Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας διαθέτει διάφορες διατάξεις που παρέχουν μια προκαθορισμένη δομή στην έκθεση, αλλά δεν μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις διατάξεις. Εάν χρειάζεστε μεγαλύτερη ευελιξία στη σχεδίαση της διάταξης μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να μετατρέψετε τα κελιά σε τύπους φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, να αλλάξετε τη διάταξη αυτών των κελιών, αξιοποιώντας πλήρως όλες τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες σε ένα φύλλο εργασίας. Μπορείτε είτε να μετατρέψετε τα κελιά σε τύπους που χρησιμοποιούν συναρτήσεις κύβου είτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση GETPIVOTDATA. Η μετατροπή κελιών σε τύπους απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία δημιουργίας, ενημέρωσης και διατήρησης αυτών των προσαρμοσμένων Συγκεντρωτικών Πινάκων.
Όταν μετατρέπετε κελιά σε τύπους, αυτοί οι τύποι αποκτούν πρόσβαση στα ίδια δεδομένα με τον Συγκεντρωτικό Πίνακα και μπορούν να ανανεωθούν για να δουν ενημερωμένα αποτελέσματα. Ωστόσο, με την πιθανή εξαίρεση των φίλτρων αναφοράς, δεν έχετε πλέον πρόσβαση στις αλληλεπιδραστικές δυνατότητες ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, όπως το φιλτράρισμα, η ταξινόμηση ή η ανάπτυξη και σύμπτυξη επιπέδων.
Σημείωση: Όταν μετατρέπετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα Ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP), μπορείτε να συνεχίσετε να ανανεώνετε τα δεδομένα για να λαμβάνετε ενημερωμένες τιμές μέτρησης, αλλά δεν μπορείτε να ενημερώσετε τα πραγματικά μέλη που εμφανίζονται στην αναφορά.
Μάθετε σχετικά με συνηθισμένα σενάρια για τη μετατροπή Συγκεντρωτικών Πινάκων σε τύπους φύλλου εργασίας
Ακολουθούν τυπικά παραδείγματα των ενεργειών που μπορείτε να κάνετε μετά τη μετατροπή κελιών Συγκεντρωτικού Πίνακα σε τύπους φύλλου εργασίας για την προσαρμογή της διάταξης των κελιών που έχουν μετατραπεί.
Αναδιάταξη και διαγραφή κελιών
Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια περιοδική αναφορά που πρέπει να δημιουργείτε κάθε μήνα για το προσωπικό σας. Χρειάζεστε μόνο ένα υποσύνολο των πληροφοριών της αναφοράς και προτιμάτε να διατάξετε τα δεδομένα με προσαρμοσμένο τρόπο. Μπορείτε απλώς να μετακινήσετε και να τακτοποιήσετε κελιά σε μια διάταξη σχεδίασης που θέλετε, να διαγράψετε τα κελιά που δεν είναι απαραίτητα για τη μηνιαία αναφορά διδακτικού προσωπικού και, στη συνέχεια, να μορφοποιήσετε τα κελιά και το φύλλο εργασίας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Εισαγωγή γραμμών και στηλών
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εμφανίζονται πληροφορίες πωλήσεων για τα προηγούμενα δύο έτη, με ανάλυση ανά περιοχή και ομάδα προϊόντων, καθώς και ότι θέλετε να εισαγάγετε εκτεταμένα σχόλια σε πρόσθετες γραμμές. Απλώς εισαγάγετε μια γραμμή και εισαγάγετε το κείμενο. Επιπλέον, θέλετε να προσθέσετε μια στήλη που εμφανίζει πωλήσεις ανά περιοχή και ομάδα προϊόντων που δεν βρίσκονται στον αρχικό Συγκεντρωτικό Πίνακα. Απλώς εισαγάγετε μια στήλη, προσθέστε έναν τύπο για να λάβετε τα αποτελέσματα που θέλετε και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τη στήλη προς τα κάτω για να λάβετε τα αποτελέσματα για κάθε γραμμή.
Χρήση πολλών προελεύσεων δεδομένων
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συγκρίνετε τα αποτελέσματα μεταξύ μιας βάσης δεδομένων παραγωγής και δοκιμής για να βεβαιωθείτε ότι η δοκιμαστική βάση δεδομένων παράγει τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τύπους κελιών και, στη συνέχεια, να αλλάξετε το όρισμα σύνδεσης ώστε να παραπέμπει στη δοκιμαστική βάση δεδομένων για να συγκρίνετε αυτά τα δύο αποτελέσματα.
Χρήση αναφορών κελιών για τη διαφοροποίηση των δεδομένων εισόδου χρήστη
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αλλάξει ολόκληρη η αναφορά με βάση την εισαγωγή δεδομένων χρήστη. Μπορείτε να αλλάξετε τα ορίσματα στους τύπους κύβου σε αναφορές κελιών στο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε διαφορετικές τιμές σε αυτά τα κελιά για να προκύψουν διαφορετικά αποτελέσματα.
Δημιουργία μια διάταξη γραμμής ή στήλης που δεν είναι ίδια (ονομάζεται επίσης ασύμμετρη αναφορά)
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά που περιέχει μια στήλη 2008 που ονομάζεται Πραγματικές πωλήσεις, μια στήλη του 2009 που ονομάζεται Projected Sales, αλλά δεν θέλετε άλλες στήλες. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά που περιέχει μόνο αυτές τις στήλες, σε αντίθεση με έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα, ο οποίος απαιτεί συμμετρική αναφορά.
Δημιουργία τους δικούς σας τύπους κύβου και παραστάσεις MDX
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά που εμφανίζει τις πωλήσεις για ένα συγκεκριμένο προϊόν από τρεις συγκεκριμένους πωλητές για το μήνα Ιούλιο. Εάν έχετε γνώσεις σχετικά με τις παραστάσεις MDX και τα ερωτήματα OLAP, μπορείτε να εισαγάγετε τους τύπους κύβου μόνοι σας. Παρόλο που αυτοί οι τύποι μπορεί να γίνουν αρκετά περίτεχνοι, μπορείτε να απλοποιήσετε τη δημιουργία και να βελτιώσετε την ακρίβεια αυτών των τύπων χρησιμοποιώντας την Αυτόματη καταχώρηση τύπου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Αυτόματης Καταχώρησης τύπου.
Σημείωση: Μπορείτε να μετατρέψετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα Ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP) μόνο χρησιμοποιώντας αυτή τη διαδικασία.
-
Για να αποθηκεύσετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα για μελλοντική χρήση, συνιστάται να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας πριν να μετατρέψετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αρχείο > Αποθήκευση ως. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αποθήκευση αρχείου.
-
Προετοιμάστε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα, ώστε να μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε την αναδιάταξη των κελιών μετά τη μετατροπή, κάνοντας τα εξής:
-
Αλλάξτε σε μια διάταξη που μοιάζει περισσότερο με τη διάταξη που θέλετε.
-
Αλληλεπιδράστε με την αναφορά, όπως φιλτράρισμα, ταξινόμηση και επανασχεδίαση της αναφοράς, για να λάβετε τα αποτελέσματα που θέλετε.
-
-
Κάντε κλικ στον Συγκεντρωτικό Πίνακα.
-
Στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία OLAP και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετατροπή σε τύπους.
Εάν δεν υπάρχουν φίλτρα αναφοράς, τότε ολοκληρώνεται η λειτουργία μετατροπής. Εάν υπάρχουν ένα ή περισσότερα φίλτρα αναφοράς, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή σε τύπους .
-
Αποφασίστε πώς θέλετε να μετατρέψετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα:
Μετατροπή ολόκληρου του Συγκεντρωτικού Πίνακα
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μετατροπή φίλτρων αναφοράς .
Η ενέργεια αυτή μετατρέπει όλα τα κελιά σε τύπους φύλλου εργασίας και διαγράφει ολόκληρο τον Συγκεντρωτικό Πίνακα.
Μετατρέψτε μόνο τις ετικέτες γραμμών, τις ετικέτες στηλών και τις τιμές του Συγκεντρωτικού Πίνακα, αλλά διατηρήστε τα φίλτρα αναφοράς
-
Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Μετατροπή φίλτρων αναφοράς είναι απενεργοποιημένο. (Αυτή είναι η προεπιλογή.)
