Sdílení v Outlooku závisí na tom, co chcete sdílet, a na typu přístupu, který chcete lidem, se kterými sdílíte, poskytnout.
Můžete například sdílet jednu poštovní schránku mezi několika osobami, které z této poštovní schránky pocházejí všechny příchozí a odchozí pošty. Nebo můžete s ostatními sdílet jednu nebo více složek nebo celou svoji poštovní schránku. Můžete dokonce povolit ostatním možnost spravovat váš kalendář nebo poštovní schránku.
Když někomu udělíte oprávnění ke správě vaší poštovní schránky, udělíte mu oprávnění delegáta. To přesahuje oprávnění k úpravám a umožňuje někomu posílat položky pošty nebo kalendáře nebo odpovídat na ně vaším jménem. Ve zvláštních případech můžete dokonce povolit úplnou správu poštovní schránky a kalendáře, kde má delegát oprávnění chovat se jako vy při vytváření nebo odpovídání na zprávy nebo události. Další informace o delegátech najdete v tématu Informace o delegátech: Povolení někomu jinému spravovat poštu a kalendář v Outlooku.
To, jestli a jak se dostanete k těmto různým možnostem sdílení v Outlooku, závisí také na typu účtu, který používáte. Některé možnosti sdílení jsou například omezené na pracovní nebo školní účty používané v organizaci. Další možnosti, jako je sdílení kalendáře, mají širší přístup a dají se provádět také pomocí osobního účtu, jako je Outlook.com nebo Hotmail.com účet.
Tip: Další informace o účtech najdete v tématu Jaký je rozdíl mezi účtem Microsoft a pracovním nebo školním účtem?
Různé způsoby sdílení v Outlooku
Následující tabulka popisuje různé způsoby sdílení v Outlooku, typ požadovaného účtu a to, jestli potřebujete, aby to pro vás nastavil správce IT vaší organizace.
|
Typ sdílení |
Popis |
Příklady scénářů |
Typ účtu |
Vyžaduje nastavení správce IT. |
|
Sdílená poštovní schránka |
Sdílená poštovní schránka poskytuje skupinový nebo individuální přístup k celé poštovní schránce. To zahrnuje obsah poštovní schránky, jako jsou složky, kalendáře a kontakty. Když někdo ve skupině odpoví na zprávu odeslanou do sdílené poštovní schránky, zdá se, že e-mail pochází ze sdílené adresy, ne od jednotlivého uživatele. Oprávnění ve sdílených poštovních schránkách se můžou u jednotlivých členů lišit. |
Tým oddělení služeb zákazníkům chce mít jednu poštovní schránku, do které budou všechny příchozí a odchozí e-maily do info@contoso.com. Každý člen týmu služeb zákazníkům s přístupem ke sdílené poštovní schránce může přijímat zprávy a odpovídat na ně. Odpovědi se vždy posílají z info@contoso.com bez ohledu na to, kdo ze skupiny na zprávu odpoví. |
Pracovní nebo školní účty |
Ano, vyžaduje nastavení správce.Správce přiřadí oprávnění všem uživatelům, kteří potřebují přístup ke sdílené poštovní schránce. |
|
Sdílené kalendáře |
Sdílené kalendáře jsou omezené na složku kalendáře ve vaší poštovní schránce. Kalendář můžete sdílet s jednou nebo více lidmi. Oprávnění se mohou lišit mezi lidmi, se kterými kalendář sdílíte, a také závisí na účtu, který používáte ke sdílení kalendáře. Některé aspekty sdílení kalendářů jsou omezené jenom na pracovní nebo školní účty. |
Kalendáře můžete chtít sdílet s plánovači, výkonnými správci, spolupracovníky, přáteli, rodinou nebo jinými důvěryhodnými osobami. |
Pracovní nebo školní a osobní účty |
Nevyžaduje se žádné nastavení správce. Ve většině případů můžete vybrat kalendář, který chcete sdílet, a přiřadit oprávnění z Outlooku. Pokud používáte pracovní nebo školní účet, můžete udělit oprávnění delegáta, která delegátovi umožní odesílat pozvánky na schůzky a odpovídat na ně vaším jménem. |
|
Sdílené složky |
Zvolte sdílení jedné nebo více složek ve vaší poštovní schránce s dalšími lidmi ve vaší organizaci. Úroveň přístupu pro každou osobu, se kterou sdílíte, můžete nastavit tak, že udělíte oprávnění jen pro zobrazení, úpravy nebo delegování.Existují dva typy oprávnění delegování. Můžete zvolit, aby lidé posílali vaším jménem nebo je poslali jako vy. |
Scénář 1: Chcete sdílet složku s oprávněními pouze pro zobrazení. Například spravujete projekt a chcete někomu z vašeho týmu dát přístup ke všem e-mailům v této složce. Této osobě můžete povolit, aby odpovídala na zprávy, ale může odpovědět jenom jako ona sama, ne vaším jménem.Scénář 2: Manažer přiřadí asistentovi oprávnění delegáta, aby asistent mohl monitorovat e-maily a odpovídat na ně jeho jménem. Nebo chtějí, aby asistent měl úplnou správu poštovní schránky a dal mu oprávnění Odeslat jako. V obou případech může správce sdílet celou svoji poštovní schránku (včetně kalendáře) nebo jenom vybrané složky. |
Pracovní nebo školní účty |
V závislosti na tom, jak chcete, aby k přístupu měli přístup ostatní, se může vyžadovat nastavení správce. Složky můžete sdílet s dalšími osobami ve vaší organizaci. To zahrnuje přidání někoho jako delegáta a udělení oprávnění k odesílání jménem uživatele. Pokud ale chcete někomu udělit oprávnění Odeslat jako , musíte se obrátit na správce IT zodpovědného za správu Outlooku ve vaší organizaci, aby vám to nastavil. |
Jste připravení začít sdílet?
Pokud chcete začít sdílet, vyberte níže uvedený článek.
