Όταν κάνετε κοινή χρήση αντιγράφων αρχείων εγγράφων του Microsoft 365 με πελάτες ή συναδέλφους, είναι καλή ιδέα να εξετάσετε το έγγραφο για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες και να το καταργήσετε.
Σημείωση: Εκτός εάν στείλετε το έγγραφό σας στο Microsoft, Microsoft δεν έχει πρόσβαση σε καμία πληροφορία από το έγγραφό σας.
Επιθεώρηση εγγράφου σάς βοηθά να βρίσκετε και να καταργείτε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες που είναι αποθηκευμένα σε έγγραφα τα οποία σκοπεύετε να μοιραστείτε. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.
Συμβουλή: Εάν θέλετε απλώς να εκτυπώσετε χωρίς σχόλια, στην καρτέλα Αρχείο επιλέξτε Εκτύπωση, επιλέξτε Εκτύπωση όλων των σελίδων και καταργήστε την επιλογή Εκτύπωση σημειώσεων.
Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Word
Το Επιθεώρηση εγγράφου εμφανίζει πολλές διαφορετικές επιθεωρήσεις που σας βοηθούν να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε έγγραφαWord πριν από την κοινή χρήση.
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται από το Επιθεώρηση εγγράφου. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
Για να βρείτε και να καταργήσετε γρήγορα δεδομένα και πληροφορίες::
-
Στην Επιθεώρηση εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε τις επιλογές (όπως περιγράφεται παρακάτω) για κατάργηση ή αποθήκευση.
-
Επιλέξτε Έλεγχος.
-
Εξετάστε τα αποτελέσματα του ελέγχου και επιλέξτε Κατάργηση όλων σε οποιαδήποτε στοιχεία για να διαγράψετε.Για προειδοποιήσεις και πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση πληροφοριών, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
-
Επιλέξτε Επανάληψη ή Κλείσιμο.
Σημείωση: Υπάρχουν ορισμένες πληροφορίες που δεν είναι δυνατό να καταργηθούν από τη Επιθεώρηση εγγράφου, οι οποίες εξηγούνται στους παρακάτω πίνακες.
|
Όνομα ελέγχου |
Βρίσκει και καταργεί |
|---|---|
|
Σχόλια, αναθεωρήσεις και εκδόσεις |
|
|
Ιδιότητες εγγράφου και Προσωπικές πληροφορίες |
|
|
Κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα |
|
|
Κρυφό κείμενο |
Κείμενο μορφοποιημένο ως κρυφό (εφέ γραμματοσειράς που είναι διαθέσιμο στο παράθυρο διαλόγου Γραμματοσειρά) Σημείωση: Αυτή η Επιθεώρηση δεν μπορεί να εντοπίσει κείμενο στο οποίο έχει εφαρμοστεί απόκρυψη με άλλες μεθόδους (για παράδειγμα, λευκό κείμενο σε λευκό φόντο). |
|
Δεδομένα προσαρμοσμένης XML |
|
|
Αόρατο περιεχόμενο |
Αντικείμενα που δεν είναι ορατά, επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα Σημείωση: Αυτή η επιθεώρηση δεν μπορεί να εντοπίσει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα. |
Σημείωση: Εάν η εταιρεία σας προσάρμοσε το Επιθεώρηση εγγράφου προσθέτοντας λειτουργικές μονάδες επιθεώρησης, ίσως να μπορείτε να ελέγξετε τα έγγραφά σας για πρόσθετους τύπους πληροφοριών.
Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών
Word έγγραφα μπορεί να περιέχουν τους ακόλουθους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών:
-
Σχόλια, σημάδια αναθεώρησης από την παρακολούθηση αλλαγών, εκδόσεις και σχόλια με γραφή Εάν έχετε συνεργαστεί με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε το έγγραφό σας, το έγγραφό σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σημάδια αναθεώρησης από εντοπισμένες αλλαγές, σχόλια, σχόλια με γραφή ή εκδόσεις. Αυτές οι πληροφορίες επιτρέπουν σε άλλα άτομα να βλέπουν τα ονόματα των ατόμων που εργάστηκαν στο έγγραφό σας, τα σχόλια αναθεωρητών και τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφό σας, στοιχεία που μπορεί να μην θέλετε να μοιραστείτε εκτός της ομάδας σας.
