Експортиране на обект на база данни в друга база данни на Access

Общ преглед

Можете да експортирате таблица, заявка, формуляр, отчет, макрос или модул от една база данни на Access в друга. Когато експортирате обект, Access създава копие на обекта в базата данни местоназначение.

Можете да експортирате обекти на база данни, когато трябва да извършите която и да е от следните задачи:

• Копиране на структурата на таблица в друга база данни като пряк път за създаване на нова таблица.

• Копиране на структурата и оформлението на формуляр или отчет в друга база данни като бърз начин за създаване на нов формуляр или отчет.

• Копиране на най-новата версия на таблица или формуляр в друга база данни през равни интервали. За да направите това, можете да създадете спецификация за експортиране при първото експортиране на обекта и след това да използвате спецификацията, за да повторите операцията по-късно.

Обърнете внимание, че експортирането на обект в друга база данни се различава много малко от отварянето на втора база данни и импортирането след това на обекта от първата. Двете основни разлики между импортиране и експортиране на обекти в бази данни на Access са:

• Можете да импортирате няколко обекта с една операция, но не можете да експортирате няколко обекта с една операция. Ако искате да експортирате няколко обекта в друга база данни, по-лесно е да отворите базата данни местоназначение и след това да изпълните операция за импортиране от нея.

• Освен обекти на база данни можете да импортирате релации между таблици, както и всякакви спецификации за импортиране и експортиране, ленти с менюта и ленти с инструменти. Можете също така да импортирате заявка като таблица. Експортирането не ви предлага тези опции.

Търсите информация за импортирането на обекти в база данни на Access? Вижте Импортиране на обекти на бази данни в текущата база данни на Access.

Подготовка на експортирането

1. Отворете базата данни източник, ако все още не е отворена. Файловият формат може да бъде или MDB, или ACCDB. Ако файлът е в MDE или ACCDE формат, обектът източник трябва да бъде таблица, заявка или макрос. Не можете да експортирате формуляри, отчети и модули от MDE или ACCDE файл.

   Забележка: Ако базата данни е само за четене или нямате разрешения да извършвате промени в нея, можете да изпълните операцията за експортиране, но не можете да запишете спецификацията за експортиране.

2. Определете обекта, който искате да експортирате. Ако за първи път експортирате данни в база данни на Access, не забравяйте следното:

   Елемент	Описание
   Един обект на операция	Можете да експортирате само по един обект наведнъж. За да експортирате множество обекти, повторете операцията за експортиране за всеки обект или изпълнете операция за импортиране от базата данни местоназначение.
   Нова таблица	Всяка операция за експортиране създава нов обект в базата данни местоназначение. Ако вече съществува обект със същото име, можете да изберете да презапишете съществуващия обект или да зададете друго име за новия обект. Забележка: Операцията за експортиране не може да добавя записи към съществуваща таблица. За да добавите записи, създайте заявка за добавяне. За повече информация вижте статията Добавяне на записи към таблица с помощта на заявка за добавяне.
   Експортиране на свързана таблица	Ако таблицата, която искате да експортирате, е свързана таблица, операцията за експортиране създава свързана таблица в базата данни местоназначение. Новата свързана таблица създава връзка към първоначалната таблица източник. Ако например експортирате свързана таблица с име "Служители1" в базата данни "Продажби", която е свързана с таблицата "Служители" в базата данни "Заплати", операцията за експортиране създава свързана таблица в базата данни местоназначение. Новата свързана таблица създава директна връзка към таблицата "Служители" в базата данни "Заплати".
   Частично експортиране	Не можете да експортирате част от обект или само няколко избрани записа.
   Релации	Тъй като можете да експортирате само по една таблица наведнъж, операциято за експортиране не копира релации. Ако искате да импортирате няколко таблици и релацията между тях, отворете базата данни местоназначение и импортирайте обектите.
   Дефиниция за таблица	Можете да изберете да експортирате цяла таблица или само дефиницията на таблицата. Експортирането на дефиницията създава празно копие на таблицата в базата данни местоназначение.
   Източник на записи	Експортирането на заявка, формуляр или отчет не експортира автоматично базовите източници на записи. Трябва да експортирате базовите източници на записи – в противен случай заявката, формулярът или отчетът няма да работят.
   Справочни полета	Ако дадено поле в таблицата източник търси стойности в друга таблица или заявка, трябва да експортирате свързаната таблица или заявка, ако искате полето местоназначение да показва стойностите за справка. Ако не експортирате свързаната таблица или заявка, полето местоназначение ще показва само идентификаторите за справка.
   Подформуляри и подотчети	Когато експортирате формуляр или отчет, подформулярите и подотчетите, включени във формуляра или отчета, не се експортират автоматично. Трябва да експортирате отделно всеки подформуляр или подотчет, както и базовия му източник на записи.

