Provedli jsme zásadní změny způsobu, jakým se Outlook pro Windows připojuje ke sdíleným kalendářům a aktualizuje je. Tato vylepšení jsou dostupná všem zákazníkům Outlooku 365, kteří používají nejnovější měsíční podnikový kanál, aktuální kanál nebo Semi-Annual Enterprise Channel.
Poznámka: Aktualizovaná funkce sdílení kalendáře bude dál dostávat přírůstkové aktualizace a opravy. Aktuální kanál a Měsíční podnikový kanál jsou prvními kanály, které tyto aktualizace zahrnují. Než se tyto aktualizace dostanou do kanálu Semi-Annual Enterprise, trvá to déle. Proto důrazně doporučujeme, aby uživatelé, kteří sdílejí a otevírali sdílené kalendáře, přepnuli na Aktuální kanál nebo Měsíční podnikový kanál.
Tento článek popisuje dlouho očekávaná vylepšení spolu s dalšími změnami formuláře a funkce. Abyste měli jistotu, že vám vylepšené prostředí přináší výhody, nejprve ověřte, že máte povolená vylepšení, jak je popsáno tady.
Poznámka: Vylepšení sdíleného kalendáře jsou teď ve výchozím nastavení povolená v nejnovějších verzích Outlooku ve všech aktualizačních kanálech pro Microsoft 365 Apps. Kanál Semi-Annual Enterprise byl posledním aktualizačním kanálem, který ve výchozím nastavení povolil vylepšení sdíleného kalendáře (ve verzi 2202 vydané 12. července 2022).
Dlouho očekávaná vylepšení
Okamžitá synchronizace a zobrazení sdílených kalendářů
Pokud byly dříve provedeny změny ve sdíleném kalendáři, příjemci sdíleného kalendáře může trvat až několik minut, než se stejné změny projeví v jeho zobrazení sdíleného kalendáře. Změny se teď synchronizují a zobrazují se okamžitě.
Podobně když vyberete sdílený kalendář, trvalo načtení kalendáře až několik sekund. Teď je kalendář vždy předem načtený a při výběru se okamžitě zobrazí.
Úprava koncového data řady neobnoví minulost.
-
Vyberte událost.
-
Vyberte Celá řada a pak OK.
-
Vyberte Upravit opakování a proveďte změny.
-
Prodloužení nebo ukončení řady schůzek změnou koncového data řady
Podrobnosti o schůzce v minulosti se nezmění a zpráva se nezobrazí: Pokud jste změnili konkrétní události v řadě, vaše změny se zahodí a tyto události se budou znovu shodovat s řadou.
Přijetí schůzky bez nutnosti odeslání odpovědi
Pokud vyberete Přijmout > Neodeslat odpověď, ostatní budou vaši odpověď pořád vidět na kartě Sledování. Pokud jste explicitně neodeslali e-mail s odpovědí, organizátor dříve vaši odpověď neviděl. Toto vylepšení platí také v případě, že jste se rozhodli neodeslat odpověď, pokud nezávazně přijmete nebo pokud odmítnete.
Bez výzvy k odeslání aktualizace
Pokud upravujete schůzku nebo řadu schůzek a změnili jste jenom seznam účastníků, nebudete muset vybírat, jestli chcete odesílat aktualizace jenom přidaným nebo odstraněným účastníkům nebo Posílat aktualizace všem účastníkům. Outlook to zjistí za vás a bude ho odesílat jenom přidaným nebo odstraněným účastníkům.
Upozorňujeme, že pokud schůzka obsahuje skupinu nebo distribuční seznam a byl odebrán alespoň jeden účastník, aktualizace schůzky se znovu odešle těmto skupinám a seznamům, aby se zajistilo, že ze schůzky nebudou odebráni žádní uživatelé ve skupině.
Malé změny ve formuláři a funkci
Položka Poslední změna uživatelem se už v položce schůzky nezobrazuje.
Dříve se uživatelům v pravém dolním rohu položky schůzky zobrazovala zpráva Naposledy změněno uživatelem. Tato hodnota nebyla vždy přesná pro sdílené kalendáře, proto jsme ji odebrali. Jedná se o již existující problém, který není specifický pro nejnovější aktualizace sdíleného kalendáře. Tuto funkci znovu vyhodnocujeme a v budoucnu ji můžeme znovu zavést.
Stejný kalendář už nejde přidat vícekrát.
Dříve bylo možné přidat stejný sdílený kalendář vícekrát tak, že ho přidáte do různých skupin kalendářů. Tato funkce se už nepodporuje. Pokud se pokusíte přidat sdílený kalendář, který už byl přidán, nebude přidán.
Podrobnosti o chování výběru sdílených kalendářů, které byly dříve přidány několikrát, najdete v další části.
Duplicitní kalendáře budou vybrány současně
Pokud se pro stejný sdílený kalendář zobrazí více složek, bude stav výběru sdílen napříč těmito kalendáři. Jinými slovy, výběrem některého z duplicitních kalendářů se vyberou všechny složky pro tento sdílený kalendář.
K výše uvedenému chování dochází za následujících podmínek:
-
Byla vám udělena oprávnění Úplný přístup k poštovní schránce a Outlook se k ní automaticky připojuje prostřednictvím automatického mapování.
-
Máte také udělená přímá oprávnění ke kalendáři ze stejné poštovní schránky. Pak přijmete pozvánku ke sdílení nebo přímo otevřete tento konkrétní kalendář kliknutím na Přidat kalendář a potom na Otevřít sdílený kalendář.
Při odpovídání na pozvánku na schůzku nejde přidat přílohy
Můžete vybrat Přijmout a přijmout pozvánku nebo vybrat Odpovědět > Přeposlat a přeposlat pozvánku, ale nemůžete k odpovědi na schůzku přidat žádné nové přílohy.
Koncepty událostí se automaticky neukládejte
Vyberte Uložit a ručně uložte koncept schůzky nebo události. Pokud chcete v úpravách pokračovat později, vyberte a otevřete koncept ze sdíleného kalendáře. Nahoře se zobrazí zpráva, že jste ještě neodeslali tuto pozvánku na schůzku.
Žádná podpora konceptů pro aktualizace schůzek
Při úpravách již odeslané schůzky
-
Pokud změny uložíte, zobrazí se výzva k uložení změn a odeslání aktualizace nebo k pokračování v úpravách bez uložení.
-
Pokud koncept zavřete bez uložení, zobrazí se výzva k uložení změn a odeslání aktualizace nebo ukončení schůzky bez odeslání aktualizace. Pokud zvolíte druhou možnost, změny se zahodí.
Nastavení Stahování sdílených složek je ignorováno.
Jedním z minulých doporučení, jak řešit problémy se sdíleným kalendářem, bylo zrušit zaškrtnutí možnosti Stáhnout sdílené složky. Při použití klienta Outlooku pro Windows s povolenými vylepšeními sdíleného kalendáře se toto zmírnění už nevyžaduje a stav tohoto nastavení se ignoruje u všech sdílených kalendářů upgradovaných na novou platformu pro sdílení.
Pravidlo zpoždění doručení se nepoužije.
V Outlooku pro Windows můžou uživatelé nastavit pravidlo, které zpozdí doručení odchozí pošty o určitý počet minut. Dříve se zpráva s pozvánkou pro účastníky zpozdila, ale pozvánka na schůzku se stále přidala do kalendáře vlastníka. Zrušení zprávy s pozvánkou na schůzku ve složce Pošta k odeslání nezrušilo ani neodebralo přidruženou schůzku z kalendáře vlastníka. Tato nesrovnalost způsobila nejasnosti a v této aktualizaci jsme se rozhodli tuto funkci odebrat. Pokud jsou tato vylepšení povolená, odchozí pozvánky na schůzku se pro aktualizované kalendáře odešlou okamžitě a pravidla pro odložení doručení se budou vztahovat jenom na odchozí e-maily a na odchozí pozvánky pro dosud neaktualizovaly kalendáře.
Podpora vlastních formulářů
Všechny vlastní formuláře musí být publikovány v knihovně organizačních formulářů. Vlastní formuláře publikované v knihovnách osobních formulářů nejsou podporovány.
Automatické přijímání nebo odmítání
Dříve bylo možné povolit nastavení pro automatické přijetí nebo odmítnutí žádostí o schůzku. Toto nastavení není podporováno s povolenými vylepšeními sdíleného kalendáře.
Kopírování schůzek přidává předponu Kopírovat k předmětu.
Pokud správce (delegát) dříve zkopíruje schůzku tak, že ji přetáhne do kalendáře vedoucího pracovníka (ředitel), zobrazí se zpráva s výzvou k přijetí schůzky. Pokud ho přijmete, stane se ředitel schůzky účastníkem schůzky.
Při nejnovějších aktualizacích se při kopírování schůzky přetažením do kalendáře vedoucího (ředitel) nezobrazí výzva a vytvoří se nová žádost o schůzku s předponou Kopírovat do předmětu. Po odeslání žádosti o schůzku se organizátorem schůzky stane vedoucí (ředitel).
Důležité informace: V buildech 16.0.16827.15000 a novějších už nebudete moct kopírovat schůzky v Outlooku.
Osvědčeným postupem je vyhnout se kopírování schůzek – osvědčené postupy pro organizace při používání Outlook Kalendář.