-
Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες Οι ιδιότητες εγγράφου ή τα μετα-δεδομένα περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με το έγγραφό σας, όπως το συντάκτη, το θέμα και τον τίτλο. Οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που διατηρούνται αυτόματα από Microsoft 365 προγράμματα, όπως το όνομα του ατόμου που αποθήκευσε πιο πρόσφατα ένα έγγραφο και την ημερομηνία δημιουργίας ενός εγγράφου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ειδικές δυνατότητες, το έγγραφό σας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και ονόματα προτύπων.
-
Κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα Word έγγραφα μπορεί να περιέχουν πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα. Επιπλέον, μπορεί να έχετε προσθέσει ένα υδατογράφημα στο έγγραφο Word.
-
Κρυφό κείμενο Word έγγραφα μπορεί να περιέχουν κείμενο που έχει μορφοποιηθεί ως κρυφό κείμενο. Εάν δεν γνωρίζετε εάν το έγγραφό σας περιέχει κρυφό κείμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Επιθεώρηση εγγράφου για να το αναζητήσετε.
-
Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων Εάν το έγγραφό σας έχει αποθηκευτεί σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε Windows SharePoint Services, το έγγραφο μπορεί να περιέχει πρόσθετες ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με αυτή τη θέση διακομιστή.
-
Δεδομένα προσαρμοσμένης XML Τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσαρμοσμένης XML τα οποία δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Το Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.
Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με την Επιθεώρηση εγγράφου
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται από το Επιθεώρηση εγγράφου.
-
Ανοίξτε το έγγραφο Word που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου.
-
Στο αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου, στην καρτέλα Αρχείο , επιλέξτε Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, έλεγχος εγγράφου.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου, για να επιλέξετε τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε.
-
Επιλέξτε Έλεγχος.
-
Αναθεωρήστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου.
-
Επιλέξτε Κατάργηση όλων δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.
Σημαντικό:
-
Εάν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από το έγγραφό σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας Αναίρεση.
-
Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από έγγραφα που αποθηκεύετε στη μορφή κειμένου OpenDocument (.odt), πρέπει να εκτελείτε το Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε το έγγραφο σε αυτήν τη μορφή.
-
Οι Επιθεώρηση εγγράφου μπορούν να σας βοηθήσουν να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες που είναι αποθηκευμένα σε έγγραφα Excel πριν από την κοινή χρήση.
Σημείωση: Παρόλο που μπορείτε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από βιβλία εργασίας που έχετε στείλει σε άλλα άτομα, εάν το βιβλίο εργασίας Excel έχει αποθηκευτεί ως κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, δεν μπορείτε να καταργήσετε σχόλια, σχόλια, ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες. Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, αντιγράψτε πρώτα και απενεργοποιήστε τη δυνατότητα Κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας.
Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Excel
Αυτός ο πίνακας παραθέτει τους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που οι Επιθεώρηση εγγράφου μπορούν να εντοπίσουν και να καταργήσουν από τα βιβλία εργασίας σας.
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας σας, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται από το Επιθεώρηση εγγράφου. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
Για να βρείτε και να καταργήσετε γρήγορα δεδομένα και πληροφορίες:
-
Στην Επιθεώρηση εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε τις επιλογές (όπως περιγράφεται παρακάτω) για κατάργηση ή αποθήκευση.
-
Επιλέξτε Έλεγχος.
-
Εξετάστε τα αποτελέσματα του ελέγχου και επιλέξτε Κατάργηση όλων σε οποιαδήποτε στοιχεία για να διαγράψετε.Για προειδοποιήσεις και πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση πληροφοριών, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
-
Επιλέξτε Επανάληψη ή Κλείσιμο.
Δεν είναι δυνατή η κατάργηση όλων των πληροφοριών, για περισσότερες πληροφορίες ανατρέξτε στο θέμα Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου.
Σημείωση: Εάν η εταιρεία σας έχει προσθέσει προσαρμοσμένες λειτουργικές μονάδες επιθεώρησης στο Επιθεώρηση εγγράφου, ενδέχεται να δείτε πρόσθετους τύπους πληροφοριών.
|
Για αυτά τα στοιχεία: |
Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει και καταργεί: |
|---|---|
|
Σχόλια και επισημειώσεις |
|
|
Ιδιότητες εγγράφου και Προσωπικές πληροφορίες |
|
|
Κεφαλίδες και υποσέλιδα |
|
|
Κρυφές γραμμές και στήλες |
|
|
Κρυφά φύλλα εργασίας |
Κρυφά φύλλα εργασίας Σημείωση: Εάν τα κρυφά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας περιέχουν δεδομένα, μπορεί να αλλάξετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών ή των τύπων στο βιβλίο εργασίας σας με την κατάργησή τους. Εάν δεν γνωρίζετε ποιες πληροφορίες περιέχονται στα κρυφά φύλλα εργασίας, κλείστε το Επιθεώρηση εγγράφου, επανεμφανίστε τα κρυφά φύλλα εργασίας και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα περιεχόμενά τους. |
|
Προσαρμοσμένα δεδομένα XML |
Προσαρμοσμένα δεδομένα XML που μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε ένα βιβλίο εργασίας |
|
Αόρατο περιεχόμενο |
Αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα Σημείωση: Η Επιθεώρηση εγγράφου δεν εντοπίζει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα. |
Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών
Επιθεώρηση εγγράφου σάς βοηθά να βρίσκετε και να καταργείτε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε βιβλία εργασίας Excel.
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας σας, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται από το Επιθεώρηση εγγράφου.
-
Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως και πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας σας.
-
Στο αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας, στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, έλεγχος εγγράφου.
-
Στο πλαίσιο Επιθεώρηση εγγράφου , επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους μεμονωμένους ελέγχους, ανατρέξτε στο θέμα Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Excel.
-
Επιλέξτε Έλεγχος.
-
Εξετάστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο πλαίσιο Επιθεώρηση εγγράφου .
-
Επιλέξτε Κατάργηση όλων δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.
Σημαντικό:
-
Εάν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από το βιβλίο εργασίας σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας Αναίρεση.
-
Εάν καταργήσετε κρυφές γραμμές, στήλες ή βιβλία εργασίας που περιέχουν δεδομένα, μπορεί να αλλάξετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών ή των τύπων στο βιβλίο εργασίας σας. Εάν δεν γνωρίζετε ποιες πληροφορίες περιέχονται στις κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας, κλείστε το Επιθεώρηση εγγράφου, επανεμφανίστε τις κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα περιεχόμενά τους.
-
Οι επιθεωρήσεις για τα στοιχεία Σχόλια και επισημειώσεις, Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες και Κεφαλίδες και υποσέλιδα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ένα βιβλίο εργασίας, το οποίο έχει αποθηκευτεί ως κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας (καρτέλα Αναθεώρηση, επιλογή Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας). Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα κοινόχρηστα βιβλία εργασίας χρησιμοποιούν προσωπικές πληροφορίες, για να δώσουν τη δυνατότητα σε διαφορετικά άτομα να συνεργαστούν στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, μπορείτε να αντιγράψετε το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, να καταργήσετε την κοινή χρήση του. Για να καταργήσετε την κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας, στην καρτέλα Αναθεώρηση, επιλέξτε Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας και καταργήστε την επιλογή Να επιτρέπονται οι αλλαγές από περισσότερους από έναν χρήστες ταυτόχρονα.
-
Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από υπολογιστικά φύλλα που αποθηκεύετε στη μορφή υπολογιστικού φύλλου OpenDocument (.ods), πρέπει να εκτελείτε το Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε το υπολογιστικό φύλλο σε αυτήν τη μορφή.
-
Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών στο Excel
Αυτά είναι ορισμένα από τα στοιχεία που μπορεί να είναι η προέλευση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών στα βιβλία εργασίας Excel σας:
-
Σχόλια και σχόλια με γραφή Το βιβλίο εργασίας σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σχόλια ή σχόλια με γραφή, εάν έχετε συνεργαστεί με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε το βιβλίο εργασίας σας. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να επιτρέψουν σε άλλα άτομα να δουν τα ονόματα των ατόμων που εργάστηκαν στο βιβλίο εργασίας σας, τα σχόλια αναθεωρητών και τις αλλαγές που έγιναν στο βιβλίο εργασίας σας.
-
Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες Τα μετα-δεδομένα ή οι ιδιότητες εγγράφου στο Excel, όπως ακριβώς και σε άλλες εφαρμογές Microsoft 365, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως συντάκτης, θέμα και τίτλος. Microsoft 365 διατηρεί αυτόματα το όνομα του ατόμου που αποθήκευσε πιο πρόσφατα ένα βιβλίο εργασίας, την ημερομηνία δημιουργίας ενός εγγράφου και τη θέση του εγγράφου. Ενδέχεται να υπάρχουν πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών πληροφοριών (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης, ιδιότητες εκτυπωτή (για παράδειγμα, διαδρομή εκτυπωτή και κωδικός πρόσβασης ασφαλούς εκτύπωσης) και πληροφορίες διαδρομής αρχείου για δημοσίευση ιστοσελίδων.
-
Κεφαλίδες και υποσέλιδα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα.
-
Κρυφές γραμμές, στήλες και φύλλα εργασίας Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν γραμμές, στήλες και ολόκληρα φύλλα εργασίας που να είναι κρυφά. Εάν διανείμετε ένα αντίγραφο βιβλίου εργασίας που περιέχει κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας, άλλα άτομα μπορεί να καταργήσουν την απόκρυψη για να προβάλουν τα δεδομένα που περιέχουν.
-
Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων Τα βιβλία εργασίας που αποθηκεύονται σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε Windows SharePoint Services, ενδέχεται να περιέχουν πρόσθετες ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με τη θέση του διακομιστή.
-
Προσαρμοσμένα δεδομένα XML Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Το Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.
-
Αόρατο περιεχόμενο Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα.
-
Εξωτερικές συνδέσεις Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν συνδέσεις σε δεδομένα σε άλλα βιβλία εργασίας (εξωτερικές συνδέσεις). Στη συνέχεια, τα ονόματα των φύλλων εργασίας που περιέχουν αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί με τα βιβλία εργασίας, αλλά ενδέχεται να μην είναι ορατά.
-
Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν ενσωματωμένα αρχεία (όπως ένα έγγραφο Microsoft 365 ή κείμενο) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά.
-
Μακροεντολές του κώδικα VBA Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν μακροεντολές, λειτουργικές μονάδες VBA, στοιχεία ελέγχου COM ή ActiveX, φόρμες χρήστη ή συναρτήσεις που ορίζονται από το χρήστη (UDF) που ενδέχεται να περιέχουν κρυφά δεδομένα.
-
Στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα στο cache Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν δεδομένα στο cache για Συγκεντρωτικούς Πίνακες, Συγκεντρωτικά Γραφήματα, αναλυτές, λωρίδες χρόνου και τύπους κύβου που μπορεί να μην είναι ορατά.
-
Έρευνες του Excel Τα βιβλία εργασίας μπορεί να έχουν κρυφές ερωτήσεις Excel Έρευνα που έχουν εισαχθεί στο Excel για το Web και έχουν αποθηκευτεί μαζί με το βιβλίο εργασίας, αλλά δεν είναι ορατές εκεί.
-
σενάρια της Διαχείρισης σεναρίων Τα βιβλία εργασίας μπορεί να έχουν σενάρια που έχουν οριστεί με τη χρήση της Διαχείρισης σεναρίων. Αυτά τα σενάρια μπορεί να περιέχουν δεδομένα στο cache ή κρυφά δεδομένα.
