για τη διαχείριση δεδομένων χρεώσεων και πωλήσεων και μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε τις φόρμες που χρειάζεστε , για παράδειγμα, τιμολόγια πωλήσεων, δελτία συσκευασίας ή παραγγελίες αγοράς.

• Δημιουργία αναφορών    Μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους αναφορών στο Excel που αντανακλούν την ανάλυση των δεδομένων σας ή συνοψίζουν τα δεδομένα σας — για παράδειγμα, αναφορές που μετρούν τις επιδόσεις του έργου, δεδομένα πρόβλεψης, συνοψίζουν δεδομένα ή παρουσιάζουν δεδομένα διακύμανσης.

• Σχεδιασμός    Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία επαγγελματικών σχεδίων ή χρήσιμων προγραμμάτων— για παράδειγμα, ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα μαθημάτων, ένα σχέδιο έρευνας μάρκετινγκ, ένα σχέδιο φορολόγησης στο τέλος του έτους ή σχεδιαστές που σας βοηθούν να προγραμματίζετε εβδομαδιαία γεύματα, πάρτι ή διακοπές.

• Παρακολούθηση    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να παρακολουθείτε τα δεδομένα σε ένα φύλλο κατανομής χρόνου ή σε μια λίστα — για παράδειγμα, ένα φύλλο χρόνου για την παρακολούθηση εργασιών ή μια λίστα απογραφής που παρακολουθεί τον εξοπλισμό.

• Χρήση ημερολογίων    Λόγω της φύσης του που μοιάζει με το πλέγμα, το Excel προσφέρεται καλά για τη δημιουργία οποιουδήποτε τύπου ημερολογίου — για παράδειγμα, ένα ακαδημαϊκό ημερολόγιο για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων κατά τη διάρκεια του σχολικού έτους ή ένα ημερολόγιο οικονομικού έτους για την παρακολούθηση επιχειρηματικών εκδηλώσεων και ορόσημων.

Για χρήσιμα πρότυπα του Excel σε οποιαδήποτε από αυτές τις κατηγορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πρότυπα για το Excel στο Microsoft Office Online.