Ето някои съвети за подготовка на вашата електронна таблица на Excel за циркулярни документи. Уверете се, че:
-
Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в своите циркулярни документи. Например за да се обърнете към читателите по собствено име във вашия документ, ще ви трябват отделни колони за собствено и фамилно име.
-
Всички данни, които трябва да се обединят, се намират в първия лист на вашата електронна таблица.
-
Записи на данни с проценти, валути и пощенски кодове са правилно форматирани в електронната таблица, така че Word да може правилно да прочете техните стойности.
-
Електронната таблица на Excel, която трябва да се използва в циркулярните документи, се съхранява на вашия локален компютър.
-
Промените или допълненията в електронната таблица се извършват, преди тя да се свърже с вашия циркулярен документ в Word.
Забележки:
-
Можете да импортирате информация от вашата електронна таблица на Excel, като импортирате информация от файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv) или текстов файл (.txt) и използвате съветника за импортиране на текст, за да съставите нова електронна таблица.
-
За повече информация вижте Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи в Word.
Свързване и редактиране на пощенския списък
Свържете се с източника на данни. За повече информация вж . Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.
Редактиране на пощенския списък
-
Изберете Редактиране на списъка на получателите.
-
В Получатели на циркулярни документи изчистете отметката от квадратчето до името на всяко лице, което не искате да получава вашата поща.
Забележка: Можете и да сортирате или филтрирате списъка, за да улесните намирането на имената и адресите. За повече информация вижте Сортиране на данните за циркулярни документи или Филтриране на данните за циркулярни документи.
Можете да вмъкнете едно или повече полета за циркулярни документи, които извличат информацията от вашата електронна таблица в документа.
За да вмъкнете полета за обединяване върху плик, етикет, имейл съобщение или писмо
-
Отидете на Пощенски съобщения > адресен блок.
За повече информация вж. Вмъкване на адресен блок
-
За да добавите ред за поздрав, изберете Ред за поздрав.
За повече информация вижте Вмъкване на ред за поздрав.
-
За да добавите други полета за обединяване, като например номера на фактури, вижте Вмъкване на полета в циркулярен документ.
-
Изберете OK.
-
Изберете Файл > Записване.
ако искате да научите повече за опциите за настройване на имейл съобщение, вижте Циркулярни имейли в Word.
След като вмъкнете желаните полета за обединяване, визуализирайте резултатите, за да потвърдите, че съдържанието е наред. и след това сте готови да завършите процеса на обединяване.
-
Отидете на Пощенски съобщения> Визуализиране на резултатите.
-
Изберете
-
Отидете на Готово & Обединяване > Отпечатване на документи или Изпращане на имейл съобщения.
Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с източника на данни. Можете да използвате повторно циркулярния документ за вашата следваща групова поща.
-
Отворете циркулярния документ и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.
Ето някои съвети за подготовка на вашата електронна таблица на Excel за циркулярни документи. Уверете се, че:
-
Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в своите циркулярни документи. Например за да се обърнете към читателите по собствено име във вашия документ, ще ви трябват отделни колони за собствено и фамилно име.
-
Всички данни, които трябва да се обединят, се намират в първия лист на вашата електронна таблица.
-
Записи на данни с проценти, валути и пощенски кодове са правилно форматирани в електронната таблица, така че Word да може правилно да прочете техните стойности.
-
Електронната таблица на Excel, която трябва да се използва в циркулярните документи, се съхранява на вашия локален компютър.
-
Промените или допълненията в електронната таблица се извършват, преди тя да се свърже с вашия циркулярен документ в Word.
За повече информация вижте Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи в Word.
Свързване и редактиране на пощенския списък
Свържете се с източника на данни. За повече информация вж . Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.
-
Изберете Редактиране на списъка на получателите.
За повече информация вижте Циркулярни документи: Редактиране на получатели.
За повече информация относно сортирането и филтрирането вижте Сортиране на данните за циркулярни документи или Филтриране на данните за циркулярни документи.
-
Изберете OK.
Можете да вмъкнете едно или повече полета за циркулярни документи, които извличат информацията от вашата електронна таблица в документа.
-
Отидете на Пощенски съобщения > Вмъкване на поле за обединяване.
-
Добавете желаното поле.
-
Повторете стъпки 1 и 2, ако е необходимо.
-
Изберете Файл > Запиши.
ако искате да научите повече за опциите за настройване на имейл съобщение, вижте Циркулярни имейли в Word.
След като вмъкнете желаните полета за обединяване, визуализирайте резултатите, за да потвърдите, че съдържанието е наред. и след това сте готови да завършите процеса на обединяване.
-
Отидете на Пощенски съобщения> Визуализиране на резултатите.
-
Изберете Напред или Назад , за да се придвижвате между записите във вашия източник на данни и да видите как те се показват в документа.
-
Отидете на Готово & Обединяване > Отпечатване на документи или Обединяване в имейл.
Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с източника на данни. Можете да използвате повторно циркулярния документ за вашата следваща групова поща.
-
Отворете циркулярния документ и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.