-
Φίλτρα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν ενεργά Αυτόματα Φίλτρα ή φίλτρα πίνακα που ενδέχεται να προκαλέσουν την αποθήκευση δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων μαζί με το βιβλίο εργασίας.
-
Κρυφά ονόματα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν κρυφά ονόματα που μπορεί να αποτελούν την προέλευση κρυφών δεδομένων.
Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου
Ο Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει τα ακόλουθα στοιχεία που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Δεν μπορεί να καταργήσει αυτά τα στοιχεία για εσάς, επειδή μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα το βιβλίο εργασίας να μην λειτουργεί σωστά. Μπορείτε να εξετάσετε κάθε στοιχείο που βρέθηκε και να προσδιορίσετε εάν θέλετε να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να το αντικαταστήσετε με ένα στοιχείο που δεν έχει κρυφά δεδομένα, όπως μια στατική εικόνα.
|
Για αυτά τα στοιχεία: |
Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει: |
|---|---|
|
Εξωτερικές συνδέσεις |
Συνδέσεις σε δεδομένα σε άλλα βιβλία εργασίας. Τα ονόματα των φύλλων εργασίας που περιέχουν τα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί με το βιβλίο εργασίας σας, αλλά δεν είναι ορατά εκεί. Οι εξωτερικές συνδέσεις περιλαμβάνουν εξωτερικές αναφορές που χρησιμοποιούνται στα εξής:
|
|
Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα |
Ενσωματωμένα αρχεία (όπως ένα Microsoft 365 ή έγγραφο κειμένου) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Ακολουθούν παραδείγματα ορισμένων τύπων αντικειμένων:
|
|
Μακροεντολές του κώδικα VBA |
Στοιχεία μακροεντολών ή VBA που μπορεί να έχουν κρυφά δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας. Αυτό περιλαμβάνει τα εξής:
|
|
δυνατότητες BI με δεδομένα στο cache |
Δυνατότητες BI που μπορεί να έχουν δεδομένα στο cache που αποθηκεύονται μαζί με το βιβλίο εργασίας, πιθανώς να περιέχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά. Το Επιθεώρηση εγγράφου ελέγχει για ακόλουθα στοιχεία που μπορεί να έχουν PivotCache, SlicerCache ή cache τύπων κύβου:
|
|
Έρευνες του Excel |
Excel Ερωτήσεις έρευνας που δημιουργήθηκαν σε Excel για το Web και αποθηκεύτηκαν μαζί με το βιβλίο εργασίας χωρίς να είναι ορατές εκεί. |
|
σενάρια της Διαχείρισης σεναρίων |
σενάρια που έχουν οριστεί με τη Διαχείριση σεναρίων και μπορεί να προκαλέσουν την αποθήκευση δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων μαζί με το βιβλίο εργασίας. |
|
Φίλτρα |
Φίλτρα που μπορεί να είναι η αιτία δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων στο βιβλίο εργασίας σας. Η Επιθεώρηση εγγράφου ελέγχει για Αυτόματα Φίλτρα και φίλτρα πίνακα που εφαρμόζονται στα δεδομένα σας. |
|
Κρυφά ονόματα |
Κρυφά ονόματα στα οποία ενδέχεται να αποθηκεύονται κρυφά δεδομένα στο βιβλίο εργασίας. |
Μπορείτε να βρείτε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στις παρουσιάσεις PowerPoint, χρησιμοποιώντας το Επιθεώρηση εγγράφου.
Συμβουλή: Εάν θέλετε απλώς να εκτυπώσετε χωρίς σχόλια, στην καρτέλα Αρχείο επιλέξτε Εκτύπωση, επιλέξτε Εκτύπωση όλων των σελίδων και καταργήστε την επιλογή Εκτύπωση σημειώσεων.
Πληροφορίες που εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου
Αυτός ο πίνακας παραθέτει τους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που οι Επιθεώρηση εγγράφου μπορούν να εντοπίσουν και να καταργήσουν από τις παρουσιάσεις του PowerPoint.
