Oprette en disposition (gruppere) data i et regneark

1. Sørg for, at hver kolonne med de data, du vil oprette en disposition for, har et navn i den første række (f.eks. Område), indeholder lignende oplysninger i hver kolonne, og at det område, du vil oprette en disposition for, ikke har tomme rækker eller kolonner.

2. Hvis du vil, kan dine grupperede detaljerækker have en tilsvarende sumrække – en subtotal. Hvis du vil oprette disse, skal du gøre et af følgende:

   • Indsæt sumrækker med kommandoen Subtotal    

     Brug kommandoen Subtotal, som indsætter funktionen SUBTOTAL umiddelbart under eller over hver gruppe med detaljerækker og automatisk opretter dispositionen. Du kan finde flere oplysninger om brugen af funktionen SUBTOTAL i Funktionen SUBTOTAL.

   • Indsæt dine egne sumrækker    

     Indsæt dine egne sumrækker med formler umiddelbart under eller over hver gruppe af detaljerækker. Under (eller over) rækkerne med salgsdata for marts og april kan du f.eks. bruge funktionen SUM til at beregne subtotalen for salget for disse måneder. Tabellen senere i dette emne viser et eksempel på dette.

3. Som standard søger Excel efter sumrækker under de detaljer, de opsummerer, men det er muligt at oprette dem over detaljerækkerne. Hvis du har oprettet sumrækkerne under detaljerne, skal du gå videre til næste trin (trin 4). Hvis du har oprettet sumrækkerne over dine detaljerækker, skal du gå til Data > Disposition og derefter vælge dialogboksstarteren.

   

   Dialogboksen Indstillinger åbnes.

   

   I dialogboksen Indstillinger skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Sumrækker under detaljer og derefter vælge OK.

4. Opret disposition for dine data. Gør ét af følgende:

   Opret en automatisk disposition for data

   1. Markér en celle i det celleområde, du vil oprette en disposition for.

   2. Gå til Data > Disposition > Gruppe > gruppe, og vælg derefter Automatisk disposition.

      

   Opret en manuel disposition for data

   Vigtigt!: Når du grupperer dispositionsniveauer manuelt, er det bedst at få vist alle data for at undgå forkert gruppering af rækkerne.

   1. Hvis du vil oprette en disposition for den ydre gruppe (niveau 1), skal du markere alle de rækker, som den ydre gruppe indeholder (dvs. detaljerækkerne, og hvis du har tilføjet dem, deres sumrækker).

      1. Den første række indeholder etiketter og er ikke markeret. 2. Da dette er den ydre gruppe, skal du markere alle rækker med subtotaler og detaljer. 3. Vælg ikke hovedtotalen.

   2. Gå til Data > Disposition > gruppe > gruppe. Vælg Rækker i dialogboksen Gruppe, og vælg derefter OK.

      Tip!: Hvis du markerer hele rækker i stedet for blot cellerne, grupperer Excel automatisk efter række – dialogboksen Gruppér åbnes ikke engang.

      

      Dispositionssymbolerne vises på skærmen ved siden af gruppen.

   3. Du kan eventuelt vælge at oprette en disposition for en indre, indlejret gruppe – detaljerækker for et bestemt udvalg af dine data.

      Bemærk!: Hvis du ikke har brug for at oprette nogen indre grupper, skal du gå til trin f nedenfor.

      For hver indre indlejret gruppe skal du markere detaljerækkerne, der støder op til rækken, der indeholder sumrækken.

      1. Du kan oprette flere grupper på hvert indre niveau. Her er to sektioner allerede grupperet på niveau 2. 2. Denne sektion er markeret og klar til gruppering. 3. Markér ikke sumrækken for de data, du grupperer.

   4. Gå til Data > Disposition > gruppe > gruppe.

      

      Vælg Rækker i dialogboksen Gruppe, og vælg derefter OK. Dispositionssymbolerne vises på skærmen ved siden af gruppen.

      Tip!: Hvis du markerer hele rækker i stedet for blot cellerne, grupperer Excel automatisk efter række – dialogboksen Gruppér åbnes ikke engang.

   5. Fortsæt med at markere og gruppere indre rækker, indtil du har oprettet alle de niveauer, der skal anvendes i dispositionen.

   6. Hvis du vil opdele grupperede rækker, skal du markere rækkerne og derefter gå til Data > Disposition > Opdel gruppe > Opdel gruppe.

      Du kan også opdele grupper af sektioner i dispositionen uden at fjerne hele niveauet. Hold Skift nede, mens du markerer gruppens eller , og gå derefter til Data > Disposition > Opdel gruppe > Opdel gruppe.

