Brug Microsoft Query til at hente eksterne data

Ved hjælp af Microsoft Query kan du oprette forbindelse til eksterne datakilder, vælge data fra disse eksterne kilder, importere disse data til dit regneark og opdatere dataene efter behov for at holde dine regnearksdata synkroniseret med dataene i de eksterne kilder.

Typer af databaser, du kan få adgang til     Du kan hente data fra flere typer databaser, herunder Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server og Microsoft SQL Server OLAP Services. Du kan også hente data fra Excel-projektmapper og fra tekstfiler.

Microsoft Office indeholder drivere, som du kan bruge til at hente data fra følgende datakilder:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-udbyder)

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradoks

• Tekstfildatabaser

Du kan også bruge ODBC-drivere eller datakildedrivere fra andre producenter til at hente oplysninger fra datakilder, der ikke er angivet her, herunder andre typer OLAP-databaser. Du kan finde oplysninger om installation af en ODBC-driver eller datakildedriver, der ikke er angivet her, i dokumentationen til databasen eller kontakte din databaseleverandør.

Valg af data fra en database     Du henter data fra en database ved at oprette en forespørgsel, som er et spørgsmål, du stiller om data, der er gemt i en ekstern database. Hvis dine data f.eks. er gemt i en Access-database, vil du måske gerne kende salgstallene for et bestemt produkt efter område. Du kan hente en del af dataene ved kun at markere dataene for det produkt og område, du vil analysere.

Med Microsoft Query kan du markere de kolonner med data, du ønsker, og kun importere disse data til Excel.

Opdatere dit regneark i én handling     Når du har eksterne data i en Excel-projektmappe, kan du, når din database ændres, opdater dataene for at opdatere din analyse – uden at skulle oprette dine oversigtsrapporter og diagrammer igen. Du kan f.eks. oprette en månedlig salgsoversigt og opdatere den hver måned, når de nye salgstal vises.

Sådan bruger Microsoft Query datakilder     Når du har konfigureret en datakilde for en bestemt database, kan du bruge den, når du vil oprette en forespørgsel til at vælge og hente data fra den pågældende database – uden at skulle skrive alle forbindelsesoplysningerne igen. Microsoft Query bruger datakilden til at oprette forbindelse til den eksterne database og til at vise dig, hvilke data der er tilgængelige. Når du har oprettet forespørgslen og returneret dataene til Excel, indeholder Microsoft Query Excel-projektmappen med både forespørgsels- og datakildeoplysninger, så du kan oprette forbindelse til databasen igen, når du vil opdatere dataene.

Brug af Microsoft Query til at importere data     hvis du vil importere eksterne data til Excel med Microsoft Query, skal du følge disse grundlæggende trin, som hver især er beskrevet mere detaljeret i de følgende afsnit.

Hvad er en datakilde?     En datakilde er et gemt sæt oplysninger, der gør det muligt for Excel og Microsoft Query at oprette forbindelse til en ekstern database. Når du bruger Microsoft Query til at konfigurere en datakilde, skal du give datakilden et navn og derefter angive navnet og placeringen af databasen eller serveren, databasetypen samt dine logon- og adgangskodeoplysninger. Oplysningerne omfatter også navnet på en OBDC-driver eller en datakildedriver, som er et program, der opretter forbindelser til en bestemt type database.

Sådan konfigurerer du en datakilde ved hjælp af Microsoft Query:

1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft-forespørgsel.

   Bemærk!: Excel 365 har flyttet Microsoft Query til menugruppen Ældre guider.  Denne menu vises ikke som standard.  Hvis du vil aktivere, skal du gå til Filer, Indstillinger, Data og aktivere i sektionen Vis ældre guider til dataimport .

2. Gør et af følgende:

   • Hvis du vil angive en datakilde for en database, tekstfil eller Excel-projektmappe, skal du klikke på fanen Databaser .

   • Hvis du vil angive en OLAP-kubedatakilde, skal du klikke på fanen OLAP-kuber . Denne fane er kun tilgængelig, hvis du kørte Microsoft Query fra Excel.

3. Dobbeltklik på <Ny datakilde>.

   Eller

   Klik på <Ny datakilde>, og klik derefter på OK.

   Dialogboksen Opret ny datakilde vises.

4. I trin 1 skal du skrive et navn for at identificere datakilden.

5. I trin 2 skal du klikke på en driver for den type database, du bruger som datakilde.

   Bemærkninger!: 

   • Hvis den eksterne database, du vil have adgang til, ikke understøttes af de ODBC-drivere, der er installeret sammen med Microsoft Query, skal du hente og installere en Microsoft Office-kompatibel ODBC-driver fra en tredjepartsleverandør, f.eks. producenten af databasen. Kontakt databaseleverandøren for at få installationsvejledning.

