Διαχείριση επαφών στο Outlook

Στο νέο Outlook, έχετε την επιλογή να κάνετε τα εξής:

Ταξινόμηση επαφών |  Προσθήκη επαφής στα αγαπημένα |  Κατηγοριοποίηση των επαφών σας |  Προσθήκη ατόμων στον οργανισμό σας 

Ταξινόμηση επαφών στο νέο Outlook για Windows

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις επαφές σας με βάση το όνομα ή το επώνυμο, την εταιρεία, την πόλη οικίας, την πόλη εργασίας ή τις πρόσφατα προσθέσατε.

1. Στη γραμμή περιήγησης στο νέο Outlook, επιλέξτε Άτομα.

2. Με ενεργοποιημένη την επιλογή Όλες οι επαφές , κάντε κλικ στην επιλογή φίλτρου (το φίλτρο θα εμφανίσει το όνομα για τον τρόπο με τον οποίο είναι φιλτραρισμένη τη συγκεκριμένη στιγμή η λίστα σας, όπως Κατά όνομα)  και, στη συνέχεια, ορίστε μια επιλογή από την επιλογή Ταξινόμηση κατά για τον τρόπο που θέλετε να την ταξινομήσετε.

   

3. Η λίστα σας θα ενημερωθεί αμέσως. Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή ταξινόμησης ανά πάσα στιγμή.

Προσθήκη επαφής στα αγαπημένα στο νέο Outlook

1. Στη γραμμή περιήγησης στο νέο Outlook, επιλέξτε Άτομα.

2. Από τη λίστα επαφών σας, επιλέξτε την επαφή που θέλετε να προσθέσετε στα Αγαπημένα σας.

3. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Προσθήκη στα αγαπημένα ή να επιλέξετε Προσθήκη στα αγαπημένα από την κορδέλα. Μπορείτε να τα καταργήσετε από τα αγαπημένα ανά πάσα στιγμή.

Κατηγοριοποίηση των επαφών σας στο νέο Outlook

Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τις επαφές σας βάσει χρώματος για να διευκολύνετε την εύρεση ατόμων.

1. Στη γραμμή περιήγησης στο νέο Outlook, επιλέξτε Άτομα.

2. Επιλέξτε την επαφή που θέλετε να προσθέσετε σε μια νέα ή υπάρχουσα κατηγορία.

3. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επιλογή Κατηγοριοποίηση.

4. Επιλέξτε είτε Νέα κατηγορία είτε μια υπάρχουσα κατηγορία στην οποία θα προσθέσετε την επαφή.

Προσθήκη ατόμων από την εταιρεία σας σε αποθηκευμένες επαφές στο νέο Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το νέο Outlook στην εργασία ή στο σχολείο και ο οργανισμός σας έχει ρυθμίσει έναν κατάλογο, θα μπορείτε να δείτε πληροφορίες σχετικά με τους συναδέλφους σας χωρίς να τις αποθηκεύσετε ως επαφές. Μπορείτε να τις αναζητήσετε ή να επιλέξετε το όνομα ή την εικόνα τους από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η κάρτα προφίλ τους θα εμφανίζει πληροφορίες που συλλέγονται από άλλα συστήματα (κατάλογο). Εάν θέλετε να προσθέσετε άλλες πληροφορίες, όπως σημειώσεις, γενέθλια κ.λπ. μπορείτε να αποθηκεύσετε τους συναδέλφους σας στις δικές σας επαφές. Η νέα επαφή συνδέεται αυτόματα με την υπάρχουσα επαφή καταλόγου. Μόνο εσείς θα δείτε τις πληροφορίες που προσθέτετε.

Ταξινόμηση επαφών στο κλασικό Outlook

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις επαφές σας με βάση το όνομα ή το επώνυμο, την εταιρεία, την πόλη οικίας και άλλα.

1. Στη γραμμή περιήγησης στο κλασικό Outlook, επιλέξτε Άτομα.

2. Επιλέξτε την καρτέλα Προβολή από την κορδέλα, στην ομάδα Τρέχουσα προβολή , επιλέξτε Ρυθμίσεις προβολής.

