Сумиране на данни с помощта на заявка

Ръчно въвеждане на примерните данни

1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

   Access добавя нова, празна таблица в базата данни.

   Забележка: Не е необходимо да изпълнявате тази стъпка, ако отваряте нова, празна база данни, но ще трябва да я изпълните, когато се налага да добавите таблица към базата данни.

2. Щракнете двукратно върху първата клетка в заглавния ред и въведете името на полето в примерната таблица.

   По подразбиране Access показва празни полета в заглавния ред с текст Добавяне на ново поле, ето така:

   

3. Използвайте клавишите със стрелки, за да се придвижите до следващата празна заглавна клетка , и въведете името на второто поле (можете също да натиснете TAB или да щракнете двукратно върху новата клетка). Повтаряйте тази стъпка, докато не въведете всички имена на полета.

4. Въведете данните в примерната таблица.

   Докато въвеждате данните, Access определя типа данни за всяко поле. Ако сте нови в релационните бази данни, трябва да зададете конкретен тип данни, като например число, текст или дата/час, за всяко от полетата във вашите таблици. Задаването на типа данни помага да се осигури точно въвеждане на данни и също така помага да се предотвратят грешки, като например използването на телефонен номер в изчисление. За тези примерни таблици трябва да позволите на Access да определи типа на данните.

5. Когато приключите с въвеждането на данните, щракнете върху Запиши.

   Клавишна комбинация Натиснете CTRL+S.

   Появява се диалоговият прозорец Запиши като.

6. В полето Име на таблица въведете името на примерната таблица и след това щракнете върху OK.

   Можете да използвате името на всяка примерна таблица, защото заявките в разделите с указания използват тези имена.

7. Повтаряйте тези стъпки, докато създадете всяка от примерните таблици, изброени в началото на този раздел.

Ако не искате да въвеждате данните ръчно, следвайте следващите стъпки, за да копирате данните във файл с електронна таблица, и след това импортирайте данните от файла с електронната таблица в Access.

Създаване на примерните работни листове

1. Стартирайте програмата за електронни таблици и създайте нов, празен файл. Ако използвате Excel, той по подразбиране създава нова, празна работна книга.

2. Копирайте първата примерна таблица по-горе и я поставете в първия работен лист, започвайки от първата клетка.

3. Преименувайте работния лист с помощта на техниката, предоставена от програмата за електронни таблици. Дайте на работния лист същото име като примерната таблица. Ако например примерната таблица се нарича "Категории", дайте същото име на работния лист.

4. Повторете стъпки 2 и 3, като копирате всяка примерна таблица в празен работен лист и преименувате работния лист.

   Забележка: Може да се наложи да добавите работни листове към вашия файл с електронна таблица. За информация как да изпълните тази задача, вижте помощта за програмата за електронни таблици.

5. Запишете работната книга на удобно място на компютъра или в мрежата и преминете към следващия набор от стъпки.

Създаване на таблици на база данни от работните листове

1. В раздела Външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху Нов източник на данни > От файл > Excel.

   Показва се диалоговият прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel .

2. Щракнете върху Преглед, отворете файла с електронна таблица, който създадохте в предишните стъпки, и след това щракнете върху OK.

   Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици.

3. По подразбиране съветникът избира първия работен лист в работната книга (работния лист "Клиенти ", ако сте следвали стъпките в предишния раздел), а данните от работния лист се показват в долната част на страницата на съветника. Щракнете върху Напред.

4. На следващата страница на съветника щракнете върху Първият ред съдържа заглавия на колони и след това щракнете върху Напред.

5. Ако желаете, на следващата страница използвайте текстовите полета и списъците под Опции за полета , за да промените имената на полетата и типовете данни или да пропуснете полета от операцията за импортиране. В противен случай щракнете върху Напред.

6. Оставете избрана опцията Нека Access да добави първичен ключ и щракнете върху Напред.

7. По подразбиране Access поставя името на работния лист на новата таблица. Приемете името или въведете друго име и след това щракнете върху Готово.

