Το Excel σάς παρέχει τη δυνατότητα να προστατεύσετε την εργασία σας, είτε για να εμποδίσετε κάποιον να ανοίξει ένα βιβλίο εργασίας χωρίς κωδικό πρόσβασης εκχωρώντας πρόσβαση σε ένα βιβλίο εργασίας μόνο για ανάγνωση, είτε απλώς προστατεύοντας ένα φύλλο εργασίας, για να μην μπορείτε να διαγράψετε κατά λάθος τους τύπους. Σε αυτό το θέμα θα ασχοληθούμε με τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις κύριες επιλογές για να προστατεύσετε και να διανείμετε αρχεία του Excel.
Προειδοποίηση:
-
Εάν ξεχάσετε ή χάσετε τον κωδικό πρόσβασης, η Microsoft δεν θα μπορεί να τον ανακτήσει.
-
Δεν πρέπει να υποθέτετε ότι μόνο και μόνο επειδή προστατεύετε ένα βιβλίο ή φύλλο εργασίας με κωδικό πρόσβασης, το οποίο είναι ασφαλές, θα πρέπει πάντα να το σκεφτείτε δύο φορές πριν από τη διανομή βιβλίων εργασίας του Excel που θα μπορούσαν να περιέχουν ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες, όπως αριθμούς πιστωτικών καρτών, αριθμό μητρώου κοινωνικής ασφάλισης και ταυτότητα υπαλλήλου, μεταξύ άλλων.
-
Η προστασία σε επίπεδο φύλλου εργασίας δεν προορίζεται για χρήση ως δυνατότητα ασφαλείας. Απλά εμποδίζει τους χρήστες να τροποποιήσουν κλειδωμένα κελιά μέσα στο φύλλο εργασίας.
Παρακάτω θα βρείτε τις διάφορες επιλογές που είναι διαθέσιμες για την προστασία των δεδομένων του Excel σας:
-
Επίπεδο αρχείου: Αναφέρεται στη δυνατότητα κλειδώματος ενός αρχείου Excel, καθορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης, έτσι ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να το ανοίξουν ή να το τροποποιήσουν. Έχετε πέντε επιλογές εδώ:
-
Κρυπτογράφηση αρχείων: Όταν ορίζετε αυτή την επιλογή, μπορείτε να καθορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης και να κλειδώσετε το αρχείο του Excel. Αυτό εμποδίζει το άνοιγμα του αρχείου από άλλους χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία αρχείου Excel.
-
Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης για το άνοιγμα ή την τροποποίηση ενός αρχείου: Επιλέγετε έναν κωδικό πρόσβασης για το άνοιγμα ή την τροποποίηση ενός αρχείου. Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή όταν χρειάζεται να παραχωρήσετε πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ή επεξεργασία σε διαφορετικούς χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία αρχείου Excel.
-
Σήμανση ως ολοκληρωμένου: Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να επισημάνετε το αρχείο του Excel ως την ολοκληρωμένη έκδοση, και θέλετε να εμποδίσετε τις περαιτέρω αλλαγές από άλλους χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία εγγράφου με κωδικό πρόσβασης.
-
Περιορισμός πρόσβασης: Εάν ο οργανισμός σας έχει ρυθμίσει τα δικαιώματα χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM), μπορείτε να εφαρμόσετε οποιοδήποτε από τα διαθέσιμα δικαιώματα της υπηρεσίας IRM στο έγγραφό σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία εγγράφου με κωδικό πρόσβασης.
-
Ψηφιακή υπογραφή: Μπορείτε να προσθέσετε ψηφιακές υπογραφές στο αρχείο του Excel. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ή κατάργηση ψηφιακής υπογραφής για αρχεία του Microsoft 365.
Σημείωση: Για να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή, χρειάζεστε ένα έγκυρο πιστοποιητικό από μια αρχή έκδοσης πιστοποιητικών (CA).
-
-
Επίπεδο βιβλίου εργασίας: Μπορείτε να κλειδώσετε τη δομή του βιβλίου εργασίας σας, καθορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης. Το κλείδωμα της δομής του βιβλίου εργασίας δεν επιτρέπει σε άλλους χρήστες να προσθέτουν, να μετακινούν, να διαγράφουν, να αποκρύπτουν και να μετονομάζουν φύλλα εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προστασία βιβλίων εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία βιβλίου εργασίας.
-
Επίπεδο φύλλου εργασίας: Με την προστασία του φύλλου, μπορείτε να ελέγξετε πώς ένας χρήστης μπορεί να λειτουργήσει μέσα στα φύλλα εργασίας. Μπορείτε να καθορίσετε τι ακριβώς μπορεί να κάνει ένας χρήστης μέσα σε ένα φύλλο, ώστε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα επηρεαστεί κανένα από τα σημαντικά δεδομένα στο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε ένας χρήστης μόνο να προσθέτει γραμμές και στήλες ή μόνο να κάνει ταξινόμηση και να χρησιμοποιεί το Αυτόματο Φίλτρο. Μόλις ενεργοποιηθεί η προστασία του φύλλου, μπορείτε να προστατεύσετε άλλα στοιχεία όπως κελιά, περιοχές, τύπους και στοιχεία ελέγχου ActiveX ή φόρμας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προστασία φύλλων εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία φύλλου εργασίας.
Ποιο επίπεδο προστασίας πρέπει να χρησιμοποιήσω;
-
Για να ελέγξετε το επίπεδο πρόσβασης που θα πρέπει να έχουν οι χρήστες σε ένα αρχείο του Excel, χρησιμοποιήστε την προστασία σε επίπεδο αρχείων. Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια εβδομαδιαία αναφορά κατάστασης για τα μέλη της ομάδας σας σε ένα αρχείο του Excel. Δεν θέλετε κάποιος που δεν ανήκει στην ομάδα σας να μπορεί να ανοίξει το αρχείο. Υπάρχουν δύο διαθέσιμες επιλογές:
-
Εάν δεν θέλετε άλλα άτομα να ανοίξουν το αρχείο: Μπορείτε να κρυπτογραφήσετε το αρχείο Excel, το οποίο είναι η πιο συνηθισμένη τεχνική που χρησιμοποιείται. Αυτό στην ουσία σημαίνει ότι μπορείτε να το κλειδώσετε με κωδικό πρόσβασης και κανένας εκτός από εσάς δεν θα μπορεί να το ανοίξει.
-
Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ή για επεξεργασία από διαφορετικούς χρήστες: Ίσως να θέλετε οι διαχειριστές της ομάδας σας να μπορούν να επεξεργαστούν την εβδομαδιαία αναφορά κατάστασης, αλλά τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Μπορείτε να προστατεύσετε το αρχείο του Excel καθορίζοντας δύο κωδικούς πρόσβασης: έναν για άνοιγμα και έναν άλλο για τροποποίηση. Στη συνέχεια, μπορείτε να δώσετε τους κατάλληλους κωδικούς πρόσβασης στην ομάδα, ανάλογα με το επίπεδο πρόσβασης που πρέπει να έχει ο καθένας.
-
-
Για να ελέγξετε πώς οι χρήστες θα πρέπει να εργάζονται με τα φύλλα εργασίας μέσα σε μια δομή βιβλίου εργασίας, χρησιμοποιήστε την προστασία σε επίπεδο βιβλίου εργασίας. Ας υποθέσουμε ότι το βιβλίο εργασίας με την αναφορά κατάστασης έχει πολλά φύλλα εργασίας και κάθε φύλλο εργασίας έχει το όνομα ενός μέλους της ομάδας. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να προσθέσει δεδομένα στο δικό του φύλλο εργασίας, αλλά ότι δεν μπορεί να τροποποιήσει κανένα φύλλο εργασίας του βιβλίου εργασίας, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για προσθήκη ενός νέου φύλλου εργασίας ή μετακίνηση ενός φύλλου εργασίας εντός του βιβλίου εργασίας.
-
Για να ελέγξετε τον τρόπο εργασίας των χρηστών σε ένα μεμονωμένο φύλλο εργασίας, χρησιμοποιήστε την προστασία σε επίπεδο φύλλου εργασίας. Ας υποθέσουμε ότι κάθε φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας αναφοράς κατάστασης περιέχει δεδομένα που είναι κοινά σε όλα τα φύλλα εργασίας, όπως γραμμές κεφαλίδων ή μια συγκεκριμένη διάταξη εκτύπωσης, και δεν θέλετε σε καμία περίπτωση να τα αλλάξει κάποιος. Με την προστασία του φύλλου εργασίας, μπορείτε να καθορίσετε ότι οι χρήστες μπορούν να εκτελούν μόνο συγκεκριμένες λειτουργίες σε ένα φύλλο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δώσετε στους χρήστες τη δυνατότητα να εισαγάγουν δεδομένα, αλλά να τους εμποδίσετε να διαγράψουν γραμμές ή στήλες, ή να μπορούν μόνο να εισάγουν υπερ-συνδέσεις ή να ταξινομούν τα δεδομένα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ή περισσότερα επίπεδα προστασίας για τα δεδομένα του Excel, ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού σας. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε όλες τις διαθέσιμες επιλογές ή ένα συνδυασμό επιλογών — είναι πλήρως μέχρι το επίπεδο ασφάλειας που θέλετε για τα δεδομένα του Excel. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να κρυπτογραφήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο του Excel, καθώς και να ενεργοποιήσετε την προστασία βιβλίου εργασίας και φύλλου εργασίας, ενώ χρησιμοποιείτε μόνο την προστασία φύλλου εργασίας σε ένα προσωπικό βιβλίο εργασίας, ώστε να μην διαγράψετε κατά λάθος τύπους.
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ρωτήσετε έναν ειδικό στην Κοινότητα τεχνικής υποστήριξης του Excel ή να λάβετε υποστήριξη στις Κοινότητες.