   

3. Επιλέξτε το κουμπί Ταξινόμηση και, στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση στοιχείων κατά για να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να ταξινομούνται οι επαφές σας.

4. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε OK και OK ξανά.

Προσθήκη επαφής στα αγαπημένα στο κλασικό Outlook

1. Στη γραμμή περιήγησης στο κλασικό Outlook, επιλέξτε Άτομα.

2. Από τη λίστα επαφών σας, επιλέξτε την επαφή που θέλετε να προσθέσετε στα Αγαπημένα σας.

3. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Προσθήκη στα Αγαπημένα ή να επιλέξετε Προβολή περισσότερων επιλογών για αλληλεπίδραση με αυτό το άτομο και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Προσθήκη στα Αγαπημένα. Μπορείτε να τα καταργήσετε από τα αγαπημένα ανά πάσα στιγμή.

Αλλαγή της μορφής των ονομάτων των επαφών σας στο κλασικό Outlook

Οι επαφές σας ενδέχεται να μην έχουν όλες την ίδια μορφοποίηση, το οποίο μπορεί να σημαίνει ότι δεν εμφανίζονται όπως αναμένεται κατά την ταξινόμηση χρησιμοποιώντας τη στήλη Αρχείο ως . Για παράδειγμα, ορισμένα μπορεί να αρχειοθετηθούν ως Όνομα, Επώνυμο, ενώ άλλα μπορεί να καταχωρηθούν ως Επώνυμο, Όνομα. Εάν οι επαφές σας δεν ταξινομούνται με τον τρόπο που θέλετε, δοκιμάστε τα εξής:

1. Στο κλασικό Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > ρυθμίσεις λογαριασμού > ρυθμίσεις λογαριασμού.

   

2. Στην καρτέλα Βιβλία διευθύνσεων , επιλέξτε το βιβλίο διευθύνσεων για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τη μορφή ονόματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή.

   

3. Στην περιοχή Εμφάνιση ονομάτων κατά, επιλέξτε Αρχείο ως (Smith, John).

Κατηγοριοποίηση των επαφών σας στο κλασικό Outlook

1. Στη γραμμή περιήγησης στο κλασικό Outlook, επιλέξτε Άτομα.

2. Κάντε δεξί κλικ στην επαφή που θέλετε και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επιλογή Κατηγοριοποίηση.

3. Μπορείτε να επιλέξετε ένα χρώμα ή να επιλέξετε Όλες οι κατηγορίες. Θα έχετε επίσης την επιλογή να αλλάξετε το όνομα της κατηγορίας.

Ταξινόμηση επαφών σε Outlook στο web ή Outlook.com

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις επαφές σας με βάση το όνομα ή το επώνυμο, την εταιρεία, την πόλη οικίας, την πόλη εργασίας ή τις πρόσφατα προσθέσατε.

1. Στη γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Άτομα.

2. Με επιλεγμένο το στοιχείο Όλες οι επαφές , κάντε κλικ στην επιλογή Κατά όνομα και επιλέξτε Ταξινόμηση κατά που θέλετε.

3. Η λίστα σας θα ενημερωθεί αμέσως. Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή Ταξινόμηση κατά οποιαδήποτε στιγμή.

Προσθήκη επαφής στα "Αγαπημένα"

1. Στη γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Άτομα.

2. Από τη λίστα επαφών σας, επιλέξτε την επαφή που θέλετε να προσθέσετε στα Αγαπημένα σας.

3. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Προσθήκη στα αγαπημένα ή να επιλέξετε Προσθήκη στα αγαπημένα από την κορδέλα. Μπορείτε να τα καταργήσετε από τα αγαπημένα ανά πάσα στιγμή.

Κατηγοριοποίηση των επαφών σας

Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τις επαφές σας βάσει χρώματος για να διευκολύνετε την εύρεση ατόμων.

1. Στη γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Άτομα.

2. Επιλέξτε την επαφή που θέλετε να προσθέσετε σε μια νέα ή υπάρχουσα κατηγορία.

3. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επιλογή Κατηγοριοποίηση.

4. Επιλέξτε είτε Νέα κατηγορία είτε μια υπάρχουσα κατηγορία στην οποία θα προσθέσετε την επαφή.