8. Повтаря стъпки от 1 до 7, докато създадете таблица от всеки работен лист в работната книга.

Преименуване на полетата на първичния ключ

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху всяка от таблиците, които създадохте в предишните стъпки, и щракнете върху Режим на проектиране.

2. За всяка таблица намерете полето за първичен ключ. По подразбиране Access наименова всеки ИД на поле.

3. В колоната Име на полето за всяко поле за първичен ключ добавете името на таблицата.

   Например трябва да преименувате полето "ИД" за таблицата "Категории" на "ИД на категория" и полето за таблицата "Поръчки" на "ИД на поръчка". За таблицата "Подробни данни за поръчките" преименувайте полето на "ИД на подробни данни". За таблицата "Продукти" преименувайте полето на "ИД на продукт".

4. Запишете промените.

Когато примерните таблици се появят в тази статия, те включват полето за първичен ключ и полето се преименува, както е описано с помощта на предишните стъпки.

Най-горе на страницата

Създаване на основна заявка за избиране

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка.

   Избраната таблица или таблици се показват като прозорци в горната секция на конструктора на заявки.

3. Щракнете двукратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

   Можете да включите полета, които съдържат описателни данни, като например имена и описания, но трябва да включите поле, което съдържа числови или валутни данни.

   Всяко поле се появява в клетка в мрежата за проектиране.

4. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката.

   Наборът резултати от заявката се показва в изглед на лист с данни.

5. Ако желаете, превключете в изглед за проектиране и настройте заявката си. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед за проектиране. След това можете да настроите заявката, ако е необходимо, като добавите или премахнете полета на таблица. За да премахнете поле, изберете колоната в мрежата за проектиране и натиснете КЛАВИША DELETE.

6. Запишете заявката си.

Добавяне на сумарен ред

1. Уверете се, че вашата заявка е отворена в изглед на лист с данни. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед на лист с данни.

   -или-

   В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката. Това изпълнява заявката и зарежда резултатите в лист с данни.

2. В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

   Във вашия лист с данни се показва нов сумарен ред.

3. В сумарен ред щракнете върху клетката в полето, което искате да сумирате, и след това изберете Сума от списъка.

Скриване на сумарен ред

• В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

За повече информация относно използването на сумарен ред вж. статията Показване на суми на колони в лист с данни.

Най-горе на страницата

Изчисляване на проста обща сума

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате във вашата заявка.

   Ако използвате примерните данни, щракнете двукратно върху таблицата "Поръчки".

   Таблицата се появява в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

3. Щракнете двукратно върху полето, което искате да сумирате. Уверете се, че за полето е зададен тип данни "Число" или "Валута". Ако се опитате да сумирате стойности в нечислови полета, например текстово поле, Access показва несъответствието на типовете данни в съобщението за грешка за израз за критерий, когато се опитате да изпълните заявката.

   Ако използвате примерните данни, щракнете двукратно върху колоната Такса доставка.

   Можете да добавите допълнителни числови полета към мрежата, ако искате да изчислите общите суми за тези полета. Заявката за общи суми може да изчислява общи суми за повече от една колона.

4. В раздела Проектиране на заявка , в групата Показване/скриване щракнете върху Общи суми.

   Сумарният ред се показва в мрежата за проектиране и в клетката в колоната Такса доставка се показва Групиране по.

5. Променете стойността в клетката в сумарен ред на Сума.

6. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

   Съвет: Обърнете внимание, че Access добавя "SumOf" в началото на името на полето, което сумирате. За да промените заглавието на колоната с нещо по-смислено, като например Общо изпращане, превключете обратно в изглед за проектиране и щракнете в реда Поле на колоната Такса доставка в мрежата за проектиране. Поставете курсора до Такса доставка и въведете думите Общо експедиране, последвани от двоеточие, ето така: Обща доставка: Такса за доставка.

7. Ако желаете, запишете заявката и я затворете.

