Skift mellem forskellige sæt af værdier ved hjælp af scenarier

Der findes tre typer What-If-analyseværktøjer, der følger med Excel: scenarier, datatabeller og målsøgning. Scenarier og datatabeller tager sæt af inputværdier og projicer frem for at bestemme mulige resultater. Målsøgning adskiller sig fra scenarier og datatabeller, da det tager et resultat, og projekter bagud for at bestemme mulige inputværdier, der giver det pågældende resultat.

Hvert scenarie kan rumme op til 32 variable værdier. Hvis du vil analysere mere end 32 værdier, og værdierne kun repræsenterer én eller to variabler, kan du bruge Datatabeller. Selvom den er begrænset til kun én eller to variabler (én for inputcellen for række og én for inputcellen for kolonnen), kan en datatabel indeholde lige så mange forskellige variabelværdier, som du ønsker. Et scenarie kan maksimalt have 32 forskellige værdier, men du kan oprette lige så mange scenarier, som du ønsker.

Ud over disse tre værktøjer kan du installere tilføjelsesprogrammer, der hjælper dig med at udføre What-If analyse, f.eks. tilføjelsesprogrammet Problemløser. Tilføjelsesprogrammet Problemløser ligner Målsøgning, men det kan rumme flere variabler. Du kan også oprette prognoser ved hjælp af fyldhåndtaget og forskellige kommandoer, der er indbygget i Excel. Til mere avancerede modeller kan du bruge tilføjelsesprogrammet Analysis ToolPak.

Antag, at du vil oprette et budget, men ikke er sikker på din indtægt. Ved hjælp af scenarier kan du definere forskellige mulige værdier for indtægterne og derefter skifte mellem scenarier for at udføre what if-analyser.

Antag f.eks., at dit værst tænkelige budgetscenarie er Bruttoindtægt på $ 50.000 og Omkostninger for solgte varer på $ 13.200, hvilket efterlader $ 36.800 i bruttooverskud. Hvis du vil definere dette sæt af værdier som et scenarie, skal du først angive værdierne i et regneark som vist i følgende illustration:

Ændringsceller har værdier, du skriver i, mens cellen Resultat indeholder en formel, der er baseret på cellerne Ændring (i denne illustration indeholder celle B4 formlen =B2-B3).

Du kan derefter bruge dialogboksen Scenariestyring til at gemme disse værdier som et scenarie. Gå til fanen Data > What-If Analysis > Scenario Manager > Tilføj.

I dialogboksen Scenarienavn skal du navngive scenariet Værst tænkelige og angive, at cellerne B2 og B3 er de værdier, der ændres mellem scenarier. Hvis du markerer Ændring af celler i regnearket, før du tilføjer et scenarie, indsætter Scenariestyring automatisk cellerne for dig, ellers kan du skrive dem i hånden eller bruge dialogboksen cellemarkering til højre for dialogboksen Ændring af celler.

Beskyttelse – Du kan også beskytte dine scenarier, så i sektionen Beskyttelse skal du kontrollere de ønskede indstillinger eller fjerne markeringen i dem, hvis du ikke vil have nogen beskyttelse.

• Vælg Forhindr ændringer for at forhindre redigering af scenariet, når regnearket er beskyttet.

• Vælg Skjult for at forhindre, at scenariet vises, når regnearket er beskyttet.

Antag nu, at dit budgetscenarie for Bedste sag er bruttoindtægt på $ 150.000 og omkostninger for solgte varer på $ 26.000, hvilket efterlader $ 124.000 i bruttooverskud. Hvis du vil definere dette sæt af værdier som et scenarie, skal du oprette et andet scenarie, navngive det Bedst tænkelige og angive forskellige værdier for celle B2 (150.000) og celle B3 (26.000). Da Bruttooverskud (celle B4) er en formel – forskellen mellem Indtægter (B2) og Omkostninger (B3) – ændrer du ikke celle B4 for scenariet Bedst tænkelige.

Når du gemmer et scenarie, bliver det tilgængeligt på listen over scenarier, som du kan bruge i dine what if-analyser. Hvis du har angivet værdierne i den foregående illustration, og du vælger at vise scenariet Store og små bogstaver, ændres værdierne i regnearket, så de ligner følgende illustration:

Der kan være tidspunkter, hvor du har alle de oplysninger i ét regneark eller én projektmappe, der er nødvendige for at oprette alle de scenarier, du vil overveje. Det kan dog være en god ide at indsamle scenarieoplysninger fra andre kilder. Antag f.eks., at du forsøger at oprette et firmabudget. Du kan indsamle scenarier fra forskellige afdelinger, f.eks. Salg, Løn, Produktion, Marketing og Juridisk, fordi hver af disse kilder har forskellige oplysninger, der skal bruges til at oprette budgettet.

Du kan samle disse scenarier i ét regneark ved hjælp af kommandoen Flet . Hver kilde kan levere lige så mange eller få skiftende celleværdier, som du ønsker. Det kan f.eks. være, at du ønsker, at hver afdeling leverer udgiftsprognoser, men kun har brug for indtægtsprognoser fra nogle få.

Når du vælger at flette, indlæser Scenariestyring guiden Flet scenarie, som viser alle regnearkene i den aktive projektmappe samt eventuelle andre projektmapper, der er åbne på det pågældende tidspunkt. Guiden fortæller dig, hvor mange scenarier du har i hvert kilderegneark, du vælger.

Når du indsamler forskellige scenarier fra forskellige kilder, skal du bruge den samme cellestruktur i hver af projektmapperne. Indtægter kan f.eks. altid gå til celle B2, og Udgifter vises muligvis altid i celle B3. Hvis du bruger forskellige strukturer til scenarier fra forskellige kilder, kan det være svært at flette resultaterne.

Hvis du vil sammenligne flere scenarier, kan du oprette en rapport, der opsummerer dem på samme side. Rapporten kan vise scenarierne side om side eller præsentere dem i en pivottabelrapport.

En scenarieoversigtsrapport, der er baseret på de foregående to eksempelscenarier, ser nogenlunde sådan ud:

Du vil bemærke, at Excel automatisk har tilføjet grupperingsniveauer for dig, hvilket vil udvide og skjule visningen, når du klikker på de forskellige vælgere.

Der vises en note i slutningen af oversigtsrapporten, der forklarer, at kolonnen Aktuelle værdier repræsenterer værdierne i de ændrede celler på det tidspunkt, scenarieoversigtsrapporten blev oprettet, og at de celler, der blev ændret for hvert scenarie, er fremhævet med gråt.