Με αυτόν τον τρόπο μετατρέπονται όλα τα κελιά της ετικέτας γραμμής, της ετικέτας στήλης και της περιοχής τιμών σε τύπους φύλλου εργασίας και διατηρείται ο αρχικός Συγκεντρωτικός Πίνακας, αλλά μόνο με τα φίλτρα αναφοράς, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε το φιλτράρισμα χρησιμοποιώντας τα φίλτρα αναφοράς.
Σημείωση: Εάν η μορφή Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι έκδοση 2000-2003 ή παλαιότερη, μπορείτε να μετατρέψετε μόνο ολόκληρο τον Συγκεντρωτικό Πίνακα.
-
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή.
Η λειτουργία μετατροπής ανανεώνει πρώτα τον Συγκεντρωτικό Πίνακα για να εξασφαλίσει ότι χρησιμοποιούνται ενημερωμένα δεδομένα.
Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης κατά τη διάρκεια της λειτουργίας μετατροπής. Εάν η λειτουργία διαρκεί πολύ και προτιμάτε να τη μετατρέψετε κάποια άλλη στιγμή, πατήστε το πλήκτρο ESC για να ακυρώσετε τη λειτουργία.
Σημειώσεις:
-
Δεν μπορείτε να μετατρέψετε κελιά με φίλτρα που έχουν εφαρμοστεί σε επίπεδα που είναι κρυφά.
-
Δεν μπορείτε να μετατρέψετε κελιά στα οποία τα πεδία έχουν έναν προσαρμοσμένο υπολογισμό που δημιουργήθηκε μέσω της καρτέλας Εμφάνιση τιμών ως του παραθύρου διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου τιμών . (Στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα Ενεργό πεδίο , κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργό πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις πεδίου τιμών.)
-
Για τα κελιά που μετατρέπονται, η μορφοποίηση κελιών διατηρείται, αλλά τα στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα καταργούνται επειδή αυτά τα στυλ μπορούν να εφαρμοστούν μόνο σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες.
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση GETPIVOTDATA σε έναν τύπο για να μετατρέψετε κελιά Συγκεντρωτικού Πίνακα σε τύπους φύλλου εργασίας όταν θέλετε να εργαστείτε με προελεύσεις δεδομένων που δεν είναι OLAP, όταν προτιμάτε να μην κάνετε αναβάθμιση στη νέα μορφή Συγκεντρωτικού Πίνακα έκδοση 2007 αμέσως ή όταν θέλετε να αποφύγετε την πολυπλοκότητα της χρήσης των συναρτήσεων κύβου.
-
Βεβαιωθείτε ότι η εντολή Δημιουργία GETPIVOTDATA στην ομάδα Συγκεντρωτικός Πίνακας στην καρτέλα Επιλογές είναι ενεργοποιημένη.
Σημείωση: Η εντολή Δημιουργία GETPIVOTDATA ορίζει ή απενεργοποιεί την επιλογή Χρήση συναρτήσεων GETPIVOTTABLE για αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα στην κατηγορία Τύποι της ενότητας Εργασία με τύπους στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel .
-
Στον Συγκεντρωτικό Πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το κελί που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε κάθε τύπο είναι ορατό.
-
Σε ένα κελί φύλλου εργασίας έξω από τον Συγκεντρωτικό Πίνακα, πληκτρολογήστε τον τύπο που θέλετε μέχρι το σημείο όπου θέλετε να συμπεριλάβετε δεδομένα από την αναφορά.
-
Κάντε κλικ στο κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο σας στον Συγκεντρωτικό Πίνακα. Μια συνάρτηση φύλλου εργασίας GETPIVOTDATA προστίθεται στον τύπο σας, η οποία ανακτά τα δεδομένα από τον Συγκεντρωτικό Πίνακα. Αυτή η συνάρτηση συνεχίζει να ανακτά τα σωστά δεδομένα εάν αλλάξει η διάταξη της αναφοράς ή εάν ανανεώσετε τα δεδομένα.
-
Ολοκληρώστε την πληκτρολόγηση του τύπου σας και πατήστε το πλήκτρο ENTER.
Σημείωση: Εάν καταργήσετε οποιοδήποτε από τα κελιά που αναφέρονται στον τύπο GETPIVOTDATA από την αναφορά, ο τύπος επιστρέφει #REF!.