   • OLAP-databaser kræver ikke ODBC-drivere. Når du installerer Microsoft Query, installeres der drivere til databaser, der er oprettet ved hjælp af Microsoft SQL Server Analysis Services. Hvis du vil oprette forbindelse til andre OLAP-databaser, skal du installere en datakildedriver og klientsoftware.

6. Klik på Opret forbindelse, og angiv derefter de oplysninger, der er nødvendige for at oprette forbindelse til datakilden. For databaser, Excel-projektmapper og tekstfiler afhænger de oplysninger, du angiver, af den type datakilde, du har valgt. Du kan blive bedt om at angive et logonnavn, en adgangskode, versionen af den database, du bruger, databasens placering eller andre oplysninger, der er specifikke for typen af database.

   Vigtigt!: 

   • Brug stærke adgangskoder, hvor du kombinerer store og små bogstaver, tal og symboler. Svage adgangskoder har ikke denne blanding af tegn. Stærk adgangskode: Y6dh!et5. Svag adgangskode: House27. Adgangskoder bør være på 8 eller flere tegn. En adgangskode på minimum 14 tegn er bedre.

   • Det er meget vigtigt, at du husker adgangskoden. Hvis du glemmer adgangskoden, kan den ikke læses igen. Gem de adgangskoder, du skriver ned, på et sikkert sted væk fra de oplysninger, de er med til at beskytte.

7. Når du har angivet de nødvendige oplysninger, skal du klikke på OK eller Udfør for at vende tilbage til dialogboksen Opret ny datakilde .

8. Hvis databasen indeholder tabeller, og du vil have vist en bestemt tabel automatisk i guiden Forespørgsel, skal du klikke på feltet for trin 4 og derefter klikke på den ønskede tabel.

9. Hvis du ikke vil skrive dit logonnavn og din adgangskode, når du bruger datakilden, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem mit bruger-id og min adgangskode i datakildedefinitionen . Den gemte adgangskode er ikke krypteret. Hvis afkrydsningsfeltet ikke er tilgængeligt, skal du kontakte din databaseadministrator for at finde ud af, om denne indstilling kan gøres tilgængelig.

   Sikkerhedsnote!: Undgå at gemme logonoplysninger, når du opretter forbindelse til datakilder. Disse oplysninger kan gemmes som almindelig tekst, og en ondsindet bruger kan få adgang til oplysningerne og forringe sikkerheden for datakilden.

Når du har udført disse trin, vises navnet på datakilden i dialogboksen Vælg datakilde .

Brug guiden Forespørgsel til de fleste forespørgsler     Guiden Forespørgsel gør det nemt at vælge og samle data fra forskellige tabeller og felter i databasen. Ved hjælp af guiden Forespørgsel kan du vælge de tabeller og felter, du vil medtage. En indre joinforbindelse (en forespørgselshandling, der angiver, at rækker fra to tabeller kombineres baseret på identiske feltværdier) oprettes automatisk, når guiden genkender et primær nøgle-felt i én tabel og et felt med samme navn i en anden tabel.

Du kan også bruge guiden til at sortere resultatsættet og udføre simpel filtrering. I det sidste trin i guiden kan du vælge at returnere dataene til Excel eller yderligere indskrænke forespørgslen i Microsoft Query. Når du har oprettet forespørgslen, kan du køre den enten i Excel eller i Microsoft Query.

Udfør følgende trin for at starte guiden Forespørgsel.

1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft-forespørgsel.

2. I dialogboksen Vælg datakilde skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Brug guiden Forespørgsel til at oprette/redigere forespørgsler er markeret.

3. Dobbeltklik på den datakilde, du vil bruge.

   Eller

   Klik på den datakilde, du vil bruge, og klik derefter på OK.

Arbejd direkte i Microsoft Query for andre typer forespørgsler     Hvis du vil oprette en mere kompleks forespørgsel, end guiden Forespørgsel tillader, kan du arbejde direkte i Microsoft Query. Du kan bruge Microsoft Query til at få vist og ændre forespørgsler, som du begynder at oprette i guiden Forespørgsel, eller du kan oprette nye forespørgsler uden at bruge guiden. Arbejd direkte i Microsoft Query, når du vil oprette forespørgsler, der gør følgende:

• Vælg bestemte data fra et felt     I en stor database kan det være en god ide at vælge nogle af dataene i et felt og udelade data, du ikke har brug for. Hvis du f.eks. skal bruge data til to af produkterne i et felt, der indeholder oplysninger om mange produkter, kan du bruge kriterier til kun at vælge data for de to produkter, du ønsker.

• Hente data baseret på forskellige kriterier, hver gang du kører forespørgslen     Hvis du vil oprette den samme Excel-rapport eller oversigt for flere områder i de samme eksterne data – f.eks. en separat salgsrapport for hvert område – kan du oprette en parameterforespørgsel. Når du kører en parameterforespørgsel, bliver du bedt om at angive en værdi, der skal bruges som kriterium, når forespørgslen vælger poster. En parameterforespørgsel kan f.eks. bede dig om at angive et bestemt område, og du kan genbruge denne forespørgsel til at oprette hver af dine regionale salgsrapporter.

• Sammenføj data på forskellige måder     De indre joinforbindelser, som guiden Forespørgsel opretter, er den mest almindelige type joinforbindelse, der bruges til at oprette forespørgsler. Nogle gange vil du dog bruge en anden type joinforbindelse. Hvis du f.eks. har en tabel over produktsalgsoplysninger og en tabel med kundeoplysninger, vil en indre joinforbindelse (den type, der er oprettet af guiden Forespørgsel) forhindre hentning af kundeposter for kunder, der ikke har foretaget et køb. Ved hjælp af Microsoft Query kan du forbinde disse tabeller, så alle kundeposterne hentes sammen med salgsdata for de kunder, der har foretaget køb.

Hvis du vil starte Microsoft Query, skal du udføre følgende trin.

1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft-forespørgsel.

2. I dialogboksen Vælg datakilde skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Brug guiden Forespørgsel til at oprette/redigere forespørgsler ikke er markeret.

3. Dobbeltklik på den datakilde, du vil bruge.

   Eller

   Klik på den datakilde, du vil bruge, og klik derefter på OK.

Genbrug og deling af forespørgsler     I både guiden Forespørgsel og Microsoft Query kan du gemme dine forespørgsler som en .dqy-fil, som du kan ændre, genbruge og dele. Excel kan åbne .dqy-filer direkte, hvilket giver dig eller andre brugere mulighed for at oprette yderligere eksterne dataområder fra den samme forespørgsel.

Sådan åbner du en gemt forespørgsel fra Excel:

1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft-forespørgsel. Dialogboksen Vælg datakilde vises.

2. Klik på fanen Forespørgsler i dialogboksen Vælg datakilde.

3. Dobbeltklik på den gemte forespørgsel, du vil åbne. Forespørgslen vises i Microsoft Query.

Hvis du vil åbne en gemt forespørgsel, og Microsoft Query allerede er åben, skal du klikke på menuen Microsoft Query-fil og derefter klikke på Åbn.

Hvis du dobbeltklikker på en .dqy-fil, åbnes Excel, kører forespørgslen og indsætter derefter resultaterne i et nyt regneark.

Hvis du vil dele en Excel-oversigt eller -rapport, der er baseret på eksterne data, kan du give andre brugere en projektmappe, der indeholder et eksternt dataområde, eller du kan oprette en skabelon. Med en skabelon kan du gemme oversigten eller rapporten uden at gemme de eksterne data, så filen er mindre. De eksterne data hentes, når en bruger åbner rapportskabelonen.

Når du har oprettet en forespørgsel i guiden Forespørgsel eller Microsoft Query, kan du returnere dataene til et Excel-regneark. Dataene bliver derefter til en eksternt dataområde eller en pivottabelrapport , som du kan formatere og opdatere.

Formatering af hentede data     I Excel kan du bruge værktøjer, f.eks. diagrammer eller automatiske subtotaler, til at præsentere og opsummere de data, der hentes af Microsoft Query. Du kan formatere dataene, og formateringen bevares, når du opdaterer de eksterne data. Du kan bruge dine egne kolonnenavne i stedet for feltnavnene og tilføje rækkenumre automatisk.

Excel kan automatisk formatere nye data, som du skriver i slutningen af et område, så de svarer til de foregående rækker. Excel kan også automatisk kopiere formler, der er blevet gentaget i de foregående rækker, og udvide dem til flere rækker.

Du kan når som helst slå denne indstilling til (eller fra igen):

1. Klik på Filer > Indstillinger > Avanceret.

2. I sektionen Redigeringsindstillinger skal du markere afkrydsningsfeltet Udvid dataområdeformater og formler . Hvis du vil deaktivere automatisk formatering af dataområde igen, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt.

Opdatere eksterne data     Når du opdaterer eksterne data, kører du forespørgslen for at hente nye eller ændrede data, der svarer til dine specifikationer. Du kan opdatere en forespørgsel i både Microsoft Query og Excel. Excel indeholder flere indstillinger til opdatering af forespørgsler, herunder opdatering af data, når du åbner projektmappen og automatisk opdaterer den med tidsintervaller. Du kan fortsætte med at arbejde i Excel, mens dataene opdateres, og du kan også kontrollere status, mens dataene opdateres. Du kan få mere at vide under Opdatere en ekstern dataforbindelse i Excel.

Toppen af siden