Συμπληρωματική έκδοση δήλωσης προστασίας προσωπικών δεδομένων για το Excel

Η καρτέλα Δημιουργία (Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία) για να σας παράσχει ενημερωμένη βοήθεια που προέρχεται από Office.com για βιβλία εργασίας που βασίζονται σε πρότυπα. Μπορείτε επίσης να στείλετε σχόλια σχετικά με τα πρότυπα και να παρέχετε αριθμητική αξιολόγηση για κάθε πρότυπο του οποίου κάνετε λήψη.

Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο ή αρχείο που βασίζεται σε ένα πρότυπο, οι επαφές του Excel (ανάλογα με τις ρυθμίσεις της Ηλεκτρονικής Βοήθειας) Office.com. Στέλνει το αναγνωριστικό για αυτό το πρότυπο, το πρόγραμμα και την έκδοση που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, μαζί με τυπικές πληροφορίες υπολογιστή.

Το αναγνωριστικό προτύπου χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του αρχικού προτύπου όπως λαμβάνεται από Office.com ή περιλαμβάνεται στην εγκατάσταση του Excel. Δεν προσδιορίζει μοναδικά το βιβλίο εργασίας σας. Το αναγνωριστικό είναι το ίδιο για όλους τους χρήστες του ίδιου προτύπου.

Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε μια σύνδεση προς μια εικόνα, αρχείο, προέλευση δεδομένων ή άλλο έγγραφο στον σκληρό δίσκο σας ή σε ένα διακομιστή, η διαδρομή προς αυτό το αρχείο αποθηκεύεται στο βιβλίο εργασίας σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύνδεση μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη ή πληροφορίες σχετικά με τους διακομιστές στο δίκτυό σας. Στην περίπτωση σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε ένα όνομα χρήστη ή έναν κωδικό πρόσβασης μέσα στη σύνδεση σύνδεσης δεδομένων.

Επίσης, όταν εφαρμόζετε ένα σχήμα XML σε ένα βιβλίο εργασίας, μια διαδρομή προς το σχήμα XML που έχετε δημιουργήσει αποθηκεύεται στο βιβλίο εργασίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη σας.

Όταν δημιουργείτε μια συνάρτηση δεδομένων φύλλου ή μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, τα δεδομένα που ζητάτε από αυτή την προέλευση αποθηκεύονται ως μέρος του φύλλου εργασίας σας, μαζί με ένα μοναδικό αναγνωριστικό για την προέλευση δεδομένων. Αποθηκεύεται επίσης το όνομα χρήστη του ατόμου που ανανέώθηκε τελευταία φορά στο cache.

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχετε ρυθμίσει το βιβλίο εργασίας ή την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, ενδέχεται να εμφανίζεται μόνο ένα υποσύνολο των αποθηκευμένων δεδομένων. Για να καταργήσετε όλα αυτά τα αποθηκευμένα δεδομένα, καταργήστε τη σύνδεση με την προέλευση δεδομένων από συναρτήσεις δεδομένων φύλλου και καταργήστε όλες τις συγκεντρωτικές αναφορές στα δεδομένα.

Όταν δημιουργείτε ένα γράφημα στο Excel, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα που έχετε επιλέξει για το γράφημα, ώστε να εμφανίζεται μόνο ένα τμήμα των δεδομένων. Ωστόσο, όλα τα επιλεγμένα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί με το γράφημα. Για να εμποδίσετε άλλους χρήστες να τροποποιούν το γράφημά σας ή να προβάλλουν τα δεδομένα του, όταν το αντιγράφετε σε ένα πρόγραμμα της Microsoft, επικολλήστε το γράφημα ως εικόνα bitmap. Εάν τα δεδομένα στο γράφημά σας προέρχονται από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, μπορείτε να προστατεύσετε το γράφημα με κωδικό πρόσβασης για να αποτρέψετε την ενημέρωση του γραφήματος από άλλα άτομα με τα πιο πρόσφατα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση. Εάν το γράφημά σας βασίζεται στα δεδομένα του βιβλίου εργασίας σας, η προστασία του γραφήματος με κωδικό πρόσβασης μπορεί να εμποδίσει άλλους χρήστες να τροποποιήσουν τα δεδομένα που εμφανίζονται στο γράφημά σας.

