Επισκόπηση Συγκεντρωτικών Πινάκων και Συγκεντρωτικών Γραφημάτων

Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι ένας αλληλεπιδραστικός τρόπος για να συνοψίζετε με ταχύτητα μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα για να αναλύσετε με σχολαστικό τρόπο αριθμητικά δεδομένα και να δώσετε απαντήσεις σε μη αναμενόμενες ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας. Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι ειδικά σχεδιασμένος για τα εξής:

• Την άντληση πληροφοριών από μεγάλες ποσότητες δεδομένων με τρόπους φιλικούς προς το χρήστη.

• Μερική άθροιση και συνάθροιση αριθμητικών δεδομένων, σύνοψη δεδομένων ανά κατηγορίες και υποκατηγορίες και δημιουργία προσαρμοσμένων υπολογισμών και τύπων.

• Ανάπτυξη και σύμπτυξη επιπέδων δεδομένων προκειμένου να εστιάσετε στα αποτελέσματά σας και εμφάνιση λεπτομερειών από τα δεδομένα σύνοψης για τις περιοχές που σας ενδιαφέρουν.

• Μετακίνηση γραμμών σε στήλες ή στηλών σε γραμμές (αλλιώς "συγκέντρωση") για να δείτε διαφορετικές συναθροίσεις των δεδομένων προέλευσης.

• Φιλτράρισμα, ταξινόμηση, ομαδοποίηση και μορφοποίηση υπό όρους των δευτερευόντων συνόλων δεδομένων που παρουσιάζουν το μεγαλύτερο ενδιαφέρον και χρησιμότητα, που θα σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε μόνο στις πληροφορίες που θέλετε.

• Την παρουσίαση συνοπτικών, ελκυστικών και εμπλουτισμένων με σχόλια ηλεκτρονικών ή έντυπων αναφορών.

Για παράδειγμα, δείτε μια απλή λίστα εξόδων ενός νοικοκυριού στα αριστερά και έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα που βασίζεται σε αυτή στα δεξιά:

Δεδομένα πωλήσεων	Αντίστοιχος Συγκεντρωτικός Πίνακας

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα για την ανάλυση δεδομένων φύλλου εργασίας.

Αφού δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα επιλέγοντας τα δεδομένα προέλευσής του, τακτοποιώντας τα πεδία στη Λίστα πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα και επιλέγοντας μια αρχική διάταξη, μπορείτε να εκτελείτε τις παρακάτω εργασίες ενώ εργάζεστε με έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα:

Εξερεύνηση των δεδομένων   , κάνοντας τα εξής:

• Ανάπτυξη και σύμπτυξη δεδομένων και εμφάνιση των υποκείμενων λεπτομερειών που σχετίζονται με τις τιμές.

• Ταξινόμηση, φιλτράρισμα και ομαδοποίηση πεδίων και στοιχείων.

• Αλλαγή συναρτήσεων σύνοψης και προσθήκη προσαρμοσμένων υπολογισμών και τύπων.

Αλλαγή της διάταξης της φόρμας και της διευθέτησης των πεδίων    , κάνοντας τα εξής:

• Αλλαγή της μορφής του Συγκεντρωτικού Πίνακα: Συμπυκνωμένη μορφή, Μορφή διάρθρωσης ή Μορφή πίνακα.

• Προσθήκη, εκ νέου διευθέτηση και κατάργηση πεδίων.

• Αλλαγή της σειράς των πεδίων ή των στοιχείων.

Αλλαγή της διάταξης των στηλών, των γραμμών και των μερικών αθροισμάτων    με τις εξής ενέργειες:

• Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση κεφαλίδων πεδίων των στηλών και των γραμμών ή εμφάνιση ή απόκρυψη κενών γραμμών.

• Εμφάνιση των μερικών αθροισμάτων επάνω ή κάτω από τις γραμμές τους.

• Ρύθμιση του πλάτους των στηλών κατά την ανανέωση.

• Μετακίνηση ενός πεδίου στήλης σε μια περιοχή γραμμής ή σε ένα πεδίο γραμμής στην περιοχή στήλης.

• Συγχώνευση ή κατάργηση συγχώνευσης κελιών για εξωτερικά στοιχεία γραμμής και στήλης.

Αλλαγή της εμφάνισης των κενών και των σφαλμάτων    , κάνοντας τα εξής:

• Αλλαγή της εμφάνισης σφαλμάτων και κενών κελιών.

• Αλλαγή του τρόπου εμφάνισης των στοιχείων και των ετικετών άνευ δεδομένων.

