Bedste fremgangsmåder for organisationer, når de bruger Outlook-kalenderen

Arbejde i et scenarie med administrator/stedfortræder

Hvis din organisation tillader det, skal du konfigurere Outlook til at oprette forbindelse til din Exchange-postkasse ved hjælp af Cachelagret Exchange-tilstand. Dette giver den bedste ydeevne.

Nyere versioner af Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook til iOS, Outlook til Android og Microsoft Outlook til Mac indeholder mange forbedringer af stedfortræderfunktionen. Du kan finde flere oplysninger om disse forbedringer under:

Outlook-stedfortræderfunktion i blandede versioner af Microsoft Outlook og Entourage

For nye scenarier for deling af modeller (REST) anbefales det til os de forenklede tilladelsesniveauer (kan redigere, få vist titler og placeringer osv.) i stedet for at tilpasse tilladelser for stedfortrædere. Brugerdefinerede tilladelsesniveauer understøttes ikke i ny modeldeling og kan føre til uventede resultater.

Begrænse antallet af stedfortrædere

Outlook begrænser ikke det antal stedfortrædere, du kan tilføje. Vi anbefaler imidlertid, at du kun giver Redaktør-rettigheder til en (1) stedfortræder. På den måde kan du spore, hvornår og hvordan et møde blev behandlet. Overvej den kendsgerning, at en stedfortræder kan bruge flere enheder til at få adgang til dine, og hvis man så har mange stedfortrædere med Redaktør-tilladelser kan det være meget svært at finde ud af, hvorfor møder mangler eller er forældede.

Selvom du kun giver Redaktør-tilladelser til én stedfortræder, skal du undgå at tilføje et stort antal stedfortrædere med korrekturlæser- eller bidragydertilladelser. Dette skyldes, at tilføjelse af et stort antal stedfortrædere kan udtømme andre ressourcer. Størrelsesgrænsen for regeldata kan f.eks. være nået. Når du tilføjer en stedfortræder, sker der forskellige ændringer:

Outlook anvender tilladelser på relevante mapper.
Attributten PublicDelegates Active Directory er opdateret til at tilføje "Send on Behalf of"-tilladelser til stedfortræderen.
Outlook føjer stedfortræderen til en videresendelsesregel på administratorens postkasse. Dette videresender mødeanmodninger til stedfortræderen.
Outlook gemmer yderligere stedfortræderoplysninger i administratorens postkasse.

Hvert af disse komponentområder kan have forskellige begrænsninger. Når du nærmer dig disse begrænsninger, kan det påvirke ydeevnen og stabiliteten.

Noter:

Under udviklingen og testdelen af produktet anvendte Microsoft maksimalt fire (4) stedfortrædere. Derudover brugte stedfortræderne kun Outlook. Enheder blev ikke medtaget i testen.
Hvis stedfortræderen med Redaktør-tilladelser skal erstattes enten midlertidigt eller for altid, skal du skifte tilladelserne fra Redaktør til Korrekturlæser eller ingen. Giv derefter Redigeret af tilladelser til ny eller ekstra stedfortræder.

Arbejde med tilbagevendende møder

Angiv slutdatoer, og begræns antallet af forekomster

Outlook gør det nemt at planlægge et møde, der har flere regelmæssige forekomster. Vi anbefaler, at du altid angiver en slutdato og begrænser den tilbagevendende serie til et bestemt antal forekomster. Det er meget sandsynligt, at tilbagevendende møder kræver ændringer på et tidspunkt. Deltagerne føjes f.eks. til eller fjernes fra en enkelt forekomst, eller mødeplaceringen eller -tidspunktet ændres på grund af feriedatoer eller uforudsete omstændigheder. Outlook gemmer hver af disse entydige ændringer som en mødeundtagelse. Møder med et meget stort antal undtagelser resulterer i en mødeserie, der er svær at administrere. Desuden kan det medføre uventet funktionsmåde. Du kan altid oprette en ny mødeserie, når den aktuelle slutter. Når du tænker over antallet af forekomster, skal du overveje hyppigheden. I løbet af et år vil et to gange ugentligt møde have ca. 90 flere forekomster end et månedligt møde i samme periode.

Afslutte et tilbagevendende møde før den oprindelige slutdato

Selvom du kan annullere et tilbagevendende møde, er det en bedre mulighed at ændre slutdatoen for serien. Det giver dig og deltagerne mulighed for at holde styr på de møder, der er sket i fortiden. Hvis du annullere det tilbagevendende møde helt, går disse registreringer tabt. Den bedste valgmulighed er at angive en ny slutdato og derefter sende opdateringen til alle deltagerne. Dermed afsluttes mødeserien tidligt, samtidigt med at registreringerne for de tidligere møder bevares.

Bemærkninger!:

Hvis du afslutter mødeserien tidligt, mister du de undtagelser, der er knyttet til det tilbagevendende møde. Du kan få mere at vide om undtagelser ved at se "Angive slutdatoer og begrænse antallet af forekomster" ovenfor.
Denne bedste fremgangsmåde gælder også, når du har brug for at ændre Emnet for en eksisterende mødeserie. Afslut mødeserien tidligt, og opret et nyt tilbagevendende møde ved hjælp af et andet emne.

Du kan få flere oplysninger om annullering af alle fremtidige møder i en serie under: Annullere alle fremtidige møder i en serie

Ændre arrangøren

I Outlook er der ikke en måde, hvorpå du kan ændre en mødearrangør. Hvis du vil skifte mødearrangøren for et tilbagevendende møde, skal du afslutte det tilbagevendende møde. Det gør du ved at angive en tidligere slutdato og sende opdateringen til alle deltagerne. Når du har fuldført dette trin, skal den nye arrangør oprette et nyt tilbagevendende møde.

Du kan også få oplysninger om indstilling af en tidligere slutdato ved at se under Annullere et møde.

Undgå at bruge et tilbagevendende møde til at dele vedhæftede filer

Vedhæftede filer føjer sig til kompleksiteten af tilbagevendende mødeundtagelser. Hver undtagelse indeholder sin egen kopi af de vedhæftede filer. Når der føjes undtagelser til tilbagevendende møder, oprettes der nye kopier af de vedhæftede filer. Hvis du foretager ændringer i et sæt vedhæftede filer, overføres disse ændringer ikke til de andre undtagelser. Hvis du kræver, at alle deltagere har den seneste kopi af ændringer til et givent møde, anbefales det, når det er muligt, at gemme vedhæftede filer i SharePoint eller OneDrive og dele med et link.

Bemærk!: Handlingerne til at tilføje og fjerne vedhæftede filer til separate, ikke-tilbagevendende møder understøttes fuldt ud.

Behandle alle mødeindkaldelser og -aflysninger

Selvom du kan slette en mødeindkaldelse direkte fra din indbakke, skal du behandle mødeindkaldelsen korrekt ved enten at acceptere eller afvise den. Brug altid kommandoen Fjern fra kalender til at behandle mødeaflysninger fra din indbakke. Undgå at behandle møder direkte fra kalendermodulet.

Undgå kopiering af møder

Som design fjerner Outlook eventuelle links mellem et kopieret møde og det oprindelige møde. Dette er med til at forhindre uoverensstemmelser. Nyere versioner af Outlook føje tekststrengen "Kopiér:" til emnet. Det gør det nemt at identificere mødekopier.

Fra og med Outlook version 2311 understøttes kopiering af møder ikke længere. Dette er en bevidst ændring for at forhindre kopiering af møder. Handlinger, der er relateret til kopierede møder, giver uventede resultater, så vi anbefaler derfor, at du ikke kopierer møder. Dette har været en mangeårig dokumenteret bedste praksis. For at begrænse de uventede resultater har Outlook -teamet implementeret blokering af kopiering af møder.

Du kan få mere at vide om den seneste opdatering til blokering af kopiering af møder i:

Outlook blokerer kopiering af møder med "Kopiering af møder understøttes ikke".

Videresende mødeindkaldelser

Når du bruger Outlooktil at videresende et møde til en person, der ikke oprindeligt blev inviteret til mødet, sender Outlooken meddelelse om videresendelse af mødet til mødearrangøren. Når arrangøren modtager mødemeddelelsen, føjes den nye deltager til arrangørens møde. Hvis de eksisterende mødedeltagere skal vide, at der er blevet føjet endnu en deltager til mødet, så skal arrangøren åbne mødet og sende en mødeopdatering til alle deltagerne.

Bemærk!: Hvis du vil give andre besked om et møde, men ikke invitere dem, skal du blot trække mødeindkaldelse fra din kalender til ikonet Mail nederst til venstre i Outlook. Dette åbner en mail med oplysninger om mødet, som du kan sende ud. Bemærk, at denne mail ikke føjer modtageren/modtagerne til mødet, og den indeholder kun mødeoplysninger som f.eks. dato, klokkeslæt, emne og dagsorden.

For Microsoft Exchange-brugere

Microsoft Exchange Server 2007 introducerede også meddelelser om videresendelse af møder som en del af funktionen Kalenderomstilling. Hvis du bruger Outlook til at oprette forbindelse til en postkasse i en Exchange Server-organisation, kan funktionsmåden for videresendelse af møde være underlagt Exchange-indstillinger, hvis den er konfigureret af Exchange-administratoren. Exchange-administratoren kan f.eks. forhindre, at der sendes en meddelelse om videresendelse af møder til eksterne domæner.

Vi anbefaler generelt, at en deltager ikke videresender et møde, hvis de ikke er i samme Exchange-organisation som arrangøren, medmindre en af følgende betingelser gælder:

Deltageren bruger Microsoft Outlook 2010 eller nyere.
Deltagerens Exchange-administrator giver mulighed for meddelelser om videresendelse af møder til eksterne domæner.
Arrangøren bruger en Microsoft Outlook -klient.

Hvis der er tale om en deltager, der bruger et andet postsystem end Exchange, anbefaler vi generelt, at man ikke videresender et møde, medmindre alle følgende betingelser gælder:

Deltageren bruger Microsoft Outlook 2010 eller nyere.
Arrangøren bruger en Microsoft Outlook-klient.

Hvis arrangøren af en eller anden årsag ikke modtager meddelelsen om videresendelse af mødet, føjes mødedeltagerne ikke til arrangørens møde. Hvis arrangøren efterfølgende ændrer mødet og udsender en opdatering, sendes opdateringen kun til dem, der oprindeligt blev inviteret. De deltagere, der tidligere har modtaget den videresendte kopi, modtager ikke opdateringen.

Hvis de ovenstående begrænsninger forhindrer dig i at videresende mødeinvitationer på en konsekvent måde, er det bedst blot at bede mødets arrangør om at tilføje de ønskede deltagere. Det er vigtigt at bede mødets arrangør om at tilføje de ønskede deltagere, hvis du ikke er sikker på, at både dit og de ønskede deltageres miljø overholder ovenstående betingelser.

Bemærk!: Outlook-stedfortrædere modtager ikke meddelelser om videresendelse af møde.

Flere anbefalinger til Microsoft Exchange-brugere

Vedligeholde enheder, der har forbindelse til din kalender

Sørg for, at enheder, der har forbindelse til din kalender, alle har fået de seneste opdateringer installeret. Visse enheder anvender Exchange ActiveSync til at synkronisere kalenderen og andre mapper. Disse enheder omfatter Outlook til iOS-, Outlook til Android-, Apple iOS- og Android-enheder. Research In Motion (RIM) BlackBerry-enheder og andre enheder kan også synkroniseres med kalenderen.

Du kan få mere at vide om nogle af de kendte problemer under: Aktuelle problemer med Microsoft Exchange ActiveSync og tredjepartsenheder.

Bemærk!: I visse tilfælde kan flere Outlook-klienter og enheder ændre ting samtidigt, og det kan medføre uoverensstemmelser. For at minimere sandsynligheden for dette skal du ikke behandle det samme element på to eller flere klienter eller enheder inden for en relativ kort tidsperiode.

Vedligehold tilføjelsesprogrammer, der integreres med Outlook

De fleste, hvis ikke alle, Outlook tilføjelsesprogrammer får adgang til Outlook data. Et tilføjelsesprogram kan ændre et Outlook element, som du redigerer på samme tid, uanset om det er i Outlook eller på en anden enhed. Dette kan give uoverensstemmelser. For at minimere sandsynligheden for dette skal du sørge for at installere de seneste opdateringer til alle tilføjelsesprogrammer eller programmer, der integreres med Outlook. Fjern eller deaktiver et af disse programmer og tilføjelsesprogrammer, som du ikke bruger, eller som ikke behøver at integrere med Outlook.