Όταν εκτυπώνετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε αυτό το βιβλίο εργασίας, το Excel αποθηκεύει τη διαδρομή προς τον εκτυπωτή σας με το έγγραφο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει ένα όνομα χρήστη ή ένα όνομα υπολογιστή.

Το Excel σάς επιτρέπει να προσθέτετε και να επεξεργάζεστε εναλλακτικό κείμενο για πίνακες, σχήματα, εικόνες, γραφήματα, γραφικά SmartArt και άλλα αντικείμενα στα βιβλία εργασίας σας. Το εναλλακτικό κείμενο αποθηκεύεται μαζί με το βιβλίο εργασίας και μπορεί να περιέχει προσωπικές πληροφορίες που προστίθενται από οποιονδήποτε συνεργάτη της παρουσίασης. Για ορισμένα αντικείμενα, όπως εικόνες που εισάγετε στο βιβλίο εργασίας σας, το προεπιλεγμένο εναλλακτικό κείμενο περιλαμβάνει τη διαδρομή αρχείου για το αντικείμενο που εισάγετε.

Το εναλλακτικό κείμενο μπορεί να χρησιμοποιηθεί από δυνατότητες προσβασιμότητας, όπως τα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης. Το εναλλακτικό κείμενο είναι διαθέσιμο σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Το Excel σάς επιτρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα χώρο εργασίας εγγράφων στο SharePoint. Ένας χώρος εργασίας εγγράφων είναι ένας κοινόχρηστος χώρος όπου μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλα μέλη της ομάδας σε ένα ή περισσότερα βιβλία εργασίας.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε ένα χώρο εργασίας εγγράφων, το Excel κάνει λήψη δεδομένων από την τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων για να σας παρέχει πληροφορίες σχετικά με αυτή την τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα περιλαμβάνουν τα εξής:

• Το όνομα της τοποθεσίας

• Διεύθυνση URL ή διεύθυνση της τοποθεσίας

• Ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίπεδα δικαιωμάτων των χρηστών της τοποθεσίας

• Λίστες εγγράφων, εργασιών και άλλων πληροφοριών που είναι διαθέσιμες από την τοποθεσία

Το Excel αποθηκεύει επίσης μια λίστα με τις τοποθεσίες χώρου εργασίας εγγράφων που έχετε επισκεφθεί στον υπολογιστή σας, με τη μορφή cookies. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται για να σας παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν. Η Microsoft δεν έχει πρόσβαση στη λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφτεί και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να κάνετε τη λίστα ευρύτερα διαθέσιμη.

Η υπηρεσία φαξ σάς επιτρέπει να στέλνετε φαξ μέσω Internet και να οργανώνετε τα φαξ που έχετε στείλει στο Microsoft Outlook. Για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία φαξ, πρέπει να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία παροχής φαξ, ξεχωριστά από τη Microsoft, η οποία επεξεργάζεται τα φαξ και τα στέλνει μέσω Internet. Η Microsoft δεν συλλέγει δεδομένα από τη δυνατότητα υπηρεσίας φαξ.

Όταν εγγράφεστε στην υπηρεσία φαξ, η υπηρεσία παροχής φαξ δημιουργεί ένα πακέτο εγγραφής που αποθηκεύεται από την υπηρεσία παροχής φαξ και το Excel. Το πακέτο αποτελείται από τη διεύθυνση της τοποθεσίας Web της υπηρεσίας παροχής φαξ και ένα "διακριτικό" που επιβεβαιώνει την πρόσβασή σας στην υπηρεσία παροχής φαξ. Όταν στέλνετε ένα φαξ από το Excel, αυτό το πακέτο καταχώρησης προσαρτάται στο έγγραφο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία φαξ για να υπολογίσετε την τιμή ενός φαξ χωρίς στην πραγματικότητα να στείλετε το φαξ. Εάν επιλέξετε να υπολογίσετε την τιμή ενός φαξ, το Excel χρησιμοποιεί μια κρυπτογραφημένη σύνδεση για την αποστολή του διακριτικού εγγραφής σας, τον αριθμό τηλεφώνου όπου πρόκειται να σταλεί το φαξ και τον αριθμό των σελίδων του φαξ στην υπηρεσία παροχής φαξ. Η Microsoft δεν λαμβάνει ούτε αποθηκεύει αυτές τις πληροφορίες.

