Die Formel für erfolgreiche Websites und zufriedene Benutzer ist gut geplant und nachhaltiger Ansatz für Website-und Benutzerverwaltung. Im folgenden finden Sie einige wichtige Aufgaben und Konzepte, die Sie zum Planen von Websites und Verwalten von Benutzern für Ihre Organisation verwenden können.
Informationen zu Websitesammlungen
Ganz gleich, ob Sie neu in SharePoint sind oder viele Versionen verwendet haben, das moderne SharePoint-Erlebnis bietet größere Flexibilität, einfachere Navigation und alle Websites sind mobil freundlich. Wir empfehlen, Websitesammlungen für jede Arbeitsauslastung in Ihrer Organisation zu erstellen. Die moderne SharePoint-Umgebung vereinfacht die Navigation und Verwaltung, da jede Website nun eine Websitesammlung ist. Erfahren Sie mehr über die modernen Erfahrungen in SharePoint und die Vorteile der Verwendung von Hub-Websites. Wir empfehlen, Websitesammlungen für jede Arbeitsauslastung zu erstellen und diese dann einer Hub-Website zuzuordnen. Dadurch wird eine größere Flexibilität gewährleistet, und es werden einfache Änderungen an den Anforderungen Ihrer Organisation übernommen. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine SharePoint-Hub-Website?.
Der SharePoint-Administrator delegiert die Verwaltung von Websitesammlungen an verschiedene Personen in Ihrer Organisation. Das SharePoint-Berechtigungsmodell ermöglicht Ihnen, Berechtigungen für verschiedene Rollen wie Websitesammlungsadministrator, Websitebesitzer und andere Rollen zuzuweisen. Informationen zum Hinzufügen und Entfernen von Websitesammlungsadministratoren finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungsadministratoren .
Der Websitesammlungsadministrator verfügt über die Berechtigungsstufe " Vollzugriff " für die Websitesammlung. Dies bedeutet, dass Sie Websites hinzufügen oder löschen oder die Einstellungen für eine Website innerhalb einer Websitesammlung ändern können. Darüber hinaus können Sie alle Inhalte innerhalb dieser Websites anzeigen, hinzufügen, löschen oder ändern. Der sekundäre Websitesammlungsadministrator kann vom Websitesammlungsadministrator festgelegt werden. Als Websitesammlungsadministrator können Sie über die Seite "Einstellungen" einen anderen Websitesammlungsadministrator hinzufügen oder den Websitesammlungsadministrator ändern. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungsadministratoren.
Bei einer herkömmlichen Websitesammlung handelt es sich um eine Gruppe von SharePoint-Websites, die über denselben Besitzer und dieselben Freigabe Verwaltungseinstellungen wie Berechtigungen verfügen. Die Unterwebsites erben Navigation, Berechtigungen und Website Design aus der Websitesammlung. Wenn Ihre Websitemitglieder und-Projekte geändert werden, müssen sich auch Ihre Websites ändern,
Auswählen von Websites für jede Arbeitsauslastung
Es ist wichtig, dass Sie den Typ der SharePoint-Websitesammlung planen, die Sie für Ihre Arbeitsauslastungen benötigen. Dann möchten Sie es Ihren Benutzern erleichtern, zu navigieren und zu finden, was Sie benötigen. In diesem Abschnitt werden einige der modernen SharePoint-Websites erläutert, die verfügbar sind, und es wird auch über die Navigation dieser Websites gesprochen. Ein großer Artikel zur Planung der Navigation ist die Planung der Navigation für die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche.
Denken Sie an eine SharePoint- Hub-Website als Frame oder Foundation, die Ihnen hilft, verschiedene Team-und Kommunikationswebsites zu organisieren. Wenn Sie Websitesammlungen für jede Arbeitsauslastung in Ihrer Organisation erstellen, verbindet eine Hub-Website diese Websitesammlungen auf logische Weise, die das Auffinden und verwalten vereinfacht. Sie können dann Websitesammlungen zwischen Hub-Websites verschieben und verwalten, wenn sich die Arbeitslasten ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von SharePoint-Hub-Websites.
Eine SharePoint- Teamwebsiteund alle darin erstellten Seiten stehen nur Benutzern zur Verfügung, die Sie einladen, indem Sie Ihnen die Berechtigung für die Website erteilen. Sie können die Team Website auch mit einer Microsoft 365 Gruppe verbinden. Mit einer Team Website können Ihre Organisation, Ihr Team oder Ihre Gruppe miteinander verbinden und an Dokumenten und anderen Dateien zusammenarbeiten, Ankündigungen veröffentlichen, Besprechungen planen, Aufgaben verwalten, Probleme oder Aktionselemente nachvollziehen sowie Informationen in Listen speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine SharePoint-Teamwebsite?
Auf einer SharePoint- Kommunikationswebsite können Sie Informationen wie News, Berichte und Status für andere freigeben. Eine Kommunikationswebsite hat in der Regel einige Teilnehmer, aber viele Mitglieder.
Aufsicht, Steuerung und Kontrolle ("Governance")
Governance ist der Satz an Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die die Geschäftsbereiche und technischen Teams einer Organisation zusammenarbeiten, um Geschäftsziele zu erreichen. Im Hinblick auf Ihre SharePoint Websitesammlung kann ein Governance-Plan eine Anleitung zur Planung der Rollen, Zuständigkeiten und Richtlinien sein, die für die Unterstützung Ihrer Websitesammlung erforderlich sind. Dazu gehören möglicherweise, aber nicht nur die folgenden Überlegungen:
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Informationsarchitektur einschließlich Webseiten, Dokumente, Listen und Daten
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Wartungsaktivitäten einschließlich der Verwaltung von Benutzerkonten
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Richtlinien zur Markenverwendung und zur Anpassung
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Schulung
Es ist wichtig, einen Governanceplan für das Unternehmen zu entwerfen. Durch die Teilnahme an der Entwicklung eines Governanceplans können Sie dazu beitragen, die Besitzverhältnisse für die geschäftlichen und technischen Teams zu definieren und damit festzulegen, wer für welche Bereiche des Systems zuständig ist. Weitere Informationen zum Entwickeln eines Governance-Plans finden Sie unter Übersicht: bewährte Methoden zum Verwalten der Verwendung Ihrer Teamwebsite durch Personen.
Hinweis: Möglicherweise müssen Sie mit Ihrem SharePoint Administrator zusammenarbeiten, um Benutzer zu verwalten. Beispielsweise verwaltet der SharePoint-Administrator Benutzerprofile.
Benutzerkonten in Microsoft 365
Der globale Administrator fügt neue Benutzer zu Microsoft 365 mithilfe des Microsoft 365 admin Centers hinzu, dem Portal für die Verwaltung von Benutzern und Konfigurieren von Diensten. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer und Rollen. Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers geht der globale Administrator folgendermaßen vor:
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Gibt an, ob dieser Benutzer auch auf die Verwaltungskonsole zugreifen kann.
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Er legt die geografische Position des Benutzers fest.
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Er wählt den Typ der Benutzerlizenz aus.
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Er erstellt einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Benutzer.
Benutzer der Team Website
Sie können Ihrer Team Websitebenutzer hinzufügen und die Berechtigungen für Benutzer anpassen. Berechtigungsstufen und SharePoint-Gruppenmitgliedschaft finden Sie unter Einstellungen. Microsoft 365 erstellt nun jedoch eine Sicherheitsgruppe mit dem Namen "jeder", mit Ausnahme von externen Benutzern , die alle im Microsoft 365 Verzeichnis enthalten (mit Ausnahme von Personen, die außerhalb Ihrer Organisation sind und über das Feature für externe Freigabe eingeladen werden). Dieser Sicherheitsgruppe wird in SharePoint automatisch Zugriff als Mitglied gewährt. Das bedeutet, dass die Benutzer, die Sie dem Microsoft 365 Verzeichnis hinzufügen, standardmäßig Websites, Listen und Bibliotheken bearbeiten können.
Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft
Berechtigungsstufen sind Sammlungen von SharePoint rechten, mit denen Benutzer eine Reihe verwandter Aufgaben ausführen können. Die Berechtigungsstufe Lesen umfasst beispielsweise die Berechtigungen Elemente anzeigen, Elemente öffnen, Seiten anzeigen und Versionen anzeigen (unter anderem), die alle zum Anzeigen von Seiten, Dokumenten und Elementen auf einer SharePoint-Website erforderlich sind. Berechtigungen können in mehr als einer Berechtigungsstufe enthalten sein. Weitere Informationen finden Sie unter Planen Ihrer Berechtigungsstrategie.
Es wird nicht empfohlen, die Berechtigungsstufen einzelnen Benutzern direkt zuzuweisen, da dadurch das nachvollziehen und Verwalten von Personen, die Zugriff auf Websites haben, sehr schwierig sein kann. Manchmal ist es notwendig, sollte aber auf ein minimales Niveau gehalten werden, um Komplexität zu vermeiden. Weisen Sie stattdessen Berechtigungen für Gruppen zu, und weisen Sie dann einzelne Benutzer den entsprechenden Gruppen zu. Bei einer Gruppe handelt es sich um eine Gruppe von Benutzern, die auf der Websitesammlungsebene zum einfachen Verwalten von Berechtigungen definiert sind. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint-Standardgruppen und Anpassen von Websiteberechtigungen. Jeder Gruppe wird eine standardmäßige Berechtigungsstufe zugewiesen. Einige der wichtigsten SharePoint-Standardgruppen umfassen beispielsweise die folgenden Berechtigungsstufen:
|
Gruppe |
Berechtigungsstufe |
|---|---|
|
Besitzer |
Vollzugriff |
|
Besucher |
Lesen |
|
Mitglieder |
Mitwirken |
Jede Person mit der Berechtigung "Vollzugriff" kann benutzerdefinierte Gruppen erstellen.
Wenn Sie SharePoint-Gruppen Berechtigungsstufen auf der Websitesammlungsebene zuweisen, erben standardmäßig alle Websites und Websiteinhalte diese Berechtigungsstufen. Dieses Standardverhalten wird als Berechtigungsvererbung bezeichnet. Sie können angeben, ob beim Erstellen einer Unterwebsite eindeutige Berechtigungen festgelegt werden sollen, oder Sie können die Vererbung von Berechtigungen für eine Website, Liste oder Bibliothek oder ein Element unterbrechen. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist Berechtigungsvererbung?
Da die Berechtigungsstufe eines Benutzers festlegt, was er auf einer Website sehen und darauf zugreifen kann, müssen Sie seine Gruppenmitgliedschaft sorgfältig berücksichtigen. Ein Benutzer, der beispielsweise für das Erstellen und Anpassen von Websites zuständig ist, muss mindestens Mitglied der Gruppe der Designer sein. Auf der anderen Seite muss ein Benutzer, der nur Inhalte lesen und herunterladen muss, und möglicherweise nur ein Mitglied der Gruppe "Besucher" sein. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint.
Als Websitesammlungsadministrator müssen Sie möglicherweiseSharePoint, Features auf der Websitesammlung und auf websiteebenen verwalten. Diese Aufgaben können das Aktivieren oder Deaktivieren von Features entsprechend Ihrem Governanceplan umfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Websitesammlungsfeatures. Siehe auch Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint-Websitesammlung.
