Най-добри практики за организации, когато използвате календара на Outlook

Календарът на Outlook напълно се интегрира с имейл, контакти и други функции. Тази интеграция прави компонента на календара една от най-популярните функции на Outlook. В тази статия ще ви преведем през употребата на различните функции на календара. Освен това ще ви запознаем с подобренията на календара, които са специално насочени да направят вашето използване по-последователно.

Работа в сценарий на ръководител/представител

Ако организацията ви го позволява, конфигурирайте Outlook да се свързва към вашата пощенска кутия на Exchange чрез Кеширан режим на Exchange. Това предоставя най-добрата производителност.

По-новите версии на Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook за iOS, Outlook за Android и Microsoft Outlook for Mac включват много подобрения на функцията за представител. За повече информация относно тези версии вж.:

Функция за представител на Outlook в смесени версии на Microsoft Outlook и Entourage

За нови сценарии за споделяне на модели (REST) се препоръчва на нас опростените нива на разрешения (могат да редактират, да преглеждат заглавия и местоположения и т.н.), вместо да персонализират разрешенията за представителите. Нивата на разрешение по избор не се поддържат в споделянето на нов модел и може да доведат до неочаквани резултати.

Ограничаване броя на представителите

Outlook не ограничава броя на представителите, които можете да добавите. Въпреки това обаче препоръчваме да дадете разрешения Редактор на един (1) представител. Това ви позволява да проследявате кога и как дадено събрание се е провело. Имайки предвид факта, че даден представител може да използва няколко устройства за достъп до вашите данни, наличието на много представители с разрешение Редактор много усложнява способността да определите защо определени събрания липсват или са с изтекъл срок.

Дори ако дадете разрешение Редактор на един представител, избягвайте да добавяте голям брой представители с разрешения Проверяващ или Сътрудник. Това е поради причината, че добавянето на голям брой представители може да изчерпи други ресурси. Например може да се достигне ограничението за размера на данните на правилото. Когато добавите представител, се случват различни промени.

Outlook прилага разрешения към свързаните папки.
Атрибутът на Active Directory PublicDelegates се актуализира да добавя разрешения "Изпращане от името на" към представителя.
Outlook добавя представителя към правилото за препращане в пощенската кутия на ръководителя. Това препраща исканията за събрание към представителя.
Outlook записва допълнителна информация за представителя в пощенската кутия на ръководителя.

Всяка от тези компонентни области може да има различни ограничения. Доближаването на тези ограничения може да повлияе на производителността и стабилността.

Бележки:

При разработването и тестването на продукта Microsoft са използвани най-много четирима (4) представители. Освен това представителите са използвали само Outlook. В тестването не са включвани устройства.
Ако представителят с разрешения Редактор трябва да се замести временно или за постоянно, сменете разрешенията от Редактор на Проверяващ или няма. След това дайте разрешения Редактор на новия или резервния представител.

Работа с повтарящи се събрания

Задаване на крайни дати и ограничаване броя на повторенията

Outlook улеснява планирането на събрание, което има няколко редовни повторения. Препоръчваме винаги да зададете крайна дата и да ограничите повтарящата се серия до определен брой повторения. Най-вероятно повтарящите се събрания ще изискват промени в някакъв момент. Например участниците ще бъдат добавени към или премахнати от едно повторение или мястото или часът на събранието ще се променят поради дати на отпуски или непредвидени обстоятелства. Outlook записва всяка от тези уникални промени като изключение от събранието. Събранията с много голям брой изключения водят до серия събрания, която трудно се управлява. В допълнение може да се стигне и до неочаквано поведение. Можете винаги да създадете нова серия събрания, когато текущата приключи. Когато мислите за броя повторения, имайте предвид честотата. В рамките на една година две седмични срещи ще имат около 90 повторения повече от ежемесечно събрание през същия период.

Завършване на повтарящо се събрание преди първоначалната крайна дата

Въпреки че можете да прекратите повтарящо се събрание, по-добра опция е да смените крайната дата за серията. Това позволява на вас и участниците да пазите запис на събранията, които са се провели в миналото. Ако цялостно прекратите повтарящото се събрание, хронологията се губи. Най-добрата опция е да зададете нова крайна дата и след това да изпратите актуализацията на всички участници. Това ще прекрати серията събрания предварително, като ще запази запис от предишните събрания.

Забележки:

Ако приключите серията събрания по-рано, изключенията, свързани с повтарящото се събрание, се губят. За да научите повече за изключенията, вижте "Задаване на крайни дати и ограничаване на броя на повторенията" по-горе.
Тази най-добра практика се прилага и когато трябва да промените темата на съществуваща серия събрания. Завършете серията събрания по-рано и създайте ново повтарящо се събрание, като използвате различна тема.

За повече информация относно прекратяването на всички бъдещи събрания в дадена серия вж.: Отмяна на всички бъдещи събрания в серия

Смяна на организатора

Outlook не предоставя начин за смяна на организатора на събранието. За да смените организатора на събранието на повтарящо се събрание, завършете повтарящото се събрание. За да направите това, задайте по-ранна крайна дата и изпратете актуализацията до всички участници. След като изпълните тази стъпка, новият организатор трябва да създаде ново повтарящо се събрание.

За повече информация относно задаването на по-ранна крайна дата вижте Отмяна на събрание.

Избягване на използването на повтарящо се събрание за споделяне на прикачени файлове

Прикачените файлове добавят към сложността на изключенията от повтарящи се събрания. Всяко изключение съдържа собствено копие на прикачените файлове. Тъй като към повтарящите се събрания се добавят изключения, се създават нови копия на прикачените файлове. Ако направите промени в един набор от прикачени файлове, тези промени не се разпространяват до другите изключения. Ако изисквате всички участници да имат най-новото копие на промените за всяко събрание, е препоръчително, когато е възможно, да записвате прикачени файлове в SharePoint или в OneDrive и да споделяте с връзка.

