Gliedern (Gruppieren) von Daten in einem Arbeitsblatt

1. Stellen Sie sicher, dass jede Spalte der Daten, die Sie skizzieren möchten, eine Bezeichnung in der ersten Zeile hat (z. B. Region), in jeder Spalte ähnliche Fakten enthält und dass der Bereich, den Sie gliederungen möchten, keine leeren Zeilen oder Spalten enthält.

2. Wenn Sie möchten, können die gruppierten Detailzeilen eine entsprechende Zusammenfassungszeile aufweisen– ein Teilergebnis. Führen Sie eine der folgenden Schritte aus, um diese zu erstellen:

   • Einfügen von Hauptzeilen mithilfe des Befehls Teilergebnis    

     Verwenden Sie den Befehl Teilergebnis, mit dem die Funktion TEILERGEBNIS unmittelbar unterhalb oder oberhalb der jeweiligen Gruppe mit Detailzeilen eingefügt und die Gliederung automatisch erstellt wird. Weitere Informationen zum Verwenden der Funktion TEILERGEBNIS finden Sie unter TEILERGEBNIS (Funktion).

   • Einfügen eigener Hauptzeilen    

     Fügen Sie eigene Hauptzeilen mit Formeln unmittelbar unterhalb oder oberhalb der entsprechenden Gruppe mit Detailzeilen ein. Verwenden Sie beispielsweise unterhalb (oder oberhalb) der Zeilen mit Umsatzzahlen für März und April die Funktion SUMME, um ein Teilergebnis der Umsätze in diesen Monaten zu erstellen. Die Tabelle weiter unten in diesem Thema zeigt ein Beispiel dafür.

3. Standardmäßig sucht Excel nach Zusammenfassungszeilen unterhalb der zusammengefassten Details, aber es ist möglich, sie oberhalb der Detailzeilen zu erstellen. Wenn Sie die Zusammenfassungszeilen unterhalb der Details erstellt haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt (Schritt 4) fort. Wenn Sie die Zusammenfassungszeilen über den Detailzeilen erstellt haben, wechseln Sie zu Daten > Gliederung, und wählen Sie dann das Startfeld für das Dialogfeld aus.

   

   Das Dialogfeld Einstellungen wird geöffnet.

   

   Deaktivieren Sie im Dialogfeld Einstellungen das Kontrollkästchen Zusammenfassungszeilen unter Detail , und wählen Sie dann OK aus.

4. Gliedern Sie die Daten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

   Automatisches Gliedern der Daten

   1. Wählen Sie eine Zelle in dem Zellbereich aus, den Sie umreißen möchten.

   2. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppe > Gruppe, und wählen Sie dann Automatische Gliederung aus.

      

   Manuelles Gliedern der Daten

   Wichtig: Wenn Sie Gliederungsebenen manuell gruppieren, empfiehlt es sich, alle Daten anzuzeigen , um eine fehlerhafte Gruppierung der Zeilen zu vermeiden.

   1. Um die äußere Gruppe (Ebene 1) zu umreißen, wählen Sie alle Zeilen aus, die die äußere Gruppe enthält (d. h. die Detailzeilen und wenn Sie sie hinzugefügt haben, deren Zusammenfassungszeilen).

      1. Die erste Zeile enthält Bezeichnungen und ist nicht ausgewählt. 2. Da es sich um die äußere Gruppe handelt, wählen Sie alle Zeilen mit Teilergebnissen und Details aus. 3. Wählen Sie nicht die Gesamtsumme aus.

   2. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppe > Gruppe. Wählen Sie im Dialogfeld Gruppe die Option Zeilen und dann OK aus.

      Tipp: Wenn Sie ganze Zeilen anstelle der Zellen auswählen, gruppiert Excel automatisch nach Zeile – das Dialogfeld Gruppieren wird nicht einmal geöffnet.

      

      Die Gliederungssymbole werden neben der Gruppe eingeblendet.

   3. Gliedern Sie optional eine innere, geschachtelte Gruppe, d. h. die Detailzeilen für einen bestimmten Abschnitt der Daten.

      Hinweis: Wenn Sie keine inneren Gruppen erstellen müssen, fahren Sie mit Schritt f fort.

      Markieren Sie für jede innere, geschachtelte Gruppe die Detailzeilen neben der Zeile, die die Hauptzeile enthält.

      1. Sie können mehrere Gruppen auf jeder inneren Ebene erstellen. Hier sind bereits zwei Abschnitte auf Ebene 2 gruppiert. 2. Dieser Abschnitt ist ausgewählt und kann gruppiert werden. 3. Wählen Sie nicht die Zusammenfassungszeile für die Daten aus, die Sie gruppieren.

   4. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppe > Gruppe.

      

      Wählen Sie im Dialogfeld Gruppe die Option Zeilen und dann OK aus. Die Gliederungssymbole werden neben der Gruppe eingeblendet.

      Tipp: Wenn Sie ganze Zeilen anstelle der Zellen auswählen, gruppiert Excel automatisch nach Zeile – das Dialogfeld Gruppieren wird nicht einmal geöffnet.

   5. Setzen Sie den Vorgang des Markierens und Gruppierens von inneren Zeilen fort, bis Sie alle Ebenen erstellt haben, die in der Gliederung enthalten sein sollen.

   6. Wenn Sie die Gruppierung von Zeilen aufheben möchten, wählen Sie die Zeilen aus, und wechseln Sie dann zu Daten > Gliederung > Gruppierung aufheben> Gruppierung aufheben.

      Sie können auch die Gruppierung von Abschnitten der Gliederung aufheben, ohne die gesamte Ebene zu entfernen. Halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, während Sie die oder für die Gruppe auswählen, und wechseln Sie dann zu Daten > Gliederung > Gruppierung aufheben> Gruppierung aufheben.

      Wichtig: Wenn Sie die Gruppierung einer Gliederung aufheben, während die Detaildaten ausgeblendet sind, bleiben die Detailzeilen möglicherweise ausgeblendet. Wenn Sie die Daten anzeigen möchten, markieren Sie die sichtbaren Zeilennummern neben den ausgeblendeten Zeilen. Wechseln Sie dann zu Start > Zellen > Format, zeigen Sie auf & Einblenden ausblenden, und wählen Sie dann Zeilen einblenden aus.

1. Stellen Sie sicher, dass jede Zeile der zu gliedernden Daten in der ersten Spalte über eine Beschriftung verfügt, ähnliche Daten in jeder Zeile enthalten sind und der Bereich keine leeren Zeilen oder Spalten aufweist.

2. Fügen Sie eigene Hauptspalten mit Formeln unmittelbar rechts oder links neben der jeweiligen Gruppe mit Detailspalten ein. Die in Schritt 4 unten aufgeführte Tabelle dient als ein Beispiel.

   Hinweis: Wenn Sie Daten nach Spalten gliedern möchten, müssen Hauptspalten vorhanden sein, die Formeln enthalten, mit denen auf Zellen in jeder der Detailspalten für diese Gruppe verwiesen wird.

3. Wenn sich die Zusammenfassungsspalte links neben den Detailspalten befindet, wechseln Sie zu Daten > Gliederung, und wählen Sie dann das Startfeld für das Dialogfeld aus.

   

   Das Dialogfeld Einstellungen wird geöffnet.

   

   Deaktivieren Sie im Dialogfeld Einstellungen das Kontrollkästchen Zusammenfassungsspalten rechts vom Detail , und wählen Sie dann OK aus.

4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um die Daten zu gliedern:

   Automatisches Gliedern der Daten

   1. Markieren Sie eine Zelle im Bereich.

   2. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppe > Gruppe, und wählen Sie dann Automatische Gliederung aus.

   Manuelles Gliedern der Daten

   Wichtig: Wenn Sie Gliederungsebenen manuell gruppieren, empfiehlt es sich, alle Daten anzuzeigen, um zu verhindern, dass die Spalten falsch gruppiert werden.

   1. Um die äußere Gruppe (Ebene 1) zu umreißen, wählen Sie alle untergeordneten Zusammenfassungsspalten sowie die zugehörigen Detaildaten aus.

      1. Spalte A enthält Bezeichnungen. 2. Wählen Sie alle Detail- und Teilergebnisspalten aus. Wenn Sie nicht ganze Spalten auswählen, wird beim Auswählen von Gruppe (Daten > Gliederung > Gruppe) das Dialogfeld Gruppe geöffnet, und Sie werden aufgefordert , Zeilen oder Spalten auszuwählen. 3. Wählen Sie nicht die Gesamtsummenspalte aus.

   2. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppe > Gruppe.

      

      Das Gliederungssymbol wird über der Gruppe angezeigt.

   3. Um eine innere, geschachtelte Gruppe von Detailspalten (Ebene 2 oder höher) zu umreißen, wählen Sie die Detailspalten neben der Spalte aus, die die Zusammenfassungsspalte enthält.

      1. Sie können mehrere Gruppen auf jeder inneren Ebene erstellen. Hier sind bereits zwei Abschnitte auf Ebene 2 gruppiert. 2. Diese Spalten sind ausgewählt und können gruppiert werden. Wenn Sie nicht ganze Spalten auswählen, wird beim Auswählen von Gruppe (Daten > Gliederung > Gruppe) das Dialogfeld Gruppe geöffnet, und Sie werden aufgefordert , Zeilen oder Spalten auszuwählen. 3. Wählen Sie nicht die Zusammenfassungsspalte für die Daten aus, die Sie gruppieren.

   4. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppe.

      

      Die Gliederungssymbole werden neben der Gruppe eingeblendet.

5. Setzen Sie den Vorgang des Markierens und Gruppierens von inneren Spalten fort, bis Sie alle Ebenen erstellt haben, die in der Gliederung enthalten sein sollen.

6. Wenn Sie die Gruppierung von Spalten aufheben möchten, wählen Sie die Spalten aus, und wechseln Sie dann zu Daten > Gliederung > Gruppierung aufheben.

Sie können auch die Gruppierung von Abschnitten der Gliederung aufheben, ohne die gesamte Ebene zu entfernen. Halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, während Sie die oder für die Gruppe auswählen, und wechseln Sie dann zu Daten > Gliederung > Gruppierung aufheben.

Wenn Sie die Gruppierung einer Gliederung aufheben, während die Detaildaten ausgeblendet sind, können die Detailspalten ausgeblendet bleiben. Wenn Sie die Daten anzeigen möchten, markieren Sie die sichtbaren Spaltenbuchstaben neben den ausgeblendeten Spalten. Wechseln Sie zu Start > Zellen > Format, zeigen Sie auf Ausblenden & Einblenden, und wählen Sie dann Spalten einblenden aus.

1. Wenn die Gliederungssymbole , und nicht angezeigt werden, wechseln Sie zu Datei > Optionen > Erweitert, und aktivieren Sie im Abschnitt Anzeigeoptionen für dieses Arbeitsblatt das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Kontur angewendet wird , und wählen Sie dann OK aus.

2. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   • Einblenden und Ausblenden der Detaildaten für eine Gruppe    

     Um die Detaildaten innerhalb einer Gruppe anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche für die Gruppe aus, oder drücken Sie ALT+UMSCHALT+=.

   • Um die Detaildaten für eine Gruppe auszublenden, wählen Sie die Schaltfläche für die Gruppe aus, oder drücken Sie ALT+UMSCHALT+-.

   • Erweitern oder Reduzieren der Gliederung auf eine bestimmte Ebene    

     Wählen Sie im Gliederungssymbole die Nummer der gewünschten Ebene aus. Die Detaildaten der darunterliegenden Ebenen werden dann ausgeblendet.

     Wenn eine Gliederung beispielsweise vier Ebenen aufweist, können Sie die vierte Ebene ausblenden, während Sie die restlichen Ebenen anzeigen, indem Sie auswählen.

   • Ein- oder Ausblenden aller Gliederungsdetaildaten    

     Um alle Detaildaten anzuzeigen, wählen Sie die unterste Ebene in den Gliederungssymbolen aus. Wenn beispielsweise drei Ebenen vorhanden sind, wählen Sie aus.

   • Um alle Detaildaten auszublenden, wählen Sie aus.

Für umrissene Zeilen verwendet Microsoft Excel Formatvorlagen wie RowLevel_1 und RowLevel_2 . Für umrissene Spalten verwendet Excel Formatvorlagen wie ColLevel_1 und ColLevel_2. Diese Formatvorlagen verwenden fett, kursiv und andere Textformate, um die Zusammenfassungszeilen oder -spalten in Ihren Daten zu unterscheiden. Indem Sie die Art und Weise ändern, wie die einzelnen Formatvorlagen definiert werden, können Sie unterschiedliche Text- und Zellformate anwenden, um die Darstellung ihrer Gliederung anzupassen. Sie können eine Formatvorlage auf eine Gliederung anwenden, wenn Sie die Gliederung erstellen oder nachdem Sie sie erstellt haben.

Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

Automatisches Anwenden eines Stils auf neue Zusammenfassungszeilen oder -spalten    

1. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung, und wählen Sie dann das Startfeld für das Dialogfeld aus.

   

   Das Dialogfeld Einstellungen wird geöffnet.

   

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Formatierung.

Anwenden einer Formatvorlage auf eine vorhandene Hauptzeile oder -spalte    

1. Wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie eine Formatvorlage anwenden möchten.

2. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung, und wählen Sie dann das Startfeld für das Dialogfeld aus.

   

   Das Dialogfeld Einstellungen wird geöffnet.

   

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Formatvorlagen , und wählen Sie dann Formatvorlagen anwenden aus.

   

Sie können auch AutoFormate zum Formatieren gegliederter Daten verwenden.

1. Wenn die Gliederungssymbole , und nicht angezeigt werden, wechseln Sie zu Datei > Optionen > Erweitert, und aktivieren Sie dann unter dem Abschnitt Anzeigeoptionen für dieses Arbeitsblatt das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wird .

2. Verwenden Sie die Gliederungssymbole , und , um die Nicht kopierten Detaildaten auszublenden.

   Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ein- oder Ausblenden von Gliederungsdaten.

3. Markieren Sie den gewünschten Bereich der Hauptzeilen.

4. Wechseln Sie zu Start > Bearbeiten > Suchen & Auswählen, und wählen Sie dann Zu Spezial wechseln aus.

   

5. Wählen Sie Nur Sichtbare Zellen aus.

6. Wählen Sie OK aus, und kopieren Sie dann die Daten.

Ausblenden einer Gliederung

• Wechseln Sie zu Datei > Optionen > Erweitert, und deaktivieren Sie dann unter dem Abschnitt Anzeigeoptionen für dieses Arbeitsblatt das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wird .

Entfernen einer Gliederung

1. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt.

2. Wechseln Sie zu Daten > Gliederung > Gruppierung aufheben, und wählen Sie dann Gliederung löschen aus.

   

   Wichtig: Wenn Sie eine Gliederung entfernen, während die Detaildaten ausgeblendet sind, können die Detailzeilen oder -spalten ausgeblendet bleiben. Um die Daten anzuzeigen, ziehen Sie über die sichtbaren Zeilennummern oder Spaltenbuchstaben neben den ausgeblendeten Zeilen und Spalten. Wechseln Sie zu Start > Zellen > Format, zeigen Sie auf Ausblenden & Einblenden, und wählen Sie dann Zeilen einblenden oder Spalten einblenden aus.

Angenommen, Sie möchten einen Zusammenfassungsbericht Ihrer Daten erstellen, in dem nur die Gesamtsummen sowie ein Diagramm dieser Gesamtsummen angezeigt werden. Im Allgemeinen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Erstellen eines Zusammenfassungsberichts

   1. Gliedern Sie ihre Daten.

      Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Erstellen einer Gliederung mit Zeilen und Erstellen einer Gliederung mit Spalten.

   2. Blenden Sie das Detail aus, indem Sie die Gliederungssymbole , und auswählen, um nur die Summen anzuzeigen, wie im folgenden Beispiel einer Zeilengliederung gezeigt:

      

   3. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ein- oder Ausblenden von Gliederungsdaten.

2. Diagramm des Zusammenfassungsberichts

   1. Markieren Sie die in einem Diagramm darzustellenden, zusammenfassenden Daten.

      Wenn Sie beispielsweise nur die Buchanan- und Davolio-Gesamtwerte, aber nicht die Gesamtsummen darstellen möchten, wählen Sie die Zellen A1 bis C19 aus, wie im obigen Beispiel gezeigt.

   2. Wählen Sie > Diagramme einfügen > Empfohlene Diagramme aus, wählen Sie dann die Registerkarte Alle Diagramme aus, und wählen Sie Ihren Diagrammtyp aus.

      

      Wenn Sie z. B. die Option Gruppierte Spalte ausgewählt haben, würde Ihr Diagramm wie folgt aussehen:

      

      Wenn Sie in der gegliederten Datenliste Details ein- oder ausblenden, wird das entsprechende Diagramm ebenfalls aktualisiert, sodass die betreffenden Daten ein- bzw. ausgeblendet werden.