Verbessern der Lesbarkeit von Zusammenfassungsdaten mithilfe einer Kreuztabellenabfrage

Wenn Sie Ihre Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht erstellen, können Sie beliebig viele Datensatzquellen (Tabellen und Abfragen) verwenden. Sie können jedoch für einen einfachen Entwurf sorgen, indem Sie zuerst eine Auswahlabfrage erstellen, die alle gewünschten Daten zurückgibt, und dann diese Abfrage als einzige Datensatzquelle für Ihre Kreuztabellenabfrage verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Auswahlabfrage finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht geben Sie in den Zeilen Summe und Kreuztabelle im Entwurfsbereich an, aus welchem Feld die Werte zu Spaltenüberschriften, zu Zeilenüberschriften und zu einer Summe, einem Mittelwert oder einer Anzahl werden oder anderweitig berechnet werden.

1. Die Einstellungen in diesen Zeilen bestimmen, ob es sich bei dem Feld um eine Zeilenüberschrift, eine Spaltenüberschrift oder einen Zusammenfassungswert handelt.

2. Mit dieser Einstellung werden die Werte des Felds als Zeilenüberschriften angezeigt.

3. Mit dieser Einstellung werden die Werte des Felds als Spaltenüberschriften angezeigt.

4. Mit diesen Einstellungen werden die Zusammenfassungswerte erstellt.

Erstellen der Abfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

   

2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf jede Tabelle oder Abfrage, die Sie als Datensatzquelle verwenden möchten.

   Wenn mehrere Datensatzquellen verwendet werden, müssen Sie sicherstellen, dass die Tabellen oder Abfragen über gemeinsame Felder verknüpft sind. Weitere Informationen zum Verknüpfen von Tabellen und Abfragen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.

5. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf jedes Feld, das Sie als Quelle für Zeilenüberschriften verwenden möchten. Für Zeilenüberschriften können Sie maximal drei Felder auswählen.

6. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kreuztabelle für jedes Zeilenüberschriftsfeld Zeilenüberschrift aus.

   Sie können in der Zeile Kriterien einen Ausdruck eingeben, um die Ergebnisse für dieses Feld einzuschränken. Darüber hinaus können Sie mithilfe der Zeile Sortieren eine Sortierreihenfolge für ein Feld angeben.

7. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie als Quelle für Spaltenüberschriften verwenden möchten. Für Spaltenüberschriften können Sie nur ein einziges Feld auswählen.

8. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kreuztabelle für das Spaltenüberschriftsfeld den Eintrag Spaltenüberschrift aus.

   Sie können einen Ausdruck in die Zeile Kriterien eingeben, um die Ergebnisse für das Spaltenüberschriftenfeld einzuschränken. Die Verwendung eines Kriterienausdrucks mit dem Spaltenüberschriftenfeld beschränkt jedoch nicht die Anzahl der Spalten, die von der Kreuztabellenabfrage zurückgegeben werden. Stattdessen wird beschränkt, welche Spalten Daten enthalten. Angenommen, Sie verfügen über ein Spaltenüberschriftenfeld mit drei möglichen Werten: Rot, Grün und Blau. Wenn Sie das Kriterium ='blau' auf das Spaltenüberschriftenfeld anwenden, zeigt die Kreuztabelle weiterhin eine Spalte für Rot und eine Spalte für Grün an, aber nur die Spalte für Blau enthält Daten.

   Wenn Sie die Werte einschränken möchten, die als Spaltenüberschriften angezeigt werden, können Sie mit der Eigenschaft Fixierte Spaltenüberschriften der Abfrage eine Liste fester Werte angeben. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt.

9. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie zur Berechnung von Zusammenfassungswerten verwenden möchten. Für Zusammenfassungswerte können Sie nur ein einziges Feld auswählen.

10. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Summe für das Zusammenfassungswertefeld eine Aggregatfunktion für die Berechnung der Werte aus.

11. Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle für das Zusammenfassungswertefeld den Eintrag Wert aus.

    Sie können keine Kriterien für ein Zusammenfassungswertefeld angeben und nicht nach einem solchen Feld sortieren.

12. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Angeben fester Werte für Spaltenüberschriften

Wenn Sie für Spaltenüberschriften feste Werte angeben möchten, können Sie die Eigenschaft Fixierte Spaltenüberschriften der Abfrage festlegen.