• Εμφάνιση ή απόκρυψη κενών γραμμών

Αλλαγή της μορφοποίησης   , κάνοντας τα εξής:

• Μορφοποίηση με μη αυτόματο τρόπο και υπό όρους των κελιών και των περιοχών.

• Αλλαγή του συνολικού στυλ μορφοποίησης του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

• Αλλαγή της μορφοποίησης αριθμών για τα πεδία.

• Συμπερίληψη μορφοποίησης διακομιστή OLAP.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδίαση της διάταξης και της μορφοποίησης ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα παρέχουν γραφικές απεικονίσεις των δεδομένων στους σχετικούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες. Τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα είναι επίσης διαδραστικά. Όταν δημιουργείτε ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα, εμφανίζεται το παράθυρο φίλτρου Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο φίλτρου για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα υποκείμενα δεδομένα του Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Οι αλλαγές που πραγματοποιείτε στη διάταξη και στα δεδομένα του συσχετισμένου Συγκεντρωτικού Πίνακα αντικατοπτρίζονται αμέσως στη διάταξη και τα δεδομένα του Συγκεντρωτικού Γραφήματος και το αντίστροφο.

Ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα εμφανίζει σειρές δεδομένων, κατηγορίες, δείκτες δεδομένων και άξονες, όπως και τα τυπικά γραφήματα. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο γραφήματος και άλλες επιλογές, όπως τους τίτλους, την θέση του υπομνήματος, τις ετικέτες δεδομένων, τη θέση του γραφήματος κ.ο.κ..

Ακολουθεί ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα με βάση το παραπάνω παράδειγμα Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού Γραφήματος.

Εάν είστε εξοικειωμένοι με τα τυπικά γραφήματα, τότε θα αντιληφθείτε ότι οι περισσότερες λειτουργίες είναι οι ίδιες στα Συγκεντρωτικά Γραφήματα. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες διαφορές:

Προσανατολισμός γραμμής/στήλης    Αντίθετα από ότι συμβαίνει σε ένα τυπικό γράφημα, δεν μπορείτε να αλλάξετε τον προσανατολισμό γραμμής/στήλης ενός Συγκεντρωτικού Γραφήματος χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων. Αντίθετα, μπορείτε να συγκεντρώσετε τις ετικέτες γραμμής και στήλης του συσχετισμένου Συγκεντρωτικού Πίνακα για να έχετε το ίδιο αποτέλεσμα.

Τύποι γραφημάτων     Μπορείτε να μετατρέψετε ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα σε οποιονδήποτε τύπο γραφήματος, εκτός από τα γραφήματα xy (διασποράς), μετοχών ή φυσαλίδας.

Δεδομένα προέλευσης     Τα τυπικά γραφήματα συνδέονται απευθείας σε κελιά φύλλου εργασίας, ενώ τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα βασίζονται στην προέλευση δεδομένων του σχετικού Συγκεντρωτικού Πίνακα. Σε αντίθεση με το τυπικό γράφημα, δεν μπορείτε να αλλάξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων ενός Συγκεντρωτικού Γραφήματος.

Μορφοποίηση     Οι περισσότερες μορφοποιήσεις—όπως τα στοιχεία γραφήματος που προσθέτετε, η διάταξη και το στυλ—διατηρούνται κατά την ανανέωση ενός Συγκεντρωτικού γραφήματος. Ωστόσο, οι γραμμές τάσης, οι ετικέτες δεδομένων, οι γραμμές σφαλμάτων και άλλες αλλαγές στα σύνολα δεδομένων δεν διατηρούνται. Τα τυπικά γραφήματα δεν πρόκειται να χάσουν αυτή τη μορφοποίηση μετά την εφαρμογή της.

Παρόλο που δεν μπορείτε να αλλάξετε απευθείας το μέγεθος στις ετικέτες δεδομένων ενός Συγκεντρωτικού Γραφήματος, μπορείτε να αυξήσετε το μέγεθος γραμματοσειράς του κειμένου για να αλλάξετε αποτελεσματικά το μέγεθος των ετικετών.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel ως βάση για έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα ή ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα. Τα δεδομένα θα πρέπει να είναι σε μορφή λίστας, με τις ετικέτες στηλών στην πρώτη γραμμή, τις οποίες θα χρησιμοποιήσει το Excel για τα Ονόματα πεδίων. Κάθε κελί στις επόμενες γραμμές θα πρέπει να περιέχει δεδομένα που είναι κατάλληλα για την επικεφαλίδα της στήλης του και δεν πρέπει να συνδυάζετε διαφορετικούς τύπους δεδομένων στην ίδια στήλη. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να συνδυάζετε τιμές νομισματικής μονάδας και ημερομηνίες στην ίδια στήλη. Επιπλέον, δεν θα πρέπει να υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες στην περιοχή δεδομένων.

