Video: Opret en til en-relationer

Hvad er en en til en-relation?

En til en-relationer bruges ofte til at angive vigtige relationer, så du kan finde de data, du skal bruge, for at drive din virksomhed.

En en til en-relation er en kæde mellem oplysningerne i to tabeller, hvor hver post i hver tabel kun vises én gang. Der kan f.eks være en en til en-relation mellem medarbejdere og de biler, de kører i. Hver medarbejder vises kun én gang i tabellen Medarbejdere, og hver bil vises kun én gang i tabellen Firmabiler.

Du kan bruge en til en-relationer, hvis du har en tabel, der indeholder en liste over elementer, men de specifikke oplysninger, du vil registrere om dem, varierer efter type. Du kan f.eks, have en kontakttabel, hvor nogle personer er medarbejdere og andre er underleverandører. For medarbejderne, vil du gerne vide deres medarbejdernummer, deres telefonnummer og andre vigtige oplysninger. For underleverandører, vil du, blandt andet, gerne vide deres firmanavn, telefonnummer og rate. I dette tilfælde ville du oprette tre separate tabeller – Kontakter, Medarbejdere og Underleverandører – og derefter oprette en en til en-relation mellem tabellerne Kontakter og Medarbejdere og en en til en-relation mellem tabellerne Kontakter og Underleverandører.

Opret en til en-relation, oversigt

Du opretter en til en-relationer ved at sammenkæde indekset (som regel den primære nøgle) i én tabel og et indeks i en anden tabel, som deler den samme værdi. F.eks.:

Den bedste måde at oprette denne relation på er ofte at få den sekundære tabel til at slå en værdi op fra den første tabel. Du kan f.eks. gøre feltet Bil-id i tabellen Medarbejdere til et opslagsfelt, der søger efter en værdi i indekset Bil-id fra tabellen Firmabiler. På den måde tilføjer du aldrig ved et uheld id'et for en bil, der rent faktisk ikke findes.

Referentiel dataintegritet hjælper Access med at holde dine data rene ved at slette relaterede poster. Hvis du f.eks. sletter en medarbejder fra tabellen Medarbejdere, sletter du også fordelsposterne for den pågældende medarbejder fra tabellen Fordele. Men i nogle relationer, som i dette eksempel, giver referentiel integritet ikke mening: Hvis vi sletter en medarbejder, vil vi ikke slette bilen fra tabellen Firmabiler, da bilen stadig tilhører virksomheden og vil blive tildelt en anden.

Trin til at oprette en en til en-relation

Opret en til en-relationen ved at tilføje et søgefelt i en tabel. (Hvis du vil se hvordan, skal du se Byg tabeller og sæt datatyper). Ved for eksempel at angive, hvilken bil, der er blevet givet til en bestemt medarbejder, kan du tilføje bil-id til tabellen Medarbejdere. For at oprette en relation mellem de to felter, kan du bruge guiden Opslag:

1. Åbn en tabel.

2. Tilføj et nyt felt i Designvisning, vælg værdien Datatype, og vælg derefter Guiden Opslag.

3. I guiden Opslag søges der som standard efter værdier fra en anden tabel, så vælg Næste.

4. Vælg den tabel, der indeholder den nøgle (normalt en primær nøgle), du vil have med i denne tabel, og vælg derefter Næste. I vores eksempel ville du vælge tabellen Firmabiler.

5. På listen Valgte felter skal du tilføje det felt, der indeholder den nøgle, du vil bruge. Vælg Næste.

   

6. Angiv en sorteringsrækkefølge og, hvis du foretrækker det, kan du ændre bredden på feltet.

7. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér dataintegritet på det sidste skærmbillede, og vælg derefter Udfør.