Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.
En af de første ting, du skal gøre, når du administrerer et projekt, er at tilføje de opgaver, som sørger for, at projektet bliver fuldført. Opgavelisten kan være en simpel tjekliste over de ting, der skal udføres, eller det kan være en mere avanceret liste med start- og slutdatoer, relationer til andre opgaver og andre relevante opgaveoplysninger. Det er den samme liste på webstedet, der bruges, uanset om du laver en simpel tjekliste over opgaver eller en planlagt opgaveliste. Så du kan starte med en simpel tjekliste og derefter føje detaljer til opgaverne på et senere tidspunkt, så det bliver til en planlagt opgaveliste.
Tilføje en simpel tjekliste
Hvis du er i opstartsfasen af projektplanlægningen, eller hvis du forventer, at projektet ikke bliver særlig avanceret, kan en simpel tjekliste dække dit behov. Tjeklisten kan indeholde forfaldsdatoer og opgavetildelinger til medlemmerne af projektteamet.
Sådan tilføjer du en simpel tjekliste over opgaver:
-
Klik på Opgaver i Hurtig start for webstedet.
-
Klik på Rediger på siden Opgaver.
-
Angiv et navn til hver enkelt af de opgaver, der skal udføres på projektet, i kolonnen Opgavenavn. Tryk på Enter for at flytte til den næste linje, efter at du har tilføjet en opgave.
Tip!: Vil du tilføje en ny opgave mellem to opgaver, som allerede findes på listen? Klik i området til venstre for afkrydsningsfeltet for en opgave, og tryk derefter på Insert. Der tilføjes en ny række over den eksisterende opgave, som du har markeret. Du kan også klikke på Indsæt i gruppen Hierarki under fanen Opgaver.
-
Skriv eller vælg en dato for, hvornår de enkelte opgaver på listen skal være færdige, i kolonnen Forfaldsdato. Hvis du ikke er sikker på, hvornår en opgave skal være færdig, skal du lade kolonnen være tom for opgaven.
-
Skriv eller vælg navnet på de personer, som skal arbejde på de enkelte opgaver på listen, i kolonnen Tildelt til.
Tip!: Den bedste fremgangsmåde er at kun have én person tildelt hver opgave. Hvis der er brug for at tildele mere end én person, kan dette medføre problemer med at markere opgaver som fuldførte. Hvis Ann færdiggør sit arbejde på opgaven, virker det oplagt for hende at markere opgaven som fuldført på siden Mine opgaver. Men dette markerer opgaven som fuldført for alle, som har fået opgaven tildelt, ikke kun for Ann. Der kan stadig være andre, som mangler at udføre noget arbejde på opgaven. Hvis du afgør, at der stadig er brug for at tildele mere end én person til en opgave, kan du adskille navne med et semikolon (;).
-
Når du er færdig med at tilføje opgaver på den simple opgaveliste, skal du klikke på Stop.
En anden hurtig måde at tilføje en simpel tjekliste på, er ved at indsætte en liste fra et Excel-regneark. Hvis blot de kolonner, du bruger i regnearket, er de samme som de kolonner, der vises på siden Opgaver, kan du klikke på opgavelisten og indsætte dataene fra regnearket. Navne parres med konti, hvis det er muligt, i kolonnen Tildelt til.
Når du arbejder på projektet, kan du markere afkrydsningsfeltet ud for hvert enkelt opgavenavn, når opgaven er færdig.
Hvis du synes, at du har brug for mere kontrol over opgaverne på den simple tjekliste, kan du følge vejledningen i næste afsnit for at tilføje flere oplysninger om opgaverne, så du får en mere avanceret liste.
Tilføje en planlagt opgaveliste
Hvis projektet er en smule avanceret, kan det være en god ide at bruge en planlagt opgaveliste til at holde styr på arbejdet.
Sådan tilføjer du en planlagt opgaveliste:
-
Klik på Opgaver i Hurtig start for webstedet.
-
Klik på Ny opgave på siden Opgaver. Eller klik på Nyt element under fanen Opgaver på båndet.
