|
|
Det er en god ide at starte din planlægning, før du åbner Microsoft Project. Brug et program som Word, Excel, OneNote eller Outlook til at registrere dine tidlige tanker om målene med projektet. Når alle har godkendt dine ideer, kan du begynde at lægge din tidsplan ved hjælp af Project. Gå tilbage til Projektvejkortet for at læse flere artikler om projektstyring. |
Tip til projektstyring, før du starter . . .
-
Sørg for, at du har et projekt Sørg for, at det, du tænker på, rent faktisk er et projekt. Et projekt har tre karakteristika:
-
Det er midlertidigt og unikt At designe en bilfabrik er et projekt, da det er en éngangsaktivitet. Fremstillingen af biler på en fabrik er en gentagen serie af aktiviteter og er derfor ikke noget projekt.
-
Den har klart definerede leverancer Leverancer giver et projekt fokus og formål. Interessenter vil ikke syntes, at deres projektinvesteringer er det værd, hvis leverancerne ikke er klart definerede.
-
Den har en begyndelse og en slutning Uden en projektslutdato vil interessenter og investorer ikke kunne nyde de resultater af fordele ved projektet, som deres investeringer gjorde mulige.
Her er nogle eksempler, der kan gøre det lettere at finde ud af, om du har at gøre med et projekt.
-
|
Aktiviteter, der ikke er projekter |
Projekter klart defineret |
|---|---|
|
Fremstille biler |
|
|
Reducere konkurrencerelaterede risici |
|
-
Identificere projektbegrænsninger Begrænsninger er faktorer, der begrænser projektlederens muligheder for at udforme og administrere et projekt. De fleste projekter har tre begrænsninger:
-
Begrænset varighed Slutdatoer for større leverancer bestemmer normalt den overordnede varighed af projektet.
-
Begrænset antal personer og andre ressourcer Projektledere har normalt et begrænset antal personer til at udføre arbejdet på et projekt eller et begrænset budget.
-
Lille omfang Et projekt er normalt begrænset af, hvor meget teamet kan udføre. Hvis projektet har for mange leverancer eller facetter, er der muligvis ikke nok tid i planen til at få dem alle udført.
-
En ændring i én begrænsning påvirker normalt de to andre og kan påvirke den overordnede kvalitet. Hvis du f.eks. reducerer varigheden af projektet, tvinges projektlederen til at træffe beslutninger om det antal medarbejdere, der skal bruges til at fuldføre projektleverancerne. Hvis der ikke er nok medarbejdere, kan afkortning af projektet have andre kompromiser som f.eks. at reducere projektets omfang.
-
Identificere dine interessenter tidligt Der er intet, der skader et projekt mere end ikke at identificere interessenterne og ikke afklare, hvad der er den bedste måde at kommunikere med dem på. Hvis du ikke identificerer en kritisk interessent efter start af projektet, kan projektet meget hurtigt blive stoppet eller overskride budgettet, når nye projektmål og -metoder foreslås.
Trin 1: Registrere dine tidlige tanker
|
Skriv dine noter ind i OneNote, mens du tænker over dit projekt, og hvad du vil opnå med det. Dine noter kan indeholde mails, links til websteder, videoer eller tidlige specifikationer. |
|
|
Projekter starter sommetider som simple lister i Excel. Når de vokser, kan du dog importere dem i Project, hvor du kan organisere og planlægge opgaver mere effektivt. |
|
|
Brug Microsoft 365 på en hvilken som helst pc til at tage projektnoter hvor som helst |
Arbejd med tidlige projektspecifikationer ved hjælp af Microsoft 365. Så længe du arbejder på en computer med internetforbindelse, kan du arbejde på dine dokumenter i de fulde versioner af Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – når du vil, og hvor som helst. |
|
Arbejd med Office til internettet uden Microsoft 365. Så længe du har en Microsoft-konto, kan du bruge webversionerne af Word, Excel, PowerPoint eller OneNote til at registrere dine tidlige projektideer. |
Trin 2: Kontakte interessenterne
|
Uanset hvor du er i projektplanlægningen, hjælper en velpræsenteret rapport med at vinde interessenternes accept af projektleverancer. |
|
|
Hvis interessenterne ikke kan være til stede, kan du bruge onlinemøder til at komme i kontakt med dem. Del PowerPoint-slides, Excel-ark eller OneNote-noter for at diskutere tidlige projektplaner. Folk kan deltage i Microsoft Teams-onlinemøder på deres kontor, på farten eller på deres mobilenhed. |
|
|
Når der opstår spørgsmål, mens du arbejder på en projektplan, kan du chatte med dem online ved hjælp af Teams. |
Trin 3: Starte et projekt
|
Kopiér og indsæt fra Word, Outlook eller PowerPoint i Project |
Kopiér en liste over opgaver i Word, Outlook eller PowerPoint, og indsæt den i Project for hurtigt at starte en tidsplan. Project bevarer dispositionen og formateringen. |
|
Oprette et nyt projekt ud fra et andet projekt eller fra en skabelon |
Opret et nyt projekt baseret på en skabelon, der på forhånd er udfyldt med opgaver fra projekter, der ligner dit projekt. Brancheeksperter har oprettet mange af disse projekter for at hjælpe dig hurtigt i gang. |
|
Flyt en opgaveliste, der blev oprettet i Excel, ind i Project. Project bevarer dispositionen og formateringen. |
|
|
Projekter starter nogle gange som opgavelister i SharePoint til deling med personer uden Project. Når opgavelisten vokser til en vis størrelse, skal du flytte den ind i Project for at fortsætte arbejdet der. |
|
|
Når du har startet dit projekt i Project, kan du begynde at tilføje opgaver, organisere dem, sammenkæde dem, tilføje personer osv. |
Gå tilbage til Projektvejkortet
