Експортиране на контакти в адресна книга на Outlook

Стъпка 1: Експортиране на информацията за контактите на Access като текстов файл

1. В навигационния екран на Access щракнете с десния бутон върху таблицата или заявката, съдържаща данните за контакт, които искате да експортирате, посочете Експортиране и щракнете върху Текстов файл. Можете също да стартирате съветника Експортиране – текстов файл, като осветите таблицата или заявката в навигационния екран и след това в раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху Текстов файл.

   Access отваря диалоговия прозорец Експортиране – текстов файл.

   

2. В диалоговия прозорец Експортиране – текстов файл обърнете внимание на името на файла и местоположението, предлагани от Access. Можете да щракнете върху OK, за да приемете стойностите по подразбиране, или можете да щракнете върху Преглед, за да изберете друго местоположение за файла, и след това да щракнете върху OK. Не избирайте никое от квадратчетата под Задаване на опции за експортиране.

3. В диалоговия прозорец Съветник за експортиране на текст, се уверете, че е избрано С разделители, и след това щракнете върху Напред.

4. На следващата страница на съветника изберете разделител Табулация и след това изберете квадратчето за отметка Включи имената на полетата в първия ред.

5. На следващата страница на съветника щракнете върху Готово.

6. Щракнете върху Затвори, без да записвате стъпките за експортиране, и след това затворете Access.

В следващата процедура можете да импортирате текстовия файл в Outlook. Преди да продължите, ви препоръчваме да решите в коя папка на Outlook искате да импортирате контактите. Ако искате да импортирате контакти в нова папка на Outlook, трябва да създадете тази папка преди началото на тази процедура.

Стъпка 2: Импортиране на текстовия файл в Outlook

1. Местоположението на съветника за импортиране и експортиране на Outlook се различава малко в зависимост от версията на Outlook. Изберете стъпките, които отговарят на вашата версия на Outlook:

   • Ако използвате абонаментната версия на Outlook, Outlook 2019 или Outlook 2016, в раздела Файл щракнете върху Отвори & Експортиране и след това щракнете върху Импортиране/експортиране.

2. В диалоговия прозорец Съветник за импортиране и експортиране изберете Импортиране от друга програма или файл и след това върху Напред.

3. Изберете Стойности с разделител табулатор (Windows) и след това щракнете върху Напред.

4. В диалоговия прозорец Импортиране на файл щракнете върху Преглед, намерете .txt файла, който създадохте в предишната процедура, и щракнете двукратно върху него.

5. Ако папката местоназначение в Outlook вече съдържа контакти, може да възникне ситуация, в която някои от контактите, които импортирате, са дубликати на контактите, които вече съществуват в Outlook. Под Опции изберете как искате Outlook да третира дублираните елементи

   • Ако смятате, че контактите, които импортирате, са по-пълни или по-актуални от контактите в папката на Outlook, щракнете върху Замествай дубликатите с импортираните елементи.

   • Ако не сте сигурни кои контакти са по-пълни или по-актуални и искате да импортирате всички контакти в текстовия файл, независимо дали се дублират, щракнете върху Разреши създаването на дубликати. След операцията импортиране можете да прегледате контактите в Outlook и да изтриете тези, които не искате да запазите.

   • Ако смятате, че контактите ви в Outlook са по-пълни и по-актуални от тези, които импортирате, щракнете върху Не импортирай дубликати.

6. Щракнете върху Напред.

7. В списъка с папки щракнете върху папката с контакти, в която искате да отиде информацията за импортираните контакти, и след това щракнете върху Напред.

8. За да изследвате или промените как ще бъде записана информацията в папката на Outlook, щракнете върху Съответствие на потребителските полета. Това е незадължителна стъпка, но ви я препоръчваме, ако искате да се уверите, че данните, които импортирате, се поставят в правилните полета в Outlook.

   Забележка:  Ако бутонът Съответствие на потребителските полета не е наличен, под Ще бъдат извършени следните действия поставете отметка в квадратчето до операцията импортиране.

   Допълнителна помощ за съпоставянето на полета по избор

   1. В диалоговия прозорец Съответствие на потребителските полета прегледайте съпоставянето по подразбиране в списъка В отдясно.

      Забележка: За да се покажат допълнителни полета в списъка В, щракнете върху знака "плюс" (+) до полето. Например за да покажете полетата Собствено име и Фамилно име, щракнете върху знака плюс (+) до Име.

   2. Ако съпоставянето на полетата изглежда правилно, щракнете върху Отказ, за да се върнете към съветника за импортиране на файл. В противен случай променете съпоставянето с помощта на следните стъпки:

      • За да съпоставите поле в текстовия файл с поле в папката местоназначение на Outlook, го плъзнете от левия списък (От) в подходящото поле в десния списък (В).

      • За да премахнете поле от съпоставянето, го плъзнете от десния списък (В) в левия списък (От).

      • За да премахнете всички съпоставяния, щракнете върху Изчисти плана.

      • За да възстановите първоначалното съпоставяне, щракнете върху План по подразбиране.

        За да видите допълнителни записи в списъка От щракнете върху Назад или Напред.

   3. Щракнете върху OK, когато сте готови със съпоставянето на полетата.

      Забележка: Ако текстовият файл, който импортирате, не съдържа имена на полетата на първия ред, първият ред с данни ще бъде интерпретиран като имена на полета и няма да се импортира като данни. За да е сигурно, че всички данни в текстовия файл се импортират, изберете опцията за включване на имената на полетата на първия ред на текстовия файл, когато го експортирате от Access.

9. Щракнете върху Готово.

Какво друго трябва да знам?

• За информация как да запишете подробните данни за експортирането в спецификация, която можете да използвате отново по-късно, вижте статията Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация.

• Информация как да изпълните записани спецификации за експортиране е дадена в статията Изпълнение на записана операция за импортиране или експортиране.

• Информация как да планирате изпълнение на спецификации в определени часове е дадена в статията Планиране на операция за импортиране или експортиране.

• Информация как да променяте имената на спецификации, как да изтривате спецификации или как да актуализирате имената на файловете източници в спецификации е дадена в статията Задачи за управление на данни.

Най-горе на страницата