Import a propojení dat ze sešitu aplikace Excel

Obvyklé scénáře importu dat aplikace Excel do aplikace Access

• Jste dlouhodobým uživatelem aplikace Excel, ale postupem času chcete pro práci s těmito daty používat aplikaci Access. Data na listech aplikace Excel chcete přesunout do jedné nebo více nových databází aplikace Access.

• Vaše oddělení nebo pracovní skupina používá aplikaci Access, ale občas obdrží data ve formátu aplikace Excel, která je nutné sloučit s databází aplikace Access. Jakmile tyto listy aplikace Excel obdržíte, chcete je naimportovat do databáze.

• Aplikaci Access používáte ke správě dat, ale týdenní zprávy získané od ostatních členů týmu jsou v podobě sešitů aplikace Excel. Rádi byste proces importu zefektivnili, abyste zajistili, že data se budou do databáze importovat každý týden v určenou dobu.

Před prvním importem dat z aplikace Excel

• Neexistuje způsob, jak uložit sešit aplikace Excel jako databázi aplikace Access. Aplikace Excel neobsahuje funkci vytvoření databáze aplikace Access přímo z dat aplikace Excel.

• Při otevření sešitu Excelu v Accessu (v dialogovém okně Otevřít vyberte v rozevíracím seznamu Soubory typu položku Soubory Microsoft Office Excel a vyberte požadovaný soubor) neprovede Access import dat ze sešitu, ale vytvoří propojení se sešitem. Propojení se sešitem se od importu listu do databáze podstatně liší. Další informace týkající se propojení najdete v části Propojení s daty v Excelu uvedené dále v tomto článku.

Příprava listu

1. Vyhledejte zdrojový soubor a vyberte list obsahující data, která chcete importovat do Accessu. Pokud chcete importovat jenom část listu, můžete definovat pojmenovanou oblast obsahující jenom buňky, které chcete importovat.
   
   Definování pojmenované oblasti (volitelné)   

   1. Přejděte do Excelu a otevřete list s daty, která chcete importovat.

   2. Vyberte oblast buněk obsahující data, která chcete importovat.

   3. Pravým tlačítkem myši klikněte dovnitř vybrané oblasti a potom klikněte na příkaz Pojmenovat rozsah nebo Definovat název.

   4. V dialogovém okně Nový název zadejte do pole Název název pojmenované oblasti a klikněte na tlačítko OK.

      Nezapomeňte, že během operace importu lze importovat vždy jen jeden list. Chcete-li importovat data z více listů, opakujte operaci importu pro každý list.

2. Prohlédněte si zdrojová data a proveďte akce popsané v následující tabulce.

   Prvek	Popis
   Počet sloupců	Počet zdrojových sloupců, které chcete importovat, nesmí překročit číslo 255, protože aplikace Access podporuje maximálně 255 polí v tabulce.
   Vynechání sloupců a řádků	Je vhodné zahrnout pouze řádky a sloupce, které chcete naimportovat ze zdrojového listu nebo pojmenované oblasti. Řádky:    Během operace importu nelze řádky filtrovat nebo vynechávat. Sloupce:    Jestliže se rozhodnete přidávat data do existující tabulky, nemůžete v průběhu operace vynechávat sloupce.
   Formát tabulky	Přesvědčte se, zda jsou buňky ve formátu tabulky. Pokud list nebo pojmenovaná oblast obsahuje sloučené buňky, bude obsah těchto buněk umístěn do pole odpovídajícího sloupci zcela vlevo a ostatní pole zůstanou prázdná.
   Prázdné sloupce, řádky a buňky	Odstraňte všechny nepotřebné prázdné sloupce a prázdné řádky na listu nebo v oblasti. V případě, že list nebo oblast buněk obsahuje prázdné buňky, pokuste se přidat chybějící data. Pokud plánujete připojit k existující tabulce záznamy, přesvědčte se, zda lze do odpovídajícího pole v tabulce zadat hodnoty Null (chybějící nebo neznámé hodnoty). Do pole lze zadávat hodnoty Null, pokud je vlastnost Je nutno zadat tohoto pole nastavena na hodnotu Ne a nastavení vlastnosti .Podmínkaplatnosti umožňuje jejich použití.
   Chybové hodnoty	Pokud jedna nebo víc buněk na listu nebo v oblasti obsahuje chybové hodnoty, třeba #ČÍSLO! a #DĚLENÍ_NULOU!, je třeba je před zahájením operace importu opravit. Pokud zdrojový list nebo oblast obsahuje chybové hodnoty, umístí Access do odpovídajících polí v tabulce hodnotu Null. Další informace o způsobech opravy těchto chyb najdete v části Odstranění potíží s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami uvedené dále v tomto článku.
   Datový typ	Chcete-li předejít chybám během importu, přesvědčte se, zda každý zdrojový sloupec obsahuje v každém řádku stejný typ dat. Aplikace Access projde prvních osm zdrojových řádků a určí datový typ polí v tabulce. Doporučujeme zajistit, aby v prvních osmi zdrojových řádcích kteréhokoli sloupce nebyly namíchány hodnoty představující různé typy dat. Aplikace Access by v opačném případě nemusela ke sloupci přiřadit správný typ dat. Před začátkem operace importu je také vhodné naformátovat každý zdrojový sloupec v aplikaci Excel a každému sloupci přiřadit určitý datový formát. Formátování je zvláště doporučeno v případě, že sloupec obsahuje hodnoty různých datových typů. Sloupec ČísloLetu na listu může obsahovat číselné a textové hodnoty, jako například 871, AA90 a 171. Chcete-li předejít chybějícím nebo nesprávným hodnotám, postupujte následujícím způsobem: Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví sloupce a potom na Formát buněk. Na kartě Číslo ve skupinovém rámečku Kategorie vyberte formát. Pro sloupec ČísloLetu byste pravděpodobně zvolili formát Text. Klikněte na tlačítko OK. Pokud jsou zdrojové sloupce naformátované, ale pořád obsahují kombinované hodnoty v dalších řádcích, můžou být tyto hodnoty během importu vynechané nebo nesprávně převedené. Informace o odstraňování problémů najdete v části Odstranění potíží s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami.
   První řádek	Pokud první řádek na listu nebo v pojmenované oblasti obsahuje názvy sloupců, můžete určit, aby aplikace Access považovala tato data v prvním řádku během importu za názvy polí. Pokud zdrojový list nebo oblast neobsahuje názvy, je před zahájením importu vhodné názvy ke zdroji přidat. Poznámka: Pokud plánujete připojit data k existující tabulce, přesvědčte se, zda názvy všech sloupců odpovídají názvům příslušných polí. Pokud se název sloupce liší od názvu odpovídajícího pole v tabulce, dojde k chybě operace importu. Názvy polí se zobrazí po otevření tabulky v návrhovém zobrazení v aplikaci Access.

3. Pokud je zdrojový sešit otevřený, zavřete jej. Zůstane-li zdrojový soubor otevřený, může během operace importu dojít k chybám převodu dat.

Příprava cílové databáze

1. Otevřete databázi aplikace Access, do které chcete uložit importovaná data. Přesvědčte se, zda databáze není určena jen pro čtení a zda máte oprávnění k provádění změn v databázi.

   – nebo –

   Pokud nechcete data ukládat do žádné z existujících databází, vytvořte prázdnou databázi. Postupujte následujícím způsobem:

   Klikněte na kartu Soubor, klikněte na Nový a potom klikněte na Prázdná databáze.

2. Před zahájením importu se rozhodněte, zda chcete data uložit do nové nebo do existující tabulky.

   Vytvoření nové tabulky:    Pokud se rozhodnete data uložit do nové tabulky, aplikace Access vytvoří tabulku a přidá do ní importovaná data. Pokud tabulka s určeným názvem již existuje, bude obsah této tabulky přepsán importovanými daty.

   Připojení k existující tabulce:    Pokud se rozhodnete data přidat do existující tabulky, budou řádky z listu aplikace Excel připojeny k určené tabulce.

   Mějte na paměti, že nejčastější příčinou chyb během operací připojení bývá to, že zdrojová data neodpovídají struktuře a nastavení polí cílové tabulky. Chcete-li tomu zabránit, otevřete cílovou tabulku v návrhovém zobrazení a zkontrolujte následující skutečnosti:

   • První řádek:    Pokud první řádek zdrojového listu nebo pojmenované oblasti neobsahuje záhlaví sloupců, přesvědčte se, zda umístění a datové typy jednotlivých sloupců ve zdrojovém listu odpovídají příslušným polím v tabulce. Jestliže první řádek obsahuje záhlaví sloupců, není nutné, aby pořadí sloupců odpovídalo pořadí polí, ale názvy a datové typy jednotlivých sloupců musí přesně odpovídat názvům a datovým typům příslušných polí.

   • Chybějící nebo nadbytečná pole:    Pokud v cílové tabulce neexistuje jedno či více polí zdrojového listu, je třeba tato pole před zahájením importu přidat. Jestliže však tabulka obsahuje pole, která neexistují ve zdroji, není nutné tato pole z tabulky odstraňovat, pokud mohou obsahovat hodnoty Null.

     Tip: Pole může obsahovat hodnoty Null, pokud je vlastnost Je nutno zadat tohoto pole nastavena na hodnotu Ne a nastavení vlastnosti .Podmínkaplatnosti umožňuje jejich použití.

   • Primární klíč:    Obsahuje-li tabulka pole s primárním klíčem, musí zdrojový list nebo oblast obsahovat sloupec s hodnotami kompatibilními s polem s primárním klíčem a importované klíčové hodnoty musí být jedinečné. Pokud importovaný záznam obsahuje hodnotu primárního klíče, která již v cílové tabulce existuje, zobrazí se zpráva o chybě operace importu.

   • Indexovaná pole:    Pokud je vlastnost .Indexovat pro pole v tabulce nastavena na hodnotu ano (bez duplicity), musí odpovídající sloupec na zdrojovém listu nebo v oblasti obsahovat jedinečné hodnoty.

     Chcete-li spustit operaci importu, přejděte k dalším krokům.

Spuštění operace importu

1. Umístění průvodce importem nebo propojením se mírně liší podle toho, jakou verzi Accessu používáte. Použijte postup, který odpovídá vaší verzi Accessu:

   • Pokud používáte nejnovější verzi Microsoft 365, Access 2021 nebo Accessu 2019, klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Propojení na Nový zdroj dat > Ze souboru > Excelu.

   • Pokud používáte Access 2016, klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Odkaz na Excel.

   Poznámka: Karta Externí data je k dispozici, pouze pokud je databáze otevřena.

2. V dialogovém okně Načíst externí data – Tabulka aplikace Excel zadejte do pole Název souboru název souboru aplikace Excel obsahujícího data, která chcete importovat.

   – nebo –

   Klikněte na tlačítko Procházet a pomocí dialogového okna Otevřít soubor vyhledejte soubor, který chcete importovat.

3. Určete, jakým způsobem chcete importovaná data uložit.

   Chcete-li data uložit do nové tabulky, klikněte na přepínač Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi. K zadání názvu tabulky budete vyzváni později.

   Chcete-li data připojit k existující tabulce, klikněte na přepínač Připojit kopii záznamů k tabulce a vyberte v rozevíracím seznamu požadovanou tabulku. Pokud databáze neobsahuje tabulky, není tento přepínač k dispozici.

   Pokud chcete vytvořit propojení se zdrojem dat vytvořením propojené tabulky, najdete potřebné informace v části Propojení s daty v Excelu uvedené dále v tomto článku.

4. Klikněte na tlačítko OK.

   Bude spuštěn Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru, který vás provede procesem importu. Přejděte k dalším krokům.

Použití Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru

1. Na první stránce průvodce vyberte list obsahující data, která chcete importovat, a potom klikněte na tlačítko Další.

2. Na druhé stránce průvodce klikněte na přepínač Zobrazit tabulky nebo na přepínač Zobrazit oblasti, vyberte list nebo pojmenovanou oblast, kterou chcete importovat, a potom klikněte na tlačítko Další.

3. Obsahuje-li první řádek zdrojového listu nebo oblasti názvy polí, zaškrtněte políčko První řádek obsahuje hlavičky sloupců a potom klikněte na tlačítko Další.

   Pokud importujete data do nové tabulky, použije aplikace Access tato záhlaví sloupců k pojmenování polí v tabulce. Tyto názvy můžete změnit v průběhu operace importu nebo po jejím dokončení. V případě, že připojujete data k existující tabulce, zkontrolujte, zda záhlaví sloupů ve zdrojovém listu přesně odpovídají názvům polí v cílové tabulce.

   Připojujete-li data k existující tabulce, přejděte přímo ke kroku 6. Pokud přidáváte data do nové tabulky, postupujte podle zbývajících kroků.

4. Průvodce vás vyzve ke kontrole vlastností polí. Vlastnosti jednotlivých polí lze zobrazit kliknutím na příslušný sloupec v dolní polovině stránky. Můžete také provést některou z následujících akcí:

   • Zkontrolujte a v případě potřeby změňte název a datový typ cílového pole.

     Access zkontroluje prvních osm řádků v každém sloupci a navrhne datový typ pro odpovídající pole. Pokud prvních osm řádků sloupce na listu obsahuje různé typy hodnot (třeba textové a číselné hodnoty), navrhne průvodce datový typ, který je kompatibilní se všemi hodnotami ve sloupci – nejčastěji datový typ Text. Přestože jde vybrat jiný datový typ, nezapomeňte, že hodnoty, které nejsou kompatibilní s vybraným datovým typem, se v průběhu procesu importu ignorují nebo nesprávně převedou. Další informace o tom, jak jde opravit chybějící nebo nesprávné hodnoty, najdete v části Odstranění potíží s chybějícími nebo nesprávnými hodnotami dále v tomto článku.

   • Chcete-li u pole vytvořit index, vyberte v rozevíracím seznamu Indexované položku ano.

   • Chcete-li zdrojový sloupec zcela vynechat, zaškrtněte políčko Neimportovat pole (přeskočit).

     Po výběru požadovaných možností klikněte na tlačítko Další.

5. Na další obrazovce zadejte primární klíč pro danou tabulku. Kliknete-li na přepínač Primární klíč přidá aplikace Access, přidá aplikace Access do cílové tabulky jako první pole typu Automatické číslo a automaticky je vyplní jedinečnými hodnotami ID (počínaje číslem 1). Klikněte na tlačítko Další.

6. Na poslední obrazovce průvodce zadejte název cílové tabulky. Do pole Importovat do tabulky zadejte název tabulky. Pokud tabulka již existuje, Access zobrazí výzvu s dotazem, zda chcete přepsat existující obsah tabulky. Chcete-li pokračovat, klikněte na tlačítko Ano , nebo na tlačítko Ne zadejte jiný název cílové tabulky a potom kliknutím na tlačítko Dokončit naimportujte data.

   Pokud mohl Access naimportovat některá nebo všechna data, zobrazí průvodce stránku se stavem operace importu. Dále můžete uložit podrobnosti o operaci jako specifikaci pro pozdější použití. Pokud se naopak operace importu nezdařila, zobrazí se zpráva Při importu souboru se stala chyba.

7. Kliknutím na tlačítko Ano uložíte podrobnosti operace pro další použití. Při uložení podrobností můžete operaci později zopakovat, aniž byste museli pokaždé procházet všemi kroky průvodce.

Informace o tom, jak uložit podrobnosti o operaci jako specifikaci, najdete v článku Uložení podrobností o operaci importu nebo exportu jako specifikace.

Informace o tom, jak spustit uloženou specifikaci importu nebo exportu, najdete v článku Spuštění uložené specifikace importu nebo exportu.

Informace o tom, jak naplánovat úlohy importu nebo exportu, aby běžely v konkrétních časech, najdete v článku Naplánování specifikace importu nebo exportu.

Chybové řetězce a pokyny k odstranění potíží

Začátek stránky

Obvyklé scénáře propojení s listem aplikace Excel z aplikace Access

Propojení s listem aplikace Excel (namísto importu souboru) se obvykle vytváří z následujících důvodů:

• Chcete nadále uchovávat data v listech aplikace Excel, ale chcete být schopni využívat výkonných funkcí vytváření dotazů a sestav aplikace Access.

• Vaše oddělení nebo pracovní skupina používá aplikaci Access, avšak data z externích zdrojů, která používáte, jsou uložena v listech aplikace Excel. Nechcete udržovat kopie externích dat, ale chcete být schopni pracovat s těmito daty v aplikaci Access.

Před prvním propojením s listem aplikace Excel

• Propojení s databází aplikace Access nelze vytvořit z aplikace Excel.

• Při propojení se souborem aplikace Excel je v aplikaci Access vytvořena nová tabulka, často označovaná jako propojená tabulka. Tabulka zobrazuje data zdrojového listu nebo pojmenované oblasti, která však ve skutečnosti nejsou uložena v databázi.

• Data aplikace Excel nelze propojit s existující tabulkou v databázi. To znamená, že pomocí operace propojení nelze připojit data k existující tabulce.

• Databáze může obsahovat více propojených tabulek.

• Všechny změny dat provedené v aplikaci Excel se automaticky projeví v propojené tabulce. Obsah a struktura propojené tabulky v aplikaci Access jsou však jen pro čtení.

• Při otevření sešitu aplikace Excel v aplikaci Access (v dialogovém okně Otevřít z nabídky Soubor vyberte v seznamu Soubory typu položku Microsoft Excel a vyberte požadovaný soubor) vytvoří aplikace Access prázdnou databázi a automaticky spustí Průvodce propojením s tabulkovým kalkulátorem.