1. Öffnen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht.

2. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht sichtbar ist, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

3. Stellen Sie im Eigenschaftenblatt direkt über der Registerkarte Allgemein sicher, dass als Auswahltyp der Typ Abfrageeigenschaften festgelegt ist. Klicken Sie andernfalls auf eine leere Stelle über dem Abfrageentwurfsbereich.

4. Geben Sie im Eigenschaftenblatt auf der Registerkarte Allgemein in der Eigenschaft Fixierte Spaltenüberschriften eine kommagetrennte Liste der Werte ein, die Sie als Spaltenüberschriften verwenden möchten.

   Einige Zeichen (wie zum Beispiel die meisten Satzzeichen) sind in Spaltenüberschriften nicht zulässig. Wenn Sie diese Zeichen in der Liste der Werte verwenden, ersetzt Access jedes dieser Zeichen durch einen Unterstrich (_).

SQL-Syntax für eine Kreuztabellenabfrage

Eine Kreuztabellenabfrage wird in SQL als TRANSFORM-Anweisung ausgedrückt. Eine TRANSFORM-Anweisung hat folgende Syntax:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT-Pivotfeld [IN (Wert1[, Wert2[, ...]])]

Die TRANSFORM-Anweisung setzt sich wie folgt zusammen:

Teil	Beschreibung
Aggregatfunktion	Eine SQL-Aggregatfunktion, die auf die ausgewählten Daten angewendet wird.
SELECT-Anweisung	Eine SELECT-Anweisung.
Pivotfeld	Das Feld oder der Ausdruck, das bzw. den Sie zum Erstellen von Spaltenüberschriften im Resultset der Abfrage verwenden möchten.
Wert1, Wert2	Feste Werte, die zum Erstellen von Spaltenüberschriften verwendet werden.

Die SQL-Ansicht schränkt die Anzahl der Tabellen oder Abfragen nicht ein, die Sie als Datensatzquellen für eine Kreuztabellenabfrage verwenden können. Sie können jedoch für einen einfachen Entwurf sorgen, indem Sie eine Auswahlabfrage erstellen, die alle gewünschten Daten für Ihre Kreuztabellenabfrage zurückgibt, und dann diese Auswahlabfrage als Datensatzquelle verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Auswahlabfrage finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

2. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf SQL-Ansicht.

4. Geben oder fügen Sie auf der Registerkarte SQL-Objekt die folgende SQL ein:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. Geben Sie in der ersten Zeile, nach TRANSFORM, einen Ausdruck zum Berechnen von Zusammenfassungswerten ein, z. B. (Summe([Betrag]).

   Wenn Sie mehr als eine Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle verwenden, beziehen Sie den Tabellen- bzw. Abfragenamen als Teil jedes Feldnamens ein, z. B. Summe([Ausgaben].[Betrag]).

6. Geben Sie in der zweiten Zeile, nach SELECT, eine Liste von Feldern oder Feldausdrücken ein, die Sie für Zeilenüberschriften verwenden möchten. Trennen Sie die Listenelemente mithilfe von Semikolons, z. B. [Budget].[Abt-ID]; [Ausgaben].[Typ].

7. Geben Sie in der dritten Zeile, nach FROM, eine Liste der Tabellen oder Abfragen ein, die Sie als Datensatzquelle verwenden, z. B. Budget; Ausgaben.

8. Geben Sie in der vierten Zeile, nach GROUP BY, dieselbe Liste von Feldern ein, die Sie in Schritt 6 in der SELECT-Klausel verwendet haben.

9. Geben Sie in der fünften Zeile, nach PIVOT, den Feldnamen oder -ausdruck ein, den Sie für Spaltenüberschriften verwenden möchten, z. B. PIVOT [Budget].Jahr].

Es kann manchmal vorkommen, dass Sie – statt jeden Wert eines Felds für Zeilen- oder Spaltenüberschriften zu verwenden – die Werte eines Felds in Bereiche gruppieren und diese dann für Zeilen- oder Spaltenüberschriften verwenden möchten. Angenommen beispielsweise, Sie verwenden das Feld "Alter" für Spaltenüberschriften. Anstatt nun für jedes Alter eine eigene Spalte zu verwenden, verwenden Sie vielleicht lieber Spalten, die Altersbereiche darstellen.

Mit der Wenn-Funktion in einem Ausdruck können Sie Bereiche für Zeilen- oder Spaltenüberschriften erstellen.

1. Öffnen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Feld mit der rechten Maustaste auf eine leere Spalte, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom.

3. Geben Sie im Feld Zoom einen Feldalias ein, gefolgt von einem Doppelpunkt (:).

4. Geben Sie Wenn() ein.

5. Geben Sie innerhalb der Klammern hinter Wenn einen Vergleichsausdruck ein, der den ersten Bereich der Feldwerte definiert.

   Angenommen, Sie erstellen Bereiche für ein Altersfeld und möchten Bereiche von jeweils 20 Jahren festlegen. Der Vergleichsausdruck für den ersten Bereich lautet dann [Alter]<21.

6. Geben Sie nach dem Vergleichsausdruck ein Semikolon und danach einen Namen für den Bereich ein, den Sie in Anführungszeichen einschließen. Der angegebene Name ist die Kreuztabellenüberschrift für Werte, die innerhalb dieses Bereichs liegen.

   Geben Sie beispielsweise hinter [Alter]<21 ein Semikolon und dann "0-20 Jahre" ein.

7. Geben Sie hinter dem Bereichsnamen ein Semikolon ein (außerhalb der Anführungszeichen), und führen Sie dann einen der folgenden Schritte durch:

   • Geben Sie zum Erstellen eines weiteren Bereichs Wenn() ein, und wiederholen Sie dann die Schritte 5, 6 und 7.

   • Geben Sie für den letzten Bereich lediglich einen Namen ein.

     Ein vollständig geschachtelter Wenn-Ausdruck, der ein Altersfeld in Bereiche von jeweils 20 Jahren aufteilt, kann beispielsweise folgendermaßen aussehen (die Zeilenumbrüche wurden zur Verbesserung der Lesbarkeit hinzugefügt):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Hinweis: Wenn Access den Ausdruck auswertet, wird der Vorgang angehalten, sobald eine der Wenn-Anweisungen als wahr ausgewertet wird. Sie müssen das untere Ende der einzelnen Bereiche nicht angeben, da jeder Wert, der niedriger ist als das untere Ende eines vorgegebenen Bereichs, bereits als wahr ausgewertet wurde.

8. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Summe die Option Gruppieren nach aus.

9. Geben Sie in der Zeile Kreuztabelle an, ob die Bereiche als Zeilenüberschriften oder Spaltenüberschriften verwendet werden sollen. Beachten Sie, dass Sie bis zu drei Zeilenüberschriften, aber nur eine Spaltenüberschrift angeben können.

Es empfiehlt sich, eine Kreuztabellenabfrage so einzurichten, dass sie bei der erstmaligen Ausführung zur Eingabe von Daten auffordert. Angenommen, Sie verwenden verschiedene Spaltenüberschriften, von denen eine "Land/Region" lautet. Statt immer Daten für jedes Land anzuzeigen, kann es sinnvoll sein, dass die Abfrage zur Eingabe eines Namens auffordert, und dann Daten der Benutzereingabe entsprechend ausgibt.

Eine Aufforderung zur Eingabe von Parametern kann für jedes Zeilenüberschriftsfeld hinzugefügt werden.

1. Öffnen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht.

2. Geben Sie in der Zeile Kriterien des Zeilenüberschriftsfelds, für das Sie Benutzer zur Eingabe auffordern möchten, die in eckige Klammern eingeschlossene Frage ein. Die Frage wird bei Ausführung der Abfrage als Eingabeaufforderung angezeigt.

   Wenn Sie beispielsweise in der Zeile Kriterien die Frage [Welches Land oder welche Region?] eingeben, wird bei Ausführung der Abfrage ein Dialogfeld mit der Frage "Welches Land oder welche Region", ein Eingabefeld und die Schaltfläche OK angezeigt.

   Tipp: Wenn Sie einen flexiblen Parameter wünschen, verketten Sie den Ausdruck mithilfe des Operators Wie mit Platzhalterzeichen. Statt beispielsweise als Kriterium [Welches Land oder welche Region?] anzugeben, können Sie Wie [Welches Land oder welche Region?]&"*" angeben, damit der Parameter einem größeren Eingabebereich entspricht. Durch die Verwendung des Operators Wie wird die Darstellung der Aufforderung zur Eingabe eines Parameters nicht verändert.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Parameter.

4. Geben Sie im Dialogfeld Abfrageparameter in der Spalte Parameter dieselbe Aufforderung zur Eingabe eines Parameters ein wie in der Zeile Kriterien. Fügen Sie die eckigen Klammern ein, jedoch weder verkettete Platzhalter noch den Operator Wie.

5. Wählen Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp für den Parameter aus. Der Datentyp muss dem Datentyp des Zeilenüberschriftsfelds entsprechen.

Falls das Feld, mit dem Zusammenfassungswerte in der Kreuztabellenabfrage berechnet werden, Nullwerte enthält, werden diese Werte von jeder verwendeten Aggregatfunktion ignoriert. Bei manchen Aggregatfunktionen kann sich dies auf die Ergebnisse auswirken. Um beispielsweise einen Mittelwert zu berechnen, fügen Sie sämtliche Werte hinzu und dividieren das Ergebnis durch die Anzahl der Werte. Wenn das Feld jedoch Nullwerte enthält, werden diese Nullwerte nicht in der Anzahl der Werte berücksichtigt.

Manchmal ist es unter Umständen vorzuziehen, alle gegebenenfalls vorhandenen Nullwerte durch Nullen zu ersetzen, sodass die Werte bei Aggregatberechnungen gezählt werden. Mit der Nz-Funktion können Nullwerte durch Nullen ersetzt werden.

Syntax der Nz-Funktion

Nz ( Variante [; WertWennNull ] )

Die Syntax der Nz-Funktion weist die folgenden Argumente auf:

Argument	Beschreibung
Variante	Erforderlich. Eine Variable vom DatentypVariante.
WertWennNull	Optional (außer bei Verwendung in einer Abfrage). Ein Wert vom Typ Variante, der einen Wert liefert, der zurückgegeben wird, wenn das Argument Variante gleich Null ist. Mit diesem Argument können Sie einen anderen Wert als Null oder eine Zeichenfolge der Länge Null zurückgeben. Hinweis: Wenn Sie die Nz-Funktion in einem Ausdruck in einer Abfrage ohne das Argument WertWennNull verwenden, wird in den Feldern, die Nullwerte enthalten, als Ergebnis eine Zeichenfolge der Länge Null zurückgegeben.

1. Klicken Sie bei in der Entwurfsansicht geöffneter Abfrage im Abfrageentwurfsbereich mit der rechten Maustaste auf das Feld Wert.

2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zoom.

3. Schließen Sie im Feld Zoom den Feldnamen oder den Ausdruck in Klammern ein, und geben Sie dann vor der Klammer Nz ein.

4. Geben Sie direkt vor der rechten Klammer ; 0 ein.

   Wenn Sie beispielsweise "Nz" mit einem Feld namens "Zeitverlust" verwenden, um Nullwerte durch Nullen zu ersetzen, lautet der fertige Ausdruck wie folgt:

Nz([Hours Lost], 0)

• In der Kürze liegt die Würze    Kreuztabellenabfragen sind bei steigender Anzahl der Zeilenkombination möglicherweise schwierig zu lesen. Verwenden Sie nicht mehr Zeilenüberschriften als nötig.

• Schrittweiser Aufbau einer Kreuztabellenabfrage    Beschränken Sie sich nicht nur auf die Verwendung von Tabellen. Häufig können Sie damit beginnen, dass Sie zunächst eine Gesamtsummenabfrage erstellen, die Sie dann als Datensatzquelle für eine Kreuztabellenabfrage verwenden.

• Sorgfältige Auswahl des Spaltenüberschriftsfelds    Kreuztabellendatenblätter sind meist einfacher lesbar, wenn die Anzahl der Spaltenüberschriften relativ klein bleibt. Nachdem Sie die Felder ermittelt haben, die Sie als Überschriften verwenden möchten, sollten Sie möglichst das Feld mit den wenigsten unterschiedlichen Werten zum Erstellen von Spaltenüberschriften verwenden. Beispiel: Wenn mit der Abfrage ein Wert nach Alter und Geschlecht berechnet wird, sollten Sie nicht das Alter sondern das Geschlecht als Spaltenüberschrift wählen, da für das Geschlecht in der Regel weniger Werte als für das Alter vorkommen.

• Verwenden einer Unterabfrage in einer WHERE-Klausel    Sie können eine Unterabfrage als Teil einer WHERE-Klausel in einer Kreuztabellenabfrage verwenden.

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