Το Excel σάς επιτρέπει να ζητάτε πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο όρο ή φράση από διάφορες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου premium. Όταν ζητάτε μια αναζήτηση για μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση, το Excel χρησιμοποιεί το Internet για να στείλει το κείμενο που ζητήσατε, το προϊόν λογισμικού που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, τις τοπικές ρυθμίσεις στις οποίες έχει οριστεί το σύστημά σας και πληροφορίες εξουσιοδότησης που υποδεικνύουν ότι έχετε δικαίωμα λήψης πληροφοριών έρευνας, εάν είναι απαραίτητο από τον τρίτο.

Το Excel αποστέλλει αυτές τις πληροφορίες σε μια υπηρεσία που παρέχεται από τη Microsoft ή από μια τρίτη υπηρεσία παροχής που επιλέγετε. Αυτή η υπηρεσία επιστρέφει πληροφορίες σχετικά με τη λέξη ή φράση που ζητήσατε.

Συχνά, οι πληροφορίες που λαμβάνετε περιλαμβάνουν μια σύνδεση προς πρόσθετες πληροφορίες από την τοποθεσία της υπηρεσίας στο Web. Εάν κάνετε κλικ σε αυτήν τη σύνδεση, η υπηρεσία παροχής της υπηρεσίας μπορεί να προσθέσει ένα cookie στο σύστημά σας για να σας αναγνωρίζει σε μελλοντικές συναλλαγές. Η Microsoft δεν είναι υπεύθυνη για τις πρακτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων των τοποθεσιών web και των υπηρεσιών τρίτων. Η Microsoft δεν λαμβάνει ούτε αποθηκεύει καμία από αυτές τις πληροφορίες, εκτός εάν έχετε υποβάλει ερώτημα σε μια υπηρεσία που ανήκει στη Microsoft.

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την έρευνα και τις αναφορές, κάνοντας τα εξής:

Το Excel σάς επιτρέπει να μεταφράσετε ολόκληρο ή μέρος του εγγράφου σας χρησιμοποιώντας ένα δίγλωσσο λεξικό ή μηχανική μετάφραση. Έχετε μια επιλογή για το πώς θέλετε να μεταφράσετε το έγγραφό σας.

Μπορείτε να επιλέξετε ή να εισαγάγετε μια λέξη ή φράση που θέλετε να μεταφράσετε ή μπορείτε να επιλέξετε να μεταφράσετε ολόκληρο το έγγραφο, και στις δύο περιπτώσεις, επιλέγοντας την κατάλληλη μετάφραση στο παράθυρο Έρευνα και αναφορά.

Εάν επιλέξετε ή εισαγάγετε μια λέξη ή φράση που θέλετε να μεταφράσετε, η φράση που έχετε εισαγάγει συγκρίνεται με ένα δίγλωσσο λεξικό. Ορισμένα δίγλωσσα λεξικά περιλαμβάνονται στο λογισμικό σας, ενώ άλλα είναι διαθέσιμα από Office.com. Εάν μια λέξη ή φράση που εισάγετε δεν περιλαμβάνεται στο δίγλωσσο λεξικό που περιλαμβάνεται στο λογισμικό σας, η λέξη ή η φράση αποστέλλεται χωρίς κρυπτογραφημένη απάντηση σε μια υπηρεσία μετάφρασης της Microsoft ή τρίτου.

Εάν θέλετε να μεταφράσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας, αποστέλλεται χωρίς αποσύνδεση σε μια υπηρεσία μετάφρασης της Microsoft ή τρίτου κατασκευαστή. Όπως και με κάθε πληροφορία που αποστέλλεται χωρίς κωδικοποίηση μέσω του Internet, ενδέχεται να είναι δυνατό για άλλους χρήστες να δουν τη λέξη, τη φράση ή το βιβλίο εργασίας που μεταφράζετε.

Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα λεξικά που είναι διαθέσιμα σε Office.com ή σε μια υπηρεσία μετάφρασης άλλου κατασκευαστή, το Excel χρησιμοποιεί το Internet για να στείλει το κείμενο που ζητήσατε, τον τύπο του λογισμικού που διαθέτετε και τις τοπικές ρυθμίσεις και τη γλώσσα στην οποία έχει ρυθμιστεί το σύστημά σας. Για υπηρεσίες μετάφρασης τρίτων, το Excel ενδέχεται επίσης να στείλει πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας στο cache οι οποίες υποδεικνύουν ότι έχετε εγγραφεί προηγουμένως για πρόσβαση στην τοποθεσία Web.

Το Microsoft SharePoint παρέχει κοινόχρηστες τοποθεσίες χώρου εργασίας που βασίζονται στο Web, όπου μπορείτε να συνεργαστείτε σε έγγραφα ή συσκέψεις.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε μια τοποθεσία του SharePoint, χρησιμοποιώντας είτε το πρόγραμμα περιήγησης Web είτε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office, η τοποθεσία αποθηκεύει cookies στον υπολογιστή σας εάν έχετε δικαιώματα για να δημιουργήσετε μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία σε αυτή την τοποθεσία. Όλα αυτά τα cookie μαζί σχηματίζουν μια λίστα με τις τοποθεσίες στις οποίες έχετε δικαιώματα. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται από διάφορα προγράμματα του Office, ώστε να έχετε γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν.

Η Microsoft δεν έχει πρόσβαση στη λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφτεί και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να κάνετε τη λίστα ευρύτερα διαθέσιμη.

Στο SharePoint, όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία Web ή λίστα ή προσθέτετε ή προσκαλείτε άτομα σε μια υπάρχουσα τοποθεσία Web ή λίστα, η τοποθεσία αποθηκεύει τα εξής για κάθε άτομο, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Ονοματεπώνυμο

• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα αναγνωριστικό χρήστη προστίθεται σε κάθε στοιχείο που εσείς ή οι άλλοι χρήστες της τοποθεσίας προσθέτετε ή τροποποιείτε στην τοποθεσία. Όπως συμβαίνει με όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία του SharePoint, μόνο οι διαχειριστές και τα μέλη της ίδιας της τοποθεσίας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Όλα τα στοιχεία της τοποθεσίας του SharePoint περιλαμβάνουν δύο πεδία: "Δημιουργήθηκε από " και "Τροποποιήθηκε από". Το πεδίο Δημιουργήθηκε από συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που δημιούργησε αρχικά το στοιχείο και την ημερομηνία δημιουργίας του. Το πεδίο Τροποποιήθηκε από συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που τροποποίησε τελευταία φορά το βιβλίο εργασίας και την ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης.

Οι διαχειριστές των διακομιστών όπου φιλοξενούνται οι τοποθεσίες SharePoint έχουν πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα από αυτές τις τοποθεσίες, τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των μοτίβων χρήσης της τοποθεσίας και τη βελτίωση του ποσοστού του χρόνου κατά τον οποίο είναι διαθέσιμη η τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο στους διαχειριστές των διακομιστών και δεν κοινοποιούνται στη Microsoft, εκτός αν η Microsoft φιλοξενεί την τοποθεσία του SharePoint. Τα δεδομένα που καταγράφονται συγκεκριμένα περιλαμβάνουν τα ονόματα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα δικαιώματα όλων των ατόμων που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.

Όλοι οι χρήστες που έχουν πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία του SharePoint μπορούν να αναζητήσουν και να προβάλουν όλο το διαθέσιμο περιεχόμενο αυτής της τοποθεσίας.

Το Microsoft SharePoint παρέχει δυνατότητες ελέγχου που επιτρέπουν στους διαχειριστές να διατηρούν ένα αξιόπιστο ίχνος ελέγχου του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες εργάζονται με συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Όταν οι διαχειριστές του SharePoint ενεργοποιούν τη δυνατότητα ελέγχου, ο διακομιστής εγγράφει αυτόματα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint ορισμένες ενέργειες που εκτελούνται από το χρήστη. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν την προβολή, την επεξεργασία, τη μεταβίβαση ελέγχου και την ανάληψη ελέγχου. Για κάθε καταγεγραμμένη ενέργεια, ο διακομιστής καταγράφει αναγνωριστικές πληροφορίες σχετικά με το αρχείο, την ενέργεια και το αναγνωριστικό SharePoint του χρήστη. Στο πλαίσιο αυτής της δυνατότητας, δεν αποστέλλονται δεδομένα στη Microsoft.

Αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές των τοποθεσιών του SharePoint στις οποίες είναι αποθηκευμένο το περιεχόμενο.

Το Excel σάς παρέχει τη δυνατότητα να στέλνετε άμεσα μηνύματα μέσα από το ίδιο το πρόγραμμα και σας παρέχει τη δυνατότητα να ειδοποιείστε όταν οι χρήστες είναι συνδεδεμένοι στο Internet ή όταν γίνονται συγκεκριμένες αλλαγές σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας ή χώρους εργασίας.

Το Excel μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα πρόγραμμα-πελάτη ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για να σας δώσει τη δυνατότητα να βλέπετε την ηλεκτρονική παρουσία άλλων ατόμων και να στέλνετε μηνύματα σε αυτά. Το Excel περιλαμβάνει ένα στοιχείο ελέγχου Web που επιτρέπει την εμφάνιση της παρουσίας ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων σε μια ιστοσελίδα. Οι σελίδες του Microsoft SharePoint χρησιμοποιούν αυτό το στοιχείο ελέγχου. Αυτές οι σελίδες δεν μεταδίδουν δεδομένα παρουσίας στο διακομιστή Web.

Αυτό το στοιχείο ελέγχου Web μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μετάδοση δεδομένων παρουσίας από το πρόγραμμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων στο διακομιστή Web. Από προεπιλογή, τα δεδομένα παρουσίας μπορούν να αποσταλούν μόνο σε τοποθεσίες intranet, αξιόπιστες τοποθεσίες και τοποθεσίες στον τοπικό υπολογιστή.

Το Excel χρησιμοποιεί μορφές αρχείων που βασίζονται σε XML. Αυτές οι μορφές αρχείων XML είναι επεκτάσιμες, κάτι που σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να καθορίσουν πρόσθετα σχήματα ή ετικέτες στα αρχεία. Ένα πρόσθετο ή άλλος κώδικας άλλου κατασκευαστή μπορεί επίσης να επισυνάψει πρόσθετες πληροφορίες μετα-δεδομένων σε αυτές τις μορφές αρχείων XML που δεν είναι ο πιο οραματιζόμενες στο Excel.

Μπορείτε να επαληθεύσετε τα μετα-δεδομένα που έχουν συσχετιστεί με ένα αρχείο XML προβάλλοντάς τα σε ένα πρόγραμμα προβολής κειμένου.

Από προεπιλογή, εάν αποθηκεύσετε σχόλια σε ένα αρχείο, το Excel προσθέτει τα αρχικά σας σε κάθε σχόλιο. Η πληροφορία αυτή, γίνεται στη συνέχεια διαθέσιμη σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Μπορείτε να καταργήσετε τις προσωπικές πληροφορίες σας από αυτά τα σχόλια, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Επιλέξτε Πληροφορίες.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Από προεπιλογή, όταν κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο με ενεργοποιημένη τη δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών", το όνομα χρήστη ή/και τα αρχικά σας αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και συσχετίζονται με τις αλλαγές που κάνετε. Αυτές οι πληροφορίες, σε συνδυασμό με το αρχικό και το αναθεωρημένο κείμενο, είναι διαθέσιμες σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Αφού γίνουν αποδεκτές ή απορριφθούν αυτές οι αλλαγές, το όνομά σας καταργείται. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε τις προσωπικές πληροφορίες σας από αυτές τις αλλαγές, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Επιλέξτε Πληροφορίες.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Excel αποθηκεύει το όνομά σας για να σας παρέχει μια καλύτερη εμπειρία κατά τη χρήση ορισμένων δυνατοτήτων. Για παράδειγμα, το όνομά σας είναι αποθηκευμένο σε αυτές τις θέσεις:

• Πεδία "Συντάκτης"

• Ιδιότητα αρχείου AuthorName

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτά τα πεδία και τις ιδιότητες, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Επιλέξτε Πληροφορίες.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Οι λύσεις του Microsoft Office που έχουν δημιουργηθεί από άλλες εταιρείες ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν το όνομά σας ή άλλες προσωπικές πληροφορίες στις προσαρμοσμένες ιδιότητες που σχετίζονται με το αρχείο σας.