Bemærk!: Hvis du har oprettet en simpel tjekliste, men projektet har udviklet sig til at være lidt mere avanceret, kan du nemt tilføje flere oplysninger om de eksisterende opgaver. Du markerer en opgave ved at klikke på området til venstre for afkrydsningsfeltet for opgaven og derefter klikke på Rediger element under fanen Opgaver på båndet. Opgaven åbnes, så du kan tilføje flere oplysninger.
-
Skriv et navn til opgaven i feltet Opgavenavn.
-
Skriv eller vælg en start- og slutdato for opgaven i felterne Startdato og Forfaldsdato. Hvis du ikke er helt sikker på disse datoer, kan du undlade at angive nogen datoer. Du kan altid vende tilbage senere og tilføje oplysninger ved at redigere opgaven.
-
Skriv navnet eller mailadressen på den person, der skal arbejde på opgaven, i feltet Tildelt til.
Tip!: Den bedste fremgangsmåde er at kun have én person tildelt hver opgave. Hvis der er brug for at tildele mere end én person, kan dette medføre problemer med at markere opgaver som fuldførte. Hvis Ann færdiggør sit arbejder på opgaven, virker det oplagt for hende at markere opgaven som fuldført på siden Mine opgaver. Men dette markerer opgaven som fuldført for alle, som har fået opgaven tildelt, ikke kun for Ann. Der kan stadig være andre, som mangler at udføre noget arbejde på opgaven. Hvis du afgør, at der stadig er brug for at tildele mere end én person til en opgave, kan du adskille navne med et semikolon (;).
-
Hvis der allerede er arbejdet på opgaven, kan du angive en procentdel i feltet % færdig for at angive, cirka hvor meget arbejde der er blevet udført, og hvor meget der mangler.
Tip!: Dette bliver et praktisk værktøj, hvis du får projektmedlemmerne til at udfylde det jævnligt. Du får et større indblik i, hvordan arbejdet på projektet skrider frem, og om projektet overholder tidsplanen.
-
Angiv en kort beskrivelse af opgaven i feltet Beskrivelse, hvis du vil fortælle mere om, hvad opgaven går ud på. Dette kan være praktisk for chefer eller andre interessenter, som gerne vil forstå, hvad projektet går ud på.
-
Brug felterne og knapperne ud for Foregående til at angive, hvilke opgaver på projektet der skal udføres, før den aktuelle opgave kan starte.
Lad os f.eks. sige, at du opretter en opgave, der kaldes "Publicer pressemeddelelse", som ikke kan starte, før opgaven "Skriv pressemeddelelse" er færdig. Vælg "Skriv pressemeddelelse" i feltet til venstre, og klik derefter på Tilføj for at flytte den til feltet til højre. Dette angiver, at opgaven "Skriv pressemeddelelse" er en foregående opgave til (dvs. går forud for) opgaven "Publicer pressemeddelelse".
-
Vælg det relevante prioritetsniveau på listen Prioritet.
-
Vælg det relevante statusniveau på listen Opgavestatus.
Tip!: Dette felt bliver også et praktisk værktøj, hvis du får projektmedlemmerne til at opdatere det jævnligt. Det kan hjælpe dig med at være på forkant med flaskehalse, planlagte forsinkelser og andre kritiske problemer i planlægningen.
-
Klik på Gem.
Arbejde med opgavelisten
Når du arbejder med opgavelisten, har opgaverne med forfaldsdatoer i rød overskredet deres deadline. Når du markerer en overskredet opgave som fuldført ved at markere afkrydsningsfeltet ud for opgaven, vises forfaldsdatoen ikke længere som rød tekst.
Du kan også skifte mellem forskellige visninger af din opgaveliste ved at klikke på linkene view over listen. Du kan vælge mellem Alle opgaver, kalender, fuldført, Gantt-diagram, Sen opgaver, Mine opgaver og kommende, eller du kan ændre en eksisterende visning eller Opret din egen visning af din opgaveliste. Hvis du vil bruge visningen ikke er angivet herover opgavelisten, klik på Klik for at få flere indstillinger (...) ved siden af Vis, og vælg den visning, du vil bruge. Du kan finde flere oplysninger om at oprette din egen visning, under oprette, ændre, eller slette en visning af en liste eller et bibliotek.
Når du har føjet detaljerede opgaver til projektet, kan du:
