Applies ToProject Online Desktop Client Project Standard 2024 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Project Professional 2013 Project Standard 2013

Kommunikere med dit team

Det er ofte svært at kommunikere projektoplysninger, uanset om det drejer sig om at hente statusoplysninger fra dit team eller kommunikere projektstatus til ledere.

Få mere at vide om, hvornår og hvordan du kommunikerer og rapporterer projektoplysninger. Ellers kan effektivt samarbejde gå ud over, og projektets succes kan være i fare.

Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring.

Tip til projektstyring, før du starter . . .

  • Opret en liste over dine interessenter    Før et projekt begynder, skal du finde ud af, hvem dine interessenter er. En sikker måde at stoppe et projekt på er at glemme en kritisk interessent, der har indflydelse på projektet.

  • Få en kommunikationsplan i gang tidligt    Design kommunikationsstrategier og processer i projektet, før projektet begynder. Endnu bedre er det, at kommunikationsprocesser vises som en opgave på de første linjer i projektet, så denne kritiske del af samarbejdet bliver alles engagement.

  • Kommuniker ofte    Indsamling af oplysninger om opgavestatus én gang om ugen handler om ret til at løse problemer, før de eskaleres. Hvis du kommunikerer oftere end det, kan teammedlemmer stoppe med at sende opdateringer på grund af den ekstra tid, de skal forberedes på.

  • Søg efter problemer    Hvis alt ser ud til at gå godt, fordi du ikke har hørt noget negativt, er du sandsynligvis på vej mod problemer. Selv de bedste køre projekter har problemer. Dit job er at finde dem, før de vokser ind i større problemer.

  • Brug passende teknologi    Forstå dine teammedlemmers og interessenters kommunikationsbehov. Teammedlemmer, der rapporterer om opgavestatus, kan f.eks. bruge mail eller Project Online, hvorimod en leder måske foretrækker et godt præsenteret diagram eller en pivottabel. Her er en liste over programmer, du kan bruge til at hjælpe med kommunikation.

Program

Fordele

Ulemper

Project

  • Har indbyggede præsentationsværktøjer til alle interessenter på alle niveauer.

  • Har letforståelige tidslinje- og teamplanlægningsvisninger.

  • Eksporterer data til Excel og Visio til kommunikation af komplekse data.

  • Din virksomhed bruger muligvis ikke Project.

  • De projekter, din virksomhed arbejder på, kan være for små til at drage fordel af effektiv planlægningssoftware.

Project Server 2013

  • Velegnet til avanceret kommunikation og rapportering af projektoplysninger på tværs af en organisation.

  • Kan sammenligne status for flere projekter eller for en oversigt over projekter.

  • Mindre virksomheder har muligvis brug for hjælp fra konsulenter til at installere og bruge Project Online.

Excel

  • Project kan eksportere data til Excel til avanceret analyse, f.eks. ANOVA og analyse af oparbejdet værdi.

  • Ideel til tidlig planlægning af projekter eller til leveringer på højt niveau, der senere kan føjes til Project.

  • Excel mangler automatiserede planlægningsfunktioner til mere komplekse projekter.

Word

  • Ideelt i opstartsfasen, når du har brug for at dele planlægningsdokumenter som budgetter og leverancer.

  • Ikke ideel til visuelle præsentationer for ledelsens interessenter. Brug i stedet Excel, Visio, PowerPoint eller Project's egen rapportfunktionalitet.

SharePoint

  • Tilbyder synkroniseringsfunktioner uden Project Server. En ændring på én opgaveliste afspejles i den anden.

PowerPoint

  • Ideel til virkningsfulde præsentationer til ledelsens interessenter.

  • Analytikere og teknikere ønsker måske mere detaljerede diagrammer til kompleks budgetanalyse.

Visio

  • Der kan være for mange oplysninger til en ledergruppe. Brug i stedet Project's egne rapporteringsfunktioner.

Microsoft Teams

  • Ideel til teams på forskellige steder. Du kan dele projektoplysninger med chat, tale, video eller under onlinemøder.

  • Kan kræve, at en it-afdeling installerer.

Kommunikere projektoplysninger

Kontrollér statusopdateringer fra Project Online

Hvis dit team bruger Project Online, kan du hente opdateringer af opgavestatus fra serveren, før du kommunikerer med dit team om projektets status.

Følg udviklingen i forhold til tidsplanen – fra begynder- til ekspertniveau

Der er enkle måder at spore fremskridt på, og der er mere komplekse måder. Find den måde, der fungerer bedst for dit projekt og dit team.

Kommuniker oplysninger om oparbejdet værdi

Registrering af oplysninger om oparbejdet værdi er et mere avanceret, men meget effektivt, skridt i retning af at opdage det gode og det dårlige ved projektets ydeevne. De fakta på højt niveau, du får ud af dette, er, hvad dine interessenter ønsker at se.

Opret en projektrapport

Med Project kan du oprette og tilpasse iøjnefaldende grafiske rapporter om de projektdata, du ønsker, uden at bruge anden software. Når du arbejder på projektet, ændres rapporterne, så de afspejler de seneste oplysninger – der kræves ingen manuelle opdateringer!

Synkronisere med en SharePoint-opgaveliste

Teammedlemmer kan få vist tidsplanen og opdatere deres arbejde i SharePoint, og du kan se ændringerne i Project. Og omvendt.

Brug Microsoft 365

Kommuniker projektoplysninger ved hjælp af Microsoft 365. Så længe du arbejder på en computer med internetforbindelse, kan du arbejde på dine dokumenter i de fulde versioner af Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – når du vil, og hvor som helst.

Publicere opgaveændringer på serveren

Når du foretager ændringer i opgaver, skal du publicere disse ændringer på Project Online, så alle har de rigtige oplysninger til at fortsætte deres arbejde.

Kommuniker med Microsoft Teams

Hvis folk ikke kan komme til et møde, kan du bruge Teams til at dele projektoplysninger. Del PowerPoint-slides, Excel-ark eller en OneNote-notesbog for at dele projektplaner. Mennesker kan deltage i onlinemøder på deres kontor, derhjemme eller ved hjælp af deres mobilenhed.

Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring

Har du brug for mere hjælp?

Vil du have flere indstillinger?

Udforsk abonnementsfordele, gennemse kurser, få mere at vide om, hvordan du sikrer din enhed og meget mere.

Communities hjælper dig med at stille og besvare spørgsmål, give feedback og høre fra eksperter med omfattende viden.