Изчисляване на обща сума, която изключва някои записи

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблицата "Поръчка" и таблицата "Подробни данни за поръчки".

3. Добавете полето "Дата на поръчка" от таблицата "Поръчки" към първата колона в мрежата на заявката за проектиране.

4. В реда Критерии на първата колона въведете Date() -1. Този израз изключва записите за текущия ден от изчислената обща сума.

5. След това създайте колоната, която изчислява сумата на продажбите за всяка транзакция. Въведете следния израз в реда Поле на втората колона в мрежата:

   Обща стойност на продажбите: (1 – [Подробни данни за поръчката].[ Отстъпка]/100)*([Подробни данни за поръчката].[ Единична цена]*[Подробни данни за поръчката]. [Количество])

   Уверете се, че вашият израз препраща към полета, зададени като типове данни "Число" или "Валута". Ако вашият израз препраща към полета, зададени за други типове данни, Access показва несъответствието на типовете данни в израза за критерии , когато се опитате да изпълните заявката.

6. В раздела Проектиране на заявка , в групата Показване/скриване щракнете върху Общи суми.

   Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране, а Групиране по се появява в първата и втората колона.

7. Във втората колона променете стойността в клетката на сумарен ред на Сума. Функцията Sum сумира данните за отделните продажби.

8. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

9. Запишете заявката като Ежедневни продажби.

   Забележка: Следващия път, когато отворите заявката в изглед за проектиране, може да забележите малка промяна в стойностите, зададени в редовете Поле и Общо в колоната Обща стойност на продажбите. Изразът се показва ограден във функцията Sum , а редът Общо показва ИзразвместоСума.

   Ако например използвате примерните данни и създадете заявката (както е показано в предишните стъпки), ще видите:

   Обща стойност на продажбите: Sum(1–[Подробни данни за поръчката]. Отстъпка/100)*([Подробни данни за поръчката]. Единична цена*[Подробни данни за поръчката]. Количество))

Най-горе на страницата

Създаване на заявката за общи суми

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Изберете таблиците, с които искате да работите, и след това щракнете върху Добави.

   Всяка таблица се показва като прозорец в горната секция на конструктора на заявки.

   Ако използвате примерните таблици, изброени по-горе, трябва да добавите таблиците Products и Order Details.

3. Щракнете двукратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

   Като правило добавяте само полето на групата и полето за стойност към заявката. Можете обаче да използвате изчисление вместо поле за стойност – следващите стъпки обясняват как да направите това.

   1. Добавете полето "Категория" от таблицата "Продукти" към мрежата за проектиране.

   2. Създайте колоната, която изчислява сумата на продажбите за всяка транзакция, като въведете следния израз във втората колона в мрежата:

      Обща стойност на продажбите: (1 – [Подробни данни за поръчката].[ Отстъпка]/100)*([Подробни данни за поръчката].[ Единична цена]*[Подробни данни за поръчката]. [Количество])

      Уверете се, че полетата, към които препращате в израза, са от типове данни "Число" или "Валута". Ако препращате към полета от други типове данни, Access показва съобщението за грешка Несъответствие на типове данни в израз за критерии , когато се опитате да превключите към изглед на лист с данни.

   3. В раздела Проектиране на заявка , в групата Показване/скриване щракнете върху Общи суми.

      Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране и в този ред, Групиране по се появява в първата и втората колона.

   4. Във втората колона променете стойността в сумарен ред на Сума. Функцията Sum сумира данните за отделните продажби.

   5. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

   6. Запазете заявката отворена за използване в следващия раздел.

      Използване на критерии със заявка за общи суми

      Заявката, която създадохте в предишния раздел, включва всички записи в базовите таблици. Той не изключва никакъв ред при изчисляването на общите суми и показва общите суми за всички категории.