3. Отворете базата данни местоназначение. Файловият формат може да бъде или MDB, или ACCDB. Може също така да бъде MDE или ACCDE файл. Уверете се, че не е само за четене и че имате разрешения да извършвате промени.

   Забележки: 

   • Ако не можете да отворите базата данни, друг потребител може да я е отворил в монополен режим. Обикновено трябва да намерите този потребител и да го помолите да затвори и отвори отново базата данни в нормален режим (за много потребители).

   • Ако базата данни е защитена с парола, ще получавате подкана за въвеждане на паролата всеки път, когато стартирате съветника за експортиране или записаната спецификация.

   • Ако искате да експортирате обекта в нова база данни, трябва да създадете празна база данни (която не съдържа никакви таблици, формуляри или отчети), преди да започнете операцията за експортиране.

4. Ако в базата данни местоназначение вече съществува обект със същото име като името на обекта източник, трябва да решите дали искате да презапишете съществуващата версия, или да зададете друго име за новия обект.

   Вече сте готови да започнете операцията за експортиране. Преминете към следващия набор от стъпки.

Експортиране на обект на база данни в друга база данни на Access

1. В раздела Външни данни от групата Експортиране щракнете върху Access. 

   Съвет: Можете също така да стартирате процеса на експортиране, като щракнете с десен бутон върху обекта в навигационния екран и след това щракнете върху Експортиране > Access.

2. Access отваря диалоговия прозорец Експортиране – База данни на Access.

3. В полето Име на файла в диалоговия прозорец Експортиране – База данни на Access задайте името на базата данни местоназначение и след това щракнете върху OK.

4. В диалоговия прозорец Експортиране променете името на новия обект, ако не искате да презаписвате съществуващ обект със същото име в базата данни местоназначение.

5. Ако избраният обект е таблица, посочете дали искате да експортирате дефиницията и данните на таблицата, или само дефиницията.

6. Щракнете върху OK, за да завършите операцията.

   Ако съществува обект със същото име в базата данни местоназначение, ще получите подкана да го презапишете или да зададете друго име. Щракнете върху Да за презаписване или върху Не за връщане към диалоговия прозорец Експортиране. Задайте име, което не е използвано в базата данни местоназначение, и след това щракнете върху OK.

   Access експортира обектите. Ако възникне грешка, Access показва съобщение за грешка. В противен случай се появява последният екран на съветника, който можете да използвате, ако искате да създадете спецификация, записваща подробните данни за операцията експортиране.

Какво друго трябва да знам?

• За информация как да запишете подробните данни за експортирането в спецификация, която можете да използвате отново по-късно, вижте статията Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация.

• Информация как да изпълните записани спецификации за експортиране е дадена в статията Изпълнение на записана операция за импортиране или експортиране.

• Информация как да планирате изпълнение на спецификации в определени часове е дадена в статията Планиране на операция за импортиране или експортиране.

• Информация как да променяте имената на спецификации, как да изтривате спецификации или как да актуализирате имената на файловете източници в спецификации е дадена в статията Задачи за управление на данни.