De fleste projekter begynder deres liv uden for Microsoft Project, ofte som en simpel opgaveliste i et andet program. Når du er klar til at komme i gang, kan du kopiere en opgaveliste i Word, Outlook eller PowerPoint og indsætte den i Project uden at miste formateringen eller dispositionsstrukturen. Du kan også kopiere og indsætte fra Project og kopiere og indsætte billeder i Project.
Kopiér en opgaveliste i Word, Outlook eller PowerPoint
Din chef kan f.eks. sende dig en kladdeplan i Word, der ser sådan ud:
-
I Word, Outlook eller PowerPoint skal du vælge den opgaveliste, du vil kopiere til det nye projekt, og trykke på Ctrl+C.
Bemærk!: Sørg for at bruge punkttegn eller faner til at vise relationerne mellem opgaver.
-
I Project skal du vælge Filer > Nyt > Nyt projekt for at oprette et nyt projekt.
-
Markér den første række i kolonnen Opgavenavn .
-
Vælg Opgave > Sæt ind, eller tryk på Ctrl+V.
Opgaverne vises i Project med samme skrifttype, farve og dispositionsstruktur, som de havde i Word.
Project konverterer punktopstillingen til hovedopgaver og underopgaver, hvilket giver dig et forspring i organiseringen af projektet. Herfra er der flere måder at gå på:
-
Føj varigheder til opgaverne. Når du indsætter dem i, har underopgaverne ingen varighed, og hovedopgaverne er indstillet til at starte og slutte på den aktuelle dato.
-
Sammenbind opgaverne for at oprette afhængigheder mellem dem.
Kopiér og indsæt fra Project
Har du brug for at sende en hurtig status? Kopiér data fra Project, og indsæt dem i et Outlook-, Word- eller et hvilket som helst Office-program. Den formatering, du har oprettet i Project, herunder kolonneoverskrifterne, følger med.
-
Vælg de ønskede data i tabelsektionen i en hvilken som helst visning i Project.
-
Klik på Opgave > Kopiér, eller tryk på Ctrl+C.
-
Åbn det andet program, og indsæt dataene. I de fleste tilfælde skal du klikke på Hjem > Sæt ind eller trykke på Ctrl+V.
Hvis du indsætter i Word eller Outlook, kan du bruge alle funktionerne i tabelværktøjerne i Office til at formatere tabellen, som du ønsker. I programmer som PowerPoint, Visio og Publisher bliver tabellen til et billede, du kan redigere.
Kopiere og indsætte billeder
Nogle gange har dine rapporter brug for mere stil, end en tabel med data giver. Selvom du ikke kan kopiere og indsætte billederne i et Gantt-diagram, et netværksdiagram eller en kalender, indeholder Project flere måder at dele visuelle oplysninger fra din plan på:
-
Tegn en tidslinje Føj en tidslinje med fremhævninger af projektet til en hvilken som helst visning, og slip den derefter i en statusrapport, send den via mail til dit team, eller føj den til en PowerPoint-slide.
-
Brug af en OfficeArt-rapport Du kan bruge Project til at oprette levende rapporter – herunder diagrammer, tabeller og links – af de projektoplysninger, du ønsker.
-
Opret en PDF-fil Juster visningen, så du kan se de dele, du vil dele, og gem derefter projektet som en PDF-fil.
-
Kopiér som et billedeVælgOpgave > Kopiér > Kopiér billede, og vælg derefter dine indstillinger for at oprette et GIF-billede, du kan bruge i andre programmer.