Εάν χρησιμοποιείτε το Στοιχείο ελέγχου Web του Microsoft Office, την Πρόσβαση δεδομένων του Microsoft Excel, τον Υπολογισμό δεδομένων ή άλλες δυνατότητες που σας επιτρέπουν να συνδέεστε απευθείας σε άλλη προέλευση δεδομένων, οι πληροφορίες εξουσιοδότησης (αναγνωριστικό χρήστη και κωδικός πρόσβασης) ενδέχεται να αποθηκευτούν μέσα στο βιβλίο εργασίας σας. Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε αυτές τις πληροφορίες εξουσιοδότησης, θα πρέπει να αλλάξετε τις ιδιότητες της σύνδεσης χρησιμοποιώντας τη συγκεκριμένη μέθοδο σύνδεσης.

Από προεπιλογή, κάθε αρχείο που αποθηκεύεται από το Excel περιλαμβάνει ιδιότητες αρχείου όπως οι εξής:

• Συντάκτης

• Manager

• Εταιρεία

• Τελευταία αποθήκευση από

• Ονόματα αναθεωρητών βιβλίων εργασίας

Επιπλέον, ενδέχεται να αποθηκευτούν και άλλες ιδιότητες στο αρχείο, ανάλογα με τις δυνατότητες ή τις λύσεις τρίτων κατασκευαστών που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, εάν το βιβλίο εργασίας σας αποτελεί μέρος μιας ροής εργασιών εγγράφου, αποθηκεύονται επιπλέον ιδιότητες αρχείου για την παρακολούθηση της ροής εργασιών.

Η πληροφορία αυτή, γίνεται στη συνέχεια διαθέσιμη σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτές τις ιδιότητες, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Επιλέξτε Πληροφορίες.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Η δυνατότητα Έλεγχος εγγράφου μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την κατάργηση άλλων τύπων δεδομένων που ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμα σε όλες τις προβολές, όπως τα σχόλια και οι αναθεωρήσεις. Η Microsoft συνιστά την εκτέλεση του ελέγχου εγγράφου σε οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας σκοπεύετε να καταστήσετε διαθέσιμο στο κοινό.

Τα κρυφά δεδομένα και μετα-δεδομένα μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν σε αρχεία του Microsoft Office χρησιμοποιώντας το μοντέλο αντικειμένων του Microsoft Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε τις εικόνες αόρατες στο μοντέλο αντικειμένου του Microsoft Office, το οποίο σημαίνει ότι δεν είναι ορατές όταν ανοίγετε το αρχείο, αλλά η εικόνα αποθηκεύεται στο αρχείο και μπορεί αργότερα να γίνει ορατή.

Η καταγραφή μακροεντολής σάς επιτρέπει να καταγράψετε μια ακολουθία ενεργειών, ώστε να μπορείτε να αναπαραγάγετε τις ενέργειες αργότερα. Εάν επιλέξετε να καταγράψετε μια μακροεντολή, το όνομα χρήστη σας αποθηκεύεται ως σχόλιο στον κώδικα κατά την αρχική δημιουργία της μακροεντολής. Μπορείτε να καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο το όνομα χρήστη σας από αυτήν την τοποθεσία.