      Vigtigt!: Hvis du opdeler en gruppe af en disposition, mens detaljedataene er skjult, kan detaljerækkerne forblive skjult. Hvis du vil have vist dataene, skal du trække hen over de synlige rækkenumre ved siden af de skjulte rækker. Gå derefter til Hjem > Celler > Formatér, peg på Skjul & Vis, og vælg derefter Vis rækker.

1. Sørg for, at hver af de datarækker, du vil oprette en disposition for, har et navn i den første kolonne og indeholder lignende oplysninger, og at der ikke er tomme rækker eller kolonner i området.

2. Indsæt dine egne sumkolonner med formler umiddelbart til højre eller venstre for hver gruppe med detaljekolonner. I tabellen i trin 4 vises et eksempel.

   Bemærk!: Hvis du vil oprette en disposition for kolonner, skal der være sumkolonner, der indeholder formler, som har referencer til celler i hver af detaljekolonnerne for gruppen.

3. Hvis sumkolonnen er til venstre for detaljekolonnerne, skal du gå til Data > Disposition og derefter vælge dialogboksstarteren.

   

   Dialogboksen Indstillinger åbnes.

   

   Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Sumkolonner til højre for detalje i dialogboksen Indstillinger, og vælg derefter OK.

4. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at oprette en disposition for dataene:

   Opret en automatisk disposition for data

   1. Markér en celle i området.

   2. Gå til Data > Disposition > Gruppe > Gruppe, og vælg derefter Automatisk disposition.

   Opret en manuel disposition for data

   Vigtigt!: Det er bedst at få vist alle dataene på skærmen, når du manuelt grupperer dispositionsniveauer, for at undgå forkert gruppering af kolonnerne.

   1. Hvis du vil oprette en disposition for den ydre gruppe (niveau 1), skal du markere alle de underordnede sumkolonner samt deres relaterede detaljedata.

      1. Kolonne A indeholder etiketter. 2. Markér alle detalje- og subtotalkolonner. Bemærk, at hvis du ikke markerer hele kolonner, når du vælger Gruppér (Data > Disposition >Gruppe), åbnes dialogboksen Gruppe, og du bliver bedt om at vælge Rækker eller Kolonner. 3. Markér ikke hovedtotalkolonnen.

   2. Gå til Data > Disposition > gruppe > gruppe.

      

      Dispositionssymbolet vises over gruppen.

   3. Hvis du vil oprette en disposition for en indre, indlejret gruppe af detaljekolonner (niveau 2 eller højere), skal du markere de detaljekolonner, der støder op til den kolonne, der indeholder sumkolonnen.

      1. Du kan oprette flere grupper på hvert indre niveau. Her er to sektioner allerede grupperet på niveau 2. 2. Disse kolonner er markeret og klar til gruppering. Bemærk, at hvis du ikke markerer hele kolonner, når du vælger Gruppér (Data > Disposition > Gruppe), åbnes dialogboksen Gruppe, hvor du bliver bedt om at vælge Rækker eller Kolonner. 3. Markér ikke sumkolonnen for de data, du grupperer.

   4. Gå til Data > Disposition > Gruppe.

      

      Dispositionssymbolerne vises på skærmen ved siden af gruppen.

5. Fortsæt med at markere og gruppere indre kolonner, indtil du har oprettet alle de niveauer, der skal anvendes i dispositionen.

6. Hvis du vil opdele grupperede kolonner, skal du markere kolonnerne og derefter gå til Data > Disposition > Opdel gruppe.

Du kan også opdele grupper af sektioner i dispositionen uden at fjerne hele niveauet. Hold Skift nede, mens du markerer eller for gruppen, og gå derefter til Data > Disposition > Opdel gruppe.

Hvis du opdeler en gruppe af en disposition, mens detaljedataene er skjult, kan detaljekolonnerne forblive skjult. Hvis du vil have vist dataene, skal du trække hen over de synlige kolonnenumre ved siden af de skjulte kolonner. Gå til Hjem > Celler > Formatér, peg på Skjul & Vis, og vælg derefter Vis kolonner.

1. Hvis du ikke kan se dispositionssymbolerne , og , skal du gå til Indstillinger for fil >> Avanceret, og under sektionen Visningsindstillinger for dette regneark skal du markere afkrydsningsfeltet Vis dispositionssymboler, hvis der anvendes en disposition og derefter vælge OK.

2. Benyt en eller flere af følgende fremgangsmåder:

   • Vise eller skjule detaljedata for en gruppe    

     Hvis du vil have vist detaljedataene i en gruppe, skal du vælge knappen for gruppen eller trykke på Alt+Skift+=.

   • Hvis du vil skjule detaljedataene for en gruppe, skal du vælge knappen for gruppen eller trykke på Alt+Skift+-.

   • Udvide eller skjule en disposition på et bestemt niveau    

     Vælg nummeret på det ønskede niveau i dispositionssymboler. Detaljer på de lavere niveauer skjules derefter.

