Redigere eller publicere en webdatabase på SharePoint 2010

I denne artikel/Hvad vil du gøre? / Jeg vil

• Oversigt

  • Sådan fungerer det

    • Formularer og rapporter kører i browseren

    • Data bliver gemt på SharePoint-lister

    • Forespørgsler og datamakroer kører på serveren

    • Intranet eller internet

• Redigere en webdatabase

Oversigt

Access Services (en valgfri komponent i SharePoint) giver dig en platform, hvor du kan oprette databaser, som du kan bruge på internettet. Du designer og publicerer en webdatabase ved hjælp af Access og SharePoint, og personer, der har SharePoint-konti, bruger webdatabasen i en webbrowser.

Redigere en webdatabase

Dette afsnit indeholder trin til de grundlæggende designopgaver, du kan udføre i en webdatabase.

Dette afsnit indeholder

• Inden du går i gang

  • Designforskelle mellem computerdatabaser og webdatabaser

  • Funktioner, der kun gælder for computere uden modstykke i webdatabaser

• Åbn en webdatabase i Access

• Oprette en webtabel

• Tilføje et felt

• Ændre feltegenskaber

• Tilføje et beregnet felt

• Konfigurere datavalideringsregler

  • Konfigurere en feltvalideringsregel og -meddelelse

  • Konfigurere en postvalideringsregel og -meddelelse

• Oprette en relation mellem to webtabeller

  • Oprette et opslagsfelt i dataarkvisning

• Tilpasse et opslagsfelt i dataarkvisning

• Bevare dataintegritet ved hjælp af datamakroer

• Oprette en webforespørgsel

• Oprette en webformular

• Oprette en webrapport

• Oprette en navigationsformular og angive den som standardformular til visning ved start

  • Angive navigationsformularen som standardformularen til webvisning

• Udgive en webdatabase

• Synkronisere en webdatabase

Inden du begynder

Der er et par opgaver, du skal udføre, før du begynder at designe din webdatabase. Desuden er der designforskelle mellem webdatabaser og skrivebordsdatabaser, som du bør kende til, især hvis du er en erfaren Access-udvikler.

• Fastslå formålet med databasen    Hav en klar plan, så du kan træffe gode beslutninger, når du udarbejder detaljer i designet.

• Finde og organisere de nødvendige oplysninger    Du kan ikke bruge sammenkædede tabeller i en webdatabase. Alle data, som du vil bruge, og som ikke stammer fra databasen, skal importeres, før du udgiver. Hvis du stiller dine data op, inden du begynder at designe, undgår du at skulle omstrukturere dit design for at tage højde for uventede dataproblemer.

• Identificer det SharePoint-websted, du vil bruge til at publicere    Du kan slet ikke publicere uden SharePoint. Hvis du vil teste dit design i en browser, mens du designer det (ikke en dårlig ide), skal du først publicere det.

• Planlægge sikkerhed    Du kan udnytte sikkerheden i SharePoint til at kontrollere adgangen til din webdatabase. Planlæg sikkerheden på et tidligt tidspunkt, så du kan indbygge det i dit design.

Åbn en webdatabase i Access

Du kan åbne en webdatabase på to måder: fra en browser eller fra Access.

Åbne fra en browser    Gå til webstedet for webdatabasen, og klik på Indstillinger i øverste venstre hjørne af hovednavigationsformularen (lige under værktøjslinjen i browseren), og klik derefter på Åbn i Access.

Sådan åbner du fra Access    Åbn filen på samme måde, som du ville åbne en databasefil – tryk på Ctrl+O, og brug dialogboksen Åbn.

Oprette en webtabel

Åbn webdatabasen i Access, klik på Opret på båndet,og klik derefter på Tabel i gruppen Tabeller.

Når du først opretter en tabel, har den ét felt: et id-felt af typen Autonummerering. Du kan tilføje nye felter for at gemme de oplysningselementer, der kræves af tabellens emne. Du kan f.eks. tilføje et felt, der gemmer den dato, hvor du begynder at spore noget.

Tilføje et felt

Du kan vælge mellem en række færdige felter, der skal føjes til tabellen. Der er to lige nemme måder:

• Klik på Felter på båndet,og klik derefter på den ønskede & Slet.