Забележка: Действията за добавяне и премахване на прикачени файлове към самостоятелни, неповтарящи се събрания се поддържат напълно.

Обработка на всички откази и искания за събрание

Въпреки че можете да изтриете искане за събрание директно своята папка "Входящи", трябва правилно да обработите искането за събрание, като го приемете или отхвърлите. Винаги използвайте командата Премахни от календара, за да обработите отмяната на събрание от папката си "Входящи". Избягвайте обработката на искания директно от модула на календара.

Избягване на копиране на събрания

По замисъл Outlook премахва всички връзки между копирано събрание и първоначалното събрание. Това помага да се предотвратят несъответствия. По-новите версии на Outlook добавят текстовия низ "Копирай:" към темата. Това улеснява идентифицирането на копията на събрания.

От Outlook версия 2311 копирането на събрания вече не се поддържа. Това е преднамерена промяна, за да се предотврати копирането на събрания. Действията, свързани с копирани събрания, дават неочаквани резултати, така че препоръчваме да избягвате копирането на събрания. Това беше отдавна документирана най-добра практика. За да ограничи неочакваните резултати, екипът на Outlook внедри блокиране на копирането на събрания.

За повече информация относно скорошната актуализация за блокиране на копирането на събрания вж.:

Outlook блокира копирането на събрания с "Копирането на събрания не се поддържа".

Препращане на искания за събрание

Когато използвате Outlook за препращане на събрание на някого, който първоначално не е бил поканен на събранието, Outlook изпраща известие за препращане на събранието до организатора на събранието. Когато организаторът получи уведомлението за събранието, новият участник се добавя към събранието на организатора. Ако съществуващите участници трябва да знаят, че към събранието е добавен нов участник, организаторът трябва да отвори събранието и да изпрати до всички участници актуализация на събранието.

Забележка: Ако искате да информирате някого за събрание, но не и да го каните, просто плъзнете искането за събрание от вашия календар в иконата Поща в долната лява част на Outlook. Това отваря имейл с информация за събранието, който можете да изпратите. Обърнете внимание, че този имейл не добавя получателите към събранието и съдържа само информация за събранието, като например дата, час, тема и дневен ред.

За потребители на Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 също така въведе уведомленията за препращане на събрание като част от функцията "Календарен помощник". Ако използвате Outlook за свързване с пощенска кутия на организация на Exchange Server, поведението на известяване за препращане на събрание може да е обект на настройките на Exchange, ако е конфигурирано от администратора на Exchange. Например администраторът на Exchange може да спре изпращането на уведомлението за препращане на събранието към отдалечени домейни.

Като цяло препоръчваме участниците да не препращат събрание, ако не са в същата организация на Exchange заедно с организатора, освен ако не са изпълнени всички от следните условия:

Участникът използва Microsoft Outlook 2010 или по-нова версия.
Администраторът на Exchange на участника позволява уведомления за препращане на събрание да се изпращат на отдалечени домейни.
Организаторът използва клиент на Microsoft Outlook.

В случай на участник, който използва пощенска система, която не е exchange, обикновено препоръчваме да не се препраща събрание, освен ако не са изпълнени всички от следните условия:

Участникът използва Microsoft Outlook 2010 или по-нова версия.
Организаторът използва клиент на Microsoft Outlook.

Ако поради каквато и да е причина организаторът не получава уведомление за препращане на събрание, участниците в събранието не се добавят към събранието на организатора. Ако организаторът впоследствие промени събранието и изпрати актуализация, актуализацията се изпраща само на първоначално поканените. Участниците, които по-рано са получили препратеното копие на събранието, няма да получат актуализацията.

Ако горните ограничения ви пречат успешно и последователно да препращате покани за събрание, най-добре е просто да помолите организатора на събранието да добави желаните участници. Важно е да помолите организатора на събранието да добави желаните участници, ако не сте сигурни, че вашата среда, както и тази на желаните участници, отговаря на условията по-горе.

Забележка: Представители на Outlook не получават уведомления за препращане на събрание.

Допълнителни препоръки за потребителите на Microsoft Exchange

Поддръжка на устройства, които се свързват с вашия календар

Уверете се, че всяко устройство, което се свързва към календара, има инсталирани всички най-нови актуализации. Някои устройства използват Exchange ActiveSync за синхронизиране на календара и други папки. Тези устройства включват устройства Outlook за iOS, Outlook за Android, Apple iOS и Android. Устройства Research In Motion (RIM) BlackBerry и други също могат да извършват синхронизация с календара.

За повече информация относно някои от известните проблеми вижте: Текущи проблеми с Microsoft Exchange ActiveSync и устройства на други разработчици.

Забележка: В някои случаи няколко устройства и клиента Outlook може да променят елементи в един и същ момент, което да доведе до конфликти. За да намалите вероятността от това, не обработвайте един и същ елемент на два или повече клиенти или устройства в рамките на сравнително кратък период от време.

Поддръжка на добавки, които се интегрират с Outlook

Повечето, ако не всички, Outlook добавки имат достъп до Outlook данни. Дадена добавка може да промени Outlook елемент, който редактирате едновременно, независимо дали е Outlook, или на друго устройство. Това може да доведе до конфликти. За да намалите вероятността от това, инсталирайте най-новите актуализации за всички добавки или програми, които се интегрират с Outlook. Деинсталирайте или забранете някоя от тези програми и добавки, които не използвате или които не е необходимо да се интегрират с Outlook.

Вж. също

За помощника за поддръжка и възстановяване на Microsoft

Информация за инструмента за проверка на календара за Outlook (CalCheck)