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια προαιρετική δυνατότητα που μπορεί να σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε έλεγχο ταυτότητας του ατόμου που σας έστειλε ένα βιβλίο εργασίας. Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια μοναδική κρυπτογραφημένη τιμή των δεδομένων στο βιβλίο εργασίας που υπογράφετε. Όταν στέλνετε ένα βιβλίο εργασίας με ψηφιακή υπογραφή, η υπογραφή αποστέλλεται στον παραλήπτη, μαζί με τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας και ένα αξιόπιστο ψηφιακό πιστοποιητικό από εσάς (τον αποστολέα). Το ψηφιακό πιστοποιητικό εκδίδεται από μια αρχή έκδοσης πιστοποιητικών, όπως το VeriSign, και περιέχει πληροφορίες για τον έλεγχο ταυτότητας του αποστολέα και την επαλήθευση ότι τα αρχικά περιεχόμενα του βιβλίου εργασίας δεν έχουν τροποποιηθεί. Το Excel ενδέχεται να επικοινωνήσει αυτόματα με την αρχή έκδοσης πιστοποιητικών στο Internet για να επαληθεύσει την ψηφιακή υπογραφή.

Όταν υπογράφετε ένα βιβλίο εργασίας, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην ψηφιακή υπογραφή, όπως την ημερομηνία και την ώρα του συστήματός σας, τον αριθμό έκδοσης του λειτουργικού συστήματος, τον αριθμό έκδοσης του Microsoft Office και τον αριθμό έκδοσης του Excel.

Η Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM) σάς επιτρέπει να δώσετε σε ορισμένους χρήστες ή ομάδες το δικαίωμα πρόσβασης και τροποποίησης ενός βιβλίου εργασίας. Παρά ορισμένες ομοιότητες, η υπηρεσία IRM δεν είναι η ίδια με την Προστασία εγγράφου. Η υπηρεσία IRM σάς επιτρέπει να ορίσετε δικαιώματα σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας για πολύ συγκεκριμένες ενέργειες, όπως εκτύπωση του εγγράφου ή προώθηση του εγγράφου σε άλλα άτομα, καθώς και για ανάγνωση ή επεξεργασία του βιβλίου εργασίας.

Όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας με ενεργοποιημένη την υπηρεσία IRM, το Excel αποθηκεύει στο βιβλίο εργασίας μια λίστα με κάθε χρήστη που έχει δικαιώματα σε αυτό το βιβλίο εργασίας και ποια είναι τα δικαιώματά του. Αυτές οι πληροφορίες κρυπτογραφούνται έτσι ώστε μόνο οι κάτοχοι του βιβλίου εργασίας να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Επιπλέον, τα βιβλία εργασίας με ενεργοποιημένη την υπηρεσία IRM περιέχουν άδειες χρήσης περιεχομένου. Μια άδεια χρήσης περιεχομένου περιέχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δικαιώματα και πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας. Κάθε φορά που κάποιος επιχειρεί να ανοίξει ένα βιβλίο εργασίας με ενεργοποιημένη την υπηρεσία IRM, το Excel ελέγχει τις άδειες χρήσης περιεχομένου που είναι αποθηκευμένες στο βιβλίο εργασίας σε σχέση με την ταυτότητα του χρήστη. Εάν ο χρήστης δεν έχει ανοίξει ποτέ πριν το βιβλίο εργασίας, το Excel επικοινωνεί με ένα διακομιστή IRM, επαληθεύει την ταυτότητα του χρήστη, κάνει λήψη μιας νέας άδειας χρήσης περιεχομένου για το χρήστη (υπό την προϋπόθεση ότι ο χρήστης έχει τα απαραίτητα δικαιώματα) και αποθηκεύει αυτή την άδεια χρήσης περιεχομένου στο βιβλίο εργασίας.

Οι κάτοχοι βιβλίων εργασίας έχουν την επιλογή να αποφύγουν την αποθήκευση αδειών χρήσης περιεχομένου στο βιβλίο εργασίας. Ωστόσο, εάν αυτή η άδεια χρήσης περιεχομένου δεν αποθηκευτεί στο βιβλίο εργασίας, το Excel πρέπει να επικοινωνεί με το διακομιστή IRM κάθε φορά που ανοίγει το βιβλίο εργασίας. Εάν το Excel δεν είναι συνδεδεμένο σε δίκτυο ή δεν μπορεί να επικοινωνήσει με το διακομιστή IRM, δεν είναι δυνατό το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας.

Η Προστασία βιβλίου εργασίας σάς επιτρέπει να προστατεύσετε το βιβλίο εργασίας του Excel με διάφορους τρόπους, όπως δίνοντας σε συγκεκριμένους χρήστες δικαιώματα επεξεργασίας, δημιουργίας σχολίων ή ανάγνωσης του βιβλίου εργασίας.