• Eller klik på Klik for at tilføje i tabeldataarket,og vælg derefter en felttype.

Ændre feltegenskaber

Formatering og egenskaber afgør, hvordan et felt reagerer, f.eks. hvilke data det kan gemme. Du kan ændre disse indstillinger, så feltet opfører sig, som du ønsker det.

1. Markér det felt, som har formatering og egenskaber, du vil ændre.

2. Klik på fanen Felter på båndet.

3. Brug kommandoerne i grupperne Formatering og Egenskaber til at ændre indstillingerne.

Tilføje et beregnet felt

Du kan tilføje et felt, der viser en værdi, som beregnes ud fra andre data i samme tabel. Data fra andre tabeller kan ikke bruges som kilde til de beregnede data. Nogle udtryk understøttes ikke af beregnede felter.

1. Klik på Klik for at tilføje, mens tabellen er åben.

2. Peg på Beregnet felt, og klik derefter på den ønskede datatype for feltet.

   Udtryksgenerator åbnes.

3. Brug Udtryksgenerator til at oprette beregningen for feltet. Husk, at du kun kan bruge andre felter fra den samme tabel som datakilder til beregningen. Du kan finde hjælp til at bruge Udtryksgenerator i artiklen Opbyg et udtryk.

Konfigurere datavalideringsregler

Du kan bruge et udtryk til at validere input for de fleste felter. Du kan også bruge et udtryk til at validere input for en tabel, hvilket kan være nyttigt, hvis du vil validere input for et felt, som ikke understøtter validering, eller hvis du vil validere feltinput på baggrund af værdien af andre felter i tabellen. Du kan finde en mere detaljeret forklaring af validering i artiklen Begrænse datainput ved hjælp af en valideringsregel.

Du kan også angive den meddelelse, der skal vises, når en valideringsregel forhindrer input, også kendt som en valideringsmeddelelse.

Oprette en relation mellem to webtabeller

Tabelrelationer er den måde, du angiver, at to tabeller har data til fælles – at den ene bruger data fra den anden og måske også omvendt. Lad os f.eks. sige, at hver opgave har en ansvarlig medarbejder, og at dette er repræsenteret i tabellen Opgaver af feltet Medarbejder-id – den primære nøgle i tabellen Medarbejder. Når du kigger på data om en opgave, kan du medtage data om den ansvarlige medarbejder ved at slå det op i tabellen Medarbejdere ved hjælp af medarbejder-id'et – eller rettere Access gør det for dig.

Hvis du vil oprette en relation i en webdatabase, skal du bruge guiden Opslag til at oprette et opslagsfelt. Opslagsfeltet placeres i tabellen, som er på mange-siden af relationen, og peger på tabellen, som er på en-siden af relationen.

Tilpasse et opslagsfelt i dataarkvisning

1. Åbn tabellen med det opslagsfelt, du vil ændre.

2. Gør et af følgende:

   • Klik på Tilpas opslag i gruppen Egenskaber under fanen Filer.

   • Højreklik på opslagsfeltet, og klik derefter på Tilpas opslag.

3. Følg trinnene i guiden Opslag.

Bevare dataintegritet ved hjælp af datamakroer

Du kan implementere overlappende opdateringer og sletninger ved hjælp af datamakroer. Du kan bruge kommandoerne under fanen Tabel til at oprette integrerede makroer, der redigerer data.

Oprette en webforespørgsel

Du kan bruge en forespørgsel som datakilde for formularer og rapporter. Forespørgsler kører på serveren, hvilket er med til at reducere netværkstrafikken.

Forestil dig f.eks., at du bruger en webdatabase til at spore velgørenhedsdonationer. Du vil gerne se, hvem der har doneret penge, mens en begivenhed stod på. Du kunne bruge en forespørgsel til at vælge dataene og klargøre dem til brug i formularer og rapporter.

I denne fremgangsmåde bruges skabelonen til velgørenhedsdonationer som eksempel. Du kan gøre det samme, hvis du opretter en ny database ved hjælp af databaseskabelonen til velgørenhedsdonation

1. Klik på Forespørgsel i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på hver tabel, der skal medtages, i dialogboksen Vis tabel, og klik derefter på Luk.