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται από το Επιθεώρηση εγγράφου. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
Για να βρείτε και να καταργήσετε γρήγορα δεδομένα και πληροφορίες:
-
Στην Επιθεώρηση εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε τις επιλογές (όπως περιγράφεται παρακάτω) για κατάργηση ή αποθήκευση.
-
Επιλέξτε Έλεγχος.
-
Εξετάστε τα αποτελέσματα του ελέγχου και επιλέξτε Κατάργηση όλων σε οποιαδήποτε στοιχεία για να διαγράψετε.Για προειδοποιήσεις και πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση πληροφοριών, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
-
Επιλέξτε Επανάληψη ή Κλείσιμο.
Δεν είναι δυνατή η κατάργηση όλων των κρυφών δεδομένων και πληροφοριών με Επιθεώρηση εγγράφου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου.
Εάν η εταιρεία σας προσάρμοσε την Επιθεώρηση εγγράφου προσθέτοντας λειτουργικές μονάδες Επιθεώρησης, ενδέχεται να μπορείτε να ελέγξετε τις παρουσιάσεις σας για πρόσθετους τύπους πληροφοριών.
|
Όνομα ελέγχου |
Βρίσκει και καταργεί |
|---|---|
|
Σχόλια και επισημειώσεις |
|
|
Ιδιότητες εγγράφου και Προσωπικές πληροφορίες |
|
|
Δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης |
Δεδομένα σχετικά με το ποιος έχει επεξεργαστεί το αρχείο και πότε έγινε η επεξεργασία του. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για τους συνδρομητές του Microsoft 365 που συμμετέχουν στο πρόγραμμα Office Insider. Αν είστε συνδρομητής του Microsoft 365, βεβαιωθείτε ότι έχετε την τελευταία έκδοση του Office. |
|
Αόρατο περιεχόμενο στη διαφάνεια |
Αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα Αυτή η επιθεώρηση δεν εντοπίζει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα. |
|
Περιεχόμενο Off-Slide |
|
|
Σημειώσεις παρουσίασης |
Κείμενο που προστέθηκε στην ενότητα "Σημειώσεις" μιας παρουσίασης Η Επιθεώρηση εγγράφου δεν μπορεί να καταργήσει εικόνες που έχουν προστεθεί στην ενότητα Σημειώσεις μιας παρουσίασης. |
|
Προσαρμοσμένα δεδομένα XML |
Προσαρμοσμένα δεδομένα XML που μπορεί να είναι αποθηκευμένα μέσα σε μια παρουσίαση |
Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται από το Επιθεώρηση εγγράφου.
-
Ανοίξτε την παρουσίαση PowerPoint που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες.
-
Στην καρτέλα Αρχείο , επιλέξτε Αποθήκευση ως και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης.
-
Στο αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης, στην καρτέλα Αρχείο , επιλέξτε Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Έλεγχος για θέματα και επιλέξτε Έλεγχος εγγράφου.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου, για να επιλέξετε τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μεμονωμένες επιθεωρήσεις, ανατρέξτε στο θέμα Κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με έλεγχο εγγράφων, παρουσιάσεων ή βιβλίων εργασίας.
-
Επιλέξτε Έλεγχος.
-
Αναθεωρήστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου.
-
Επιλέξτε Κατάργηση όλων δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.
-
Εάν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από την παρουσίασή σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας Αναίρεση.
-
Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από παρουσιάσεις που αποθηκεύετε στη μορφή παρουσίασης OpenDocument (.odp), πρέπει να εκτελείτε το Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε την παρουσίαση σε αυτήν τη μορφή.
-
Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών
PowerPoint παρουσίαση μπορεί να αποθηκεύσει διάφορους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών. Παρόλο που αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να μην είναι άμεσα ορατές, μπορούν να ανακτηθούν από την παρουσίασή σας.
Οι κρυφές πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν τα δεδομένα που PowerPoint προσθέτει για να σας επιτρέψει να συνεργαστείτε για τη δημιουργία της παρουσίασης με άλλα άτομα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν πληροφορίες που σκοπίμως προσδιορίζετε ως κρυφές.
PowerPoint παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν τους ακόλουθους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών:
-
Σχόλια και σχόλια με γραφή Εάν συνεργάζεστε με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε την παρουσίασή σας, η παρουσίασή σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σχόλια ή σχόλια με γραφή. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να επιτρέψουν σε άλλους χρήστες να δουν τις αλλαγές που έγιναν και τα ονόματα εκείνων που εργάστηκαν στην παρουσίασή σας, μαζί με σχόλια αναθεωρητών.
-
Δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης Όταν συνεργάζεστε σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο cloud, PowerPoint 2016 για Microsoft 365 αποθηκεύει δεδομένα σχετικά με το ποιος έκανε αλλαγές στο έγγραφο και πότε έγιναν οι αλλαγές.
-
Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες Οι ιδιότητες εγγράφου, γνωστές και ως μετα-δεδομένα, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με την παρουσίασή σας, όπως συντάκτης, θέμα και τίτλος. Οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που διατηρούνται αυτόματα από Microsoft 365 προγράμματα, όπως το όνομα του ατόμου που αποθήκευσε πιο πρόσφατα ένα έγγραφο και την ημερομηνία δημιουργίας ενός εγγράφου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει συγκεκριμένες δυνατότητες, το έγγραφό σας μπορεί επίσης να περιέχει πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών πληροφοριών (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και πληροφορίες διαδρομής αρχείου για τη δημοσίευση ιστοσελίδων.
-
Αόρατο περιεχόμενο στη διαφάνεια Η παρουσίασή σας μπορεί να περιέχει αντικείμενα που δεν είναι ορατά, επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα.
-
Περιεχόμενο εκτός διαφάνειας PowerPoint παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν αντικείμενα που δεν είναι άμεσα ορατά, επειδή έχουν μετακινηθεί από τη διαφάνεια στην περιοχή εκτός διαφάνειας. Αυτό το περιεχόμενο εκτός διαφάνειας μπορεί να περιλαμβάνει πλαίσια κειμένου, εικόνες clip art, γραφικά και πίνακες.
-
Σημειώσεις παρουσίασης Η ενότητα "Σημειώσεις" μιας παρουσίασης PowerPoint μπορεί να περιέχει κείμενο το οποίο μπορεί να μην θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση δημόσια, ειδικά εάν οι σημειώσεις έχουν συνταχθεί αποκλειστικά για χρήση του ατόμου που πραγματοποιεί την παρουσίαση.
-
Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων Εάν η παρουσίασή σας έχει αποθηκευτεί σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε Windows SharePoint Services, η παρουσίαση μπορεί να περιέχει πρόσθετες ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με αυτή τη θέση διακομιστή.
-
Προσαρμοσμένα δεδομένα XML Οι παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Το Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.
Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου
Το Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει τα ακόλουθα στοιχεία που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά στην παρουσίασή σας. Επιθεώρηση εγγράφου δεν είναι δυνατό να καταργήσετε αυτά τα στοιχεία για εσάς, επειδή ενδέχεται να μην λειτουργεί σωστά η παρουσίαση. Μπορείτε να εξετάσετε κάθε στοιχείο που βρέθηκε και να προσδιορίσετε εάν θέλετε να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να το αντικαταστήσετε με ένα στοιχείο που δεν έχει κρυφά δεδομένα, όπως μια στατική εικόνα.
