Κατά τη ρύθμιση SharePoint στο Microsoft 365 στο Microsoft 365, πιθανότατα έχετε έγγραφα και αρχεία που θέλετε να προσθέσετε στην τοποθεσία ομάδας σας. Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσθέσετε διαφορετικά είδη περιεχομένου στην τοποθεσία σας.
Σημείωση: Για ένα άρθρο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε OneDrive για την εργασία ή το σχολείο και τοποθεσίες ομάδας, ώστε να μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε μαζί, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση χώρου αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων του Office 365.
Σε αυτό το άρθρο
Πριν ξεκινήσετε
Πριν ξεκινήσετε να μετακινείτε αρχεία, ελέγξτε τον χώρο αποθήκευσης που έχετε για SharePoint στο Microsoft 365 στο Microsoft 365. Για να βρείτε πληροφορίες σχετικά με τα όρια χώρου αποθήκευσης για SharePoint στο Microsoft 365, ανατρέξτε στο θέμα Όρια του SharePoint.
Συμβουλή: Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι στο Microsoft 365, τα όρια χώρου αποθήκευσης για το SharePoint στο Microsoft 365 (η τοποθεσία ομάδας σας) διαφέρουν από τα όρια χώρου αποθήκευσης για το Exchange Online (για λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια χώρου αποθήκευσης γραμματοκιβωτίων, ανατρέξτε στο θέμα Παραλήπτες, στην Microsoft 365 Περιγραφή υπηρεσίας για το Exchange Online.
Το επόμενο βήμα είναι να αναλύσετε το περιεχόμενο που έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή. Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα, εικόνες, φόρμες και άλλα.
Συμβουλή: Στην Εξερεύνηση αρχείων, κάντε αναζήτηση στα υπάρχοντα αρχεία κατά μέγεθος και κατά ημερομηνία. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε γρήγορα τα αρχεία που έχουν χρησιμοποιηθεί πρόσφατα ή είναι πολύ μεγάλα.
Σκεφτείτε πόσο από το περιεχόμενο χρησιμοποιείται τακτικά και εάν θέλετε να το αποθηκεύσετε σε Microsoft 365. Όπως ακριβώς θα κάνετε όταν μετακινείστε σε ένα μικρότερο σπίτι, ο στόχος είναι να αποφασίσετε τι θα χωρέσει στη νέα τοποθεσία. Για παράδειγμα, εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί πλέον περισσότερο χώρο αποθήκευσης από Microsoft 365 όριο για SharePoint στο Microsoft 365, πρέπει να κάνετε αποφάσεις όπως αυτές:
-
Ποια αρχεία θέλετε να μετακινήσετε;
-
Θέλετε να αγοράσετε περισσότερο χώρο αποθήκευσης;
-
Θα πρέπει να σκοπεύετε να έχετε χώρο για την ανάπτυξη της τοποθεσίας σας; (Θα είναι σίγουρα)
Εάν ο οργανισμός σας είναι μεγάλος ή σύνθετος, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσκαλέσετε έναν ειδικό για να σας βοηθήσει. Μπορείτε να βρείτε αξιόπιστη βοήθεια στο Microsoft Pinpoint. Το Pinpoint είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να βρίσκουν οι εταιρείες σε όλο τον κόσμο πιστοποιημένους ειδικούς και επαγγελματικές υπηρεσίες της Microsoft
Δημιουργία φακέλων, βιβλιοθηκών και δευτερευών τοποθεσιών
Αφού προσδιορίσετε το περιεχόμενο που θέλετε να μετακινήσετε, σκεφτείτε πώς θέλετε να το οργανώσετε. Μπορεί να θέλετε να ξεκινήσετε με την αποστολή αρχείων στη βιβλιοθήκη εγγράφων στην τοποθεσία ομάδας σας. Είναι καλή ιδέα να οργανώσετε το περιεχόμενο, ειδικά εάν αναμένετε ότι κάποια στιγμή θα έχετε πολλά αρχεία. Καθώς αυξάνεται ο όγκος του περιεχομένου, μπορείτε να δημιουργήσετε πρόσθετες βιβλιοθήκες εγγράφων, βιβλιοθήκες φορμών και βιβλιοθήκες εικόνων για την αποθήκευση αυτού του περιεχομένου. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε δευτερεύουσες τοποθεσίες για διαφορετικά είδη εγγράφων ή έργων.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε μια δομή για να οργανώσετε το περιεχόμενο στην τοποθεσία σας, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός του περιεχομένου για την τοποθεσία ομάδας σας.
