Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.
Една от първите стъпки в управлението на проект е да се добавят задачи, които водят до изпълнението на вашия проект. Списъкът на задачите може да бъде просто изброяване на нещата, които е нужно да се свършат, но може да е и нещо по-сложно, с начална и крайна дата, връзка с други задачи или друга друга информация към задачата. Простият списък на задачите и планираният списък на задачите използват един и същи списък на вашия сайт, така че можете да започнете с прост списък на нужното да се свърши, след което да добавите подробни данни към задачите, с което да го направите график на задачите.
Добавяне на прост списък за проверка на задачите
Ако сте още начинаещ в планирането на проекти или не очаквате конкретният проект да бъде особено сложен, простият списък за проверка на задачите може да се окаже достатъчен, за да управлявате ефективно вашия проект. Списъкът за проверка може да включва крайните срокове за изпълнение на задачите към вашия проект, както и задачите, възложени на членовете на екипа по проекта.
За да добавите прост списък за проверка на задачите:
-
В "Бързо стартиране" на вашия сайт щракнете върху Задачи.
-
В страницата Задачи щракнете върху Редактиране.
-
В колоната Име на задача въведете името на всяка задача, която трябва да бъде изпълнена в рамките на вашия проект. Натиснете Enter, за да преминете на следващия ред след добавянето на задача.
Съвет: Искате ли да добавите нова задача между две вече изброени в списъка задачи? Щракнете в пространството отляво на квадратчето за отметка за съществуваща задача, след което натиснете "Вмъкване". Над избраната съществуваща задача ще бъде добавен нов ред. Можете също да щракнете върху Вмъкване в групата Йерархия на раздела Задачи.
-
В колоната Краен срок въведете датата, до която всяка отделна задача в списъка трябва да бъде изпълнена. Ако не сте сигурни кога трябва да бъде изпълнена дадена задача, оставете за нея празно мястото в колоната.
-
В колоната Възложено на въведете или изберете името на лицето, което ще работи върху всяка задача в списъка.
Съвет: Най-добрата практика е всяка задача да се възлага на един човек. Ако трябва да възложите на повече от един човек, това може да доведе до проблеми с маркирането на задачите като завършени. Ако Вяра завърши работата си по задачата, е логично да я отметне като завършена на своята страница "Моите задачи". Това обаче води до маркиране на задачата като завършена за всички, на които тя е възложена, не само за Вяра. Някой друг може да има да върши още работа по задачата. Ако решите, че все пак трябва да възложите задачата на повече от един човек, можете да разделите имената с точка и запетая (;).
-
Когато завършите с добавянето към простия списък за проверка на задачите, щракнете върху Стоп.
Друг бърз начин да добавите прост списък за проверка на задачите е чрез поставяне на списъка, копиран от работен лист на Excel. Ако колоните, които използвате в работния лист, съвпадат по ред и име с колоните, показани на страницата Задачи, можете просто да щракнете в списъка на задачите и да поставите данните от работния лист. Имената ще бъдат отнесени към акаунти, ако това е възможно, в колоната Възложено на.
Докато тече работата върху проекта, можете да отмятате квадратчетата до името на всяка задача, когато тя бъде изпълнена.
Ако установите, че ви е нужен по-строг контрол върху задачите от онзи, който простият списък за проверка предлага, можете да използвате стъпките в следващата секция, за да направите функционално по-богат график.
Добавяне на график на задачите
Ако проектът ви е по-сложен, може да установите, че графикът на задачите ви позволява да контролирате работата по по-удобен за управление начин.
За да добавите график на задачите:
-
В "Бързо стартиране" на вашия сайт щракнете върху Задачи.
-
На страница Задачи щракнете върху Нова задача. Или пък в раздела Задачи на лентата щракнете върху Нов елемент.
Забележка: Ако първоначално сте създали прост списък за проверка на задачите, но проектът междувременно се е усложнил, можете лесно да добавите повече подробни данни към съществуващите задачи. За да изберете задача, щракнете в пространството отляво на квадратчето за отметка на задачата и след това, в раздела Задачи на лентата щракнете върху Редактиране на елемент. Това отваря задачата, така че можете да добавите по-подробни данни по графика.
-
Въведете име за задачата в полето Име на задача.
-
Въведете или изберете начална дата и краен срок в полетата Начална дата и Краен срок. Ако не сте сигурни относно някоя от тези две дати, засега не попълвайте тази информация. Можете да се върнете тук по-късно и и добавите информация, като редактирате задачата.
-
Въведете името или имейл адреса на човека, който искате да работи по задачата, в полето Възложено на.
Съвет: Най-добрата практика е всяка задача да се възлага на един човек. Ако трябва да възложите на повече от един човек, това може да доведе до проблеми с маркирането на задачите като завършени. Ако Вяра завърши работата си по задачата, е логично да я отметне като завършена на своята страница "Моите задачи". Това обаче води до маркиране на задачата като завършена за всички, на които тя е възложена, не само за Вяра. Някой друг може да има да върши още работа по задачата. Ако решите, че все пак трябва да възложите задачата на повече от един човек, можете да разделите имената с точка и запетая (;).
-
Ако работата по задачата вече е започнала, въведете процент в полето % на завършване, за да покажете горе-долу колко работа е свършена и какво остава да се прави.
Съвет: Това е чудесно поле, което членовете на екипа да актуализират периодично. То помага да се следи как се развива работата по проекта и дали проектът е на път да завърши навреме.
-
Въведете кратко описание на задачата в полето Описание, ако искате да предоставите повече подробности за естеството на вложената работа. Това може да се окаже от полза на мениджърите или акционерите, които се опитват да разберат с какво се занимавате.
-
Използвайте полетата и бутоните до Предшественици, за да обозначите кои задачи във вашия проект трябва да бъдат завършени, преди да може да започне текущата задача.
Например, нека създавате задача, наречена "Публикуване на съобщение за пресата", която не може да започне, докато не бъде завършена задачата "Писане на съобщение за пресата". Изберете задачата "Писане на съобщение за пресата" в полето отляво, след което щракнете върху Добави, за да я преместите в полето отдясно. Това означава, че задачата "Писане на съобщение за пресата" е предшественик на (т. е. предхожда) задачата "Публикуване на съобщение за пресата".
-
Изберете подходящо ниво на приоритет от списъка Приоритет.
-
Изберете подходящо ниво на състояние Състояние на задачата.
Съвет: Това е друго поле, полезно за периодично попълване от членовете на екипа. То ще ви помогне да избегнете блокиране на работата, закъснения от графика и други критични за изпълнението проблеми.
-
Щракнете върху Запиши.
Работата със списъка на задачите
Когато работите със списъка на задачите, онези от тях, чиито крайни срокове са в червено, са закъснели. Когато чрез щракване в квадратчето за избор до нея маркирате една закъсняла задача като изпълнена, крайният срок престава да бъде показван в червено.
Също така можете да превключвате между различни изгледи на вашия списък със задачи като щракнете върху Преглед на връзките на списъка. Можете да избирате от Всички задачи, Календар, завършени"," диаграма на Гант, Закъснели задачи"," Моите задачии предстоящиили можете да промените съществуващ изглед или да създадете ваш собствен изглед на вашия списък със задачи. Ако изгледа, който искате да използвате не е в списъка над списъка на задачите, щракнете върху за допълнителни опции (…) до преглед на връзките и изберете изгледа, който искате да използвате. За повече информация за създаване на ваш собствен изглед вижте Създаване, промяна, или изтриване на изглед на списък или библиотека.
След като добавите към проекта си подробно описани задачи, може да поискате нещо от следните:
