|
Komunikace informací o projektu je často obtížná, ať už se jedná o získání informací o stavu od týmu, nebo o sdělení stavu projektu vedoucím pracovníkům. Zjistěte, kdy a jak komunikovat a hlásit informace o projektu. V opačném případě dojde k potížím s efektivní spoluprací a úspěch vašeho projektu může být ohrožen. Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů. |
Tipy pro řízení projektů před zahájením . . .
-
Uveďte seznam zúčastněných stran Před zahájením projektu zjistěte, kdo jsou vaši účastníci. Jedním z jistých způsobů, jak projekt ukončit, je zapomenout na důležitého účastníka, který má na váš projekt vliv.
-
Brzké zřiďte komunikační plán Navrhněte komunikační strategie a procesy v projektu před zahájením projektu. Ještě lepší je, aby se komunikační procesy zobrazovaly jako úkol na prvních řádcích projektu, aby se tato důležitá část spolupráce stala závazkem všech.
-
Často komunikujte Shromažďování informací o stavu úkolů jednou týdně je správné, aby se problémy před eskalací odrazily. Pokud komunikujete častěji, můžou členové týmu přestat posílat aktualizace kvůli nadbytečné době při jejich přípravě.
-
Hledání problémů Pokud se zdá, že všechno jde dobře, protože jste neslyšeli nic negativního, pravděpodobně směřujete do problémů. Problémy mají i ty nejlepší spuštěné projekty. Vaším úkolem je jít je najít, než přerostou do větších problémů.
-
Použití vhodné technologie Seznamte se s komunikačními potřebami členů týmu a zúčastněných stran. Například členové týmu, kteří hlásí stav úkolu, můžou chtít použít e-mail nebo Project Online, zatímco vedoucí pracovníci můžou preferovat dobře prezentovaný graf nebo kontingenční tabulku. Tady je seznam programů, které vám můžou pomoct při komunikaci.
Aplikace |
Výhody |
Nevýhody |
---|---|---|
Project |
|
|
Microsoft Project Online |
|
|
Excel |
|
|
Word |
|
|
SharePoint |
|
|
PowerPoint |
|
|
Visio |
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Komunikace informací o projektu
Pokud váš tým používá Project Online, stáhněte si aktualizace stavu úkolů ze serveru předtím, než s týmem komunikujete o průběhu projektu. |
|
Existují jednoduché způsoby, jak sledovat průběh, a existují i složitější způsoby. Najděte způsob, který nejlépe vyhovuje vašemu projektu a vašemu týmu. |
|
Zachytávání informací o vytvořené hodnotě je pokročilejším, ale velmi výkonným krokem k odhalení dobrých a špatných výsledků projektu. Základní fakta, která z toho získáte, chtějí účastníci vidět. |
|
Pomocí Projectu můžete vytvářet a přizpůsobovat působivé grafické sestavy s libovolnými daty projektu, aniž byste museli používat jiný software. Při práci na projektu se sestavy mění tak, aby odrážely nejnovější informace – nevyžadují se žádné ruční aktualizace. |
|
Členové týmu můžou zobrazit plán a aktualizovat svou práci na SharePointu a změny uvidíte v Projectu. Samozřejmě to funguje i naopak. |
|
Předávání informací o projektu pomocí Microsoft 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba. |
|
Když provedete změny úkolů, publikujte je do Project Online, aby všichni měli správné informace pro pokračování v práci. |
|
Pokud se lidé nemůžou připojit na schůzku, použijte Teams ke sdílení informací o projektu. Sdílejte powerpointové snímky, excelové listy nebo onenotový poznámkový blok a sdílejte plány projektů. Lidé se můžou účastnit online schůzek v kanceláři, doma nebo pomocí svého mobilního zařízení. |
Zpátky do Průvodce řízením projektů