   I dette eksempel skal du klikke på Vælgere, Donationer, Begivenheder og Begivenhedsdeltagere.

3. Opret krævede joinforbindelser ved at trække felter fra et objekt til et andet i forespørgselsdesignvinduet.

   I dette eksempel skal du trække id'et fra Vælgere til feltet DonorConstituentID i Donationer og derefter trække feltet DonorConstituentID fra Donationer til feltet ConstituentID i Begivenhedsdeltagere.

4. Tilføj de felter, du vil bruge. Du kan træffe felterne til gitteret, eller du kan dobbeltklikke på et felt for at tilføje det.

   I dette eksempel skal du tilføje Begivenhed fra tabellen Begivenheder, DonationDate fra tabellen Donationer og Hilsen, Fornavn og Efternavn fra tabellen Constituents.

5. Tilføj de kriterier, du ønsker at anvende.

   I dette eksempel vil du gerne begrænse DonationDate, så den ligger mellem begivenhedens StartDate og EndDate. Skriv >=[StartDate] And <=[EndDate] i rækken Kriterier under DonationDate i forespørgselsdesigngitteret.

Oprette en webformular

Formularer er den vigtigste måde, hvorpå du kan angive og redigere data i webdatabasen, og de er også nyttige til gennemsyn af data. Formularer afvikles i browseren, hvilket er med til at optimere ydelsen. Når du åbner en formular, henter browseren de nødvendige data fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere dataene i formularen uden at skulle hente data fra serveren igen.

1. Vælg en tabel eller forespørgsel, der skal bruges som datakilde.

   Bemærk!: Hvis du vil oprette en ubundet formular, skal du springe dette trin over.

2. Klik på en af følgende knapper i gruppen Formularer under fanen Opret:

   • Format    Opret en simpel formular, der viser én post ad gangen ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

     Bemærk!: Hvis du opretter en ubundet formular, er denne knap ikke tilgængelig.

   • Flere elementer    Opret en formular, der viser flere poster ad gangen, ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

     Bemærk!: Hvis du opretter en ubundet formular, er denne knap ikke tilgængelig.

   • Tom formular    Opret en formular uden indhold.

   • Dataark    Opret en formular, der ligner og opfører sig som et dataark, ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

     Bemærk!: Hvis du opretter en ubundet formular, er denne knap ikke tilgængelig.

Oprette en webrapport

Rapporter er den vigtigste måde at gennemse eller udskrive data fra webdatabasen på. Rapporterne kører i browseren, hvilket er med til at optimere ydelsen. Når du åbner en rapport, henter browseren de nødvendige data fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere data i rapporten uden at skulle hente data fra serveren igen.

1. Vælg en tabel eller forespørgsel, der skal bruges som datakilde.

2. Klik på en af følgende knapper i gruppen Rapporter under fanen Opret:

   • Rapport    Opret en grundlæggende rapport ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

   • Tom rapport    Opret en rapport uden indhold.

Oprette en navigationsformular og angive den som standardformular til visning ved start

Brugerne skal kunne navigere i dit program. Husk på, at navigationsruden ikke er tilgængelig i en webbrowser. Hvis andre skal kunne bruge dine databaseobjekter, skal du gøre det muligt for dem. Du kan oprette en navigationsformular og angive, at den skal vises, når nogen åbner dit program i en webbrowser. Hvis du ikke angiver en formular, der skal vises, når programmet starter, åbnes der ingen formular, og det bliver meget svært for nogen at bruge programmet.

Det kan være en god idé at vente til sidst med at oprette navigationsformularen, så du kan føje alle dine objekter til formularen, når du opretter den.

1. Klik på fanen Opret på båndet.

2. Klik på Navigation i gruppen Formularer, og vælg derefter et navigationslayout på listen.

3. Du kan tilføje et element ved at trække det fra navigationsruden til navigationskontrolelementet.

   Bemærk!: Du kan kun føje formularer og rapporter til et navigationskontrolelement.

4. Føj eventuelle andre kontrolelementer til brødteksten i navigationsformularen. Du kan f.eks. give søgefunktionalitet på tværs af alle formularer ved at føje nogle kontrolelementer til navigationsformularen.

Udgive og synkronisere ændringer i dit program