Když posíláte dopisy do seznamu adresátů, může být tato zpráva přizpůsobená – můžete například vložit slova, "posledních termín splnění" pro některé příjemce na základě hodnot v určitých polích zdroje dat. Přizpůsobení je založeno na pravidlech, která se spouštějí při provádění hromadné korespondence.
Příklad "v minulosti" by mohl použít IF... Pak... Else: zadáním zahrnete text, "posledních splatné" pro příjemce, kde hodnota pole Datum splnění je v minulosti.
Nastavení pravidel je uvedeno po výběru příjemců pro hromadnou korespondenci a po vložení slučovacích polí v dokumentu..
Přejděte na korespondenci> pravidloa vyberte pravidlo založené na níže uvedeném popisu.
Předpokládejme, že posíláte stejnou pozvánku na čtvrtletní schůzku. Váš zdroj dat neukládá data schůzky a v pozvánce se datum schůzky zobrazuje víckrát.
Když v dokumentu umístíte záložky a zahrnete pole ASK, můžete pro každou schůzku použít stejné sloučení. Jediné, co budete muset zadat, je datum schůzky a Vy ho zadáte jenom jednou.
-
V dokumentu hromadné korespondence stiskněte kombinaci kláves CTRL + F9 a pak zadejte název, kterým vytvoříte záložku. Tento postup opakujte s použitím stejného názvu na všech místech, kde se má v dokumentu zobrazit odpověď na pole ASK.
-
Umístěte kurzor do dokumentu před první záložku, kterou jste právě vytvořili.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> ASK.
-
Vyberte záložku, kterou jste právě vytvořili (nebo zadejte její název), a do pole dotazu zadejte výzvu, třeba "datum události?".
-
Vyberte OKa potom znovu na OK .
-
Po skončení procesu vyberte Upravit jednotlivé dokumenty, když kliknete na Dokončit & sloučit. Zobrazí se výzva k zadání odpovědi pro každého příjemce. Tato odpověď bude vložena do dokumentů, které jste vyplývají ze sloučení.
Další informace: kódy polí: pole ASK
Předpokládejme, že posíláte stejnou pozvánku na čtvrtletní schůzku. Váš zdroj dat neukládá data schůzky a v pozvánce se datum schůzky zobrazí jenom jednou.
Umístěním pole pro vyplnění do dokumentu můžete pro každou schůzku použít stejné sloučení. Jediné, co budete muset zadat, je datum schůzky.
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit text.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> vyplnění.
-
Do pole dotazu zadejte výzvu, třeba "datum události?".
-
Vyberte OKa potom znovu na OK .
-
Po skončení procesu vyberte Upravit jednotlivé dokumenty, když kliknete na Dokončit & sloučit. Zobrazí se výzva k zadání odpovědi pro každého příjemce. Tato odpověď bude vložena do pole Fill-in v dokumentech, které vyplývají ze sloučení.
Další informace: kódy polí: pole pro vyplnění
Předpokládejme, že posíláte korespondenci na seznam účastníků konference, kteří jsou na služební cestě v tuzemském i mezinárodním rozložení. Pole Země/oblast ve zdroji dat může být pro domácí účastníky prázdné. Můžete použít IF... Pak... Jinak... pravidlo pro přizpůsobení zprávy všem příjemcům. Příklad: příjemci, jejichž pole Země/oblast je prázdné, se může zobrazit, "po příchodu vás přijdete do brány", že se zobrazí všichni ostatní příjemci, "Vítejte v mém okolí."
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete podmíněný text vložit.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Pokud... Pak... Jinak.
-
V seznamu název pole vyberte pole ze zdroje dat, které určí podmíněný text.
-
V seznamu porovnání vyberte způsob, jakým se má porovnat hodnota dat.
-
Do pole Porovnat s zadejte srovnávací hodnotu (Pokud jste zvolili možnost je prázdná nebo není prázdné jako porovnání).
-
Do pole Vložit tento text zadejte text, který se má v dokumentu v případě splnění srovnávacích kritérií.
-
Do pole jinak vložit tento text zadejte text, který se má v dokumentu v případě, že nejsou splněná srovnávací kritéria.
-
Vyberte OK.
Další informace: kódy polí: if
Předpokládejme, že chcete, aby korespondence zobrazovala jejich pozici v waitlist. Seřadíte seznam příjemců v chronologickém pořadí podle zápisu a pak použijete pravidlo hromadné korespondence # pravidlo pro zobrazení číslované pozice příjemce v seznamu.
Číslo záznamu vyjadřuje jakékoliv řazení nebo filtrování, které jste použili ve zdroji dat před sloučením.
Tip: Chcete-li vytvořit jedinečná čísla faktur, použijte pravidlo sloučení # vedle pole Datum tisku.
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit číslo záznamu.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Sloučit záznam č.
Další informace: kódy polí: pole MERGEREC
Předpokládejme, že chcete, aby korespondence zobrazovala každému příjemci celkový počet uživatelů, kteří si zakoupili událost. Pravidlo hromadné korespondence # udává počet záznamů ve sloučeném dokumentu.
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit číslo záznamu.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> pořadí sloučení #.
Další informace: kódy polí: Pole MERGESEQ
Předpokládejme, že v hromadné korespondenci tisknete seznam kontaktů na jeden list papíru. Pomocí pravidla další záznam můžete Wordu sdělit další záznam, aniž byste začali novou stránku.
Poznámka: Arch štítků s adresou je ve Wordu rozložen jako tabulka. Pokud chcete na popisek umístit další adresu, Word použije další pravidlo záznamu v každé buňce tabulky.
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit data z dalšího záznamu.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Další záznam.
-
Vložení slučovacího pole pro data, která chcete použít
jako další Seznam názvů společností může vypadat například takto:«Company_Name»
«Další záznam» «Company_Name» «Další záznam» «Company_Name»
Další informace: kódy polí: další pole
Předpokládejme, že chcete mít na jednom archu papíru a na mezinárodní straně na jiném listu papír seznam účastníků na domácím cestování. Pole Země/oblast ve zdroji dat může být pro domácí sídlem prázdné. Pokud chcete, aby Word zablokoval, že pole země/oblasti není prázdné, můžete použít další záznam. Chcete-li dosáhnout toho, seřaďte zdroj dat podle země/oblasti.
-
Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit data z dalšího záznamu.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Další záznam Pokud.
-
V seznamu název pole vyberte název slučovacího pole, například město.
-
V seznamu porovnání vyberte způsob, jakým se má porovnat hodnota dat. Pokud chcete například vybrat příjemce z určitého města, zvolte rovná se.
-
Do pole Porovnat s zadejte hodnotu, kterou chcete použít. Chcete-li například vybrat příjemce z Brna, zadejte Brno (Pokud jste zvolili možnost je prázdné nebo není jako porovnání prázdné ).
Další informace: kódy polí: pole NEXTIF
Předpokládejme, že připravujete pozvánku na konferenci, kde ještě nebyl hlavní reproduktor. Zástupné symboly pro název mluvčího můžete nechat v celém dokumentu a vložit pravidlo záložky s nastavením, kde se název každého mluvčího zadává jednou a zobrazí se ve všech zástupných symbolech.
Zástupné symboly jsou pole REF; pravidlo záložky pro nastavení vloží pole, které se v dokumentu nezobrazí (pokud nezobrazíte kódy polí stisknutím kláves ALT + F9).
-
Umístěte kurzor kamkoli do dokumentu.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> Nastavit záložkua zadejte název a pak vyberte OK.
-
Umístěte kurzor tam, kde chcete, aby se text záložky objevil.
-
Na kartě vložení přejděte na Rychlé části > a zvolte odkaz.
-
Vyberte název záložky, který jste právě vytvořili, a vyberte OK.
-
Pole REF vložte všude, kde má být text záložky zobrazený.
-
Před spuštěním hromadné korespondence klikněte pravým tlačítkem na pole Set (nastavit), vyberte Upravit polea zadejte požadovaný text do textového pole.
-
Vyberte OK.
Další informace: kódy polí: set Field
Předpokládejme, že jste vlastníkem oděvů a našli jste, že máte k dispozici určitou tričko, ale ne v nejoblíbenější velikosti. Až budete připraveni odeslat oznámení o prodeji, budete chtít vyloučit zákazníky, kteří mají určitou velikost. Pokud chcete porovnat obsahy dat velikosti zákazníků s velikostí, kterou chcete vyloučit, použijte příkaz vynechat záznam.
-
Na kartě korespondence přejděte na pravidla> v případě potřeby vynechat záznam.
-
V seznamu název pole vyberte název slučovacího pole, například Velikost.
-
V seznamu porovnání vyberte způsob, jakým se má porovnat hodnota dat. Pokud chcete například vybírat zákazníky, kteří mají určitou velikost, zvolte je rovno.
-
Do pole Porovnat s zadejte hodnotu, kterou chcete použít. Chcete-li například vyplňovat zákazníky, kteří mají velkou Salli, vyberte xs (Pokud jste zvolili možnost je prázdné nebo není jako porovnání prázdné ).
Další informace: kódy polí: SKIPIF