Ein Onlinearchiv – auch als "Archivpostfach" bezeichnet – ist ein Ort, an dem Sie alte E-Mail-Nachrichten speichern können, damit sie in Ihrem primären Postfach keinen Platz belegen. Ihr IT oder Microsoft 365 Administrator erstellt das Archivpostfach für Sie.
Hinweis: Damit Ihr Archivpostfach mit Outlook für Mac funktioniert, müssen sich sowohl Ihr Archivpostfach als auch Ihr primäres Postfach entweder auf einem Exchange-Server (lokal) oder auf Exchange Online in Microsoft 365 (Cloud) befinden. Wenn sich Ihr primäres Postfach beispielsweise auf Exchange Server befindet und sich Ihr Archivkonto auf Exchange Online in Microsoft 365 befindet, können Sie Ihr Online-Archiv nicht verwenden. Wenden Sie sich in diesem Fall an ihren IT oder Microsoft 365 Administrator, um die Speicherorte neu zuzuweisen.
Bewährte Methoden für das Verschieben Ihrer E-Mails in das Archiv
Sie können einzelne Nachrichten von Outlook für Mac nacheinander in Ihr Archivpostfach verschieben (doch nicht mehrere Elemente auf einmal verschieben oder kopieren). Die effizienteste Methode zum Sicherstellen, dass Ihre Nachrichten archiviert werden, ist jedoch die Anwendung von Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinien für Outlook Web App.
Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien werden von Ihrem IT oder Microsoft 365 Administrator festgelegt. Archivrichtlinien steuern, wie lange Nachrichten in einem E-Mail-Ordner verbleiben, bevor sie in ein Archiv verschoben werden. Aufbewahrungsrichtlinien steuern, wie lange Ihre Nachrichten gespeichert werden. Obwohl Administratoren Richtlinien für die gesamte Organisation festlegen, können Sie diese entsprechend Ihren Anforderungen außer Kraft setzen. Anweisungen finden Sie unter Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien in Outlook Web App.
Wenn Sie mehrere Nachrichten auf einmal archivieren möchten und keine Archiv- oder Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt wurden, verschieben Sie die Nachrichten mithilfe von Outlook Web App aus Ihrem primären Postfach in das Archiv. Obwohl Sie keine Ordner verschieben können, ist es möglich, sämtliche Nachrichten in einem Ordner auf einmal zu verschieben.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Nachrichten, die Sie archivieren möchten.
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Ziehen Sie die Nachrichten im Navigationsbereich in den Ordner mit der Bezeichnung Persönliches Archiv – <Ihr Name>.
Hinweis: Wenn Ordner, Kalenderelemente, Kontakte, Aufgaben oder Notizen in Ihr Archiv in einer anderen Outlook-Version verschoben wurden, z. B. Outlook für Windows, können Sie sie mit Outlook für Mac nicht in das Archivpostfach verschieben oder darin anzeigen.
Zusätzliche Tipps
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Wenn Sie im Archiv suchen möchten, wählen Sie im Ordnerbereich einen Archivordner aus. Sie können Ihr Postfach und Ihre Archive nicht gleichzeitig durchsuchen.
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Sie können Posteingangsregeln erstellen, um Nachrichten automatisch in Ordnern abzulegen, sie Kategorien zuzuweisen oder an ein anderes Konto umzuleiten. Diese Regeln werden jedoch nicht auf Ihr Archivpostfach übertragen, und Sie können Nachrichten mithilfe einer Posteingangsregel nicht an Ihr Archiv umleiten.
