Kun visse kontotyper understøtter Autosvar (Fraværende). Hvis du ikke kan se knappen Automatiske svar, understøtter din mailkonto ikke denne funktion. Men hvis du lader Outlook køre, mens du er væk, kan du bruge regler til automatisk at besvare meddelelser. Du kan også bruge regler til at videresende mails til en anden konto, markere meddelelser som læste eller automatisk flytte dem til en mappe. Du kan få mere at vide om at arbejde med regler under Administrer mails ved hjælp af regler.
Brug regler til at besvare indgående mails, når du ikke er til stede
Når du klikker på Filer i Outlook, bør du se et skærmbillede, der ser nogenlunde sådan ud:
Hvis du ser en knap, hvor der står Autosvar, skal du se Send automatiske ikke til stede-svar fra Outlook. Ellers skal du følge disse trin for at oprette en skabelon til at svare på meddelelser og konfigurere Outlook til at svare på alle meddelelser, du modtager.
Opret en Fraværende-skabelon
-
Opret en ny meddelelse i Outlook.
-
Skriv et emne og en brødtekst til din skabelon.
-
Vælg Filer > Gem som.
-
Giv skabelonen et navn, og vælg Outlook-skabelon (*.oft) i rullemenuen Filtype.
-
Du kan ændre placeringen af skabelonen, men du kan også vælge standardplaceringen, som normalt er C:\Brugere\username\Appdata\Roaming\Microsoft\Skabeloner. Klik på Gem.
Du kan oprette en ny skabelon, hver gang du er på kontoret, eller du kan genbruge en eksisterende skabelon. Nu er du klar til at bruge skabelonen til at oprette din Fraværende-regel.
Opret en Fraværende-regel
-
På fanen Filer skal du vælge Administrer regler & vigtige beskeder.
-
I dialogboksen Regler og beskeder på fanen Regler for mail skal du vælge Ny regel.
-
Klik på Anvend regel på meddelelser, jeg modtager under Start fra en tom regel, og klik på Næste.
-
Hvis du vil besvare alle mails, du modtager, skal du lade felterne Trin 1 og Trin 2 forblive uændrede og klikke på Næste igen. Vælg Ja, når Outlook spørger, om du vil anvende denne regel på alle meddelelser.
-
Under "Hvad skal der ske med meddelelsen?" i Trin 1: Vælg handling(er) skal du vælge svar med en bestemt skabelon.
-
Under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på den understregede tekst til en bestemt skabelon.
-
Vælg Brugerskabeloner i filsystemet i feltet Søg i øverst i dialogboksen Markér en svarskabelon.
-
Vælg den skabelon, du oprettede ovenfor, og vælg derefter Åbn og Næste.
-
Du kan tilføje eventuelle undtagelser, der er nødvendige, og derefter vælge Næste.
-
Navngiv reglen, f.eks. Fraværende.
Som standard er Aktivér reglen markeret. Hvis du er klar til at aktivere dit fraværende-svar nu, skal du vælge Udfør. Ellers skal du fjerne markeringen i dette felt. Du kan slå reglen til på et senere tidspunkt.
Bemærk! Du skal lade Outlook køre, når du er væk, for at få reglen til at sende autosvar på mails.
Slå en regel til
Hvis du har oprettet din fraværende-skabelon og -regel nogle dage før, du har brug for den, kan du aktivere reglen med følgende trin.
-
Vælg Filer > Administrer regler og beskeder.
-
I dialogboksen Regler og beskeder på fanen Regler for mail skal du finde den regel, du har oprettet, og markere afkrydsningsfeltet til venstre for reglen. Vælg derefter OK.