Αποστολή εγγράφων, εικόνων και αρχείων
Για να αποστείλετε αρχεία, όπως έγγραφα του Word, αρχεία PDF ή φωτογραφίες JPG, αποστείλετε τα σε μια βιβλιοθήκη ή σε ένα φάκελο σε μια βιβλιοθήκη.
Σημείωση: Το μέγιστο μέγεθος αρχείου για ένα μεμονωμένο αρχείο που μπορεί να αποστειωθεί σε μια SharePoint στο Microsoft 365 βιβλιοθήκη είναι επί του παρόντος 2 GB. Επιπλέον, μπορείτε να αποστείλετε μόνο 100 ή λιγότερα αρχεία κάθε φορά.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό εξαρτάται από τον αριθμό των αρχείων. Πρώτα μεταβείτε στη βιβλιοθήκη προορισμού και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα για να επιλέξετε μια μέθοδο:
|
Αριθμός αρχείων |
Μέθοδος αποστολής |
|---|---|
|
Μεμονωμένο έγγραφο |
Επιλέξτε "Νέο έγγραφο" > "ΑΠΟΣΤΕΙΡΕΤΕ ΥΠΑΡΧΟ ΑΡΧΕΊΟ"και, στη συνέχεια, αναζητήστε το αρχείο στον υπολογιστή σας. |
|
Πολλά έγγραφα και φάκελοι |
Επιλέξτε το κουμπί "Άνοιγμα με την Εξερεύνηση" στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη" της κορδέλας. Στη συνέχεια, σύρετε και αποθέστε τα αρχεία χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση αρχείων. |
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αποστολή, δημιουργία ή διαγραφή αρχείων σε μια βιβλιοθήκη.
Σημείωση: Υπάρχουν ορισμένοι τύποι αρχείων που δεν είναι δυνατό να αποφορτωθεί σε μια βιβλιοθήκη. Για μια λίστα με αυτά, ανατρέξτε στο άρθρο Τύποι αρχείων που δεν είναι δυνατό να προστεθούν σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε SharePoint για επαφές, ημερολόγια και υπολογιστικά φύλλα
Κάθε επιχείρηση έχει δεδομένα σε πολλές φόρμες, όπως ημερολόγια, εργασίες και υπολογιστικά φύλλα. Για αυτόν τον τύπο δεδομένων, μπορείτε να μετακινήσετε ή να μετατρέψετε αυτό το περιεχόμενο σε μια λίστα στην τοποθεσία σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετατρέψετε τη λίστα επαγγελματικών επαφών σας σε λίστα επαφών. Επιπλέον, συχνά μπορείτε να μετατρέψετε ημερολόγια σε SharePoint ημερολόγιο, το οποίο είναι ένα ειδικό είδος λίστας.
-
Για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο ομάδας SharePoint στο Microsoft 365, παρακολουθήστε αυτό το βίντεο: Βίντεο: Δημιουργία του δικού σας ημερολογίου.
Εάν χρησιμοποιείτε τώρα υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel για την παρακολούθηση πληροφοριών, μπορείτε να αποστείλετε αυτά τα υπολογιστικά φύλλα απευθείας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint στο Microsoft 365. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο ως SharePoint λίστες. Επειδή πολλά άτομα μπορούν να ενημερώνουν μια λίστα ταυτόχρονα, οι λίστες SharePoint βοηθούν στην ενθάρρυνση της συνεργασίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές προβολές λιστών για να εκθέσετε ακριβώς τις πληροφορίες που θέλετε.
-
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την εργασία με λίστες, ανατρέξτε στο θέμα Εκπαίδευση: Δημιουργία και ρύθμιση λίστας.
Εξετάστε SharePoint λύσεις για συνήθεις επιχειρηματικές ανάγκες
Ένας άλλος τρόπος για να μετακινήσετε περιεχόμενο είναι να χρησιμοποιήσετε μια SharePoint για να διαχειριστείτε μια υπάρχουσα εργασία καλύτερα. Για παράδειγμα, οι περισσότεροι οργανισμοί θέλουν να καταγράψουν και να μοιραστούν την καθημερινή γνώση των ατόμων που εργάζονται εκεί. Ένα wiki στην τοποθεσία σας μπορεί να είναι εξαιρετικό για ακριβώς αυτό το είδος κοινής χρήσης.
