Pomocí šablony Access Asset Tracking můžete sledovat počítače, kancelářské vybavení nebo cokoli jiného, co vlastní nebo udržují lidé. Tato verze oblíbené accessové šablony také umožňuje vyhledávat podrobnosti o prostředcích, zobrazovat nebo skrývat sloupce, posílat e-mailové zprávy a mapovat adresy vlastníků prostředků.
Chcete watch video o používání této šablony? Přečtěte si tento článek Použití šablony databáze pro sledování majetku.
Poznámka: Šablona databáze sledování majetku byla aktualizována v posledních několika letech. Tyto pokyny se týkají nejnovější verze šablony, která je k dispozici ke stažení. Pokud následující postup neodpovídá tomu, co vidíte, pravděpodobně používáte starší verzi šablony.
Začínáme
V tomto článku se podíváme na základní kroky použití šablony sledování prostředků.
Příprava databáze pro použití
-
Při prvním otevření databáze access zobrazí uvítací formulář. Pokud chcete zabránit zobrazení tohoto formuláře při příštím otevření databáze, zrušte zaškrtnutí políčka Při otevření této databáze zobrazit vítání .
Zavřete uvítací formulář a začněte databázi používat.
-
Pokud chcete mít jistotu, že je povolený veškerý obsah databáze, klikněte na panelu zpráv na Povolit tento obsah.
Další informace o povolení obsahu databáze najdete v článku Rozhodnutí, jestli se má databáze důvěřovat.
Zobrazení nebo skrytí vyřazených prostředků
Vyřazené prostředky jsou položky, které mají datum vyřazení k aktuálnímu datu nebo před aktuálním datem. Prostředky se můžou vyřadit, když jsou zastaralé, poškozené nebo jinak nepoužívané. Vyřazené prostředky můžete zobrazit nebo skrýt ve formuláři Seznam prostředků.
-
Ve formuláři Seznam prostředků zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit vyřazené .
Hledání prostředku nebo kontaktu
Pole Rychlé hledání umožňuje rychle najít prostředek ve formuláři Seznam aktiv a kontakt ve formuláři Seznam kontaktů .
-
Do pole Rychlé hledání zadejte text, který chcete vyhledat, a stiskněte klávesu ENTER.
Access filtruje seznam tak, aby zobrazoval jenom ty záznamy, které obsahují hledaný text. Pokud se chcete vrátit do úplného seznamu, klikněte na Vymazat aktuální hledání. (Je to X uvnitř vyhledávacího pole.)
Filtrování seznamu prostředků
Ve formuláři Seznam prostředků můžete filtrovat seznam prostředků a uložit oblíbené filtry pro budoucí použití.
-
Filtry můžete použít tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na formulář a vyberete požadované filtry.
-
Klikněte na Uložit filtr.
-
Ve formuláři Podrobnosti filtru zadejte název a popis filtru a klikněte na Zavřít.
-
Pomocí pole Filtrovat oblíbené použijte uložený filtr nebo kliknutím na tlačítko (Vymazat filtr) filtr odeberte.
Zobrazení nebo skrytí sloupců
Ve formuláři Seznam prostředků a Ve formuláři Seznam kontaktů jsou některá pole (sloupce) ve výchozím nastavení skrytá. Postup změny zobrazených polí:
-
Klikněte na Zobrazit nebo skrýt pole.
-
V dialogovém okně Zobrazit skryté sloupce zaškrtněte políčko vedle každého sloupce, který chcete zobrazit. Pokud chcete sloupec skrýt, zrušte zaškrtnutí políčka.
Zobrazit podrobnosti o prostředku nebo kontaktu
Formulář Podrobnosti o prostředku a Formulář Kontaktní údaje umožňují zobrazit a zadat další informace o položce. Zobrazení podrobností o prostředku nebo formuláře Kontaktní údaje :
-
Ve formuláři Seznam prostředků nebo Ve formuláři Seznam kontaktů klikněte na Otevřít vedle položky, kterou chcete zobrazit.
Přidání obrázku
Ve formuláři Podrobnosti o prostředku a ve formuláři Kontaktní údaje můžete přidat obrázky a další přílohy.
-
Pod rámečkem obrázku ve formuláři Podrobnosti o assetu klikněte na Přidat nebo odebrat přílohy.
Pod rámečkem obrázku ve formuláři Kontaktní údaje klikněte na Upravit obrázek.
-
V dialogovém okně Přílohy klikněte na Přidat.
-
V dialogovém okně Zvolit soubor přejděte do složky, která obsahuje soubor.
-
Vyberte soubor, který chcete přidat, a klikněte na Otevřít.
-
V dialogovém okně Přílohy klikněte na OK.
Poznámka: Ke každé položce můžete připojit více souborů, včetně různých typů souborů, jako jsou dokumenty nebo tabulky.
Přidání kontaktů z Microsoft Outlooku
Pokud používáte Microsoft Outlook, můžete přidat kontakty nebo vlastníky prostředků z této aplikace, aniž byste museli znovu zadávat informace.
-
Ve formuláři Seznam kontaktů klikněte na Přidat z Outlooku.
-
V dialogovém okně Vybrat jména k přidání vyberte jména, která chcete přidat do databáze.
-
Klikněte na tlačítko Přidat a potom na tlačítko OK.
Zobrazení mapy adresy kontaktu
Pokud jste ve formuláři Kontaktní údaje zadali ulici kontaktu, můžete zobrazit mapu tohoto místa:
-
Klikněte na Mapovat tuto adresu.
Zobrazení sestav
Sledování majetku obsahuje několik sestav, včetně všech prostředků, podrobností o majetku, vyřazených prostředků, adresáře kontaktů a dalších. Zobrazení sestavy:
-
V navigačním podokně v části Sestavy poklikejte na sestavu, kterou chcete zobrazit.
Můžete vytvářet vlastní sestavy. Další informace najdete v článku Create jednoduchou sestavu.
Úprava databáze služby Asset Tracking
Databázi sledování majetku můžete přizpůsobit tak, že do tabulky Assets (Prostředky) přidáte nové pole a pak toto pole přidáte do formuláře Seznam aktiv , formuláře Podrobnosti o majetku a sestavy Podrobnosti o majetku .
Přidání pole do tabulky Assets
-
Zavřete všechny otevřené karty.
-
V navigačním podokně poklikejte na tabulku Prostředky .
-
Posuňte se doprava, dokud neuvidíte sloupec s názvem Přidat nové pole. Poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte název pole.
Při prvním zadání dat do sloupce nastaví Access datový typ za vás.
Přidání pole do formuláře nebo sestavy
Jakmile je pole přidáno do tabulky, můžete ho přidat do formuláře nebo sestavy.
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář nebo sestavu v navigačním podokně a potom klikněte na Příkaz Zobrazení rozložení.
-
Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nástroje na tlačítko Přidat existující pole.
-
Přetáhněte požadované pole ze seznamu polí do formuláře nebo sestavy.