Όταν χρησιμοποιείτε την Προστασία βιβλίου εργασίας, σας ζητείται να εισαγάγετε τα αναγνωριστικά χρήστη. Αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη μπορεί να έχουν τη μορφή λογαριασμών τομέα Windows NT (για παράδειγμα, DOMAIN\όνομα χρήστη) ή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Windows Live ID (για παράδειγμα, someone@example.com). Αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη αποθηκεύονται κάθε φορά που παραχωρείτε σε ένα χρήστη τα δικαιώματα ανάγνωσης ή αλλαγής μιας περιοχής κειμένου.

Μπορείτε να προστατεύσετε το βιβλίο εργασίας του Excel χωρίς να χρησιμοποιήσετε κωδικό πρόσβασης. Εάν επιλέξετε να προστατεύσετε το βιβλίο εργασίας χωρίς κωδικό πρόσβασης, οποιοσδήποτε διαβάζει το βιβλίο εργασίας μπορεί να δει τα αναγνωριστικά χρήστη εκείνων στους οποίους έχει εκχωρηθεί πρόσβαση. Επίσης, εάν το βιβλίο εργασίας είναι αποθηκευμένο ως XML ή HTML, τα αναγνωριστικά χρήστη είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε διαβάζει το αρχείο.

Εάν θέλετε να περιορίσετε περαιτέρω την πρόσβαση στα αναγνωριστικά χρηστών, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο με κωδικό πρόσβασης ή με τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM). Μόνο εσείς και άλλα άτομα στα οποία έχει εκχωρηθεί πρόσβαση μπορούν να δουν αυτά τα αναγνωριστικά χρηστών.

Όταν ανοίγετε ορισμένες προηγούμενες εκδόσεις αρχείων του Excel στο Microsoft Office, η επικύρωση αρχείων του Office ελέγχει εάν η δομή του αρχείου συμφωνεί με την προδιαγραφή από τη Microsoft για τη συγκεκριμένη μορφή αρχείου. Εάν το αρχείο αποτύχει σε αυτήν την επικύρωση, το Microsoft Office το ανοίγει σε Προστατευμένη προβολή.

Ένα αντίγραφο κάθε αρχείου που αποτυγχάνει στην επικύρωση αρχείου του Office αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας μετά την έξοδο από το Excel. Η Αναφορά σφαλμάτων της Microsoft σάς ρωτά περιοδικά εάν συμφωνείτε να στείλετε ένα αντίγραφο αυτών των αρχείων στη Microsoft. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Αναφορά σφαλμάτων της Microsoft, συμπεριλαμβανομένης μιας πλήρους δήλωσης προστασίας προσωπικών δεδομένων, ανατρέξτε στη Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων της Αναφοράς σφαλμάτων της Microsoft.

Το Excel αποθηκεύει αυτόματα αντίγραφα του βιβλίου εργασίας σας κατά την επεξεργασία τους. Αυτό σας βοηθά να ανακτήσετε βιβλία εργασίας σε περίπτωση που κλείσετε κατά λάθος ένα βιβλίο εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Μπορείτε να επιλέξετε να μην αποθηκεύονται αυτόματα αντίγραφα των βιβλίων εργασίας, κάνοντας τα εξής:

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαγράψετε τις τελευταίες αποθηκευμένες εκδόσεις των προηγουμένως αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο , κάνοντας κλικ στην επιλογή Πληροφορίες και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο βιβλίο εργασίας που θέλετε στην περιοχή Εκδόσεις. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαγράψετε τις τελευταίες αυτόματα αποθηκευμένες εκδόσεις για τα βιβλία εργασίας που μόλις δημιουργήσατε, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο , κάνοντας κλικ στην επιλογή Πληροφορίες, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση εκδόσεων και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας. Το Excel διαγράφει περιοδικά τα αυτόματα αποθηκευμένα βιβλία εργασίας εάν δεν τα ανοίξετε και δεν τα χρησιμοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ανάκτηση αρχείων του Office.

Αρχή της σελίδας