|
Για αυτά τα στοιχεία: |
Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει: |
|---|---|
|
Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα |
Ενσωματωμένα αρχεία (όπως ένα Microsoft 365 ή έγγραφο κειμένου) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Ακολουθούν παραδείγματα ορισμένων τύπων αντικειμένων:
|
|
Μακροεντολές ή κώδικας VBA |
Στοιχεία μακροεντολών ή VBA που μπορεί να έχουν κρυφά δεδομένα στις παρουσιάσεις σας. Αυτό περιλαμβάνει τα εξής:
|
Επιθεώρηση εγγράφου και προσωπικά δεδομένα
Τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης, τα οποία παρουσιάστηκαν στη δομή 8403 PowerPoint 2016 για τα μέλη του προγράμματος Microsoft 365 Insider, παρουσιάζουν έναν περιορισμό των Επιθεώρηση εγγράφου. Για παράδειγμα, η Kelly και η Linda συνεργάζονται στην παρουσίαση A στο Microsoft 365. Τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης (δηλαδή, τα ονόματα χρηστών και οι ώρες κατά τις οποίες έκαναν αλλαγές) προστίθενται στην παρουσίαση. Εάν ο Mohammed ανοίξει στη συνέχεια την Παρουσίαση Α σε προηγούμενη έκδοση του PowerPoint και εκτελέσει Επιθεώρηση εγγράφου στο αρχείο για να καταργήσει τα προσωπικά δεδομένα, οι Επιθεώρηση εγγράφου σε αυτή την έκδοση του PowerPoint δεν θα μπορούν να εντοπίσουν και να καταργήσουν τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης που προστέθηκαν στην παρουσίαση από τη νεότερη, Microsoft 365 έκδοση των PowerPoint που χρησιμοποιούνται από την Kelly και τη Linda. Ο Mohammed δεν μπορεί να καταργήσει τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης χωρίς αναβάθμιση στην τρέχουσα έκδοση του PowerPoint και, στη συνέχεια, εκτελείται Επιθεώρηση εγγράφου
Στο Visio, μπορείτε να καταργήσετε κρυφές και προσωπικές πληροφορίες πριν από την κοινή χρήση ενός αντιγράφου ενός εγγράφου Visio με άλλους.
Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να καταργήσετε προσωπικές και κρυφές πληροφορίες σε ένα αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου, επειδή δεν είναι πάντα δυνατή η επαναφορά των δεδομένων που καταργούνται.
Οι προσωπικές και κρυφές πληροφορίες μπορούν να καταργηθούν από τις ακόλουθες περιοχές δυνατοτήτων στο Visio:
-
Σχόλια που έχουν εισαχθεί στις σελίδες του εγγράφου σας
-
Ιδιότητες αρχείου (Συντάκτης, Διευθυντής και Εταιρεία)
-
Ονόματα, αρχικά και σημάνσεις αναθεωρητών
-
Διαδρομές αρχείων στάμπο
-
Διαδρομή και όνομα αρχείου προτύπου
Σημείωση: Εάν ένα έγγραφο είναι διαθέσιμο σε άλλα άτομα σε έναν κοινόχρηστο διακομιστή, κάθε φορά που κάποιος ανοίγει το έγγραφο, εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με το όνομα του χρήστη που έχει ανοιχτό το αρχείο και το όνομα του υπολογιστή στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο. Για να συμβάλετε στην προστασία αυτών των πληροφοριών, βεβαιωθείτε ότι όλα τα κοινόχρηστα έγγραφα είναι προσβάσιμα μόνο από αξιόπιστους χρήστες.
Μπορείτε να βρείτε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στις παρουσιάσεις Visio, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών.
-
Στην καρτέλα Προσωπικές πληροφορίες , επιλέξτε Κατάργηση αυτών των στοιχείων από το έγγραφο.
Συμβουλή: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προειδοποίηση εάν επιχειρήσω να επανατοποθετήσω αυτές τις πληροφορίες , εάν θέλετε να εμφανίζεται μια προειδοποίηση κάθε φορά που προσπαθείτε να εισαγάγετε ξανά προσωπικές πληροφορίες.
-
Για να καταργήσετε πιθανώς ευαίσθητα δεδομένα από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, επιλέξτε Κατάργηση δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις που είναι αποθηκευμένες στο έγγραφο.
Σημείωση: Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου δεν καταργεί τα δεδομένα που έχουν συνδεθεί με ένα σχήμα. Καταργεί την προέλευση δεδομένων από το διάγραμμα, αλλά εάν κάποια δεδομένα από την προέλευση δεδομένων βρίσκονται στο διάγραμμα, πρέπει να τα καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο.
