Kom i gang med at oprette, administrere og dele filer i OneDrive og SharePoint

Se: Hvornår du skal bruge OneDrive i forhold til SharePoint

OneDrive er en cloudlagerplatform, hvor du kan gemme dine individuelle eller personlige filer. OneDrive er tæt integreret med apps som Word, Excel og PowerPoint, hvilket gør det til et praktisk sted at gemme og få adgang til dine følsomme dokumenter sikkert.

Brug OneDrive, når du vil oprette et dokument, der kun er dit, f.eks. når du arbejder med meget følsomme eller private oplysninger.

For at komme i gang med OneDrive skal du logge på din Microsoft-konto eller tilmelde dig en, downloade og installere OneDrive-skrivebordsappen og derefter følge instruktionerne for at logge på og vælge de mapper, du vil synkronisere til skyen. 

• Hvis du vil oprette en ny fil i OneDrive, skal du blot klikke på knappen Ny og vælge den filtype, du vil oprette, f.eks. et Word dokument eller Excel-regneark.

• Hvis du vil administrere filer i OneDrive, skal du højreklikke på en fil og vælge Omdøb for at give den et mere beskrivende navn eller trække og slippe filer til forskellige mapper for at få en bedre organisation.

• Hvis du vil dele filer med OneDrive , skal du klikke på knappen Del og angive mailadresserne på de personer, du vil dele filen med. Få mere at vide om, hvordan du administrerer filer i OneDrive.

SharePoint er et samarbejdsværktøj, der bruges til at administrere og dele filer og oplysninger på tværs af en organisation. SharePoint giver flere brugere mulighed for at samarbejde på ét centralt sted.

Brug SharePoint, når du har brug for at oprette et dokument, der skal skrives og administreres af et team af personer, eller når det skal deles bredt. Brug den f.eks. som et centralt sted for teammedlemmer til at få vist projekttidslinjer, opgaver og milepæle. Dette giver teams mulighed for at spore fremskridt, holde tidsplanen og samarbejde mere effektivt.

• Hvis du vil oprette en ny fil i SharePoint, skal du gå til det dokumentbibliotek, hvor du vil oprette filen, og klikke på knappen Ny .

• Hvis du vil administrere filer, skal du tjekke en fil ud for at foretage ændringer i den og derefter tjekke filen ind igen, når du er færdig.

• Hvis du vil dele filer, skal du klikke på filen og vælge Del. Du kan også samarbejde i realtid ved at åbne filen i det relevante program, f.eks. Word eller Excel, og aktivere samtidig redigering. Hvis du vil have vist tidligere versioner af en fil, skal du klikke på filen og vælge Versionshistorik. Få mere at vide om, hvordan du administrerer filer i SharePoint.

Regulere adgang for interne, leverandører, entreprenører og eksterne parter  

Sådan sikrer du, at kun autoriserede brugere har adgang til følsomme filer og data i OneDrive og SharePoint:

• Definer adgangspolitikker for forskellige typer brugere, f.eks. interne, leverandører, kontrahenter og eksterne parter. Du kan f.eks. oprette en adgangspolitik, der kun giver bestemte medarbejdere adgang til fortrolige oplysninger, f.eks. økonomiske data eller kundeoplysninger. Du kan også angive, hvilken type data de kan få adgang til, hvordan de kan få adgang til dem, og hvor længe. Dette sikrer, at kun autoriserede brugere har adgang til følsomme filer og data.

• Brug tilladelser og roller til at styre adgangen til bestemte filer eller mapper. Giv f.eks. skrivebeskyttet adgang til et teammedlem, der har brug for at få vist filer, men ikke foretage ændringer, f.eks. en person, der ikke er direkte involveret i projektet, men som har brug for at holde sig opdateret. Ved at definere disse tilladelser og roller kan du sikre dig, at kun autoriserede brugere har adgang til følsomme oplysninger, og at de kun kan få vist og redigere filer, de har fået adgang til.

• Brug multifaktorgodkendelse for at sikre, at kun autoriserede brugere kan få adgang til følsomme data. Dette kan omfatte krav om, at brugerne skal angive en adgangskode og en kode, der sendes til deres mobilenhed eller mail.

• Overvåg adgang til og brug af dit OneDrive- og SharePoint-miljø for at registrere og forhindre uautoriseret adgang eller brug. Ved f.eks. at gennemgå logfiler over brugeraktivitet kan du identificere enhver usædvanlig aktivitet, f.eks. uautoriserede adgangsforsøg, og gøre noget for at forhindre databrud.

• Implementer kryptering for følsomme data for at sikre, at selvom nogen får uautoriseret adgang til dataene, kan de ikke læse dem uden dekrypteringsnøglen. Dette kan være med til at forhindre brud på data, beskytte kundedata og sikre overholdelse af bestemmelser om beskyttelse af personlige oplysninger for data.

• Angiv udløbsdatoer for delte links for at sikre, at adgangen tilbagekaldes automatisk efter en bestemt periode. Hvis du f.eks. deler en kontrakt med en leverandør eller entreprenør og ønsker at sikre, at leverandøren eller entreprenøren kun har adgang til dokumentet i en begrænset periode, kan du angive en udløbsdato , og adgangen til dokumentet tilbagekaldes automatisk efter den angivne periode. Dette reducerer risikoen for, at dokumentet åbnes af uautoriserede parter.

Ved at implementere disse foranstaltninger kan du regulere adgangen for interne, leverandører, kontrahenter og eksterne parter i OneDrive og SharePoint og holde dine data sikre. Få mere at vide om, hvordan du beskytter dine data.

Reducer Sårbarheder i OneDrive og SharePoint  

Mens OneDrive og SharePoint tilbyder mange sikkerhedsfunktioner, der skal beskyttes mod databrud, er der stadig flere vigtige sårbarheder, der kan påvirke sikkerheden for disse enheder:

• Phishing-angreb kan narre brugerne til at give deres logonoplysninger væk, som derefter kan bruges til at få adgang til OneDrive eller SharePoint.

• Svage adgangskoder kan også let gættes eller knækkes, hvilket fører til uautoriseret adgang.

• Malware kan bruges til at stjæle logonoplysninger, registrere følsomme data eller overtage styringen af en brugers enhed, hvilket kan kompromittere OneDrive eller SharePoint.

• Insider-trusler, f.eks. medarbejdere, der bevidst eller ved et uheld deler følsomme data med uautoriserede parter, kan også udgøre en risiko for OneDrive eller SharePoint. Få mere at vide om, hvordan du administrerer Insider-risici.

For at afhjælpe disse sårbarheder er det vigtigt at implementere bedste praksis for sikkerhed, uddanne brugere og jævnligt gennemse og overvåge brugertilladelser. Det er også vigtigt at have en omfattende plan for hændelsesrespons på plads for hurtigt at kunne reagere på eventuelle sikkerhedshændelser.