Αυτός ο πίνακας περιγράφει SharePoint δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε επιχειρηματικές διαδικασίες.
|
Επιχειρηματική διαδικασία |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Χρήση wiki για κοινή χρήση γνώσεων ομάδας και συνεργασία |
Τα Wiki είναι ειδικές τοποθεσίες όπου μια κοινότητα χρηστών δημιουργεί και διατηρεί πληροφορίες. Τα Wiki μπορούν να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την καταγραφή και την κοινή χρήση πληροφοριών διαδικασιών ή γενικών πληροφοριών αναφοράς που είναι σημαντικές για την εργασία σας.
|
|
Μετακίνηση προγραμματισμού πόρων σε SharePoint ημερολογίων ομάδας |
Ένα ημερολόγιο ομάδας μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να προγραμματίσετε κοινούς πόρους, όπως αίθουσες διασκέψεων, οπτικοακουστικό εξοπλισμό και άλλα. Επειδή ένα ημερολόγιο ομάδας βρίσκεται σε μια SharePoint στο Microsoft 365, όλοι οι χρήστες στην ομάδα σας μπορούν να το προβάλουν εύκολα SharePoint ή στο Outlook.
|
|
Μετατροπή προγραμμάτων βάσης δεδομένων σε εφαρμογή της Access |
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access 2013 για να σχεδιάσετε και να δημοσιεύσετε μια βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε μια εφαρμογή της Access για να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων στην τοποθεσία ομάδας σας.
|
|
Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διεργασιών με ροές εργασιών |
Οι ροές εργασιών αυτοματοποιούν και παρακολουθούν τις βασικές εργασίες σε μια επιχειρηματική διαδικασία. Είναι εξαιρετικές για εργασίες όπως οι διαδικασίες έγκρισης ή η συλλογή σχολίων.
|
Οι χρήστες της τοποθεσίας βοήθειας βρίσκουν το περιεχόμενό σας
Αφού μετακινήσετε τα έγγραφα και τα αρχεία σας προς τα επάνω στην τοποθεσία ομάδας σας, ενημερώστε τους άλλους χρήστες της τοποθεσίας σχετικά με αυτό. Μπορείτε να προσφέρετε διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να βρουν περιεχόμενο στην τοποθεσία.
Αυτός ο πίνακας περιγράφει διαφορετικές μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
|
Μέθοδος |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Χρήση της αναζήτησης για τον εντοπισμό περιεχομένου |
Ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίσετε περιεχόμενο σε SharePoint στο Microsoft 365 τοποθεσία είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναζήτησης.
|
|
Ρύθμιση παραμέτρων προβολών σε λίστες και βιβλιοθήκες ώστε να είναι ανιχνεύσιμο περιεχόμενο |
Μπορείτε να επιλέξετε τα στοιχεία που εμφανίζονται σε μια προβολή. Για παράδειγμα, σε μία προβολή, μπορείτε να εμφανίσετε τον τίτλο και το συντάκτη. Σε διαφορετική προβολή, μπορεί να θέλετε να εμφανίζονται μόνο τα στοιχεία που προστέθηκαν μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
|
|
Προσαρμογή της περιήγησης σε τοποθεσία |
Μπορείτε να προσαρμόσετε την περιήγηση για την τοποθεσία ομάδας σας για να διευκολύνετε τους χρήστες της τοποθεσίας να εντοπίσουν περιεχόμενο.
|
|
Αναζήτηση περιεχομένου στο Internet όταν είστε εκτός σύνδεσης |
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε OneDrive για την εργασία ή το σχολείο ή το Outlook για να αναζητήσετε περιεχόμενο που βρίσκεται στην SharePoint στο Microsoft 365 όταν είστε εκτός σύνδεσης
|
|
Παρακολούθηση ενημερώσεων περιεχομένου |
|
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε τους χρήστες της τοποθεσίας να βρίσκουν εύκολα περιεχόμενο, ανατρέξτε στο άρθρο "Οδηγός σχεδιασμού" Σχεδιάστε το περιεχόμενο για τις τοποθεσίες ομάδας σας.
Στείλτε μας τα σχόλιά σας
Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Εάν ναι, ενημερώστε μας στο κάτω μέρος της σελίδας. Εάν δεν ήταν χρήσιμο, πείτε μας τι προκάλεσε σύγχυση ή τι λείπει. Θα χρησιμοποιήσουμε τα σχόλιά σας για να ελέγξουμε δύο πράγματα, να προσθέσουμε πληροφορίες και να ενημερώσουμε αυτό το άρθρο.
