Excel giver dig mulighed for at beskytte dit arbejde, uanset om det er for at forhindre nogen i at åbne en projektmappe uden en adgangskode, give skrivebeskyttet adgang til en projektmappe eller bare beskytte et regneark, så du ikke ved et uheld kommer til at slette nogen formler. I dette emne gennemgås de forskellige måder, hvorpå du kan benytte de primære indstillinger til beskyttelse og distribution af dine Excel-filer.
Advarsel!:
-
Hvis du glemmer adgangskoden eller mister den, kan Microsoft ikke hente den for dig.
-
Du kan ikke gå ud fra, at din projektmappe eller dit regneark er sikret, bare fordi du beskytter dem med en adgangskode – du skal altid tænke dig godt om, før du distribuerer Excel-projektmapper, der kan indeholde følsomme personoplysninger som kreditkortnumre, personnummer, medarbejder-id for blot at nævne nogle få.
-
Beskyttelse på regnearksniveau er ikke tiltænkt som en sikkerhedsfunktion. Det forhindrer blot brugerne i at ændre låste celler i regnearket.
Følgende er de forskellige muligheder, du kan vælge for at beskytte dine Excel-data:
-
Filniveau: Dette henviser til muligheden for at låse din Excel-fil ved at angive en adgangskode, så brugere ikke kan åbne eller redigere den. Her har du to valgmuligheder:
-
Filkryptering: Når du vælger denne indstilling, kan du angive en adgangskode og låse Excel-filen. Dette forhindrer andre brugere i at åbne filen. Du kan få mere at vide under Beskyt en Excel-fil.
-
Angiv en adgangskode for at åbne eller redigere en fil: Du angiver en adgangskode for at åbne eller redigere en fil. Brug denne indstilling, når du vil give skrivebeskyttet adgang eller redigeringsadgang til forskellige brugere. Du kan få mere at vide under Beskyt en Excel-fil.
-
Markér som færdig: Brug denne indstilling, hvis du vil markere en Excel-fil som den endelige version og vil forhindre eventuelle yderligere ændringer fra andre brugere. Du kan læse mere i Tilføj eller fjern beskyttelse af dit dokument, din projektmappe eller præsentation
-
Begræns adgang: Hvis din organisation har tilladelser, der er oprettet ved hjælp af IRM (Information Rights Management), kan du anvende en hvilken som helst af de tilgængelige IRM-tilladelser til dokumentet. Du kan læse mere i Tilføj eller fjern beskyttelse af dit dokument, din projektmappe eller præsentation
-
Digital signatur: Du kan føje digitale signaturer til din Excel-fil. Få flere oplysninger i Tilføj eller fjern en digital signatur i Office-filer.
Bemærk!: Hvis du vil tilføje en digital signatur, skal du have et gyldigt certifikat fra et nøglecenter.
-
-
Projektmappeniveau: Du kan låse din projektmappes struktur ved at angive en adgangskode. Når projektmappestrukturen låses, kan andre brugere ikke tilføje, flytte, slette, skjule og omdøbe regneark. Du kan få mere at vide om beskyttelse af projektmapper i Beskyt en projektmappe.
-
Regnearksniveau: Med arkbeskyttelse kan du styre, hvordan en bruger kan arbejde i regneark. Du kan angive, hvad en bruger præcist kan gøre i et ark, og dermed sikre, at ingen af de vigtige data i regnearket påvirkes. Det kan f.eks. være, at du ønsker, at en bruger kun tilføjer rækker og kolonner eller kun sorterer og bruger Autofilter. Når arkbeskyttelse er aktiveret, kan du beskytte andre elementer, f.eks. celler, områder, formler og ActiveX- eller formularkontrolelementer. Du kan få mere at vide om beskyttelse af regneark under Beskyt et regneark.
Hvilket niveau af beskyttelse skal jeg bruge?
-
Til at styre det adgangsniveau, brugere skal have til en Excel-fil, skal du bruge beskyttelse på filniveau. Antag, at du har en ugentlig statusrapport over dine teammedlemmer i en Excel-fil. Du vil ikke have, at nogen uden for dit team overhovedet skal kunne åbne filen. Der er to tilgængelige muligheder:
-
Hvis du ikke vil have, at andre skal kunne åbne filen: Du kan kryptere Excel-filen, som er den mest almindeligt anvendte metode. Dette betyder reelt, at du låser den med en adgangskode, og at ingen ud over dig selv kan åbne den.
-
Hvis du vil aktivere skrivebeskyttet adgang eller redigeringsadgang for forskellige brugere: Det kan være, at du vil give lederne i dit team adgang til at kunne redigere den ugentlige statusrapport, men at teammedlemmer kun skal have skrivebeskyttet adgang. Du kan beskytte Excel-filen ved at angive to adgangskoder: en til at åbne og den anden til at redigere. Du kan senere dele de relevante adgangskoder med teamet afhængigt af den adgang, de skal have.
-
-
Hvis du vil styre, hvordan brugerne skal arbejde med regneark inden for strukturen af en af dine projektmapper, skal du bruge beskyttelse på projektmappeniveau. Antag, at der er flere regneark i projektmappen med statusrapporten, og at hvert regneark er navngivet efter et teammedlem. Du vil sikre dig, at hvert teammedlem kan føje data til sit eget regneark, men ikke kunne redigere nogen af regnearkene i projektmappen, uanset om det drejer sig om at tilføje et nyt regneark eller at flytte regneark omkring i projektmappen.
-
Hvis du vil styre, hvordan brugerne skal arbejde i et enkelt regneark, skal du bruge beskyttelse på regnearksniveau. Lad os antage, at hvert regneark i din statusrapportprojektmappe indeholder data, der er fælles for alle regneark, f.eks. sidehovedrækker eller et bestemt rapportlayout, og du virkelig ikke ønsker, at nogen ændrer det. Ved at beskytte dit regneark kan du angive, at brugerne kun kan udføre bestemte funktioner i et ark. Du kan f.eks. give brugerne mulighed for at angive data, men forhindre dem i at slette rækker eller kolonner eller kun indsætte links eller sortere data.
Du kan bruge et eller flere beskyttelsesniveauer til dine Excel-data afhængigt af din/din organisations behov. Du kan vælge at bruge alle de tilgængelige indstillinger eller en kombination af indstillinger – det er helt op til det sikkerhedsniveau, du ønsker for dine Excel-data. Du kan f.eks. vælge at kryptere en delt Excel-fil samt aktivere beskyttelse af projektmapper og regneark, mens du kun bruger beskyttelse af regneark i en personlig projektmappe, så du ikke ved et uheld kommer til at slette nogen formler.
Har du brug for mere hjælp?
Du kan altid spørge en ekspert i Excel Tech Community eller få support i community'er.