      Ако трябва да изключите някои записи, можете да добавите критерии към заявката. Можете например да игнорирате транзакциите, които са по-малки от 100 лв., или да изчислите общите суми само за някои от вашите категории продукти. Стъпките в този раздел обясняват как да използвате три типа критерии:

   7. Критерии, които игнорират определени групи при изчисляване на общи суми.    Например ще изчислите общите суми само за категориите Видеоигри, Изкуство и Рамкиране и Спорт.

   8. Критерии, които скриват определени общи суми след изчисляването им.    Например можете да покажете само общите суми, по-големи от 150 000 лв.

   9. Критерии, които изключват включването на отделни записи в общата сума.    Можете например да изключите отделни транзакции за продажби, когато стойността (Единична цена * Количество) спадне под 100 лв.

      Следващите стъпки обясняват как да добавите критериите един по един и да видите въздействието върху резултата от заявката.

      Добавяне на критерии към заявката

   10. Отворете заявката от предишния раздел в изглед за проектиране. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед за проектиране.

       -или-

       В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заявката и щракнете върху Режим на проектиране.

   11. В реда Критерии на колоната ИД на категория въведете =Кукли или Спорт или Изкуство и Рамкиране.

   12. Щракнете върху Изпълни , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

   13. Превключете обратно към изглед за проектиране и в реда Критерии на колоната Обща стойност на продажбите въведете >100.

   14. Изпълнете заявката, за да видите резултатите, и след това превключете обратно към изглед за проектиране.

   15. Сега добавете критериите, за да изключите отделни транзакции за продажби, които са по-малки от 100 лв. За да направите това, трябва да добавите друга колона.

       Забележка: Не можете да зададете третия критерий в колоната Total Sales Value. Всички критерии, които задавате в тази колона, се отнасят за общата стойност, а не за отделните стойности.

   16. Копирайте израза от втората колона в третата колона.

   17. В сумарния ред за новата колона изберете Къде и в реда Критериивъведете >20.

   18. Изпълнете заявката, за да видите резултатите, и след това запишете заявката.

       Забележка: Следващия път, когато отворите заявката в изглед за проектиране, може да забележите малки промени в мрежата за проектиране. Във втората колона изразът в реда Поле ще се покаже ограден във функцията Sum , а стойността в реда Общо показва Израз вместо Сума.

       Обща стойност на продажбите: Sum(1–[Подробни данни за поръчката]. Отстъпка/100)*([Подробни данни за поръчката]. Единична цена*[ Подробни данни за orde r]. Количество))

       Ще видите и четвърта колона. Тази колона е копие на втората колона, но критериите, които сте задали във втората колона, всъщност се показват като част от новата колона.

Най-горе на страницата

Създаване на кръстосана заявка.

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблиците, които искате да използвате във вашата заявка.

   Всяка таблица се показва като прозорец в горната секция на конструктора на заявки.

   Ако използвате примерните таблици, щракнете двукратно върху таблицата "Поръчки" и таблицата "Подробни данни за поръчки".

3. Щракнете двукратно върху полетата, които искате да използвате във вашата заявка.

   Всяко име на поле се появява в празна клетка в реда Поле на мрежата за проектиране.

   Ако използвате примерните таблици, добавете полетата "Град на експедиране" и "Дата на експедиране" от таблицата "Поръчки".

4. В следващата празна клетка в реда Поле копирайте и поставете или въведете следния израз: Total Sales: Sum(CCur([Подробни данни за поръчката].[ Единична цена]*[Количество]*(1-[Отстъпка])/100)*100)

5. В раздела Проектиране на заявка , в групата Тип заявка щракнете върху Кръстосана.

   Сумарният ред и редът Кръстосана се показват в мрежата за проектиране.

6. Щракнете върху клетката в сумарен ред в полето Град и изберете Групиране по. Направете същото за полето Дата на експедиране. Променете стойността в клетката Total на полето Total Sales на Expression.

7. В реда Кръстосана задайте за клетката в полето "Град " "Заглавие на ред", задайте полето "Дата на експедиране" на "Заглавие на колона" и задайте "Стойност" за полето "Общо продажби" .

8. В раздела Проектиране на заявка , в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

   Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата