Vytvoření jednoduché sestavy

V tomto článku

• Volba zdroje záznamů

• Vytvoření sestavy pomocí nástroje Sestava

• Vytvoření sestavy pomocí Průvodce sestavou

• Vytvoření štítků pomocí Průvodce štítky

• Vytvoření sestavy pomocí nástroje Prázdná sestava

• Principy oddílů sestavy

• Principy ovládacích prvků

• Vyladění sestavy v zobrazení rozložení

• Vyladění sestavy v návrhovém zobrazení

• Přidání ovládacích prvků do sestavy

• Uložení práce

• Zobrazení, tisk nebo odeslání sestavy jako e-mailové zprávy

• Zobrazení sestavy

• Tisk sestavy

• Odeslání sestavy jako e-mailové zprávy

Volba zdroje záznamů

Sestava se skládá z informací z tabulek nebo dotazů a také z informací uložených společně s návrhem sestavy, jako jsou popisky, záhlaví a grafika. Tabulky nebo dotazy poskytující podkladová data se označují také jako zdroj záznamů sestavy. Pokud se pole, která chcete zahrnout, nachází všechna v jedné tabulce, použijte tuto tabulku jako zdroj záznamů. Pokud se pole nachází ve více tabulkách, budete muset jako zdroj záznamů použít jeden nebo více dotazů. Tyto dotazy už můžou v databázi existovat, nebo budete muset vytvořit nové dotazy, které budou odpovídat konkrétním potřebám vaší sestavy.

Vytvoření sestavy pomocí nástroje Sestava

Nástroj Sestava je nejrychlejším způsobem vytvoření sestavy, protože sestavu vygeneruje okamžitě bez toho, že by vyžadoval zadání informací. Sestava zobrazuje všechna pole z podkladové tabulky nebo dotazu. Nástroj Sestava pravděpodobně nevytvoří požadovaný dokonalý konečný produkt, je ale užitečný, když se chcete seznámit s podkladovými daty. Aby vám sestava lépe posloužila, můžete ji uložit a upravit v zobrazení rozložení nebo návrhovém zobrazení.

1. V navigačním podokně klikněte na tabulku nebo dotaz, na základě kterého chcete sestavu vytvořit.

2. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Sestavy na Sestava.

   Access vytvoří sestavu a zobrazí ji v zobrazení rozložení.

3. Další informace o zobrazení a tisku sestavy najdete v části Zobrazení, tisk nebo odeslání sestavy jako e-mailové zprávy.

Jakmile si sestavu zobrazíte, můžete ji uložit a zavřít společně s podkladovou tabulkou nebo dotazem, které jste použili jako zdroj záznamů. Při příštím otevření sestavy Access zobrazí nejnovější data z vašeho zdroje záznamů.

Vytvoření sestavy pomocí Průvodce sestavou

Pomocí Průvodce sestavou si můžete konkrétněji vybrat pole, která se mají v sestavě zobrazit. Můžete také určit způsob seskupení a řazení dat a můžete použít pole z více tabulek nebo dotazů, pokud jste předem určili vztahy mezi tabulkami a dotazy.

• Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Sestavy na Průvodce sestavou.

• Postupujte podle pokynů na stránkách Průvodce sestavou. Na poslední stránce klikněte na Dokončit.

  Při zobrazení náhledu sestavy uvidíte, jak bude vypadat po vytištění. Můžete také zvýšit zvětšení a přiblížit podrobnosti. Další informace o zobrazení a tisku sestavy najdete v části Zobrazení, tisk nebo odeslání sestavy jako e-mailové zprávy.

Vytvoření štítků pomocí Průvodce štítky

Průvodce štítky můžete použít k snadnému vytvoření široké škály standardních velikostí štítků.

1. V navigačním podokně otevřete poklikáním tabulku nebo dotaz, které se stanou zdrojem záznamů pro vaše štítky.

2. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Sestavy na Štítky.

3. Postupujte podle pokynů na stránkách Průvodce štítky. Na poslední stránce klikněte na Dokončit.

Access zobrazí štítky v náhledu tisku, abyste je viděli tak, jak se zobrazí při tisku. Pro přiblížení podrobností můžete použít ovládací prvek posuvníku na stavovém řádku Accessu. Další informace o zobrazení a tisku sestavy najdete v části Zobrazení, tisk nebo odeslání sestavy jako e-mailové zprávy.