     Hvis en disposition f.eks. har fire niveauer, kan du skjule det fjerde niveau, mens resten af niveauerne vises, ved at vælge .

   • Vise eller skjule alle dispositionsdetaljedata    

     Hvis du vil have vist alle detaljer, skal du vælge det laveste niveau i dispositionssymboler. Hvis der f.eks. er tre niveauer, skal du vælge .

   • Hvis du vil skjule alle detaljedata, skal du vælge .

Til dispositionsrækker anvender Microsoft Excel typografier som f.eks. RowLevel_1 og RowLevel_2 . I dispositionskolonner anvender Excel typografier som f.eks. ColLevel_1 og ColLevel_2. Disse typografier bruger fed, kursiv og andre tekstformater til at skelne mellem sumrækker eller -kolonner i dine data. Ved at ændre den måde, som hver af disse typografier defineres på, kan du anvende forskellige tekst- og celleformater for at tilpasse dispositionens udseende. Du kan anvende en typografi på en disposition, enten når du opretter dispositionen, eller når du har oprettet den.

Benyt en eller flere af følgende fremgangsmåder:

Anvend automatisk en typografi på nye sumrækker eller -kolonner    

1. Gå til Data > Disposition, og vælg derefter dialogboksstarteren.

   

   Dialogboksen Indstillinger åbnes.

   

2. Markér afkrydsningsfeltet Automatisk typografi.

Anvende en typografi på en eksisterende sumrække eller -kolonne    

1. Markér de celler, hvor du vil anvende en typografi.

2. Gå til Data > Disposition, og vælg derefter dialogboksstarteren.

   

   Dialogboksen Indstillinger åbnes.

   

3. Markér afkrydsningsfeltet Automatiske typografier , og vælg derefter Anvend typografier.

   

Du kan også anvende autoformater til at formatere dispositionsdata.

1. Hvis du ikke kan se dispositionssymbolerne , og , skal du gå til Indstillinger for fil >> Avanceret og derefter markere afkrydsningsfeltet Vis dispositionssymboler, hvis der anvendes en disposition under sektionen Visningsindstillinger for dette regneark.

2. Brug dispositionssymboler , og til at skjule de detaljerede data, du ikke ønsker skal kopieres.

   Yderligere oplysninger finder du i afsnittet Vis eller skjul dispositionsdata.

3. Markér området af sumrækker.

4. Gå til Hjem > Redigering > Find & Vælg, og vælg derefter Gå til Speciel.

   

5. Markér Kun synlige celler.

6. Vælg OK, og kopiér derefter dataene.

Skjule en disposition

• Gå til Indstillinger for > filer> Avanceret, og fjern derefter markeringen i afkrydsningsfeltet Vis dispositionssymboler, hvis der anvendes en disposition under sektionen Visningsindstillinger for dette regneark.

Fjerne en disposition

1. Klik på regnearket.

2. Gå til Data > Disposition > Opdel gruppe, og vælg derefter Ryd disposition.

   

   Vigtigt!: Hvis du fjerner en disposition, mens detaljedataene er skjult, kan detaljerækkerne eller -kolonnerne forblive skjult. Hvis du vil have vist dataene, skal du trække hen over de synlige række- og kolonneoverskrifter ved siden af de skjulte rækker og kolonner. Gå til Hjem > Celler > Formatér, peg på Skjul & Vis, og vælg derefter Vis rækker eller Vis kolonner.

Forestil dig, at du vil oprette en oversigtsrapport, som kun viser totaler og et diagram med disse totaler. Generelt kan du benytte en af følgende fremgangsmåder:

1. Oprette en oversigtsrapport

   1. Opret en disposition for dataene.

      Yderligere oplysninger finder du i afsnittene Oprette en disposition for rækker og Oprette en disposition for kolonner.

   2. Skjul detaljerne ved at vælge dispositionssymbolerne , og for kun at få vist totalerne som vist i følgende eksempel på en rækkedisposition:

      

   3. Yderligere oplysninger finder du i afsnittet Vis eller skjul dispositionsdata.

2. Oprette et diagram over oversigtsrapporten

   1. Markér de sumdata, du vil vise i et diagram.

      Hvis du f.eks. kun vil vise totalerne for Henriksen og Davolio, men ikke hovedtotalerne, skal du markere cellerne A1 til og med C19 som vist i eksemplet ovenfor.

   2. Vælg Indsæt > Diagrammer > Anbefalede diagrammer, vælg derefter fanen Alle diagrammer , og vælg din diagramtype.

      

      Hvis du f.eks. har valgt indstillingen Grupperet søjle, vil dit diagram se sådan ud:

      

      Hvis du viser eller skjuler detaljer i dispositionen, vil diagrammet blive opdateret, så det også viser eller skjuler dataene.