Πίνακες του Excel    Οι πίνακες του Excel έχουν ήδη τη μορφή λίστας και αποτελούν μια καλή επιλογή για δεδομένα προέλευσης Συγκεντρωτικού Πίνακα. Όταν ανανεώνετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα, τα νέα και ενημερωμένα δεδομένα του πίνακα του Excel συμπεριλαμβάνονται αυτόματα στη λειτουργία ανανέωσης.

Χρήση μιας δυναμικά καθορισμένης περιοχής    Για να διευκολύνετε τη δυνατότητα ενημέρωσης ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δυναμική καθορισμένη περιοχή και να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα ως αρχείο προέλευσης δεδομένων του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Εάν η καθορισμένη περιοχή επεκτείνεται για να συμπεριλάβει περισσότερα δεδομένα, η ανανέωση του Συγκεντρωτικού Πίνακα θα συμπεριλάβει τα νέα δεδομένα.

Συμπερίληψη αθροισμάτων    Το Excel δημιουργεί αυτόματα τα μερικά και τα γενικά αθροίσματα σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα. Εάν η λίστα προέλευσης περιέχει αυτόματα τα μερικά και τα γενικά αθροίσματα, τα οποία δημιουργήσατε χρησιμοποιώντας την εντολή Μερικά αθροίσματα, στην ομάδα Διάρθρωση της καρτέλας Δεδομένα, τότε προτού δημιουργήσετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα, χρησιμοποιήστε την ίδια εντολή για να καταργήσετε τα μερικά και τα γενικά αθροίσματα.

Μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων, έναν κύβο OLAP ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας ή ένα αρχείο κειμένου. Μπορείτε, για παράδειγμα, να διατηρήσετε μια βάση δεδομένων αρχείων πωλήσεων την οποία θέλετε να συνοψίσετε και να αναλύσετε.

Αρχεία σύνδεσης δεδομένων του Office    Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (.odc) για να ανακτήσετε εξωτερικά δεδομένα για έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα απευθείας σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα. Σας συνιστούμε να ανακτάτε τα δεδομένα εξωτερικής προέλευσης για τις αναφορές σας χρησιμοποιώντας αρχεία τύπου ODC.

Δεδομένα προέλευσης OLAP    Όταν κάνετε ανάκτηση δεδομένων προέλευσης από μια βάση δεδομένων OLAP ή ένα αρχείο κύβου, τα δεδομένα επιστρέφονται στο Excel μόνο με τη μορφή Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Πίνακα που έχει μετατραπεί σε λειτουργίες φύλλου εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Μετατροπή κελιών Συγκεντρωτικού Πίνακα σε τύπους φύλλου εργασίας.

Δεδομένα προέλευσης που δεν είναι OLAP    Αυτά είναι τα υποκείμενα δεδομένα για έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα ή ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα που προέρχονται από μια προέλευση η οποία δεν είναι βάση δεδομένων OLAP. Για παράδειγμα, δεδομένα από σχεσιακές βάσεις δεδομένων ή αρχεία κειμένου.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Cache Συγκεντρωτικού πίνακα    Κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο Συγκεντρωτικό πίνακα ή Συγκεντρωτικό γράφημα, το Excel αποθηκεύει ένα αντίγραφο των δεδομένων για την αναφορά στη μνήμη και αποθηκεύει αυτή την περιοχή αποθήκευσης ως μέρος του αρχείου του βιβλίου εργασίας που ονομάζεται cache του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Κάθε νέος Συγκεντρωτικός πίνακας απαιτεί πρόσθετη μνήμη και χώρο στον δίσκο. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε έναν υπάρχοντα Συγκεντρωτικό πίνακα ως προέλευση για ένα νέο στο ίδιο βιβλίο εργασίας, και οι δύο χρησιμοποιούν από κοινού το ίδιο cache. Επειδή είναι δυνατή η επαναχρησιμοποίηση του cache, το μέγεθος του βιβλίου εργασίας μειώνεται και λιγότερα δεδομένα διατηρούνται στη μνήμη.

Απαιτήσεις θέσης    Για να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα ως αρχείο προέλευσης για έναν άλλο, θα πρέπει και οι δύο πίνακες να βρίσκονται στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Εάν ο Συγκεντρωτικός Πίνακας προέλευσης βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, αντιγράψτε την προέλευση στη θέση του βιβλίου εργασίας όπου θέλετε να εμφανίζεται ο νέος πίνακας. Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες και τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα σε διαφορετικά βιβλία εργασίας είναι ξεχωριστά και το καθένα έχει το δικό του αντίγραφο δεδομένων τόσο στη μνήμη όσο και στα αρχεία των βιβλίων εργασίας.

Οι αλλαγές επηρεάζουν και τους δύο Συγκεντρωτικούς Πίνακες    Κατά την ανανέωση των δεδομένων στον νέο Συγκεντρωτικό Πίνακα, το Excel ενημερώνει επίσης τα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης Συγκεντρωτικού Πίνακα και το αντίστροφο. Όταν ομαδοποιείτε ή καταργείτε την ομαδοποίηση στοιχείων ή ενώνετε πεδία υπολογισμού ή υπολογιζόμενα στοιχεία σε ένα, επηρεάζονται και τα δύο. Εάν θέλετε να έχετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα που να είναι ανεξάρτητος από έναν άλλο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο, ανάλογα με το αρχικό αρχείο προέλευσης δεδομένων, αντί να αντιγράψετε τον αρχικό Συγκεντρωτικό πίνακα. Απλώς να έχετε υπόψη σας τις πιθανές συνέπειες στη μνήμη όταν το κάνετε αυτό πολύ συχνά.

Συγκεντρωτικά Γραφήματα     Μπορείτε να βασίσετε έναν νέο Συγκεντρωτικό Πίνακα ή Συγκεντρωτικό Γράφημα σε έναν άλλο Συγκεντρωτικό Πίνακα, αλλά δεν μπορείτε να βασίσετε ένα νέο Συγκεντρωτικό Γράφημα απευθείας σε ένα άλλο Συγκεντρωτικό Γράφημα. Οι αλλαγές σε ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα επηρεάζουν τον συσχετισμένο Συγκεντρωτικό Πίνακα και το αντίστροφο.

Οι αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης μπορεί να οδηγήσουν σε διαφορετικά δεδομένα προς ανάλυση. Για παράδειγμα, μπορείτε να μεταβείτε εύκολα από μια δοκιμαστική βάση δεδομένων σε μια βάση δεδομένων παραγωγής. Μπορείτε να ενημερώσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα ή ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα με νέα δεδομένα που είναι παρόμοια με τις αρχικές πληροφορίες σύνδεσης δεδομένων, μέσω του επανακαθορισμού των δεδομένων προέλευσης. Εάν τα δεδομένα είναι πολύ διαφορετικά με πολλά νέα ή πρόσθετα πεδία, ίσως είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε έναν νέο Συγκεντρωτικό Πίνακα ή Συγκεντρωτικό Γράφημα.

Εμφάνιση νέων δεδομένων που έχουν τεθεί σε λειτουργία μέσω ανανέωσης     Η ανανέωση ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα μπορεί επίσης να αλλάξει τα δεδομένα που είναι διαθέσιμα για εμφάνιση. Για Συγκεντρωτικούς Πίνακες που έχουν ως βάση δεδομένα φύλλου εργασίας, το Excel ανακτά νέα πεδία εντός της περιοχής προέλευσης ή της περιοχής που έχετε καθορίσει. Για αναφορές με βάση εξωτερικά δεδομένα, το Excel ανακτά νέα δεδομένα που πληρούν τα κριτήρια για το υποκείμενο ερώτημα ή τα δεδομένα που γίνονται διαθέσιμα σε έναν κύβο OLAP. Μπορείτε να προβάλετε οποιαδήποτε νέα πεδία στη Λίστα πεδίωνκαι να προσθέσετε τα πεδία στην έκθεση.

Αλλαγή των κύβων OLAP που δημιουργήσατε     Οι αναφορές που βασίζονται σε δεδομένα OLAP έχουν πάντοτε πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα του κύβου. Εάν έχετε δημιουργήσει έναν κύβο εκτός σύνδεσης που περιέχει ένα υποσύνολο των δεδομένων σε ένα κύβο διακομιστή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή OLAP χωρίς σύνδεση για να τροποποιήσετε το αρχείο κύβου, ώστε να περιέχει διαφορετικά δεδομένα από το διακομιστή.