Vytvoření sestavy pomocí nástroje Prázdná sestava

Pokud nechcete použít nástroj Sestava ani Průvodce sestavou, můžete k vytvoření úplně nové sestavy použít nástroj Prázdná sestava. Pokud plánujete do sestavy zahrnout jenom několik polí, může se jednat o velmi rychlý způsob vytvoření sestavy. Následující postup vysvětluje, jak nástroj Prázdná sestava používat:

• Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Sestavy na Prázdná sestava.

  Prázdná sestava se zobrazí v zobrazení rozložení a na pravé straně okna Accessu se zobrazí podokno Seznam polí.

• V podokně Seznam polí klikněte na znaménko plus vedle tabulky nebo tabulek obsahujících pole, která chcete zobrazit v sestavě.

• Jednotlivá pole postupně přetáhněte do sestavy, nebo podržte stisknutou klávesu CTRL a vyberte několik polí. Pak je současně přetáhněte do sestavy.

• Pomocí nástrojů ve skupině Záhlaví a zápatí na kartě Návrh sestavy můžete do sestavy přidat logo, nadpis, čísla stránek nebo datum a čas.

Principy oddílů sestavy

V Accessu je návrh sestavy rozdělený do oddílů. Pokud chcete oddíly zobrazit, můžete sestavu zobrazit v návrhovém zobrazení. Pokud chcete vytvářet užitečné sestavy, musíte pochopit, jak jednotlivé oddíly fungují. Například oddíl, do kterého se rozhodnete umístit počítaný ovládací prvek, určuje, jakým způsobem Access počítá výsledky. Následující seznam obsahuje souhrn typů oddílů a jejich použití:

• Záhlaví sestavy     Tento oddíl se vytiskne jenom jednou, na začátku sestavy. Záhlaví sestavy můžete použít pro informace, které by se normálně mohly zobrazovat na titulní stránce, jako je logo, název nebo datum. Když do záhlaví sestavy umístíte počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum , vypočítá se součet pro celou sestavu. Záhlaví sestavy se vytiskne před záhlavím stránky.

• Záhlaví stránky     Tento oddíl se vytiskne v horní části každé stránky. Záhlaví stránky můžete například použít k opakovanému uvedení názvu sestavy na každé stránce.

• Záhlaví skupiny     Tento oddíl se vytiskne na začátku každé nové skupiny záznamů. Záhlaví skupiny můžete použít k vytištění názvu skupiny. Například v sestavě seskupené podle produktu můžete záhlaví skupiny použít k vytištění názvu produktu. Když do záhlaví skupiny umístíte počítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Součet, odpovídá součet aktuální skupině.

• Podrobnosti     Tento oddíl se vytiskne jednou pro každý řádek ve zdroji záznamu. Sem je třeba umístit ovládací prvky, které tvoří hlavní část sestavy.

• Zápatí skupiny     Tento oddíl se vytiskne na konci každé skupiny záznamů. Zápatí skupiny můžete použít k vytištění souhrnných informací skupiny.

• Zápatí stránky     Tento oddíl se vytiskne na konci každé stránky. Zápatí stránky slouží k tisku čísel stránek nebo informací určených pro každou stránku.

• Zápatí sestavy     Tento oddíl se vytiskne jenom jednou na konci sestavy. Zápatí sestavy můžete použít k tisku celkových součtů sestavy nebo jiných souhrnných informací za celou sestavu.

  Poznámka: V návrhovém zobrazení je zápatí sestavy uvedené pod zápatím stránky. Při tisku sestavy nebo zobrazení jejího náhledu před tiskem se ale zápatí sestavy zobrazí nad zápatím stránky bezprostředně za zápatím poslední skupiny nebo po řádku podrobností na poslední stránce.

Začátek stránky

Principy ovládacích prvků

Ovládací prvky jsou objekty, které zobrazují data, provádí akce a umožňují prohlížet informace, které rozšiřují uživatelské rozhraní, jako jsou například popisky a obrázky, a pracovat s nimi. Access podporuje tři typy ovládacích prvků: vázané, nevázané a počítané:

• Vázaný ovládací prvek     Ovládací prvek, jehož zdrojem dat je pole v tabulce nebo dotazu, je vázaný ovládací prvek. Vázané ovládací prvky můžete použít k zobrazení hodnot z polí v databázi. Hodnotami můžou být text, kalendářní data, čísla, hodnoty Ano/Ne, obrázky nebo grafy. Nejběžnějším typem vázaného ovládacího prvku je textové pole. Například textové pole ve formuláři, které zobrazuje příjmení zaměstnance, může tento údaj získávat z pole Příjmení v tabulce Zaměstnanci.

• Nevázaný ovládací prvek     Ovládací prvek, který nemá zdroj dat (pole nebo výraz), je nevázaný ovládací prvek. Nevázané ovládací prvky můžete použít k zobrazení informací, čar, obdélníků a obrázků. Například popisek, který zobrazuje název sestavy, je nevázaný ovládací prvek.

• Počítaný ovládací prvek     Ovládací prvek, jehož zdrojem dat je výraz místo pole, je počítaný ovládací prvek. Hodnotu, kterou má ovládací prvek mít, určíte nadefinováním výrazu jako zdroje dat ovládacího prvku. Výraz je kombinací operátorů (jako je třeba = a +), názvů ovládacích prvků, názvů polí, funkcí vracejících jednu hodnotu a konstant. Následující výraz například vypočítá cenu položky s 25% slevou vynásobením hodnoty uvedené v poli Jednotková cena hodnotou konstanty (0,75).

  = [Jednotková cena] * 0,75

  Výraz může použít data z pole v podkladové tabulce nebo dotazu sestavy nebo z ovládacího prvku v sestavě.

Při vytváření sestavy je pravděpodobně nejúčinnější přidat a uspořádat nejdřív všechny vázané ovládací prvky, zejména když tvoří většinu ovládacích prvků v sestavě. Potom můžete přidat nevázané a počítané ovládací prvky, které dokončí návrh, pomocí nástrojů ve skupině Ovládací prvky na kartě Návrh sestavy .

Ovládací prvek svážete s polem tak, že identifikujete pole, že kterého získává svá data. Ovládací prvek svázaný s vybraným polem vytvoříte přetažením pole z podokna Seznam polí do sestavy. Podokno Seznam polí zobrazuje pole podkladové tabulky nebo dotazu sestavy. Pokud chcete zobrazit podokno Seznam polí , klikněte na kartě Návrh sestavy ve skupině Nástroje na přidat existující pole.

Pole můžete také svázat s ovládacím prvkem tak, že napíšete název pole do vlastního ovládacího prvku nebo do pole hodnoty Zdroj ovládacího prvku v seznamu vlastností ovládacího prvku. Seznam vlastností definuje vlastnosti ovládacího prvku, například jeho název, zdroj dat a jeho formát.

Použití podokna Seznam polí je nejlepším způsobem vytvoření ovládacího prvku ze dvou důvodů:

• Vázaný ovládací prvek má připojený popisek a tento popisek přebírá název pole (nebo titulek definovaný pro dané pole v podkladové tabulce nebo dotazu) jako svůj titulek ve výchozím nastavení. Titulek proto nemusíte psát sami.

• Vázaný ovládací prvek dědí spoustu stejných nastavení, jako má pole v podkladové tabulce nebo dotazu (například vlastnosti Formát, Počet desetinných míst a Vstupní maska). Proto si můžete být jistí, že tyto vlastnosti pole zůstanou stejné při každém vytvoření ovládacího prvku vázaného na toto pole.

Pokud jste už vytvořili nevázaný ovládací prvek a chcete ho svázat s polem, nastavte vlastnost ovládacího prvku Zdroj ovládacího prvku na název daného pole. Podrobnosti o vlastnosti Zdroj ovládacího prvku najdete v nápovědě pro „Zdroj ovládacího prvku“.

Začátek stránky

Vyladění sestavy v zobrazení rozložení

Jakmile sestavu vytvoříte, můžete v zobrazení rozložení snadno vyladit její návrh. Data skutečné sestavy použijte jako vodítko a upravte šířku sloupců, přeuspořádejte sloupce a přidejte úrovně seskupení a celkové součty. Do návrhu sestavy můžete umístit nová pole a nastavit vlastnosti sestavy a jejích ovládacích prvků.

Pokud chcete přepnout do zobrazení rozložení, klikněte pravým tlačítkem myši na název sestavy v navigačním podokně a pak klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.

Access sestavu zobrazí v zobrazení rozložení.

Seznam vlastností můžete použít k úpravě vlastností sestavy a jejích ovládacích prvků a oddílů. Pokud chcete zobrazit seznam vlastností, stiskněte klávesu F4.

K přidání polí z podkladové tabulky nebo dotazu do návrhu sestavy můžete použít podokno Seznam polí. Podokno Seznam polí zobrazíte pomocí jednoho z těchto postupů:

• Na kartě Návrh rozložení sestavy klikněte ve skupině Nástroje na přidat existující pole. 

• Stiskněte kombinaci kláves ALT+F8.

Pole pak můžete přidat přetažením z podokna Seznam polí do sestavy.

Začátek stránky

Vyladění sestavy v návrhovém zobrazení

Vzhled sestavy také můžete vyladit v návrhovém zobrazení. Nové ovládací prvky a pole můžete přidat do sestavy tak, že je přidáte do návrhové mřížky. Seznam vlastností umožňuje přístup k velkému počtu vlastností, pomocí kterých můžete sestavu upravit.

Pokud chcete přepnout do návrhového zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na název sestavy v navigačním podokně a pak klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

Access sestavu zobrazí v návrhovém zobrazení.

Seznam vlastností můžete použít k úpravě vlastností vlastní sestavy a ovládacích prvků a oddílů, které obsahuje. Pokud chcete zobrazit seznam vlastností, stiskněte klávesu F4.

K přidání polí z podkladové tabulky nebo dotazu do návrhu sestavy můžete použít podokno Seznam polí. Podokno Seznam polí zobrazíte pomocí jednoho z těchto postupů:

• Na kartě Návrh sestavy klikněte ve skupině Nástroje na přidat existující pole. 

• Stiskněte kombinaci kláves ALT+F8.

Pole pak můžete přidat přetažením z podokna Seznam polí do sestavy.

Začátek stránky

Přidání ovládacích prvků do sestavy

Některé ovládací prvky se vytvářejí automaticky, například vázaný ovládací prvek textového pole, který se vytvoří při přidání pole z podokna Seznam polí do sestavy. Mnoho dalších ovládacích prvků je možné vytvořit v návrhovém zobrazení pomocí nástrojů ve skupině Ovládací prvky na kartě Návrh sestavy .

Uložení práce

Jakmile návrh sestavy uložíte, můžete sestavu spouštět tak často, jak potřebujete. Návrh sestavy se nezmění, ale při každém tisku nebo zobrazení sestavy získáte aktuální data. Pokud vaše sestavy potřebují změnu, můžete upravit návrh sestavy nebo vytvořit novou podobnou sestavu založenou na sestavě původní.

Zobrazení, tisk nebo odeslání sestavy jako e-mailové zprávy

Jakmile návrh sestavy uložíte, můžete ho používat stále dokola. Návrh sestavy se nezmění, ale při každém tisku nebo zobrazení sestavy získáte aktuální data. Pokud vaše sestavy potřebují změnu, můžete upravit návrh sestavy nebo vytvořit novou podobnou sestavu založenou na sestavě původní.

Zobrazení sestavy

Existuje několik způsobů zobrazení sestavy. Zvolená metoda závisí na tom, co chcete se sestavou a jejími daty dělat:

• Pokud chcete provést dočasné změny v tom, jaká data se v sestavě zobrazí, před tiskem, nebo chcete zkopírovat data ze sestavy do schránky, použijte zobrazení sestavy.

• Pokud chcete povolit provádění změn v návrhu sestavy při prohlížení dat, použijte zobrazení rozložení.

• Pokud chcete prostě vidět, jak budete sestava vypadat po vytištění, použijte náhled.

Tisk sestavy

Sestavu můžete vytisknout v jakémkoli zobrazení, dokonce i když je zavřená. Než začnete tisknout, zkontrolujte pečlivě nastavení stránky, jako jsou například okraje nebo orientace stránky. Access ukládá nastavení stránky společně se sestavou, takže je potřeba je nastavit jenom jednou. Pokud se vaše požadavky na tisk změní, můžete je později nastavit znovu.

Odeslání sestavy jako e-mailové zprávy

Sestavy nemusíte tisknout na papír, můžete je příjemcům poslat jako e-mailovou zprávu:

1. V navigačním podokně vyberte sestavu tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem myši. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na E-mail. 

2. V dialogovém okně Odeslat objekt jako klikněte v seznamu Vyberte výstupní formát na formát souboru, který chcete použít.

3. Dokončete procházení všech zbývajících dialogových oken.

4. V e-mailové aplikaci zadejte podrobnosti zprávy a zprávu pošlete.

Začátek stránky