Създаване на справочен указател за имена, адреси и друга информация

1. Отидете на Пощенски съобщения > Избор на получатели.

2. Изберете източник на данни. За повече информация вж . Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.

3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате пощенския списък, вижте Циркулярни документи: Редактиране на получатели.

В този момент не включвайте текст, който искате да отпечатате само веднъж в получения документ от указателя.

1. Въведете текста, който искате да се повтаря за всеки елемент в указателя, като например Име: или Адрес: етикети за отделни записи.

2. Щракнете върху или докоснете мястото в документа, където искате да поставите променливо поле, и вмъкнете променливо поле. За повече информация вж. Полета за циркулярни документи

   Съвети: 

   • За да създадете таблица с един етикет или заглавен ред, създайте горен колонтитул на документ. Поставете реда с етикета на таблицата в горния колонтитул. След това поставете променливите полета в основния текст на документа.

   • 

   • Това работи добре за дълги директории, които се простират над няколко страници, тъй като създава горен колонтитул за всяка страница.

   Не можете да въвеждате ръчно знаци за поле за обединяване (« »). Трябва да използвате прозореца на задачите Циркулярни документи.

   

   Ако променливите полета се показват във фигурни скоби, като например { MERGEFIELD Град }, Word показва кодовете на полетата вместо резултатите от полетата. Това не влияе върху обединяването, но е трудно за форматиране. Щракнете с десния бутон върху кода на полето и изберете Превключване на кодове на полета в контекстното меню.

   

   Ако някоя част от вашия адрес липсва, вж. Циркулярни документи: Съгласуване на полета , които да бъдат коригирани.

3. Повторете стъпка 2, ако е необходимо.

4. След като сте завършили основния документ и сте вмъкнали всички полета за обединяване, отидете на Файл > Запиши като.

1. Отидете на Пощенски > Визуализация на резултатите.

2. Използвайте бутоните "Назад " и " Напред" , за да превъртате през данните си, или използвайте "Намиране на получател" , за да търсите конкретни записи

3. Ако трябва да редактирате, изберете Визуализиране на резултатите , за да се върнете към изглед на поле за обединяване.

1. Изберете Пощенски съобщения > Готово & Обединяване и изберете Редактиране на отделни документи. Ще видите 2 други опции, но не можете да ги използвате с указател.

2. Изберете едно от следните:

   • За да обедините всички записи, изберете Всички.

   • За да обедините само записа, който виждате в прозореца на документа, изберете Текущ запис.

   • За да обедините диапазон от записи, въведете номерата на записите в полетата От и До .

   Изберете OK.

3. В новия документ добавете текста, който искате да се отпечата само веднъж, като например горни колонтитули, долни колонтитули, заглавия на колони или друг текст.

4. Запишете или отпечатайте указателя точно както бихте направили с всеки обикновен документ.