Microsoft Teams und E-Mail, leben in Harmonie
Ein Produktivitätsleitfaden voller Tipps und Tricks für die Verwendung von Microsoft Teams, von den Leuten, die Teams jeden Tag bei ihrer Arbeit erstellen und verwenden.
Microsoft Teams verändert Ihre Beziehung zu E-Mails. Wenn Ihre gesamte Gruppe in Microsoft Teams arbeitet, erhalten alle weniger E-Mails. Und sie verbringen weniger Zeit im eigenen Posteingang, weil Teams für mehrere der internen Unterhaltungen verwendet wird.
Sie werden jedoch weiterhin E-Mails für einige Dinge erhalten (und benötigen). Der Umfang wird davon abhängen, wie häufig Sie mit Personen interagieren, die nicht Teams verwenden, und was Sie persönlich bevorzugen. (Es gibt Menschen, die nur einmal am Tag nach ihren E-Mails sehen, und andere, die Teams verwenden und daneben ihr Postfach den ganzen Tag über kontrollieren.) Die meisten Personen verwenden Microsoft Teams und E-Mails, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Hier ein paar Dinge, die wir gerne tun:
1. Chats und Kanäle in Teams für die tägliche Arbeit mit den engsten Kollegen verwenden.
Das tägliche Hin-und-Her läuft in Teams am besten. Chats und Kanäle sind ideal, um sich über Eventlogistik oder die Pros und Contras neuer Features auszutauschen und um Updates zu den eigenen Fortschritten zu versenden.
Da solche Nachrichten nicht länger in den Posteingängen landen, hat sich der Umfang und die Art unserer E-Mail-Aktivitäten verändert (Näheres dazu erfahren Sie in den nächsten Abschnitten).
Geben Sie Ihren Gruppenchats einen Namen und heften Sie sie an, um laufende Unterhaltungen zu verfolgen.
2. Festlegen, von wo man auf Besprechungseinladungen antworten möchte.
Einige von uns möchten Besprechungsanfragen in Outlook im Warteschlangen-Stil überprüfen. Andere möchten dies im Kalender-Bereich in Microsoft Teams erledigen. Beide Ansätze sind gut – tun Sie, was Ihren Bedürfnissen entspricht.
Sie werden weiterhin E-Mails für einige Dinge erhalten (und benötigen). Der Umfang wird davon abhängen, wie häufig Sie mit Personen interagieren, die nicht Teams verwenden, und was Sie persönlich bevorzugen.
3. Den Posteingang auf allgemeinere Ankündigungen und Newsletter hin kontrollieren.
Per E-Mail erhalten wir tendenziell eher formelle, unternehmensweite Ankündigungen, etwa zu Änderungen in einem Geschäftsbereich, dem Kickoff für unsere jährliche Spendenkampagne, eine Nachricht von Satya, einen Newsletter des Kundensupports usw. Diese Nachrichten sind sorgfältig gestaltet und sollen sehr viele Personen erreichen. Wir behalten den Posteingang im Hinblick auf solche Nachrichten im Auge. Manchmal werden E-Mails dieser Art von jemandem an einen unserer Kanäle weitergeleitet, um sicherzustellen, dass auch jene Personen sie sehen, die nur selten ihren Posteingang überprüfen.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie wichtige E-Mails an Kanäle weiterleiten.
4. Externe Personen in Microsoft Teams als Gäste hinzufügen.
Bei Projekten, an denen auch Personen außerhalb von Microsoft beteiligt sind, können wir ein spezifisches Teams-Team für das betreffende Projekt erstellen und dann die externen Mitarbeiter als Gäste einladen. Dadurch kann die Projektkommunikation auf die von uns bevorzugte Weise erfolgen, und Benachrichtigungen zum Projekt werden direkt in Teams erhalten. Da wir hier auch alle unsere anderen Projekte verfolgen, ist es wahrscheinlicher, dass wir wichtige Chats und Dateien zeitnah sehen.
Bei externen Kollegen, mit denen wir nur gelegentlich zusammenarbeiten, ist die Kommunikation per E-Mail vollkommen ausreichend.
Sie möchten wissen, wie Sie einen Gast hinzufügen können? Näheres hierzu erfahren Sie unter Hinzufügen von Gästen zu einem Team.
Nächstes Thema: Zusammenstellen von Benachrichtigungen
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